purchasing staff

Mau Jadi Purchasing Staff? Ini Tugas & Tanggung Jawabnya!

Pasti Anda sudah sering mendengar istilah Purchasing Staff. Di dunia professional, perusahaan yang sudah cukup besar beranggotakan lebih dari 100 pegawai biasanya memiliki staf untuk melakukan pembelian sendiri. Posisi ini masuk ke dalam departemen procurement dengan job desk yang lebih bervariasi lagi. Buat Anda yang sudah penasaran tentang apa itu purchasing staff, berapa gaji serta tugas dan tanggung jawabnya, langsung saja simak informasi dan penjelasannya berikut ini! 

 

Apa itu Purchasing Staff? 

Purchasing staff dikenal juga dengan staf pembelian. Purchasing Staff adalah seorang karyawan  atau pekerja di sebuah perusahaan atau badan usaha yang pekerjaannya mengurusi pembelian barang atau material yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Material atau barang bisa meliputi perlengkapan kantor seperti alat tulis, kertas, printer, dan masih banyak lagi. Intinya, purchasing staff melakukan pembelian terhadap apapun itu yang mendukung kinerja perusahaan. Apakah itu barang yang digunakan dalam operasional sehari – hari maupun berupa barang yang nantinya akan dijual kembali. 

Untuk barang yang dijual kembali contohnya bisa diambil dari badan usaha penyedia paket bunga. Purchasing staff melakukan pembelian bunga beserta perangkat lainnya untuk kemudian dirakit oleh staf lainnya dan dijual kembali. Jadi, barang atau material yang dibeli tidak harus barang yang dipakai tetapi juga bisa barang yang digunakan untuk dijual kembali.

 

Tugas Purchasing Staff

Tugas seorang staf pembelian beragam tergantung dengan dimana perusahaan tempat ia bekerja, berapa skalanya, dan bagaimana pembagian job desk nya dari HRD. Tapi biasanya, hampir semua purchasing staff bertugas untuk membeli. Inilah rincian tugas dari staf pembelian: 

 

Melakukan Pembelian Barang

Seperti namanya, tugas utama dari staf pembelian adalah melakukan pembelian berdasarkan kebutuhan perusahaan. Staf harus memilih produk dari berbagai vendor yang menawarkan produk. Sehingga dibutuhkan ketelitian dan seleksi yang ketat guna memastikan perusahaan hanya menerima produk terbaik. Dalam hal pembelian, staf bisa bekerja sama dengan divisi keuangan atau finance. 

 

Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR

 

Menganalisis Vendor atau Supplier

Purchasing staff tidak hanya sekedar melakukan pembelian barang, tetapi  juga menganalisa vendor yang bagus untuk digunakan, melakukan negosiasi harga, pengambilan sampel, dan lainnya.  Hal ini diperlukan untuk mendapatkan vendor atau supplier terbaik yang bisa diajak bekerjasama dalam jangka panjang. 

 

Memastikan Kualitas Barang

Walau sudah mendapatkan vendor terbaik, perusahaan harus tetap memastikan kualitas setiap produk yang tiba. Begitu produk datang, staf pembelian yang harus memeriksa kondisi dan kualitas barang. Jika ditemukan ada barang dalam kondisi kurang baik atau jumlahnya tidak sesuai, maka staf harus mengajukan komplain kepada vendor dengan menunjukkan bukti purchase order yang valid. 

 

Melakukan Rekapitulasi dan Laporan Pembelian

Segala transaksi dalam perusahaan baik masuk dan keluar harus didokumentasikan dengan baik. Rekapitulasi atau pengumpulan data berguna untuk membuat keputusan. Dari laporan akan terlihat apakah pembelian yang dilakukan sudah optimal atau belum serta bagaimana progres kerjasama dengan vendor. Umumnya laporan akan dibuat tahunan, tetapi ada pula perusahaan yang menyusun laporan per semester dan triwulan. Jika ditemukan vendor yang kurang dari standar, maka tugas purchasing staff untuk mencari yang baru serta memutus atau menyelesaikan kontrak dengan yang lama.

 

Membina Hubungan Baik dengan Vendor atau Supplier

Kerjasama yang berkelanjutan adalah kerjasama yang didasari hubungan yang baik. Walau banyak vendor atau supplier di luar sana, sulit untuk mendapatkan vendor yang benar-benar dapat bekerjasama dengan perusahaan. Itulah sebabnya mengapa perusahaan harus menjaga hubungan baik dengan vendor  ketika vendor tersebut sudah dipastikan kualitasnya. 

 

Tanggung Jawab Purchasing Staff

Purchasing Staff melakukan pembelian terhadap barang yang digunakan untuk mendukung operasional atau kinerja perusahaan. Lalu apa saja tanggung jawab yang diemban oleh purchasing staff? 

 

Membuat Perencanaan

Sebelum melakukan pembelian barang, ada baiknya seorang staf harus membuat perencanaan. Dengan begitu, pembelian dapat tertata dan tersistematis dengan baik. Pembelian yang  telah terencana juga mencegah pembelian berlebih yang hanya membuang anggaran perusahaan. 

 

Memastikan ketersediaan barang di perusahaan tersebut

Sebelum persediaan barang habis, purchasing staff harus sudah menyediakannya. Sebab, barang yang benar-benar habis tak bersisa akan menyulitkan perusahaan dalam beroperasi. Purchasing staff juga bertanggung jawab memastikan pembelian barang tidak berlebihan, sesuai kebutuhan, dan dengan harga seoptimal mungkin.

 

Memastikan Kualitas Vendor

Selain itu, tanggung jawab purchasing staff yang dinilai cukup menantang adalah memastikan vendor yang digunakan adalah yang terbaik. Memastikan vendor memberikan barang dan layanan terbaik meliputi proses permintaan barang, pemesanan, hingga pengiriman dan kualitas barang yang dikirim. 

 

Negosiasi 

Hal selanjutnya yang menjadi tanggung jawab staf pembelian adalah negosiasi. Mengapa demikian? Sebab perusahaan harus mendapatkan pasokan barang yang dibutuhkan sesuai dengan anggaran perusahaan. Untuk mendapatkan barang yang berkualitas dengan harga yang cocok, staf harus melakukan negosiasi hingga harga cosok dan seusai. 

 

Baca Juga: Peran Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan

 

Besaran Gaji Purchasing Staff 

Lalu berapa gaji purchasing staff? Buat Anda yang mau berkarir di bidang ini dan ingin melamar sebagai purchasing staff, Anda jangan khawatir karena besaran gaji yang diterima cukup menggiurkan. Kira – kira bisa sekitar 15% diatas UMK. Di Jakarta sendiri, seorang staf pembelian bisa digaji hingga 4.5 juta rupiah per bulannya. Jika perusahaan besar yang memiliki banyak pegawai, tentu saja tidak hanya ada 1 atau 2 staf pembelian saja, tetapi juga ada managernya. Gajinya pun bisa lebih besar lagi. 

Kalau ingin berkarir di bidang ini, lebih baik memang mencari perusahaan yang lebih besar sehingga punya jenjang karir yang bagus. JIka masih belum memungkinkan, Anda tetap bisa bekerja sebagai purchasing staff di perusahaan kecil atau medium untuk mengumpulkan pengalaman dan setelahnya bisa mencoba di perusahaan besar. Di sektor – sektor besar seperti konstruksi, tekstil, dan lainnya, staf pembelian punya peranan besar dan sangat penting. Sehingga besaran gaji purchasing staff juga pastinya lebih besar seiring dengan besarnya tanggung jawab. 

Pekerjaan sebagai purchasing staff memiliki tantangan tersendiri. Mereka harus memiliki kemampuan yang baik dalam analisa pasar dan pembuatan laporan. Selain itu, mereka harus serba bisa karena sering bertugas memastikan pemesanan dan pembelian barang bisa dilakukan tepat waktu. Disamping itu, pekerjaan sebagai purchasing staff juga menarik karena bisa bertemu dan berinteraksi dengan banyak orang. Buat Anda yang memang ingin berkarir disini, jangan ragu – ragu. Pelajari tugas dan tanggung jawabnya dan sesuaikan dengan kemampuan dan latar belakang pendidikan yang Anda miliki.