Surat Penawaran Harga: Pengertian dan Fungsinya

Perusahaan yang menjual produk atau jasa perlu menyampaikan berbagai informasi seperti harga, jenis produk, dan sebagainya untuk konsumen. Nah, umumnya perusahaan memiliki surat penawaran harga untuk mempermudah kegiatan transaksi jual beli. Apa yang dimaksud dengan surat penawaran harga? 

Pengertian Surat Penawaran Harga

Surat penawaran harga adalah suatu dokumen yang berisi informasi seputar produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan sebagai penjual. Dokumen tersebut biasanya mengandung informasi berupa rincian harga produk, potongan harga, ketersediaan produk, dan lainnya.

Fungsi Surat Penawaran Harga

Surat penawaran harga memiliki peran dalam membantu Anda melakukan promosi maupun penjualan. Berikut fungsi-fungsi lainnya.

1. Menjalin Hubungan dengan Konsumen

Hubungan perusahaan dengan konsumen sangat penting dan dibutuhkan.  Mengapa hal ini dibutuhkan? Karena perusahaan tentu membutuhkan konsumen untuk menjalankan operasionalnya. Salah satu cara menjalin hubungan dengan konsumen adalahi melalui surat penawaran harga. 

2. Memperkenalkan Produk

Melalui surat penawaran, Anda dapat mengenalkan berbagai produk dari perusahaan Anda pada konsumen. Dengan begitu, konsumen akan mengenal produk yang Anda sediakan.

Tidak masalah apabila konsumen belum berminat menggunakan produk. Yang terpenting, konsumen mengetahui dahulu apa saja produk yang disediakan oleh perusahaan.

3. Meningkatkan Penjualan

Dengan menggunakan surat ini dapat membuat calon konsumen akan tertarik dan memutuskan untuk melakukan pembelian produk. 

4. Saluran Resmi untuk Menyediakan Informasi

Perusahaan yang mempunyai reputasi baik memberikan informasi yang cukup kepada masyarakat.  Surat penawaran dapat menjadi media atau saluran yang resmi yang menyediakan informasi terkait penawaran produk. Hal ini akan meningkatkan kepercayaan konsumen akan produk yang disediakan.

Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Surat Keterangan Usaha? 

Jenis Surat Penawaran Harga

Dalam penerapannya, surat penawaran dibagi dalam berbagai jenis penggunaan. Berikut di antaranya.

1. Surat Pemesanan Pembelian Produk

Dalam setiap aktivitas jual-beli produk, dibutuhkan sebuah dokumen berupa surat pemesanan pembelian (purchasing order). Surat pemesanan pembelian merupakan suatu dokumen yang menyediakan informasi konsumen dalam menunjukkan layanan produk yang dibeli.

Nantinya, surat pemesanan pembelian akan disepakati kedua belah pihak. Hal tersebut terjadi apabila konsumen menyetujui akan produk, jenis, dan harga yang ditawarkan oleh perusahaan penyedia.

Baca juga: Mengamankan Stock Barang dengan Purchase Order

2. Surat Penawaran Penjualan

Surat penawaran penjualan adalah suatu dokumen yang menyediakan informasi berupa produk-produk yang dibeli oleh konsumen. Umumnya, surat ini akan menyediakan rincian biaya yang dibutuhkan oleh konsumen untuk mendapatkan produk yang diinginkannya.

3. Penawaran Perjalanan

Surat penawaran perjalanan biasanya terdapat pada layanan jasa perjalanan bisnis. Dokumen ini akan mengandung informasi berupa biaya transportasi perjalanan, asuransi, visa, dan biaya lainnya.

Namun, nantinya konsumen dapat memilih mana saja layanan perjalanan yang dibutuhkan. Semakin banyak layanan yang diperoleh, maka banyak pula biaya yang dikeluarkan.

4. Surat Penawaran Acara (Event)

Surat penawaran acara umumnya disediakan oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang event organizer. Perusahaan tersebut akan mengeluarkan surat penawaran acara pada konsumen yang berisi informasi mengenai harga, mulai dari makanan, akomodasi transportasi, makanan, tempat berlangsungnya kegiatan, dan lainnya.

Format Surat Penawaran Harga

Ada beberapa komponen bagian yang perlu dipenuhi. Berikut komponen-komponen tersebut.

1. Informasi Perusahaan

Dalam aktivitas penawaran produk, sebaiknya perusahaan Anda memperkenalkan diri terlebih dahulu pada calon konsumen. Informasi perusahaan tersebut biasanya dilengkapi oleh struktur pembuka, isi, penutup, dan tanda tangan pihak perwakilan perusahaan penjual.

Dengan begitu, kepercayaan konsumen akan terbangun ketika perusahaan Anda memiliki rekam jejak yang baik.

2. Jenis Produk 

Perusahaan Anda perlu menyajikan informasi terkait jenis produk yang ditawarkan. Sehingga konsumen bisa memilih produk mana yang mereka butuhkan.

3. Harga Produk

Jenis produk akan berdampingan dengan harga produk. Melalui harga yang ditawarkan, diharapkan perusahaan Anda mampu menarik minat konsumen untuk membelinya. 

4. Cara Pembayaran

Format selanjutnya adalah cara pembayaran. Perusahaan sebaiknya menyediakan informasi yang memudahkan konsumen dalam pembayaran. Dengan begitu, konsumen merasa nyaman bertransaksi dengan perusahaan Anda.

Komponen Surat Penawaran Harga

Dalam membuat surat ini, perusahaan Anda perlu memperhatikan beberapa komponen, yaitu:

 

1. Waktu Penawaran

Waktu penawaran adalah informasi berupa tanggal dan bulan suatu penawaran terjadi. Perusahaan Anda perlu memperhatikan waktu akan pengiriman produk kepada konsumen. Dengan begitu, perusahaan Anda dapat mengirim produk dengan tepat waktu kepada konsumen.

Produk yang dikirim tidak sesuai kesepakatan awal perusahaan penjual dan konsumen tentu akan mengecewakan konsumen. Bisa-bisa hal ini akan mengurangi rasa percaya konsumen terhadap perusahaan Anda.

2. Waktu Berlaku

Isi dalam surat harus menyediakan waktu berlakunya masa dalam memproduksi suatu produk. Apabila kedua pihak perusahaan penjual dan konsumen menyetujui waktu produksi selama satu bulan, maka hal tersebut harus dipenuhi.

Jika waktu berlaku tidak dipenuhi oleh perusahaan penjual, maka konsumen akan kecewa. Hal tersebut, dapat menyebabkan konsumen enggan untuk kembali membeli produk dari perusahaan. 

3. Nomor Penawaran

Komponen nomor penawaran memiliki fungsi untuk memberikan identitas atas setiap transaksi yang dilakukan.  Umumnya, setiap penawaran memiliki kesepakatan waktu yang berbeda-beda. Melalui nomor penawaran, perusahaan Anda dapat menentukan prioritas pemenuhan produk berdasarkan waktu.

4. Identitas Pelanggan 

Ada baiknya, surat juga mengandung informasi atas identitas pelanggan. Hal tersebut dapat berupa nomor unik yang berbeda antara satu pelanggan dan lainnya.

Adanya identitas pelanggan akan memudahkan dalam identifikasi setiap kebutuhan semua pelanggan.

5. Alamat Pelanggan

Alamat pelanggan perlu disertakan di dalam surat penawaran harga. Mengapa? Karena dengan adanya alamat pelanggan akan membantu perusahaan dalam mengirim produk pesanan. 

6. Deskripsi Produk

Setiap produk yang tersedia dalam surat penawaran harga hendaknya tersaji pada deskripsi produk. Hal tersebut bertujuan untuk memberikan informasi seputar produk yang ditawarkan. Maka, konsumen dapat mengetahui akan kelebihan dan kekurangan suatu produk tertentu.

Baca juga: 10 Tips Cara Mencari Supplier Terpercaya

 

7. Syarat & Ketentuan

Setiap produk yang ditawarkan, baiknya terdapat syarat dan ketentuan yang berlaku. Informasi ini akan dibicarakan antara perusahaan penjual dan konsumen.

Apabila kedua pihak sepakat, maka produk akan dipenuhi oleh perusahaan penjual. Dan konsumen pun tunduk atas segala ketentuan yang berlaku.

8. Kontak yang Dapat Dihubungi

Apabila konsumen membutuhkan keterangan lebih lanjut terkait produk, konsumen dapat menghubungi perusahaan penjual melalui kontak yang tersedia.

Dengan begitu kepercayaan konsumen dapat terjaga jika perusahaan Anda menyediakan kontak yang dapat dihubungi.

Contoh Surat Penawaran Harga

Apabila kesulitan dalam membuat surat penawaran harga, Anda dapat melihat contoh yang ada di bawah ini.

 

Kesimpulan

Peran surat penawaran harga pun cukup vital untuk meningkatkan penjualan suatu produk. Surat penawaran harga yang menyajikan informasi lengkap tentu akan meningkatkan minat konsumen dalam memenuhi produk dengan perusahaan Anda.

Selain itu, rasa kepercayaan konsumen pun kian tumbuh apabila produk yang disediakan sesuai dengan deskripsi pada surat penawaran harga. Semoga informasi di atas dapat bermanfaat!