sistem manajemen data

Sistem Manajemen Data dalam Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja menjadi penentu bagi kontinuitas perkembangan dan perbaikan perusahaan. Perusahaan dapat mempertahankan eksistensinya dengan terus berusaha lebih baik dengan menggunakan informasi dari penilaian kinerja. Selama ini, penilaian kinerja identik dengan berbagai parameter, indikator dan informasi yang berfungsi sebagai penentu apakah karyawan merupakan pribadi yang kompeten dalam kinerja dan posisi tertentu atau tidak. Seluruh informasi mengenai penilaian kinerja akan lebih efektif bila ditunjang dengan sistem manajemen data yang baik. 

Penilaian kinerja adalah sebuah proses pengukuran kinerja karyawan pada periode tertentu. Hasil dari penilaian biasanya akan dibandingkan dengan tujuan atau goals serta pencapaian perusahaan di periode sebelumnya. Dari hasil penilaian dan perbandingan dengan periode sebelumnya akan terlihat bagaimana perkembangan perusahaan. Jika dinilai kinerja belum maksimal mencapai tujuan, perusahaan akan melakukan berbagai upaya untuk mengatasinya seperti mengadakan program pelatihan dan pengembangan karyawan. 

Upaya lain yang akan dilakukan perusahaan adalah pemberian feedback kepada karyawan agar karyawan mampu memahami aspek mana yang harus diperbaiki dari segi kinerja. Pemberian penghargaan atau reward kepada karyawan berprestasi juga akan membuat karyawan berprestasi merasa dihargai dan memotivasi karyawan lain agar mampu meningkatkan kualitas kinerja. 

 

performance review

 

Tantangan Perusahaan dalam Penilaian Kinerja 

Penilaian kinerja yang rutin diadakan akan membantu perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik dari sebelumnya. Implementasi penilaian kinerja juga akan menunjang perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor. Namun, bukan berarti penilaian kinerja tidak mengalami beberapa kendala.

 

Penyimpanan Data Tidak Terstruktur

Kendala yang paling umum dalam penilaian kinerja adalah penyimpanan data yang tidak terstruktur. Hal ini sering kali menyulitkan proses penilaian, khususnya apabila perusahaan dan HRD masih memanfaatkan dokumen fisik yang mudah tercecer. Jika sudah begitu, maka penilaian kinerja tidak mampu berjalan optimal.

 

Keamanan Informasi Data Pribadi Karyawan

Masih berkaitan dengan tantangan perusahaan dalam penilaian kinerja, tantangan lainnya adalah aspek keamanan data. Sudah seharusnya perusahaan menjamin keamanan  informasi dan data karyawan. Informasi dan data karyawan yang jatuh ketangan yang salah akan mengakibatkan manipulasi, kecurangan, dan memicu konflik dalam perusahaan. Pastinya kejadian tersebut akan menghambat operasional perusahaan. 

 

Manfaat sistem manajemen data untuk penilaian

Karena penyimpanan dana dan informasi dari metode penilaian manual tidak efisien dan memakan banyak tempat, ada baiknya perusahaan menggunakan sistem manajemen data. Sistem tersebut mampu  menyimpan dan mengolah data penilaian kinerja berikut parameter atau indikatornya. Adapun manfaat penggunaan sistem manajemen data untuk penilaian kinerja dalam perusahaan yaitu:

 

Aman

Semua data baik hasil maupun parameter penilaian kinerja bersifat rahasia. HRD wajib menjamin bahwa semua data dan informasi karyawan disimpan dengan aman. Cloud based server adalah kunci utama dari keamanan sistem manajemen data. Semua informasi mengenai parameter, hasil penilaian, dan lain-lain seputar kinerja disimpan aman dan rahasia dan tidak mudah bocor.  

 

Sentralisasi 

Bayangkan jika HRD perlu mengulik satu-satu lembaran dokumen saat ini mencari tahu tentang laporan kinerja di periode sebelumnya. Dengan manajemen data yang tersistematis, semua informasi dapat tersimpan secara terpusat. Pemusatan atau sentralisasi juga memudahkan HRD untuk membandingkan hasil penilaian dengan goals dan Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 

 

Mudah Akses 

Karena penyimpanan yang terpusat, HRD dapat mengakses data dan informasi seputar penilaian kinerja dengan cepat. Bahkan HRD tidak perlu ke kantor untuk mengakses data tersebut. Cukup gunakan gadget masing-masing, HRD dan manajerial bisa mengakses informasi penilaian kinerja karyawan selama masih terkoneksi dengan internet. Kemudahan akses ini sangat membantu bagi perusahaan yang menerapkan sistem remote working. 

 

Ringkas dan Praktis

Ucapkan selamat tinggal kepada tumpukan dokumen dan binder yang memenuhi lemari arsip ruang HRD. Berkat sistem manajemen data, semua data dan informasi tersimpan praktis secara digital. Sehingga penyimpanan menjadi ringkas dan tidak membutuhkan banyak tempat. Tidak perlu lagi melakukan pengecekan rutin dokumen fisik yang rentan rusak. 

 

Ramah Lingkungan

Penyimpanan digital dalam perusahaan pada akhirnya turut mendukung program paperless atau tanpa kertas yang lebih ramah lingkungan. Perusahaan dapat mengurangi penggunaan kertas dengan maksimal dan tidak ada lagi kertas yang terbuang percuma. Menggalakkan budaya paperless sebenarnya secara tidak langsung juga akan meningkatkan citra perusahaan di mata publik sebagai perusahaan yang bertanggung jawab kepada dampak lingkungan 

Dibutuhkan sinergi antara manajer, HRD, dan karyawan itu sendiri untuk menyukseskan penilaian kinerja. Semua pihak harus terbuka untuk mendiskusikan dan menerima masukan mengenai performa atau kinerja guna bersama-sama membangun perusahaan. Tanpa sinergi yang kuat, penilaian kinerja tidak akan berjalan optimal dan tepat sasaran. Tak hanya itu, perusahaan juga harus menyediakan berbagai sarana untuk penilaian kinerja yang efektif. 

Sistem manajemen data dari LinovHR adalah satu dari sekian banyak sarana yang dapat menunjang penilaian kinerja lebih efektif. Semua informasi dan data karyawan yang berhubungan dengan performa dapat disimpan dengan aman, rahasia serta tersistem dalam satu terpusat. HRD jauh lebih mudah untuk mengakses dan menganalisis setiap parameter kinerja untuk mendapatkan penilaian kinerja yang paling akurat.

LinovHR juga menjamin bahwa semua informasi dan data yang tersimpan hanya digunakan untuk pengelolaan karyawan dan tidak digunakan untuk kepentingan pihak manapun. Ingin tahu informasi lebih lanjut? Hubungi layanan pelanggan LinovHR sekarang juga!  Contact/LinovHR