Apakah Anda pernah mendengar RACI Matrix? Sekarang ini banyak perusahaan yang menggunakan metode ini untuk membuat tim nya lebih produktif.
Namun, jika Anda sama sekali belum pernah mendengar, artikel ini cocok sekali untuk Anda. Kali ini akan menjelaskan lebih dalam tentang RACI Matrix hingga template yang dapat Anda pakai sebagai referensi yang dapat diterapkan dalam project Anda.
Apa itu RACI Matrix?
RACI Matrix adalah alat visual yang mudah digunakan yang secara jelas mendefinisikan atribut, peran, dan tanggung jawab setiap karyawan dalam aktivitas suatu proses atau proyek.
RACI Matrix memiliki desain yang tetap, dengan nama dan peran fungsional pada sumbu horizontal dari berbagai tugas, kegiatan, pencapaian yang akan disampaikan serta tanggung jawab pada sumbu vertikal. RACI Matrix membuat agar mudah untuk membedakan antara peran fungsional dan individu.
Peran fungsional adalah deskripsi dari berbagai tugas. Peran seperti itu dapat dilakukan oleh banyak orang.
Sebaliknya, seorang individu dapat memenuhi berbagai peran yang berbeda. Misalnya, sepuluh karyawan dapat memenuhi peran manajer proyek dalam suatu organisasi, dan satu individu dapat memenuhi peran manajer proyek dan analis bisnis.
Baca Juga: Pengertian, Tujuan, dan Tahapan Manajemen Konstruksi
4 Bagian RACI Matrix
Untuk lebih memahaminya, Anda harus paham dengan akronim dari RACI tersebut, yaitu Responsible, Accountable, Consulted, and Informed.
1. Responsible
Ini adalah kelas orang yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan.
Ini mungkin merujuk ke pekerja individu yang melakukan tugas yang diberikan atau bisa merujuk ke sistem jika tugas itu otomatis.
2. Accountable
Ini adalah kelas orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi agar pekerjaan selesai. Ini biasanya berarti manajer langsung mengawasi pekerjaan.
3. Consulted
Ini mungkin subjek yang diberikan yang perlu dikonsultasikan pada saat pengecualian. Ada kemungkinan bahwa skenario yang tidak terduga muncul dalam suatu proses.
Mereka inilah yang akan melakukan pemikiran dan menyarankan adanya penyimpangan dari Standard Operating Procedure (SOP).
4. Informed
Ini adalah kelas orang yang memiliki minat dalam kinerja tugas yang diberikan. Ini mungkin seorang manajer yang mencoba mengendalikan pelaksanaan tugas yang ada. Juga ini bisa menjadi sinyal input untuk proses lainnya.
Baca Juga: Kiat Meningkatkan Manajemen Organisasi Perusahaan
Aturan Pembuatan RACI Matrix
Membuat RACI Matrix tidak dapat asal saja membuatnya. Terdapat beberapa aturan agar RACI Matrix dapat digunakan lebih maksimal.
Hanya Satu Orang yang Memiliki Peran Responsible dan Accountable
Penting bahwa hanya satu orang yang diberi peran R/A. Memiliki lebih dari satu orang yang bertanggung jawab untuk tugas yang sama meningkatkan ambiguitas dan kemungkinan pekerjaan tidak dilakukan.
Ini juga dapat menyebabkan duplikasi pekerjaan dan pemborosan upaya dan biaya.
Responsible dan Accountable Bersifat Wajib
Peran akuntabel yang bertanggung jawab harus ada dalam sebuah proyek ataupun proses. Bahkan jika Anda menggunakan sistem untuk melakukan tugas secara otomatis, seseorang harus dimintai pertanggungjawaban untuk memastikan bahwa hal itu dapat diselesaikan.
Berkomunikasi dengan Konsultan
Harus ada saluran komunikasi dua arah dengan konsultan. Komunikasi ini sendiri merupakan tugas dan harus secara eksplisit terdaftar memiliki orang-orang yang bertanggung jawab sendiri.
Aspek penting adalah bahwa komunikasi harus dua arah. Oleh karena itu Anda harus memastikan bahwa terdapat jeda waktu minimum untuk menyelesaikan komunikasi.
Informasikan kepada Pimpinan Atas Kepentingan yang Diperlukan
Ini adalah saluran komunikasi satu arah. Biasanya dimaksudkan sebagai sinyal untuk memulai proses lain atau sebagai metrik kontrol untuk memastikan kelancaran fungsi proses yang sama. Biasanya ini otomatis tetapi membutuhkan akuntabilitas seperti tugas otomatis lainnya.
Cara Membuat RACI Matrix
Untuk itu, terdapat lima step yang dapat Anda ikuti untuk membuat RACI Matrix bagi perusahaan Anda.
Langkah 1 : Mengidentifikasi Anggota Tim yang Berbeda
Penting untuk melacak dengan tepat siapa yang akan mengerjakan tugas atau proyek tertentu. Contohnya adalah sponsor, manajer proyek, anggota tim, analis dan sebagainya. Sebaiknya sebutkan nama dan jabatan dalam proyek tersebut.
Langkah 2 : Mengidentifikasi Latar Belakang Tiap Anggota
Sama seperti setiap proyek dimulai dengan perencanaan, ini juga merupakan bagian penting dari model RACI.
Gunakan tujuan yang dikembangkan dari rencana proyek atau persyaratan sponsor dan catat dengan tepat pencapaian mana yang harus dicapai untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.
Langkah 3: Isi Matriks untuk Setiap Anggota Tim & Tugas
Setelah semua informasi mengenai milestone, anggota tim, dan tanggung jawab terkumpul, matriks dapat diisi dengan menggunakan data yang tepat.
Membuat RACI yang sederhana seperti di Canva atau Microsoft Excel juga dapat digunakan.
Langkah 4: Isi R, A, C atau I yang Menyertai Setiap Bidang untuk Menunjukkan Peran Anggota
Penting bahwa setiap anggota tim diberi peran tertentu, tergantung pada aspek Matriks RACI. Misalnya, manager menjadi orang yang paling bertanggung jawab.
Dalam hal ini, sponsor bertanggung jawab, dan perusahaan yang disponsori harus terus memberi tahu hasilnya.
Langkah 5: Diskusikan, Analisis, dan Evaluasi
Diskusikan RACI matrix yang telah diisi dengan semua orang dari tim proyek, sponsor, dan semua stakeholder terkait. Misalnya, ada kemungkinan bahwa sponsor ingin menjadi orang yang menemui klien untuk mendapatkan persetujuan atau mendiskusikan persyaratan.
Contoh Template RACI Matrix
Inilah RACI Matrix template yang dapat Anda gunakan dengan mudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tim Anda.
Manajemen yang baik akan membantu tim untuk menyelesaikan tugas lebih cepat namun tetap akurat hasilnya sesuai rencana. RACI Matrix adalah salah satu alat yang dapat Anda gunakan untuk memaksimalkan produktivitas. Semoga ulasan di atas dapat membantu!
Referensi:
What is RACI Matrix – Rules for Using the Matrix (managementstudyguide.com)
