Employee record management software atau sistem pengelolaan data karyawan saat ini menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan kinerja karyawan dan menjaga akurasi data.
Kehadiran sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan memonitor seluruh data karyawan dalam satu platform.
Dengan fitur yang terintegrasi, sistem ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan seperti penghematan waktu, sumber daya serta meminimalisir risiko kesalahan dalam penginputan data.
Namun, dengan banyaknya opsi employee record management system yang tersedia, memilih software yang tepat bisa menjadi tugas yang sangat sulit. Lantas, apa saja rekomendasi terbaik untuk perusahaan?
Simak artikel LinovHR di bawah ini untuk mengetahui pembahasan yang lebih lanjut.
Apa Itu Employee Record Management Software?
Employee record management software adalah program komputer yang digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara digital.
Software ini dirancang untuk memudahkan pengelolaan informasi penting tentang karyawan, seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, gaji, cuti, kinerja, sampai juga riwayat pelatihan.
Dengan adanya software ini perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dalam mengelola data karyawan.
Selain itu, software ini juga dapat membantu perusahaan dalam mempercepat proses administratif, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola karyawan.
Sehingga, perusahaan dapat lebih mudah mengelola informasi yang terkait dengan peraturan perundang-undangan, seperti hak cuti karyawan, pembayaran upah minimum, sampai dengan kinerja dan pelatihan mereka.
Manfaat Menggunakan Employee Record Management Software
Employee Record Management Software (ERMS) memiliki berbagai manfaat bagi perusahaan dalam mengelola data karyawan, di antaranya:
-
Mengurangi Risiko Kesalahan Manusia
Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dalam mengelola data karyawan.
Hal ini karena software employee record management berfungsi sebagai aplikasi arsip digital yang membantu Anda merekam dan melacak semua data karyawan.
Sehingga proses manajemen data karyawan tidak lagi perlu dikelola secara manual.
-
Meningkatkan Efisiensi Administratif
Employee record management system dapat membantu perusahaan dalam mempercepat proses administratif. Hal ini karena software ini akan mensentralisasi seluruh data karyawan dalam satu tempat.
Sehingga, saat HR ingin melakukan update atau penambahan informasi, prosesnya bisa dilakukan dengan cepat.
-
Melacak Perkembangan Karyawan
ERMS juga dapat membantu perusahaan dalam melacak perkembangan karyawan dan mengevaluasi kinerja mereka.
Dengan data yang tersedia dalam software ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang pengembangan karier karyawan dan perencanaan sumber daya manusia.
-
Mengurangi Beban Administratif
Karena pengelolaan data administratif sudah diotomatisasi dengan sistem ERMS. Maka beban mengurus tumpukan data karyawan akan jauh berkurang, sehingga karyawan bisa lebih produktif. HR bisa mudah mengatur data karyawan berdasarkan kategori dan tag, pembaruan, dan audit catatan karyawan.
-
Meningkatkan Keamanan Data
ERMS juga dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan keamanan data karyawan. Software ini, perusahaan dapat membatasi akses ke data karyawan hanya untuk orang-orang yang berwenang. Sehingga, data karyawan tetap terjaga keabsahannya dan terhindar dari kebocoran data.
Fitur Penting Employee Record Management Software
Setiap ERMS menawarkan beberapa fitur yang berbeda. Saat ingin mengimplementasikan software ini di perusahaan Anda, pastikan fitur-fitur yang dimiliki memang mendukung dan dibutuhkan di perusahaan.
Hal ini karena terkadang banyak vendor yang menawarkan software dengan fitur-fitur canggih, namun tidak terlalu berguna untuk membantu pengelolaan data karyawan Anda.
Berikut ini beberapa fitur yang penting sekali Anda perhatikan saat memilih ERMS.
1. Core Employee Record
Fitur ini adalah fitur inti yang menyimpan seluruh informasi penting data karyawan. Mulai dari data diri, kontak emergency, posisi dan gaji, catatan kehadiran dan cuti, aset yang diberikan perusahaan kepada karyawan, skill, sampai dengan kontrak kerja.
Keberadaan fitur ini menjadi summary bagi HR untuk melihat data karyawan dengan cepat.
2. Catatan Kehadiran dan Cuti
Fitur ini berfungsi untuk merekam seluruh histori kehadiran karyawan. Mulai dari jam kedatangan, jam pulang, keterlambatan, lembur, serta kapan saja karyawan tidak masuk entah karena mengajukan cuti atau izin.
Semua catatan itu akan tersaji dalam fitur ini.
3. Posisi dan Gaji
Employee record management system yang baik membantu Anda untuk mendata seluruh employee life cycle. Mulai dari posisi dan gaji pertama saat karyawan diterima, sampai dengan saat ini mereka bekerja.
Semua harus tercatat, maka fitur Posisi dan gaji ini sangat penting. Dari sini, perusahaan bisa merencanakan jenjang karier dan kenaikan gaji atau benefit kepada karyawan.
4. Performance Review
Fitur satu ini memungkinkan HR untuk merangkum seperti apa kinerja karyawan dari tahun sebelumnya dan saat ini. Informasi ini berguna untuk membantu HR dan manajerial mengambil keputusan terkait karyawan.
5. Aset Karyawan
Setiap perusahaan pastinya akan meminjamkan aset kepada karyawan sebagai penunjang pekerjaan. Nah, penting sekali bagi HR untuk mencatat dan mengawasi aset yang dipinjamkan tersebut.
Maka dari itu, fitur satu ini juga perlu dipertimbangkan saat Anda ingin menggunakan software employee record management.
6. Employee Self Service
Fitur satu ini adalah fitur yang memungkinkan karyawan untuk dapat mengelola dan memperbarui data diri mereka bila diperlukan.
Nantinya, dengan ESS karyawan akan diberikan akses kepada data profil mereka dan mereka bisa secara mandiri memperbaruinya.
Nantinya, HR hanya perlu melakukan approval atas update data yang dilakukan karyawan.
7. Analitik dan Report
Ini menjadi fitur penting yang perlu ada dalam employee record management system. Dengan fitur ini, Anda bisa mengunduh laporan terkait dengan data karyawan terbaru.
Laporan ini akan menjadi bahan analisis dan evaluasi yang memberikan insight berharga terkait dengan manajemen karyawan.
Rekomendasi Employee Record Management Software
Berikut ini beberapa rekomendasi employee record management software yang tepat dapat membantu perusahaan mengelola informasi karyawan dengan lebih mudah dan efisien, di antaranya:
-
Document Locator
Software ini adalah salah satu rekomendasi software pencatatan data karyawan yang sederhana. Document Locator sudah tersedia dalam bentuk web dan mobile dan terintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis seperti Microsoft Office, Outlook, dan Microsoft Windows.
-
eFileCabinet
eFileCabinet dilengkapi dengan banyak fitur, yang memungkinkan Anda untuk melakukan berbagai tugas dan otomatisasi alur kerja.
Perangkat ini akan membantu Anda dalam mengelola seluruh catatan karyawan dan menjaganya tetap aman.
-
HR Partner
Software HR Partner tidak hanya dapat membantu Anda dalam mengelola data karyawan. Perangkat ini juga bisa Anda gunakan untuk proses onboarding, rekrutmen, pengajuan cuti, dan lainnya.
HR Partner mendukung Anda untuk melakukan pekerjaan administratif tanpa kesalahan dan proses yang cepat, sehingga akan menghemat waktu dan pengeluaran Anda.
-
LanteriaHR
LanteriaHR adalah software yang cocok untuk bisnis menengah dan besar. Software ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan hampir semua hal yang berhubungan dengan SDM. Mulai dari absensi, pencatatan jam kerja, dan upaya perekrutan hingga kinerja karyawan.
-
LinovHR
Bila Anda ingin lebih dari sekadar menyimpan data karyawan, software LinovHR adalah jawaban yang tepat. Di dalam software ini, Anda bukan hanya dapat mengelola data karyawan, tapi juga jadwal kerja, waktu kehadiran, penggajian, kinerja karyawan, sampai dengan pelatihan.
Semua bisa dilakukan secara otomatis dan terintegrasi satu sama lain, sehingga akan memudahkan Anda dalam mengelola SDM perusahaan. Software LinovHR juga menawarkan keamanan data karena sudah berbasis cloud.
Aplikasi Data Karyawan LinovHR: Simpan Data Karyawan dengan Aman
Keberadaan employee record management software ini sangat penting bagi perusahaan dalam mengelola data karyawan dengan efektif dan efisien.
Penggunaannya akan meminimalisir kesalahan yang kerap terjadi serta memungkinkan seluruh data dapat diperbarui dengan mudah.
Dengan berbagai kemudahan yang ditawarkan, menggunakan employee record management system sudah menjadi keharusan.
Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari implementasi software pengelolaan data karyawan, pastikan Anda memilih Aplikasi Data Karyawan LinovHR yang punya modul dan fitur lengkap.
Aplikasi Data Karyawan LinovHR dapat digunakan untuk mengelola seluruh data karyawan. Mulai dari karyawan tersebut masuk sampai dengan resign atau pensiun.
Nantinya, HR akan tersedia dashboard khusus yang dapat digunakan untuk mengelola seluruh informasi karyawan, HR pun akan dapat pemberitahuan bila ada kontrak karyawan yang sebenar lagi habis.
Aplikasi ini pun sudah terintegrasi dengan modul lainnya yang ada di Software HRIS LinovHR, seperti modul Time Management, software payroll, dan ESS.
Untuk membuat report data karyawan, HR pun dapat dengan mudah memanfaatkan fitur Summary yang ada di Aplikasi Data Karyawan LinovHR, nantinya seluruh data karyawan yang terbaru akan langsung terunduh.
Tidak hanya data diri, LinovHR juga bisa mengelola data terkait jam kerja, payroll, cuti, performance, skill karyawan, sampai dengan kontrak karyawan.
Bersama Aplikasi Data Karyawan LinovHR, raih efektivitas dan efisiensi pengelolaan karyawan. Ayo klaim demo gratisnya dan dapatkan penawaran terbaik dari kami!
