cara memilih vendor

Cara Memilih Vendor Sistem Payroll untuk Perusahaan

Mungkin beberapa perusahaan tidak begitu menyadari bagaimana pentingnya menggunakan teknologi. Perusahaan membutuhkan sistem untuk memantau jam kerja karyawan, menghitung pajak, dan mengelola pembayaran gaji karyawan. Jika menggunakan proses manual bisa memakan waktu lama dan sulit bagi perusahaan. Jumlah karyawan yang banyak akan semakin menyulitkan HRD dalam aktivitas administrasi. Jika sudah begitu, waktunya perusahaan Anda menggunakan sistem payroll dari vendor terpercaya. Untuk memudahkan anda dalam mendapatkan vendor dengan kualitas terbaik, berikut ini pembahasan cara memilih vendor yang baik untuk menjadi sistem payroll perusahaan

 

Apa yang Dimaksud Vendor?

Vendor adalah istiliah yang dipakai untuk menyebut pihak eksternal dari suatu entitas bisnis yang menjual barang, bahan mentah, maupun jasa. yang nanti nya barang, jasa maupun bahan mentah tersebut dipergunakan untuk kepentingan operasional bisnis perusahaan.

Sebelum memutuskan akan menggunakan sebuah sistem payroll atau yang lebih dikenal sebagai payroll software, ada beberapa hal yang harus Anda ketahui. sistem payroll dapat dibangun dengan cloud-based yang artinya staf perusahaan Anda dapat mengaksesnya dimanapun dan kapanpun secara online. Atau Anda lebih membutuhkan offline sistem yang hanya dapat diakses di lokasi perusahaan Anda pada waktu-waktu yang sudah ditentukan. Pada umumnya sebuah sistem payroll memberikan layanan atau fitur sebagai berikut:

 

  • Payroll/pembayaran gaji
  • Perhitungan Pajak Penghasilan (PPh) karyawan
  • Data Laporan
  • Laporan Karyawan Baru
  • Integrasi Sistem
  • Perhitungan upah lembur
  • Perhitungan tunjangan karyawan
  • Jaminan Hari Tua (JHT)

 

Baca Juga: 7 Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Memilih HR Database Management

 

Cara Memilih Vendor yang Baik

Lalu, hal apa saja yang dapat dijadikan pertimbangan memilih vendor dan sistem sistem payroll? Berikut pertanyaan yang wajib terjawab saat Anda akan memilih perusahaan penyedia sistem payroll.

 

Layanan khusus apa yang ditawarkan penyedia sistem payroll software?

Penyedia sistem payroll software menawarkan berbagai macam layanan untuk mempermudah payroll. Namun, pastikan bahwa layanan yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Contohnya, suatu perusahaan memberikan bonus tahunan kepada karyawan atas keberhasilan dalam mencapai target penjualan. Tentu sistem payroll tersebut harus mampu mengolah data bonus untuk masing-masing karyawan yang berbeda. 

 

Bagaimana struktur pembiayaannya?

Biasanya perusahaan harus membayar biaya berlangganan untuk menggunakan sistem payroll kepada vendor yang bersangkutan. Perusahaan wajib memastikan apakah sistem pembayaran dilakukan perbulan, pertahun, atau ada biaya tambahan lainnya seiring waktu penggunaan. Jangan sampai perusahaan justru tidak teliti dan terjebak dengan biaya yang lebih besar. 

 

Bagaimana Anda dapat mengoperasikan sistem payroll software?

Tipe dan industri membuat perusahaan mempunyai kultur yang berbeda. Umumnya kultur kerja tersebut akan menyebabkan proses adaptasi terhadap suatu teknologi cukup relatif. Sebuah sistem payroll sudah seharusnya memudahkan kinerja HRD, bukan justru menyulitkan HRD dengan user interface yang sulit dan rumit. Untuk memastikan apakah perusahaan Anda cocok dengan sistem payroll, mintalah demo uji coba kepada vendor. 

 

Baca Juga: 6 Keuntungan Perusahaan dari Performance Management System

 

Bagaimana sistem tersebut dapat menghitung pajak?

Pajak yang menjadi tanggung jawab HRD dan perusahaan adalah pajak penghasilan. HRD akan menghitung dan memotong besaran pajak penghasilan dari masing-masing karyawan dengan komponen yang beragam. Pajak untuk karyawan yang telah menikah dan mempunyai anak tentu beda jauh dengan pajak penghasilan untuk karyawan yang belum menikah. Pastikan bahwa sistem mampu memproses pajak penghasilan dengan komponen yang berbeda.   Apalagi jika regulasi pajak penghasilan berubah, apakah sistem mampu menyesuaikan dengan regulasi pemerintah? 

 

Seberapa aman sistem tersebut?

Hal lain yang menjadi pertimbangan krusial bagi perusahaan adalah seberapa aman sistem tersebut. Sistem payroll harus menjaga keamanan dan kerahasiaan data payroll semua karyawan. Sebab, data payroll karyawan yang jatuh ketangan yang salah bisa dimanfaatkan untuk kepentingan tak terpuji, contohnya penyalahgunaan data yang mulai marak belakangan ini. 

 

Dimana pusat data sistem dan seberapa aman pusat data tersebut?

Perusahaan wajib mengetahui dimana keberadaan server tempat penyimpanan data dan informasi payroll. Hal ini bisa ditanyakan kepada vendor saat pertama kali menanyakan informasi mengenai sistem. Vendor seharusnya memberikan informasi yang jelas mengenai keberadaan server dan seberapa aman server tersebut untuk menyimpan data yang bersifat konfidensial. 

 

Apakah karyawan Anda dapat mengakses sistem tersebut?

Karyawan dalam perusahaan Anda, yaitu staf HRD internal dan manajerial tertentu pasti memerlukan akses data kedalam sistem untuk keperluan pengelolaan karyawan. Nah, apakah karyawan juga mendapatkan akses yang sama? Karena data payroll yang ada adalah data perusahaan itu sendiri, sudah seharusnya karyawan staf HRD dan manajerial tertentu dapat mengakses data dalam sistem secara fleksibel dengan standar keamanan yang ketat. 

Itulah beberapa penjelasan mengenai cara memilih vendor yang baik untuk menjadi sistem payroll perusahaan. LinovHR adalah vendor sistem payroll terbaik untuk mengelola payroll perusahaan Anda, mulai dari pajak, bonus, reimbursement, gaji, dan lain-lain yang berhubungan dengan payroll dalam satu sistem terpusat. Keamanannya pun tak perlu diragukan lagi karena LinovHR mempunyai sistem keamanan berlapis dari cloud based sever. Dapatkan uji coba gratis sekarang juga dengan klik link berikut ini! linovhr.com/triall-payroll-software-linovhr/