Di era digitalisasi saat ini, banyak cara untuk melaksanakan orientasi karyawan salah satunya employee self service onboarding.
Orientasi tersebut berfokus pada proses penyesuaian lingkungan kerja secara mandiri oleh karyawan yang dibantu platform digital dalam menyelesaikan berbagai tugas maupun hal lainnya.
employee self service onboarding ini sangat bermanfaat bagi perusahaan karena memungkinkan karyawan mengikuti seluruh aktivitas orientasi dari mana saja dan kapan saja.
Nah, bagi Anda yang penasaran berikut ini LinovHR akan memberikan penjelasan mengenai self service onboarding serta bagaimana cara penerapannya!
Baca Juga: Employee Self Service: Pengertian, Fungsi dan Manfaatnya
Apa Itu Employee Self Service Onboarding
Employee self service onboarding merupakan sebuah metode orientasi karyawan yang tiap aktivitas dilakukan secara mandiri. Aktivitas onboarding ini mencakup banyak hal seperti mengatur informasi pribadi, mengonfirmasi pelatihan, mengunggah dokumen tertentu dan lain sebagainya.
Metode orientasi ini tercipta berkat perkembangan digital, sehingga memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk menggunakan platform guna menyederhanakan berbagai aktivitas onboarding.
Secara spesifik employee self service onboarding memberikan kebebasan pada karyawan dalam menjalankan orientasinya secara jarak jauh mulai dari mengatur data pribadi, serta mengunggah ataupun mengunduh dokumen tertentu tanpa harus melibatkan HR secara penuh.
Dalam penerapannya perusahaan menyediakan platform khusus onboarding berupa aplikasi Employee Self Service (ESS). Aplikasi berisi berbagai macam fitur yang dapat karyawan gunakan dan atur secara mandiri seperti:
- Informasi pribadi
- Mengunggah dokumen tertentu
- Dokumen perusahaan seperti handbook karyawan, kebijakan perusahaan, manual alat, dll
- Melaporkan progres pelatihan karyawan
Keuntungan Self Service Onboarding
Menjalankan self service onboarding tentu saja mendatangkan banyak keuntungan bagi perusahaan maupun karyawan itu sendiri. Salah satu yang pastinya akan amat terasa adalah proses onboarding menjadi lebih sederhana.
Selain itu, beberapa keuntungan yang bisa didapatkan antara lain:
1. Menghemat Waktu HR dan Divisi Lain
Self onboarding yang dijalankan oleh perusahaan akan sangat menghemat waktu HR, IT, atau departemen lainnya yang biasanya terlibat dalam proses onboarding karyawan.
Selain itu, karena onboarding akan dilakukan secara online dan digital maka akan mengurangi penggunaan dokumen dan beban administratif yang biasanya dilakukan oleh HR dan departemen lainnya yang bertanggung jawab selama masa onboarding.
Beberapa dokumen atau proses yang sebelumnya dilakukan secara fisik, cukup dilakukan melalui aplikasi saja.
2. Menghemat Waktu Karyawan
Tidak hanya dari sisi perusahaan saja, employee self service onboarding ini juga mampu menghemat waktu karyawan.
Karena dilaksanakan secara mandiri via daring, karyawan tidak perlu bepergian dan menghabiskan banyak waktu. Selain itu, berkat orientasi ini karyawan dapat terintegrasi secara cepat dengan lingkungan dan proses kerja.
3. Data Pribadi Terlindungi
Keuntungan terakhir dari orientasi karyawan secara mandiri ini adalah meningkatkan keamanan informasi pribadi.
Dibandingkan dengan surel, platform digital yang digunakan karyawan selama proses orientasi jauh lebih aman dari pencurian data. Sebab seluruh informasi dan dokumen unggahan karyawan akan disimpan dalam satu database perusahaan yang terjamin keamananya.
Baca Juga: Bagaimana Melakukan Remote Onboarding
Kapan dan Bagaimana Menggunakan Self Service Onboarding
Melihat keuntungannya, sangatlah masuk akal jika employee self service onboarding ini diterapkan oleh perusahaan sebagai metode orientasi. Karena mengandalkan platform digital, metode ini dapat dilakukan secara fleksibel.
Umumnya, self service onboarding dibagi menjadi tiga tahap waktu yang saling berhubungan. Ketiga tahap tersebut antara lain sebelum hari pertama bekerja, saat minggu pertama bekerja, dan ketika masa adaptasi.
Dalam penerapannya ketiga tahap tersebut berguna untuk memaksimalkan persiapan diri karyawan serta membantu mereka dalam menyesuaikan diri terhadap lingkungan kerja. Untuk lebih jelasnya berikut cara penggunaannya!
1. Sebelum Hari Pertama Bekerja (Self Pre Onboarding)
Biasa disebut juga self pre onboarding, pada tahap ini perusahaan mempersiapkan karyawan baru sesegera mungkin secara daring melalui platform digital. Persiapannya mencakup administrasi, penyampaian peraturan perusahaan, hingga penyusunan data pribadi karyawan.
Tiap persiapan tersebut nantinya secara mandiri diselesaikan oleh karyawan, dan dikonfirmasi oleh sistem aplikasi. Secara spesifik, berikut ini persiapan yang dapat dilakukan oleh karyawan:
- Mengunggah dokumen yang berkaitan dengan kontrak, persyaratan formal, payroll, dan registrasi.
- Melihat dan meninjau kontrak kerja yang dibagikan oleh perusahaan.
- Mengunggah informasi pribadi seperti foto, nomor ID, nomor rekening, sertifikat, dan lain sebagainya.
- Mempelajari budaya serta peraturan perusahaan melalui handbook karyawan, dokumen peraturan perusahaan. kebijakan perusahaan, dan dokumen penting lainnya.
2. Saat Hari dan Minggu Pertama Bekerja
Pada hari pertama, tempat kerja dan peralatan kerja akan diberikan kepada karyawan, di sini karyawan baru dapat mengonfirmasi bahwa mereka telah menerimanya atau telah menyelesaikan pelatihan di tempat kerja:
- Serah terima alat kerja
- Pengenalan tempat kerja
- Penerimaan akses perusahaan (seperti kata sandi, kunci loker, dan kartu akses)
Seluruh aktivitas pada tahap ini akan jauh lebih mudah dilakukan oleh karyawan baru ketika sudah menjalankan tahap orientasi sebelumnya.
Sebab, tahap tersebut membantu mereka beradaptasi terhadap lingkungan perusahaan serta mengetahui informasi beban kerja yang akan dihadapi.
3. Saat Masa Adaptasi Pekerja
Tidak hanya sampai disitu, self service onboarding ini juga membantu karyawan baru beradaptasi selama tiga bulan pertama mereka.
Tahap ini akan memberikan orientasi berupa pelatihan yang dilakukan serta dikonfirmasi secara mandiri oleh karyawan. Biasanya pelatihan tersebut terkait dengan pekerjaan serta tugas yang ditanggung jawabkan, prosedur kerja, serta pengembangan pribadi karyawan.
Baca juga: Mengenal Self Service Analytics dan Manfaatnya
Permudah Self Service Onboarding dengan Aplikasi ESS LinovHR
Proses onboarding menjadi salah satu bagian penting untuk memastikan bahwa karyawan baru dapat beradaptasi dengan baik dan mampu berkontribusi baik pada karyawan.
Memberikan kemudahan selama prosesnya dengan aplikasi ESS bisa menjadi cara efektif untuk membuat onboarding berjalan lebih cepat dan efisien.
Aplikasi ESS LinovHR mampu mendukung Anda melakukan onboarding secara mandiri. Di mana Aplikasi Employee Self Service LinovHR mempermudah karyawan dalam melengkapi data pribadi, mendata aset, sampai dengan memudahkan HR untuk memberikan penyambutan karyawan baru.
Nantinya, yang perlu HR lakukan terhadap data karyawan adalah melakukan approval. Data yang telah di-approve pun akan langsung masuk ke dalam database.
Dengan begini, proses onboarding akan terlaksana lebih mudah, cepat, dan tepat. Ayo, ajukan demo gratis Aplikasi ESS LinovHR sekarang untuk tahu lebih dalam mengenai keunggulannya!
