cara menghitung kebutuhan tenaga kerja

Panduan Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Semakin banyaknya permintaan pimpinan guna memajukan perusahaan, SDM juga harus ditambah guna meningkatkan produktivitas kinerja karyawan. Perusahaan harus paham benar bagaimana cara menghitung kebutuhan tenaga kerja. 

Dengan diberikan tambahan beban kerja yang cukup banyak, apakah karyawan yang ada tetap efektif bekerja? Rasanya tidak lagi. Oleh karena itu, dibutuhkan tambahan tenaga kerja.

Penasaran bagaimana cara menghitung kebutuhan tenaga kerja agar tidak menumpuk dan dapat bekerja secara efektif dan efisien? Simak caranya berikut ini!

 

Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Saat membuat manpower planning, pastinya Anda menyusun rencana kebutuhan karyawan sesuai dengan kemampuan dan keterampilannya. Hal ini digunakan untuk mencapai rencana yang telah dirangkai sedemikian rupa.

Terdapat beberapa metode untuk menghitung jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Metode di bawah ini juga harus dicocokkan dengan kondisi perusahaan Anda saat ini. Pilihlah yang sekiranya memberikan dampak positif bagi perusahaan Anda.

 

Metode Keputusan Manajerial

Setiap departemen pastinya memiliki kuota tenaga kerjanya masing-masing dengan keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan jabatan tersebut.

Langkah awal nya, Anda membuat list untuk kebutuhan tenaga kerja dan job description yang sesuai. Lalu, list tersebut diberikan kepada tim HR dan pimpinan untuk disetujui. Dan terakhir, tim HR melakukan pencarian calon karyawannya. 

Misalnya, dalam tim Tax Payroll dibutuhkan 4 posisi yang memiliki latar belakang lulusan dari jurusan Akuntansi dan memiliki setidaknya satu tahun pengalaman dalam bidang yang sama.

Setelah dibicarakan dengan tim HR dan manager, pihak mereka setuju dengan membuka lowongan bagi 4 posisi.

Mudah bukan? Hal ini terdengar mudah dan cepat, namun jika Anda memang sudah dalam perusahaan besar agak kurang tepat untuk menggunakan metode ini. Hal ini bisa menimbulkan bias dan subjektif karena hanya menunggu dari keputusan pimpinan.

 

Metode Studi Kerja

Menggunakan analisa waktu untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja juga bisa menjadi pilihan. Dalam hal ini, manager menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan waktu standar.

Misalnya,

Dalam satu tahun terdapat 100.000 proyek yang harus diselesaikan. Dalam satu proyek, dibutuhkan 4 jam untuk menyelesaikannya.

 

Waktu kerja produktif pekerjanya dalam setahun : 2.000 jam

Oleh karena itu, waktu yang dibutuhkan : 4 jam x 100 proyek = 400.000 jam

Dengan perhitungan tersebut, jumlah yang dibutuhkan : 400.000 jam /2.000 jam = 200 orang

Metode seperti ini dapat digunakan untuk pekerjaan yang bersifat monoton.

 

Menghitung jumlah tenaga kerja yang diperlukan
Menghitung jumlah tenaga kerja yang diperlukan

 

 

Metode Model Matematika

Metode ini menggunakan hubungan antara variabel dependen dan variabel independen sebagai faktor dasar kebutuhan tenaga kerja. Formula yang biasa digunakan yaitu regresi, optimasi, dan probabilitas. Metode ini cukup kompleks dan memang orang yang mengerti yang dapat menghitung dengan akurat.

 

Metode Tren

Metode ini merupakan metode yang cukup mudah tanpa perlu berpikir ataupun menghitung. Cukup dengan melihat tren 3-5 tahun terakhir untuk melihat penambahan jumlah karyawan di perusahaan tersebut.

Misalnya, dalam 5 tahun terakhir di tiap tahunnya terdapat pertambahan 3 karyawan pada posisi Digital Marketing dan 10 karyawan pada Backend Engineer. Oleh karena itu, di tahun berikutnya juga akan dibuka posisi dengan jumlah yang sama atau lebih sedikit.

 

Baca Juga: Mengenal Fitur Cost Center Pada Modul Organizational Management LinovHR

 

Metode Rasio

Metode ini menggunakan perbandingan sebagai pengukuran penambahan jumlah karyawan. Terdapat beberapa faktor penunjangnya seperti upah karyawan, profit perusahaan, dan lain sebagainya.

Misalnya, tahun lalu sebuah perusahaan mendapat profit bersih sebesar 500 miliar dengan 500 pekerjanya yang menghasilkan rasio 1:1. Jika tahun ini ingin meningkatkan profit menjadi 550 miliar, perusahaan dapat menambahkan karyawan sebanyak 50 orang agar lebih seimbang dan sesuai dengan rasionya.

 

Metode Delphi

Metode ini membutuhkan waktu yang agak lama untuk mengumpulkan jawaban dari para pimpinan departemen. Metode ini menggunakan survey yang disebarkan kepada para pimpinan departemen dengan beberapa pertanyaan seperti :

 

  1. Bagaimana kinerja departemen Anda selama ini?
  2. Berapa keuntungan yang didapatkan dalam departemen Anda?
  3. Apakah membutuhkan tenaga kerja tambahan untuk memaksimalkan kinerja departemen Anda? Jika iya, berapa banyak tambahan yang dibutuhkan?

 

Dengan hasil survey diatas, Anda dapat menyimpulkan berapa banyak yang dibutuhkan dengan bagian yang ingin dikembangkan. Agar tim HR dapat mencari seseorang yang tepat sesuai dengan kebutuhan.

 

Metode Analisis Tenaga Kerja

Metode ini paling sederhana karena hanya membutuhkan database karyawan.

Melihat jumlah karyawan saat ini dilihat dari sisi posisinya dan usia. Usia yang mengarah 55 tahun keatas dianggap sudah berkurang segi produktivitasnya sehingga dibutuhkan seseorang yang baru yang dapat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan.

Selain itu juga, dari metode ini dapat melihat tenaga kerja yang sudah dekat waktu pensiun atau masa kontraknya.

 

Baca Juga: Pengertian Cost Structure dan Contohnya

 

Metode Kalkulator HR

Metode ini digunakan oleh tim HR dengan penghitungan ketenagakerjaan seperti profitabilitas perusahaan, retensi, biaya bagi karyawan, produktivitas perusahaan, dan lain sebagainya. Dengan melihat data dan penghitungannya, dapat melihat seberapa banyak yang dibutuhkan.

 

Metode Anggaran

Metode ini merupakan metode yang cukup realistis terutama jika dalam kondisi cashflow perusahaan yang berantakan atau kondisi force majeure seperti pandemi ini.

Sebelum merekrut, menghitung terlebih dahulu anggaran yang akan dikeluarkan sebagai bentuk kewajiban perusahaan bagi karyawan.

Walaupun memang membutuhkan karyawan yang lebih, kalau pimpinan merasa tidak mampu untuk membiayai tambahan, maka tidak akan ada penambahan.

 

Rencanakan Tenaga Kerja Perusahaan Anda Bersama LinovHR

Dengan begitu banyaknya metode menghitung jumlah tenaga kerja yang diperlukan yang HRD gunakan, tentu terbayang bagaimana rumitnya melaksanakan rekrutmen. Dalam hal ini HRD perlu meningkatkan strategis dan analisis sehingga dapat merumuskan perencanaan tenaga kerja dengan akurat. 

Untuk itulah LinovHR hadir dalam membantu proses rekrutmen tenaga kerja terbaik melalui modul Recruitment.  Terdapat beberapa fitur yang pastinya memudahkan proses rekrutmen, yakni: 

 

  • Modul Recruitment dan Talent Acquisition : memberikan bantuan dalam merekrut calon karyawan unggul dengan memberikan informasi terkait PIC HR Rekrutmen, Interview User serta database kandidat karyawan
  • Manpower Planning : melakukan perencanaan perekrutan karyawan agar tidak salah pilih dan sesuai dengan kebutuhan posisi
  • Recruitment Request : proses realisasi dari manpower planning sebagai bentuk proses rekrutmen
  • Talent Management : tahapan selanjutnya untuk menimbang calon karyawan yang sesuai dan memang dicari dengan tahapan interview HR dan User
  • Career Announcement : memberikan pengumuman berupa email otomatis bagi kandidat yang terpilih

 

Adanya modul Recruitment dari Software HRD LinovHR tentu dapat membantu pekerjaan HRD sehingga HRD dapat menentukan metode atau cara menghitung kebutuhan tenaga kerja yang paling tepat untuk perusahaan.

Ingin tahu lebih lengkap mengenai modul Recruitment dari LinovHR? Segera klik tautan berikut ini!