Konsep kerja jarak jauh atau remote work telah menjadi tren yang sangat populer. Perusahaan pun semakin banyak merekrut karyawan remote untuk memperkaya talenta di perusahaan.
Dalam situasi di mana tim kerja tidak lagi terbatas pada satu lokasi fisik, perusahaan harus mengadaptasi strategi baru untuk memastikan integrasi yang lancar bagi karyawan baru. Salah satu caranya adalah dengan penerapan remote onboarding.
Proses onboarding ini memungkinkan karyawan remote untuk tetap bisa mengikuti masa orientasi yang disediakan perusahaan sebagaimana mestinya.
Untuk mengetahui lebih jauh proses dan caranya implementasinya, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Definisi Remote Onboarding
Remote onboarding adalah proses pengenalan dan pemberian orientasi kepada karyawan baru yang dilakukan secara jarak jauh.
Dalam remote onboarding, karyawan baru tidak hadir secara fisik di tempat kerja, tetapi mengikuti semua langkah-langkah onboarding melalui komunikasi dan teknologi jarak jauh, seperti panggilan video, webinar, dan platform kolaborasi online.
Proses onboarding ini mencakup pengenalan terhadap perusahaan, budaya perusahaan, tim kerja, aturan dan kebijakan perusahaan, serta pelatihan yang diperlukan untuk memulai tugas dan tanggung jawab baru.
Dengan adanya remote onboarding, perusahaan dapat merekrut dan memperkenalkan karyawan baru dari berbagai lokasi geografis tanpa memerlukan kehadiran fisik.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan sumber daya, mengurangi biaya akomodasi, dan memperluas talent pool dengan lebih efisien.
Baca Juga: Cara Efektif Meningkatkan Remote Worker Engagement
Tantangan Remote Onboarding
Penerapan remote onboarding juga bisa mengalami tantangan, seperti proses mengintegrasikan dan memperkenalkan karyawan baru ke perusahaan secara jarak jauh.
Hal ini bisa menjadi sulit karena beberapa alasan berikut:
1. Komunikasi
Komunikasi jarak jauh memerlukan pertimbangan yang matang tentang saluran dan metode yang digunakan untuk memastikan keterlibatan, kejelasan, dan hubungan yang baik antara karyawan dan pengusaha.
Untuk mengatasi hal ini, perusahaan perlu memastikan pesan-pesan kita sampai dengan jelas dan tidak terjadi kebingungan.
2. Budaya
Menerjemahkan budaya organisasi kepada karyawan yang bekerja dari jarak jauh dan memberikan impresi yang akurat tentang perusahaan menjadi lebih sulit tanpa ruang kerja fisik.
Karyawan baru mungkin tidak memiliki kesempatan untuk merasakan atmosfer kerja atau berinteraksi dengan rekan kerja mereka secara langsung.
3. Koneksi
Meleburkan karyawan baru ke dalam tim menjadi lebih sulit tanpa pertemuan kasual. Oleh karena itu, penting untuk menunjuk seorang teman onboarding yang bertugas membantu karyawan baru dalam membangun hubungan dengan anggota tim lainnya.
4. Manajer
Manajer yang memiliki sedikit atau tidak memiliki pengalaman dalam mengelola tim jarak jauh mungkin kesulitan dalam memperkenalkan karyawan baru secara efektif.
Di sini, penting sekali bagi seorang manajer untuk mempertimbangkan kebutuhan khusus dalam manajemen jarak jauh agar proses onboarding berjalan dengan baik.
Remote onboarding bisa menjadi tantangan karena memerlukan perhatian khusus terhadap komunikasi, budaya, koneksi, dan manajemen yang berbeda dengan onboarding tradisional di kantor fisik.
Baca Juga: Apakah Induksi Karyawan Itu Sama dengan Onboarding?
Cara Menerapkan Remote Onboarding pada Karyawan
Dalam lingkungan kerja yang semakin sering mengadopsi model remote working menerapkan remote onboarding menjadi penting untuk memastikan karyawan baru dapat beradaptasi dan berkontribusi secara efektif meskipun tidak bertemu secara langsung.
Berikut adalah langkah-langkah singkat dalam menerapkannya pada karyawan:
1. Desain Program Onboarding Sesuai Kebutuhan
Rancang program onboarding yang sesuai dengan budaya, nilai-nilai, dan proses kerja perusahaan.
Buat panduan yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab karyawan baru, serta berikan informasi penting mengenai perusahaan.
2. Mulai Onboarding Sebelum Hari Pertama Kerja
Mulailah proses onboarding sebelum karyawan baru memulai hari pertama kerjanya.
Kirimkan materi pengenalan, formulir, dan peralatan yang diperlukan secara elektronik, serta jadwalkan panggilan atau pertemuan virtual untuk menjawab pertanyaan dan memberikan panduan awal.
3. Ciptakan Kenyamanan dan Penerimaan bagi Karyawan Baru
Buat suasana yang hangat dan penuh penerimaan bagi karyawan baru. Sambut mereka dengan sambutan yang ramah melalui saluran komunikasi virtual, dan jalin komunikasi yang aktif untuk membantu mereka merasa diterima dan diakui.
4. Diskusikan untuk Mencapai Pemahaman Bersama
Adakan pertemuan virtual dengan karyawan baru untuk membahas harapan, tujuan, dan ekspektasi. Diskusikan tanggung jawab, tugas, dan target yang perlu dicapai, serta berikan kesempatan bagi karyawan baru untuk berbagi pendapat dan ide mereka.
5. Berikan Pelatihan Kepada Karyawan
Sediakan pelatihan online yang relevan dan sesuai dengan peran karyawan baru. Berikan akses ke materi pelatihan, video tutorial, atau sumber daya pembelajaran lainnya. Juga, berikan dukungan dan bimbingan yang diperlukan selama proses pelatihan.
6. Sediakan Aktivitas dengan Mentor
Pasangkan karyawan baru dengan mentor yang dapat membantu mereka memahami budaya perusahaan, proses kerja, dan membangun hubungan di lingkungan kerja virtual.
Mentor dapat memberikan panduan, menjawab pertanyaan, dan memberikan wawasan berharga kepada karyawan baru.
7. Lakukan Evaluasi Secara Rutin
Lakukan evaluasi rutin untuk mengukur kemajuan karyawan baru dalam proses onboarding.
Berikan umpan balik konstruktif dan bantu mereka mengatasi tantangan atau kesulitan yang mungkin timbul.
Jaga komunikasi terbuka dan berikan kesempatan bagi karyawan baru untuk memberikan masukan mengenai pengalaman onboarding mereka.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat berhasil menerapkan proses remote onboarding yang efektif, memastikan karyawan baru merasa diterima dan siap untuk berkontribusi secara maksimal dalam lingkungan kerja jarak jauh.
Baca juga: Bagaimana Melakukan Employee Self Service Onboarding
Lakukan Onboarding Karyawan Remote Lebih Mudah dengan LMS Software LinovHR
Onboarding karyawan remote menjadi proses yang penting dalam proses penerimaan karyawan baru. Proses orientasi ini memungkinkan karyawan remote mengenal budaya karyawan dan perannya di dalam perusahaan.
Pelaksanaan proses onboarding untuk karyawan jarak jauh tentu berbeda dengan karyawan biasa, di sini penggunaan teknologi akan sangat membantu. Salah satunya adalah dengan menggunakan Software Learning Management System dari LinovHR.
Dengan Software LMS dari LinovHR, perusahaan dapat menyusun materi onboarding karyawan baru dan melakukan prosesnya secara online.
Nantinya, karyawan baru bisa mengakses materi onboarding secara online dengan fitur Go To E-Learning. Seluruh materi bisa diakses melalui website perusahaan atau ESS.
Selain itu, HR juga dapat mengatur kategori kursus yang sesuai dengan kebutuhan melalui fitur Category Learning. Dengan demikian, LMS LinovHR menjadi solusi efisien dan efektif untuk menghadapi tantangan onboarding karyawan jarak jauh.
Dengan LMS LinovHR, proses onboarding menjadi lebih terstruktur, terukur, dan efisien. Karyawan dapat belajar secara mandiri sesuai kebutuhan mereka, sementara HR dapat memantau kemajuan mereka dengan mudah.
Learning Management System dari LinovHR menyediakan solusi yang lengkap untuk memfasilitasi onboarding karyawan remote dengan mudah dan efektif.
Dapatkan pengalaman langsung bagaimana LinovHR dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses onboarding di perusahaan Anda. Jangan lewatkan kesempatan ini, daftarkan demo sekarang juga!
