SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah sistem instruksi langkah demi langkah yang dibuat oleh perusahaan untuk membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan. Harus ada contoh standar operasional prosedur (SOP) perusahaan yang dapat di ikuti oleh setiap lini divisi kerja.
Standar Operasional Prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan kualitas dan kuantitas pekerjaan yang seragam, efisiensi dalam bekerja, mengurangi miskomunikasi internal maupun eksternal, dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan industri.
Dengan semua petunjuk ini, kita bisa menghindari kecelakaan, berkendaraan menjadi lebih mudah dan aman.ย
Kapan Harus Membuat SOP (Standar Operasional Prosedur)
Waktu yang paling tepat untuk membuat SOP adalah sebelum perusahaan berjalan. Kenapa?
- Karyawan masih sedikit sehingga membuatnya tidak terlalu rumit.
- Proses dalam perusahaan belum terlalu kompleks sehingga bisa lebih cepat menyusunnya.
ย
Seiring dengan berjalannya waktu dan perkembangan perusahaan, SOP bisa ditinjau ulang dan diperbaharui dengan menambahkan fungsi yang belum ada sebelumnya dan menambahkan pada yang lama berdasarkan pengalaman yang telah didapatkan selama ini.
SOP masih belum banyak dimengerti oleh perusahaan, sehingga banyak yang telah berdiri lama atau beroperasi selama beberapa tahun dan menghasilkan keuntungan namun tidak memilikinya.
Melihat definisi Standar Operasional Prosedur di atas, sebaiknya perusahaan segera memilikinya.
7 Contoh Standar Operasional Prosedur dalam Perusahaan
Dalam lingkup perusahaan, penggunaan SOP tentu saja harus diterapkan demi kelancaran proses kerja. Maka dari itu, terdapat 7 contoh SOP yang ada di perusahaan. Berikut penjelasannya.
1. Pembayaran Gaji Karyawan
Gaji merupakan salah satu bentuk apresiasi kerja yang diberikan kepada perusahaan kepada karyawan.
Maka dari itu, proses penggajian karyawan harus dibuat SOP agar tidak terjadi kesalahan yang dapat mengakibatkan kesalahan yang fatal.
Software Payroll adalah salah satu cara untuk mendukung HR menjalankan SOP pembayaran gaji menjadi lebih cepat dan tepat.
LinovHR dapat menjadi solusi untuk aplikasi payroll yang mumpuni mengelola SOP pembayaran gaji perusahaan.
2. Pemakaian Fasilitas Kantor
Selain gaji, fasilitas kantor juga menjadi hak karyawan dan bisa dimanfaatkan pada saat proses kerja. Fasilitas yang terdapat di kantor tersebut seperti laptop, dispenser, wifi, dan yang lainnya.
Setiap fasilitas yang disediakan tentu harus dirawat dan digunakan dengan baik. Maka dari itu, pemakaian atauย penggunaan fasilitas kantor juga harus memiliki SOP.
3. Strategi Pemasaran Produk
Agar pemasaran produk bisa mencapai target, manajemen perusahaan harus melakukan strategi pemasaran yang baik dan tepat. Jika strategi tidak dibuat secara tepat, akan berdampak pada penurunan permintaan produksi dan kesulitan dalam pembayaran kegiatan produksi.
Maka dari itu, terdapat standar operasional prosedur untuk melakukan seluruh kegiatan pemasaran.
4. Kontrak Kerja Sama
Kontrak kerja sama adalah aturan yang dibuat antara kedua belah pihak dengan tujuan agar seluruh aktivitas bisa berjalan dengan baik dan tidak merugikan seluruh pihak yang terlibat.
SOP kontrak kerja sama ini seperti halnya kontrak kerja sama hubungan kerja, kontrak kerjasama dengan klien, dan sebagainya.
5. Prosedur Pembuatan Perjanjian Kerja
Standar operasional prosedur perjanjian kerja bertujuan untuk mengarahkan setiap kegiatan yang memiliki ikatan perjanjian. Biasanya, SOP ini berkaitan dengan SOP kontrak kerja sama dalam melakukan suatu kegiatan bisnis perusahaan.
Dalam melakukan kerja sama bisnis, biasanya terdapat 3 standar operasional yang dilakukan, yaitu:
- SOP cara melakukan kontrak kerja sama
- SOP pembuatan perjanjian kerja,
- SOP untuk membuat surat bisnis.
Baca Juga : Contoh Surat Perjanjian Kerjasama atau MOU yang Benar
6. Pembayaran Utang Usaha Perusahaan
Utang usaha adalah kewajiban perusahaan yang harus dibayarkan. Karena jika terjadi penunggakan, akan menimbulkan pemutusan hubungan kerja dengan klien hingga membuat reputasi perusahaan menjadi buruk.ย
Pengelolaan pembayaran utang usaha perusahaan juga harus dilakukan dengan baik dengan mengikuti prosedur yang sudah ditentukan.ย Hal ini akan berguna agar kegiatan bisnis perusahaan bisa berjalan dengan lancar tanpa adanya penunggakan utang usaha.
7. Manajemen Resiko dalam Pembukaan Kantor/Cabang Baru
Saat perusahaan ingin membuka kantor atau cabang baru di daerah yang berbeda, terdapat beberapa proses prosedur yang harus dilakukan.
Prosedur tersebut dimulai dari perencanaan, survey lokasi, pembuatan rancangan anggaran biaya (RAB) yang dibutuhkan, hingga pelaksanaan pembuatan kantor cabang. Dengan begitu, perusahaan harus memiliki standar operasional prosedur untuk membuka kantor cabang baru.
Selain ketujuh contoh standar operasional prosedur di atas, masih banyak SOP yang digunakan di perusahaan.
SOP memiliki tujuan agar seluruh kegiatan perusahaan mulai dari pengelolaan karyawan, pengelolaan bisnis hingga pengelolaan keuangan bisa berjalan dengan lancar sesuai dengan standar dan aturan yang telah ditetapkan.
Jika seluruh rangkaian kerja bisa dilakukan sesuai dengan SOP yang telah dibuat akan meningkatkan produktivitas kerja.
