Menemukan satu di antara ribuan calon kandidat yang telah Anda seleksi dan wawancara jadi kelegaan tersendiri bagi HRD. Ketika calon kandidat tersebut sudah sesuai seperti yang diinginkan user, langkah berikutnya adalah memberikan surat penawaran kerja atau offering letter.
Offering letter merupakan sebuah dokumen resmi yang didalamnya berisi penawaran kerja dari perusahaan kepada kandidat terpilih. Biasanya surat penawaran kerja akan dikirimkan melalui telepon ataupun email.
Sebagai HRD, tentu Anda harus sudah mengetahui contoh offering letter yang baik dan benar.
Dalam artikel ini, LinovHR akan menyajikan pembahasan tentang surat penawaran kerja, mulai dari fungsi hingga contohnya. Baca artikelnya sampai tuntas ya!
Apa Fungsi dari Offering Letter?
Bentuk dari offering letter sebenarnya tidak harus selalu dokumen tertulis. Akan tetapi, kebanyakan penawaran yang diberikan kepada calon karyawan baru menggunakan format resmi yang disampaikan secara tertulis.
Perlu Anda ketahui bahwa surat penawaran kerja ini memiliki masa berlaku layaknya surat keterangan kelakuan baik atau SKCK. Hal itu dikarenakan isi dari offering letter itu sendiri yakni berupa keterangan bahwa Anda telah diterima di posisi yang dilamar.
Jadi, dengan kata lain offering letter berfungsi sebagai informasi yang menyatakan seorang kandidat telah dinyatakan lolos dan berhak untuk mengisi posisi pekerjaan yang ditawarkan.
Namun, tidak hanya itu, surat penawaran kerja juga memiliki fungsi yang menyertakan beberapa informasi seperti:
- Informasi mengenai job title atau jabatan pekerjaan.
- Informasi mengenai deskripsi pekerjaan, seperti tanggung jawab dan ketentuan kerja di perusahaan tersebut.
- Informasi mengenai sistem gaji yang digunakan, apakah berupa gross (gaji kotor) atau nett (gaji bersih).
- Informasi tanggal mulai bisa aktif bekerja.
- Penjelasan mengenai benefit dan fasilitas yang akan didapatkan karyawan, mulai dari asuransi kesehatan, jatah cuti, uang lembur, dan lain sebagainya.
- Mencantumkan informasi tanggal berlakunya offering letter.
Apa Saja Isi Offering Letter?
Sebelum kita masuk ke contoh offering letter, ada baiknya Anda mengetahui apa saja biasanya ada di dalam surat penawaran.
Dilansir dari The Balance Careers, surat penawaran kerja umumnya menegaskan kembali hal-hal yang sebelumnya sudah dinegosiasikan dan disetujui oleh calon karyawan baru bersama dengan pihak HRD saat sesi wawancara.
Sementara isi dari pembuatan offering letter harus memuat beberapa hal seperti berikut ini:
- Cap atau Kop surat perusahaan.
- Nama dan alamat penerima surat.
- Salam pembuka.
- Perkenalan profil singkat perusahaan.
- Tujuan surat
- Rincian persyaratan kerja serta hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha (pemberi kerja).
- Kontak pihak perusahaan yang dapat dihubungi.
- Salam penutup.
- Tanggal dan tempat pembuatan surat penawaran kerja.
- Nama dan tanda tangan perwakilan perusahaan.
- Nama dan tanda tangan penerima surat.
Baca Juga: 9 Hal yang Harus Dipertimbangkan Ketika Menerima Offering Letter
Contoh Offering Letter Karyawan Baru
Supaya Anda semakin jelas, berikut ini beberapa contoh offering letter karyawan baru yang bisa digunakan sebagai bahan referensi ketika akan membuatnya.
Contoh Offering Letter Dalam Bahasa Indonesia
PT Raya Nusantara Indonesia
Jalan Tebet No 22 Jakarta 11012
Telp 021 3224455
Yth. Meliana Dewi
Selamat!
Kami dengan senang hati menginformasikan sekaligus menawarkan Anda posisi sebagai Public Relation Manager di PT Raya Nusantara Indonesia, dengan rincian sebagai berikut:
Nama: Meliana Dewi
Melapor Langsung ke: CMO
Harap dicatat bahwa penawaran gaji yang akan diterima dihitung dalam gross. Artinya, gaji belum dipotong dengan beberapa komponen berikut ini:
- Pajak
- Iuran BPJS Kesehatan
- Iuran BPJS Ketenagakerjaan & Pensiun
Mohon harap ditinjau kembali dokumen yang terlampir dalam surat ini. Apabila Anda memilih untuk menerima tawaran pekerjaan ini, silahkan bubuhkan tanda tangan di tempat yang sudah ditentukan.
Scan dokumen ini dan mohon kirimkan kembali softcopy melalui email kepada hr*@ra***********.com secepatnya. Mohon untuk kirimkan juga hardcopy yang sudah ditandatangani melalui pos untuk ditujukan kepada:
Anggara Budi
Jalan Tebet No 22 Jakarta 11012
Kami akan menghubungi Anda begitu kami menerima dokumen mengenai tanggal Anda mulai bekerja. Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda masih punya pertanyaan seputar kontrak kerja yang terlampir.
Kami tunggu kehadiran Anda dalam tim!
Salam,
Anggara Budi
Human Resource Department PT Raya Nusantara Indonesia
Contoh Offering Letter Dalam Bahasa Inggris
Itulah contoh dari offering letter semoga dengan melihat beberapa contoh tersebut, Anda jadi memiliki referensi yang baik dan benar tentang membuat surat penawaran kerja.
