Terlepas dari fungsi utamanya yang berguna sebagai media untuk mengirim pesan. Saat ini, WhatsApp juga banyak digunakan sebagai media untuk melakukan absensi.
Kegiatan absen menggunakan WhatsApp ini mulai banyak dilirik apalagi semenjak terjadinya pandemi. Work From Home yang diberlakukan membuat perusahaan yang biasanya menggunakan absen manual, harus mencari cara lain melakukan absen.
Cara membuat absensi online diketahui begitu mudah, maka tidak heran banyak menjadi pilihan perusahaan sebagai alternatif menggantikan absen manual.
Pada pembahasan kali ini, LinovHR akan memberitahu cara membuat absensi online di Whatsapp. Simak semua langkah-langkahnya di sini!
Cara Membuat Absensi Online di WhatsApp
Terdapat beberapa langkah yang bisa digunakan dalam membuat absensi online di Whatsapp. Berikut beberapa yang tersedia:
1. Memakai Fitur Broadcast
Whatsapp sendiri memiliki fitur siaran atau broadcast. Fitur satu ini berfungsi untuk memberikan pengumuman kepada orang pribadi maupun yang ada di sebuah grup tertentu.
Meskipun begitu, fitur broadcast juga dapat digunakan untuk melakukan absensi secara online. Berikut caranya:
- Buka WhatsApp pada smartphone > tekan menu titik tiga yang ada di pojok kanan atas layar
- Selanjutnya, tekan “New Broadcast” atau “Siaran Baru”
- Setelah itu, pilih orang atau grup yang akan menjadi tujuan broadcast. Jika sudah selesai, tekan tombol centang. Nantinya akan muncul grup baru untuk berguna sebagai tempat siaran atau broadcast
- Buat list absensi dan pengumuman-pengumuman lain, jika diperlukan.
- Apabila sudah selesai, tekan send atau kirim, sama seperti mengirim pesan pada umumnya
2. Membuat secara Manual di Group WhatsApp
Selain membuat menggunakan fitur broadcast, Anda juga dapat membuat absensi online secara manual.
Caranya terbilang mudah, Anda hanya perlu menuliskan hal-hal yang dibutuhkan untuk keperluan absensi, seperti tanggal, hari, jam, daftar nama, hingga nama kegiatannya.
Setelah selesai menuliskan hal-hal yang dibutuhkan. Selanjutnya, Anda hanya perlu menekan tombol send atau kirim. Nantinya proses absensi dapat dilakukan dengan cara, mengcopy tulisan tadi, lalu menuliskan nama yang hadir, dan setelah itu tekan tombol send lagi.
3. Menggunakan Google Form dan Share di Group WhatsApp
Selain cara-cara diatas, Anda bisa memanfaatkan aplikasi gratis lainnya seperti google form. Cara membuat absensi di google form pun tergolong cukup mudah, cukup ikut langkah-langkah yang ada di link tersebut.
Setelah membuat form tersebut, Anda bisa share link ke group whatsapp agar karyawan lainnya bisa absen disana. Rekapitulasi absensi seperti jam masuk dan jam pulang pun juga dapat anda lihat dengan mudah.
Baca Juga: Berikut Caranya Izin Kerja Lewat WA
Contoh Template Absensi di WhatsApp
Untuk memudahkan Anda dalam membuat absensi online di Whatsapp. Berikut contoh yang bisa Anda gunakan:
Selamat pagi Semuanya, Salam Sejahtera.
Pengumuman penting mengenai meeting online yang diselenggarakan pada:
- Hari / Tanggal : Jumat / 15 Juli 2022
- Jam : 10.00 WIB – 15.00
- Link Zoom : xxxxxx
- Passcode : xxxxxx
- Topic : Pelatihan Digital Marketing
Berikan intruksi untuk menuliskan nama dan konfirmasi kehadiran.
- Contoh: “Michael Artemis – Tidak Hadir”
Login bisa dilakukan dengan mendownload aplikasi Zoom pada PC/Komputer atau melalui smartphone masing-masing. Setelah itu, klik link Zoom di atas dan masukan passcode sesuai dengan yang tertera di atas.
Lebih Efektif, Kelola Absensi Karyawan dengan Aplikasi Absensi
Cara membuat absen online WhatsApp begitu mudah karena Anda hanya membutuhkan aplikasi WhatsApp saja. Meskipun aplikasi WhatsApp bisa dijadikan tempat untuk melakukan absensi, namun tetap saja dalam mengaplikasiannya tidak akan seefektif dan seefisien menggunakan aplikasi absensi.
Membuat absensi melalui WhatsApp tentunya memiliki beragam risiko di dalamnya, seperti rentan mengalami kecurangan, pencatatan waktu yang tidak akurat, hingga dimanipulasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
Selain itu, pengelolaan absen dengan WhatsApp sangatlah tidak efektif apalagi untuk perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Pencatatan kehadiran akan memakan waktu dan rawan kesalahan.
Mengingat bahwa absensi adalah hal yang penting, termasuk di dalam dunia kerja, maka penting untuk menggunakan aplikasi absensi untuk mengelola absensi karyawan menjadi lebih efektif.
Salah satu rekomendasi yang bisa Anda gunakan yaitu aplikasi absen online LinovHR.
Aplikasi absen online LinovHR dapat memudahkan karyawan dalam melakukan absensi melalui PC, tablet, atau smartphone yang mereka miliki.
Terdapat 2 cara mudah yang bisa dilakukan, yaitu menggunakan sidik jari (fingerprint) dan pengenalan wajah (face id). Uniknya, perusahaan juga dapat melacak keberadaan karyawan yang melakukan absensi secara real-time, melalui fitur GPS.
Ajukan demonya sekarang juga, GRATIS!
Itulah pembahasan mengenai cara membuat absensi online di Whatsapp. Semoga bermanfaat, ya!
