Di era modern saat ini, penggunaan absensi online menjadi kebutuhan penting, terutama untuk perusahaan outsourcing yang memiliki karyawan tersebar di berbagai lokasi.
Dengan memanfaatkan layanan ini, perusahaan hanya perlu menyebutkan kualifikasi pekerja yang diinginkan tanpa harus melakukan proses rekrutmen yang memakan waktu panjang. Hal ini tentunya dapat meningkatkan efisiensi bisnis.
Namun dalam praktiknya, terdapat satu permasalahan yang biasanya dihadapi perusahaan outsourcing ketika mengelola SDM, yakni memantau kehadiran karyawan. Hal ini salah satunya disebabkan karena karyawan banyak tersebar di lokasi berbeda-beda.
Beruntungnya, tantangan ini dapat diatasi dengan teknologi berupa aplikasi absensi online yang memudahkan manajemen kehadiran karyawan.
Namun dengan banyaknya opsi aplikasi mobile attendance yang tersedia, bagaimana cara memilih aplikasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
Simak jawabannya melalui pembahasan lengkap di artikel LinovHR berikut ini!
Tantangan Pengelolaan Absensi Perusahaan Outsourcing
Memastikan karyawan hadir dengan disiplin di perusahaan di mana mereka ditempatkan merupakan prioritas utama bagi perusahaan outsourcing.
Pasalnya, hal ini berpengaruh signifikan terhadap kesuksesan bisnis. Jika karyawan yang ditempatkan di perusahaan klien terbilang produktif, maka nama baik perusahaan akan meningkat.
Alhasil, tingkat retensi menjadi lebih besar, karena klien merasa puas dan memutuskan untuk kembali menggunakan layanan outsourcing dalam jangka panjang.
Tak hanya itu, pengelolaan kehadiran karyawan juga sangat penting karena menjadi komponen utama dalam penggajian.
Sayangnya, pemantauan kehadiran karyawan outsourcing menjadi tantangan tersendiri karena beberapa hal yang terangkum berikut ini:
1. Kurangnya Sistem Monitoring yang Ketat
Perusahaan outsourcing menawarkan tenaga kerja untuk ditempatkan di perusahaan dan industri yang beragam.
Hal ini tentu menyulitkan perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan secara langsung, mengingat mereka tersebar di lokasi yang berbeda-beda.
Karena kurangnya monitoring kehadiran yang ketat, tingkat kedisiplinan karyawan berisiko menurun. Mulai dari datang terlambat, sering tidak hadir tanpa pemberitahuan (absteeinism), dan masih banyak lagi.
Tentu ini akan menurunkan tingkat kepercayaan dan kepuasan klien, serta merusak reputasi bisnis.
2. Pencatatan Absensi Manual yang Rentan Kesalahan
Tidak jarang perusahaan outsourcing menerapkan sistem absensi manual dalam mengelola kehadiran karyawan. Sebagai contoh, karyawan diminta menuliskan waktu datang dan pulang di timesheet secara manual.
Contoh lain, karyawan harus melaporkan catatan kehadiran mereka dari sistem absensi perusahaan klien. Proses ini bisa memakan waktu lama karena alurnya panjang. Sehingga hal ini jadi tidak efisien jika harus dilakukan setiap bulan.
Bukan hanya tidak efisien, kecurangan juga sangat rentan terjadi dalam proses absensi manual, seperti manipulasi jam kehadiran dan pulang.
3. Pengelolaan Jadwal Kerja yang Kompleks
Pengaturan dan penetapan jadwal kerja untuk banyak karyawan di unit kerja yang berbeda-beda juga cukup rumit.
Tantangan absensi ini bisa menjadi kian kompleks jika perusahaan klien menerapkan sistem shift. Terlebih jika pola shift sangat dinamis dan perubahannya serba cepat.
Apabila dilakukan manual, perusahaan outsourcing harus memberitahu perubahan jadwal shift kerja kepada masing-masing tenaga kerja yang tentunya sangat tidak efisien.
4. Perhitungan Gaji yang Rumit
Bayangkan jika penggajian di perusahaan outsourcing dilakukan manual. HR harus menginput data absen karyawan dalam jumlah besar satu per satu. Proses ini tentunya rawan kesalahan.
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, data absensi juga belum tentu akurat karena ada potensi kecurangan dan manipulasi.
Permasalahannya belum berhenti sampai di situ. HR harus menghitung persentase kehadiran masing-masing karyawan dan menghitung upah gaji secara manual. Belum lagi jika ada komponen lain seperti lembur dan reimbursement.
Selain rawan kesalahan hasil perhitungan, proses penggajian manual juga bisa menyebabkan keterlambatan pembayaran gaji, yang mengakibatkan penurunan kepuasan karyawan.
Alhasil, karyawan bisa merasa tidak termotivasi dan produktivitasnya berkurang signifikan.
Solusi untuk Tantangan Absensi di Perusahaan Outsourcing
Jika tidak diatasi dengan baik, tantangan dalam pengelolaan absensi akan menjadi permasalahan sistemik yang merugikan perusahaan.
Mulai dari rumitnya proses penggajian, menurunnya kepuasan dan kepercayaan klien, hingga dampak fatalnya merusak nama baik perusahaan.
Sehingga, butuh teknologi yang memudahkan pemantauan kehadiran karyawan dari jarak jauh tanpa batas geografis secara akurat.
Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini hadir software absensi online sebagai solusi untuk perusahaan outsourcing yang bisa mengatasi permasalahan tersebut.
Dengan software dan aplikasi absen online, perusahaan akan memperoleh sejumlah manfaat seperti yang dijabarkan berikut:
1. Mudah Diakses
Software absensi online menawarkan kemudahan berupa aksesibilitas yang tinggi bagi manajemen dan karyawan. Artinya, software ini dapat diakses dari mana saja asalkan terhubung dengan koneksi internet.
Dengan ini, karyawan yang bekerja di lokasi berbeda atau di lapangan dapat melakukan clock in dan clock out dengan mudah di smartphone masing-masing.
Absensi online dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual atau perangkat keras fisik yang tidak praktis untuk perusahaan outsourcing dengan karyawan yang tersebar di berbagai lokasi.
2. Absensi Bisa Dipantau secara Real-Time
Dengan software absensi online, manajemen dapat memantau kehadiran karyawan secara real-time. Perusahaan dapat melihat kehadiran dan keterlambatan tanpa harus menunggu laporan manual atau update berkala.
Ini memungkinkan manajemen untuk mengambil tindakan yang diperlukan dengan cepat, seperti mengatur jadwal pengganti jika diperlukan.
Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Karyawan di Android dan IOS Terbaik
3. Integrasi dengan Sistem Penggajian
Sebuah software absensi online dapat terintegrasi dengan sistem penggajian (payroll), yang memudahkan perhitungan upah dan penggajian karyawan.
Hal ini dapat sangat berguna bagi perusahaan outsourcing yang sering kali memiliki jumlah karyawan yang banyak sehingga penggajiannya cukup kompleks.
4. Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Biaya
Menggunakan software absensi online dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengelola kehadiran karyawan secara manual.
Ini juga dapat mengurangi biaya yang terkait dengan kesalahan manusia atau proses yang tidak efisien. Dengan otomatisasi yang tepat, perusahaan outsourcing dapat menghemat sumber daya yang berharga.
5. Meningkatkan Akurasi Data
Software absensi online tentu lebih akurat daripada metode manual. Mereka dapat menghindari kesalahan yang mungkin terjadi dalam pencatatan kehadiran, seperti kesalahan kalkulasi atau penyalinan data yang tidak akurat.
Ini membantu memastikan bahwa pengelolaan kehadiran karyawan berjalan lancar dan efisien.
Cara Pilih Software Absensi Online yang Tepat untuk Perusahaan Outsourcing
Dewasa ini ada banyak opsi software absensi online. Hal ini tentu menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan dalam memilih yang tepat sesuai dengan kebutuhan.
Pada dasarnya, software absensi online harus bisa mengatasi permasalahan absensi yang kompleks di perusahaan outsourcing.
Karena itu, software absensi yang digunakan harus dilengkapi dengan sejumlah fitur seperti berikut:
- Online clock in dan clock out: Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mencatat waktu masuk dan keluar mereka secara online, khususnya melalui aplikasi mobile.
- Anti-fraud: Kemampuan untuk merekam presensi berdasarkan lokasi GPS dan pengenalan wajah (face recognition) untuk memastikan keakuratan.
- Integrasi dengan Mesin Kehadiran Fisik: Untuk perusahaan yang masih menggunakan perangkat kehadiran fisik seperti sidik jari atau kartu akses, software harus dapat berintegrasi dengan sistem tersebut.
- Manajemen Jadwal Kerja: Fitur untuk membuat dan mengelola jadwal kerja karyawan, dengan kemampuan untuk menyesuaikan jadwal, cuti, dan libur.
- Pengelolaan Cuti dan Izin: Fitur untuk mengajukan dan menyetujui cuti serta izin karyawan secara online, dengan kemampuan untuk mengatur batas waktu dan kebijakan perusahaan terkait cuti.
- Riwayat Kehadiran: Menyimpan riwayat kehadiran karyawan secara lengkap untuk referensi masa depan dan audit.
- Pelaporan dan Analisis: Kemampuan untuk menghasilkan laporan tentang kehadiran karyawan, termasuk jumlah jam kerja, keterlambatan, dan cuti yang diambil, serta analisis terkait produktivitas dan kepatuhan.
- Integrasi dengan Sistem Penggajian: Kemampuan untuk mengintegrasikan data kehadiran dengan payroll system untuk menghitung gaji karyawan secara akurat.
- Kemampuan Kustomisasi: Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan spesifik perusahaan outsourcing, termasuk kebijakan kehadiran dan aturan operasional.
Dengan adanya fitur ini, perangkat lunak absensi online untuk perusahaan outsourcing dapat membantu mengelola kehadiran karyawan dengan efektif dan mengoptimalkan produktivitas.
Hempaskan Tantangan Absensi Online untuk Perusahaan Outsourcing dengan LinovHR
Beruntungnya, semua fitur di atas hadir dengan lengkap dalam Software Time Management LinovHR. Sehingga dapat menjawab tantangan pengelolaan kehadiran di perusahaan outsourcing yang dikenal rumit.
Terlebih, LinovHR berpengalaman menangani permasalahan absensi online yang kompleks untuk berbagai klien perusahaan outsourcing, seperti PT Alfa Reksa Usaha (ARU).
Pemanfaatan Software Time Management LinovHR akan memberikan sejumlah keunggulan, manajemen maupun karyawan. Dari sisi manajemen, berikut ini manfaat yang dapat dirasakan:
- Mudahkan pengaturan jadwal kerja karyawan di lokasi yang berbeda-beda, baik dengan sistem reguler atau shift
- Penyusunan shift kerja sangat fleksibel dan adaptif termasuk saat ada perubahan mendadak
- Data absensi dijamin akurat karena dilengkapi fitur GPS untuk mendeteksi lokasi absen, face recognition dan fingerprint untuk validitas data, serta fitur anti-jailbreak, dan anti-GPS untuk mencegah kecurangan absensi
- Terintegrasi dengan aplikasi mobile attendance sehingga karyawan bisa melihat jadwal kerja secara up-to-date
- Pemantauan kehadiran secara real-time, sehingga manajemen dapat mengambil tindakan yang diperlukan seperti mendelegasikan pengganti jika ada yang tidak masuk tanpa pemberitahuan
- Setiap permintaan cuti, izin, dan sakit akan langsung muncul pemberitahuannya sehingga proses persetujuan lebih cepat
- Pengelolaan lembur karyawan dengan mudah
- Lihat laporan kehadiran karyawan dengan visualisasi data yang mudah dipahami
- Terintegrasi dengan Software Payroll LinovHR yang memudahkan proses penggajian secara akurat dan sesuai regulasi pemerintah
Berbagai kemudahan yang ditawarkan Aplikasi Mobile Attendance LinovHR juga akan dirasakan oleh para karyawan. Berikut di antaranya:
- Melakukan clock in dan clock out lewat smartphone dengan akurat
- Ajukan cuti, izin, dan sakit dengan proses yang transparan dan instan
- Aplikasi mudah digunakan secara intuitif karena tampilannya user-friendly
- Bisa diakses di iOS dan Android dengan kapasitas memori kecil
- Lihat jadwal kerja paling up-to-date hanya melalui smartphone
Terpenting, Software absensi online dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan permasalahan yang dialami perusahaan outsourcing sehingga bisa memperoleh solusi yang tepat sasaran.
Manajemen absensi online karyawan yang efisien adalah kunci untuk mengakselerasi proses bisnis di perusahaan outsourcing. Karenanya, Software Time Management LinovHR untuk mewujudkan hal tersebut.
Segeralah konsultasikan kebutuhan Anda dan ajukan demo gratisnya sekarang juga. Jangan lewatkan berbagai penawaran menarik bagi Anda!
