Asas legalitas tak dapat dipisahkan dari operasional perusahaan termasuk divisi HRD. Legalitas yang dimaksud masing berkaitan dengan acuan hukum Indonesia mengenai ketenagakerjaan, yaitu UU Nomor 13 Tahun 2003. Meskipun perusahaan mempunyai kewenangan sebagai pemberi kerja, perusahaan adalah bagian dari masyarakat yang mempunyai kewajiban untuk mentaati hukum yang berlaku. Pengelolaan karyawan oleh divisi HRD akan mengalami hambatan dan permasalahan hukum jika mengabaikan asas legalitas dan UU Ketenagakerjaan.
Pengertian Legalitas
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), legalitas adalah perihal keabsahan suatu hal. Sementara asas legalitas adalah suatu jaminan atas seorang individu bebas dengan memberi batas jelas apa yang tidak boleh dan apa yang boleh dilakukan, apa yang menjadi kewajiban dan haknya. Bila dilihat secara umum, asas legalitas telah diatur dalam Pasal 1 ayat 1 KUHP (Kitab Undang-Undang Hukum Pidana) yang menyebutkan bahwa suatu perbuatan tak akan dipidana kecuali berdasarkan kekuatan dan ketentuan undang-undang pidana yang telah ada. Jadi, legalitas perusahaan haruslah dipenuhi sebelum perusahaan menjalankan bisnisnya.
Pentingnya Legalitas dalam HRD Sebagai Pengelola Karyawan
Perusahaan dan HRD wajib memahami, menerapkan, dan memastikan bahwa pengelolaan karyawan berjalan legal dan sesuai UU Ketenagakerjaan. Ketika ada perubahan mengenai UU Ketenagakerjaan, perusahaan dan HRD juga harus memahami bagaimana perubahan tersebut berpengaruh. Para praktisi HR memang dituntut untuk mengetahui dan memahami informasi terbaru seputar dunia HR dan peraturan dan UU Ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia. Itulah sebabnya urusan pengelolaan karyawan harus berlandaskan keabsahan atau legalitas.
Bila perusahaan dan HRD menjalankan pengelolaan karyawan menyalahi aturan dan UU Ketenagakerjaan, sanksi atau hukuman akan menanti. Ada dua jenis sanksi yang dapat dijatuhkan apabila perusahaan melakukan pelanggaran, yaitu:
Sanksi Administratif
Perusahaan yang dikenai sanksi administratif akan mendapatkan peringatan tertulis, pembatasan dan pembekuan kegiatan operasional, pembatalan persetujuan, penghentian alat produksi, hingga pencabutan izin usaha perusahaan. Tentunya sanksi ini akan sangat mengganggu dan merugikan perusahaan.
Sanksi Pidana
Sanksi pidana lebih berat dari sanksi administratif. Perusahaan yang dikenai sanksi pidana akan mendapatkan kurungan dan denda tergantung jenis pelanggarannya. Contohnya jika perusahaan menyalahi peraturan mengenai jam lembur akan diberi sanksi pidana berupa kurungan 1- 12 bulan dan denda Rp10 juta – Rp100 juta sesuai dengan Pasal 78 UU Ketenagakerjaan.
Dengan memahami betapa pentingnya asas legalitas dan akibat yang terjadi ketika perusahaan melanggar UU Ketenagakerjaan, diharapkan perusahaan lebih patuh terhadap UU Ketenagakerjaan dan berupaya semaksimal mungkin untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat. HRD juga berperan penting dalam mengawal dan memastikan pengelolaan karyawan berjalan semestinya. Maka karyawan dan perusahaan akan sama-sama diuntungkan dan mampu bekerjasama dengan baik demi mencapai tujuan bersama.
Penerapan Asas Legalitas dalam Pengelolaan Karyawan oleh HR Legal
Penerapan peraturan dan pengelolaan karyawan yang berlandaskan hukum dan asas legalitas sangatlah penting. Hal-hal yang termasuk dalam pengelolaan karyawan adalah cuti karyawan baik untuk hamil dan melahirkan atau kebutuhan mendesak, PHK, mutasi kerja, perhitungan gaji untuk karyawan sehat yang bekerja di kantor dan karyawan sakit, dan sebagainya.
Misalnya untuk cuti karena hamil dan melahirkan, Pasal 82 UU Ketenagakerjaan menyebutkan bahwa karyawan perempuan berhak memperoleh istirahat selama 1,5 bulan sebelum melahirkan dan 1,5 bulan pasca melahirkan. Bila mengalami keguguran, karyawan perempuan juga berhak untuk cuti selama 1,5 bukan dengan surat keterangan dokter.
Contoh lainnya adalah PHK. Perusahaan tidak boleh sembarangan memberhentikan karyawan dengan sepihak. Dalam Pasal 156, PHK mengharuskan perusahaan untuk membayarkan uang pesangon kepada karyawan sebagai penggantian hak yang seharusnya diterima dan akibat adanya PHK.
Sayangnya perusahaan tak selalu memahami dan terkadang mengalami kesulitan dalam menerapkan pengelolaan karyawan yang sesuai peraturan dan UU Ketenagakerjaan. Selain peraturan perusahaan, hal lain yang tak kalah penting adalah pembuatan perjanjian kerja karyawan sebelum resmi bekerja di perusahaan dan pembuatan employee handbook yang berisi panduan karyawan selama bekerja di perusahaan. Penerapan pengelolaan karyawan yang baik akan menghindari dan meminimalisir perusahaan dari masalah hukum di masa mendatang.
Untuk membantu perusahaan dalam menerapkan dan menjalankan UU Ketenagakerjaan, HR Legal LinovHR siap membantu untuk memberi advice dan pembuatan peraturan perusahaan yang sesuai hukum. Peraturan perusahaan adalah aturan tertulis yang dibuat perusahaan dan memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib sesuai UU dan peraturan Ketenagakerjaan. Dengan demikian, pengelolaan karyawan dapat berjalan lancar sesuai asas legalitas .
