Key Takeaways
- Manpower planning adalah proses sistematis dalam mengidentifikasi, merencanakan, dan memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja.
- Manpower planning bermanfaat untuk menjaga kecukupan jumlah tenaga.
- Perencanaan tenaga kerja merupakan proses penting dalam mencapai keberhasilan perusahaan. Namun, strategi ini tidak akan pernah bisa dilakukan tanpa pemahaman yang cukup.
- Manpower planning memiliki tantangannya tersendiri, baik internal, eksternal, maupun dari sisi skill gap.
Manpower planning merupakan salah satu strategi HR yang sering kali diabaikan. Padahal, dengan perencanaan tenaga kerja yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki jumlah dan kualitas tenaga kerja yang tepat untuk mencapai tujuan bisnisnya.
Memiliki perencanaan tenaga kerja yang solid tidak hanya membantu perusahaan mengatasi tantangan pasar, tetapi juga mempersiapkan mereka untuk pertumbuhan jangka panjang.
Pada artikel ini, akan membahas tentang pengertian manpower planning, manfaat, dan cara menyusun perencanaan tenaga kerja yang strategis dan efisien.
Pengertian Manpower Planning
Manpower planning adalah proses sistematis dalam mengidentifikasi, merencanakan, dan memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja suatu organisasi. Proses ini mencakup:
- Evaluasi posisi yang ada
- Jumlah tenaga yang diperlukan
- Besaran upah
- Analisis keterampilan yang diperlukan
- Perencanaan perekrutan atau pelatihan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Perencanaan tenaga kerja bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang cukup, dengan keterampilan yang sesuai, dan pada waktu yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis.
Manpower planning tidak hanya membantu perusahaan dalam mengatasi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dengan menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat.
Tujuan Penerapan Manpower Planning
Berikut ini adalah beberapa tujuan dari penerapan manpower planning:
Memenuhi Kebutuhan Tenaga Kerja
Melalui manpower planning, perusahaan dapat mengidentifikasi, merencanakan, dan memenuhi kebutuhan tenaga kerja secara tepat sesuai dengan jumlah, kompetensi, kualifikasi, serta pengalaman yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.
Perusahaan juga dapat mengantisipasi perubahan kebutuhan tenaga kerja yang muncul akibat perkembangan bisnis, ekspansi organisasi, maupun perubahan kondisi pasar.
Dengan memastikan ketersediaan sumber daya manusia yang tepat pada waktu yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan proses operasional, meningkatkan efektivitas pembagian kerja, serta mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.
Mencegah Inefisiensi Overstaffing
Melalui manpower planning, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi kelebihan tenaga kerja yang tidak lagi sesuai dengan kebutuhan operasional maupun strategi bisnis perusahaan.
Identifikasi ini memungkinkan perusahaan melakukan evaluasi terhadap pemanfaatan sumber daya manusia secara lebih objektif dan terukur, sehingga jumlah tenaga kerja yang tersedia dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Membantu Proses Restrukturisasi
Manpower Planning dapat mendukung proses restrukturisasi perusahaan yang didasari pada perubahan strategi bisnis, ekspansi usaha, merger, hingga akuisisi.
Penerapan manpower planning akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kompetensi, jumlah, dan posisi yang diperlukan untuk mendukung perubahan tersebut.
Dengan perencanaan yang sistematis, hal ini akan mempercepat proses restrukturisasi, lebih terarah, minim hambatan, hingga efisiensi anggaran. Memastikan proses restrukturisasi dapat berjalan optimal
Efisiensi Produktivitas
Manpower Planning dapat membantu meningkatkan efektivitas produktivitas perusahaan yang didasari pada kemampuannya dalam mengkalkulasikan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, kualifikasi yang harus dimiliki karyawan, hingga posisi-posisi yang diperlukan.
Dengan manpower planning, perusahaan akan dapat menempatkan karyawan sesuai dengan keahlian dan kemampuan mereka. Alokasi tenaga kerja yang efektif ini akan membuat mereka bekerja lebih efisien dan berkualitas.
Hal ini akan meningkatkan hasil kerja dan juga mengurangi tingkat kesalahan yang dapat mengurangi produktivitas.
Manfaat Manpower Planning
Salah satu manfaat manpower planning adalah untuk mencegah terjadinya kekosongan posisi yang perusahaan butuhkan, baik ketersediaan tenaga dengan kompetensi serupa, hingga kecukupan jumlah tenaga.
Ada beberapa manfaat lainnya yang bisa perusahaan dapatkan jika menerapkan perencanaan SDM yang baik, antara lain:
1. Merekrut SDM Berkualitas
Karyawan berbakat dan terampil diburu oleh banyak perusahaan. Berbagai perusahaan berlomba-lomba untuk mendapatkan kandidat terbaik.
Planning yang matang akan membantu HRD mudah dalam menjaring kandidat yang cocok dengan perusahaan, dengan demikian perusahaan berhasil untuk mendapatkan SDM berkualitas.
2. Menyesuaikan dengan Perubahan Teknologi
Arus teknologi saat ini kian pesat dan membuat perusahaan harus cepat beradaptasi agar tak kalah tertinggal.
Dengan perubahan teknologi, persyaratan dan pola pekerjaan juga akan berubah. Dibutuhkan penyesuaian dan pemenuhan SDM agar perusahaan dapat bertahan di tengah tantangan revolusi industri.
3. Mudah Kontrol atas Biaya Perekrutan
Untuk mendapatkan karyawan berkualitas, perusahaan perlu melakukan rekrutmen dan pelatihan. Perusahaan harus mengeluarkan biaya yang besar dalam proses rekrutmen seperti screening surat lamaran, melakukan tes tertulis, wawancara, dan lain-lain.
Proses pelatihan yang memadai juga membutuhkan banyak fasilitas dan biaya.
Dengan mempertimbangkan hal ini, penting bagi perusahaan untuk merencanakan SDM secara hati-hati terkait sehingga dapat mengontrol biaya perekrutan dan pelatihan.
4. Pendapatan dan Produksi Meningkat
Dengan bertambahnya motivasi dan produktivitas, kinerja karyawan akan jauh lebih baik dari sebelumnya. Kinerja yang baik akan meningkatkan produksi, dimana output produk tersebut merupakan produk bermutu.
Konsumen pun akan lebih setia untuk menggunakan produk dari perusahaan yang akan meningkatkan pendapatan perusahaan itu sendiri.
5. Mendeteksi Permasalahan Kinerja Lebih Dini
Setiap kinerja karyawan pasti ada saja masalah yang muncul, mulai dari kesenjangan skill, kurangnya produktivitas, miskomunikasi, dan lain-lain.
HRD yang mendeteksi masalah kinerja lebih dini akan mencari solusi dan penyelesaian secepatnya agar masalah yang ada tidak merembet dan berdampak pada perusahaan.
Pertimbangan Penerapan Manpower Planning
Berikut ini adalah beberapa pertimbangan untuk meyakinkan penerapan manpower planning di perusahaan:
Alokasi Sumber Daya Efektif
Dengan adanya manpower planning, perusahaan dapat mengalokasikan tugas dan tanggung jawab kerja secara lebih efektif karena kebutuhan tenaga kerja dapat dipenuhi sesuai dengan jumlah dan kompetensi yang diperlukan.
Ketersediaan karyawan yang memiliki keahlian sesuai kualifikasi serta pengalaman kerja yang relevan akan mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Dengan dasar tersebut, produktivitas kerja dapat terjaga, meningkat secara berkelanjutan, serta membantu perusahaan mencapai tujuan dan target organisasi secara lebih optimal.
Memotong Pengeluaran
Perencanaan tenaga kerja dan alokasi sumber daya manusia yang efektif dapat membantu perusahaan menghindari meningkatnya biaya yang timbul akibat proses rekrutmen, pelatihan, dan PHK yang tidak terencana.
Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja, operasional yang lebih efisien, serta meminimalisir risiko kekurangan atau kelebihan karyawan.
Menurunkan Turnover Rate
Dengan perencanaan dan alokasi yang sesuai dengan ketersediaan tenaga kerja, karyawan akan ditempatkan pada posisi yang sesuai dengan keahliannya.
Kesesuaian penempatan posisi antara keahlian karyawan dengan tugas kerja yang dijalani dapat meningkatkan kenyamanan serta kepuasan kerja yang akan mengurangi pemikiran untuk menari pekerjaan di tempat lain.
Membantu Pengambilan Keputusan
Manpower Planning dapat mendukung pengambilan keputusan didasari pada pemanfaatan data yang akurat dan terukur atas keadaan sumber daya yang ada di dalam perusahaan.
Pemanfaatan data mengenai keadaan sumber daya yang dimiliki dapat membuat perusahaan untuk mengidentifikasi pola yang berkaitan dengan alur kerja.
Dengan data tersebut, perusahaan dapat mulai merencanakan solusi pencegahan dan dapat melakukan evaluasi dengan lebih terukur
Faktor Penting Dalam Menerapkan Manpower Planning
Berikut ini beberapa faktor yang perlu dipersiapkan oleh perusahaan sebelum menyusun manpower planning:
Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja
Agar perencanaan kebutuhan di masa depan dapat terpenuhi dengan tepat, perusahaan harus terlebih dahulu memperoleh gambaran yang akurat mengenai kondisi tenaga kerja saat ini.
Perusahaan bersama HR akan melakukan analisis terhadap aset sumber daya yang dimiliki untuk menghasilkan data yang valid dan dapat digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan.
Dari proses tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi kesenjangan kompetensi yang ada di lingkungan kerja. Atas dasar ini, perusahaan dapat memfokuskan program pengembangan pada area-area yang dibutuhkan tersebut.
Proyeksi Kebutuhan Di Masa Depan
Setelah memperoleh data mengenai kesenjangan keahlian di lingkungan kerja, perusahaan dapat menggunakan informasi tersebut sebagai dasar untuk merancang program pengembangan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan bisnis di masa depan.
Dengan demikian, perusahaan dapat memfokuskan pelatihan, peningkatan kompetensi, serta pengembangan karier karyawan secara lebih terarah dan strategis.
Penerapan dan Monitoring
Langkah selanjutnya adalah dengan menerapkan perencanaan yang telah disusun sebelumnya serta melakukan pengawasan secara berkala untuk memastikan seluruh program berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
Perusahaan juga perlu melakukan pencatatan dan dokumentasi pada berbagai aspek pelaksanaan agar hasilnya dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan perbaikan di masa mendatang.
Melalui penerapan manpower planning, perusahaan dapat mempermudah proses rekrutmen karena kebutuhan tenaga kerja telah direncanakan secara lebih jelas dan terukur.
Selain itu, perusahaan juga dapat mengembangkan potensi karyawan secara lebih optimal melalui program pelatihan dan pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan, sehingga kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan dapat meningkat secara berkelanjutan.
Jenis Manpower Planning
Berikut ini adalah beberapa jenis manpower planning yang dibedakan berdasarkan fokusnya:
Strategis
Pada jenis Strategis, perencanaan akan difokuskan pada menyelaraskan strategi pengelolaan sumber daya manusia dengan tujuan jangka panjang dari bisnis.
Komponen yang dibutuhkan meliputi prediksi kebutuhan tenaga kerja yang didasari pada perubahan lingkungan kerja, dinamika pasar, hingga perkembangan teknologi.
Operasional
Pada bagian Operasional, perencanaan akan difokuskan pada penanganan jumlah kebutuhan tenaga, efisiensi tenaga kerja, dan produktivitas.
Hal ini meliputi prediksi jangka pendek mengenai kebutuhan karyawan tambahan yang didasari pada operasional bisnis saat ini, fluktuasi musiman, hingga kebutuhan proyek.
Tactical
Pada bagian Tactical, perencanaan difokuskan pada upaya menjembatani antara rencana strategis dan rencana operasional agar dapat menghasilkan solusi yang bersifat implementatif dan dapat segera ditindaklanjuti.
Manpower planning berperan dalam menerjemahkan arah strategis perusahaan menjadi kebutuhan tenaga kerja yang lebih spesifik dan terukur.
Jenis manpower planning ini umumnya mencakup perencanaan jangka menengah dengan rentang waktu sekitar 1 hingga 3 tahun, yang digunakan untuk menyesuaikan kebutuhan sumber daya manusia dengan perkembangan organisasi dalam periode tersebut.
Succession Planning
Pada Succession Planning, perencanaan akan difokuskan pada cara perusahaan mempersiapkan pengganti pada posisi strategis.
Kompleksitas yang dimiliki pada posisi-posisi strategis dapat berdampak langsung pada keberlangsungan bisnis.
Perusahaan tidak bisa meluangkan banyak waktu untuk rekrutmen yang juga memakan biaya yang tidak sedikit. Melalui succession planning, perusahaan dapat segera menggantikan posisi-posisi strategis hanya dengan mengandalkan aset internal dan dapat dilakukan segera.
Analisis Kesenjangan Keahlian
Pada bagian ini, manpower planning membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan melacak secara akurat perbedaan tingkat keahlian yang terdapat di lingkungan kerja.
Analisis ini memungkinkan perusahaan memahami kondisi kompetensi karyawan secara lebih menyeluruh dan berbasis data.
Kesenjangan keahlian yang terjadi di lingkungan kerja dapat menghambat produktivitas, menurunkan efektivitas kerja, serta mengurangi kualitas hasil yang diharapkan perusahaan.
Dengan demikian, perusahaan dapat menyusun program pelatihan dan pengembangan secara lebih efektif dan terarah untuk memperkecil kesenjangan keahlian tersebut.
Rencana Darurat
Pada bagian ini, manpower planning akan difokuskan pada perencanaan dalam menghadapi keadaan yang tidak dapat diduga oleh perusahaan yang dapat mengancam keberlangsungan bisnis.
Hal ini meliputi pengembangan strategi alternatif keberlangsungan bisnis, dan simulasi keadaan darurat seperti bencana alam, penurunan ekonomi, atau gangguan pemasukan barang.
Jangka Waktu Manpower Planning
Berikut ini perbedaan jangka waktu yang biasanya digunakan untuk manpower planning:
Pendek
Biasanya paling lama hanya membutuhkan waktu 1 tahun dan menangani masalah seperti kebutuhan jumlah tenaga kerja, konflik jadwal operasional, hingga penyelesaian masalah harian.
Menengah
Biasanya memakan waktu mulai dari 2 hingga 5 tahun. Hal-hal yang ditangani mulai dari penyusunan pelatihan dan pengembangan karyawan yang efektif untuk melengkapi kebutuhan keahlian yang dibutuhkan di masa depan.
Panjang
Perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun dengan fokus perencanaan mulai dari menyelaraskan strategi pengelolaan SDM dengan arah bisnis, perluasan bisnis, hingga penyusunan program pelatihan untuk mempersiapkan pengganti posisi strategis.
Contoh Manpower Planning
Berikut ini adalah simulasi perhitungan untuk mengukur efektivitas dalam perusahaan:
Produktivitas
Target satu periode adalah 15.000, dengan tingkat produktivitas satu karyawan sebesar 500, maka perhitungannya adalah:
15.000 : 500 = 30 (karyawan)
Maka, kebutuhan SDM untuk mencapai target tersebut adalah sebanyak 30 karyawan
Biaya Karyawan
Jika rata-rata pengeluaran untuk membayar karyawan adalah sebesar 7.5 juta per bulan dengan total karyawan adalah 45, maka perhitungannya adalah:
45 x 7.5 Juta = 315 juta rupiah
Maka total pengeluaran untuk karyawan adalah sebesar 315 juta rupiah
Cara Menyusun Manpower Planning
Perencanaan tenaga kerja merupakan proses penting dalam mencapai keberhasilan perusahaan. Namun, strategi ini tidak akan pernah bisa dilakukan tanpa pemahaman yang cukup.
Agar dapat memahami cara kerja manpower planning, di bawah ini adalah penjelasan mengenai cara menyusunnya:
1. Nilai Kapasitas SDM Internal
Mulailah dengan melihat kondisi SDM dengan melibatkan seluruh faktor, seperti:
- Jumlah karyawan
- Keterampilan
- Kualifikasi
- Pengalaman
- Peringkat kinerja
- Jabatan
- dan kompensasi
Mintalah bantuan dari manajer tiap divisi untuk memberikan feedback mengenai masalah yang dihadapi dalam divisi mereka serta hal apa yang perlu diubah.
2. Perkirakan Kebutuhan SDM di Masa Depan
Kemudian, perkirakan kebutuhan SDM di masa depan organisasi dan bagaimana cara untuk memenuhinya. Manajer SDM biasanya akan melihat trend pasar, teknologi baru dan analisis industri untuk mengukur kebutuhan SDM di masa depan.
Agar mampu memperkirakan dengan tepat, HRD perlu memahami tujuan organisasi untuk saat ini, apakah untuk memasuki pasar baru, meluncurkan produk atau layanan, meningkatkan kualitas produk, dan lain-lain.
3. Identifikasi Masalah dan Kesenjangan Skill
Dengan menilai kapasitas SDM saat ini dan memproyeksikan kebutuhan masa depan, perusahaan akan memiliki gambaran yang jelas tentang setiap celah permasalahan dan kesenjangan yang ada.
Dengan menggunakan perkiraan SDM, perusahaan dapat menilai dengan lebih baik apakah akan ada kesenjangan keterampilan dan bagaimana cara untuk menyiasatinya.
Apakah perusahaan harus merekrut karyawan baru yang sudah memenuhi syarat di bidang tertentu? Apakah semua karyawan saat ini digunakan di bidang yang tepat atau akankah keterampilan mereka lebih cocok untuk peran yang berbeda?
4. Rumuskan Strategi
Berdasarkan data dan informasi yang telah dianalisis dan diidentifikasi, HRD akan mengkalkulasi kebutuhan di setiap tingkatan yang berbeda.
Lalu perusahaan akan mempersiapkan sarana pendukung rencana seperti mempersiapkan peralatan dan perlengkapan, strategi rekrutmen, pelatihan, dan lainnya.
5. Integrasikan Rencana Dengan Strategi Keseluruhan Perusahaan
Langkah yang terakhir adalah mengintegrasikan strategi dengan dengan strategi perusahaan secara keseluruhan.
HRD tidak bisa mensukseskan perencanaan SDM sendirian dan memerlukan dukungan manajemen dari divisi lain agar implementasi rencana dapat dilakukan secara kolaboratif bersama dengan divisi lain.
Sebab, bagaimanapun juga karyawan yang dikelola HRD berasal dari divisi yang berbeda dan setiap divisi mempunyai kebutuhan dan kondisi yang berbeda pula.
Tantangan Penerapan Manpower Planning
Manpower planning tidak selalu berjalan mulus karena adanya berbagai faktor. Beberapa tantangan yang mungkin dihadapi saat menerapkan proses perencanaan ini, antara lain:
- Perubahan Eksternal: Adanya perubahan ekonomi, teknologi, dan regulasi bisa berpengaruh dalam jumlah kebutuhan tenaga kerja secara signifikan.
- Keterbatasan Data: Terkadang, minimnya rekapitulasi menyebabkan kurangnya data yang akurat dan terbaru. Hal ini juga dapat menghambat proses perencanaan tenaga kerja.
Kesenjangan Keterampilan: Kesenjangan antara keterampilan yang dimiliki oleh tenaga kerja saat ini dengan keterampilan yang dibutuhkan di masa depan terlalu jauh. Sehingga, perlu pelatihan dalam jumlah banyak dan memakan waktu.
Memaksimalkan Manpower Planning dengan Software Rekrutmen LinovHR
Salah satu tanggung jawab utama SDM dalam pengelolaan karyawan adalah perencanaan SDM atau manpower planning.
Dinamika bisnis yang semakin beragam membuat HRD dituntut harus bekerja lebih efektif dan efisien dalam perencanaan SDM demi mendapatkan kandidat terbaik.
Perencanaan SDM secara manual melibatkan banyak tumpukan kertas dan informasi yang bias, sehingga tidaklah efektif dan efisien.
Untuk melakukan manpower planning dengan efektif dan efisien, sudah waktunya bagi HRD untuk beralih kepada sistem yang mampu mengotomatisasi seluruh prosesnya.
Software Rekrutmen LinovHR dapat membantu HRD dalam melakukan manpower planning. HRD dapat menggunakan sistem untuk membuat perencanaan tenaga kerja pada posisi tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan melalui fitur manpower planning request.
Lalu, pihak atasan akan menyetujui request tersebut dan rencana tersebut dapat dijadikan sebagai acuan dalam rekrutmen karyawan. HRD juga dapat menentukan periodenya dalam setahun melalui fitur manpower planning period.
Dengan demikian, proses manpower planningdapat dilakukan lebih terperinci dan transparan, sehingga mudah untuk dipantau dan dievaluasi lebih lanjut. Hubungi LinovHR sekarang juga untuk demo gratis nya sekarang!
