Pengelolaan karyawan harus dilakukan secara menyeluruh termasuk penyusunan jadwal kerja agar kinerja karyawan bisa optimal.
Perusahaan harus menyesuaikan jadwal kerja dengan jam kerja yang sesuai ketentuan pemerintah, yaitu 8 jam sehari sehingga legalitas dan kredibilitas perusahaan tetap terjaga.
Namun, penjadwalan kerja menghadapi beberapa hambatan klasik seperti jadwal yang bentrok, tidak terintegrasi, tumpang tindih kebijakan, dan lain-lain.
Agar penjadwalan kerja lebih mudah dilakukan, perusahaan bisa memanfaatkan employee scheduling software.
Pentingnya Keakuratan Penjadwalan Karyawan
Setiap hari karyawan bekerja berdasarkan jadwal tertentu untuk memenuhi operasional perusahaan.
Bila jadwal kerja yang tidak akurat dan tidak sistematis akan menyulitkan karyawan dalam bekerja dan HRD sendiri ketika penilaian kinerja.
Konsekuensi lain dari penjadwalan yang buruk adalah terhambatnya operasional perusahaan, tingkat kepuasan kerja menurun, dan akhirnya berdampak pada citra perusahaan
Sementara itu, penjadwalan kerja yang akurat berdampak positif bagi perusahaan.
Operasional perusahaan menjadi lebih efektif karena karyawan paham kapan saja jadwal mereka bekerja tanpa adanya jadwal yang bentrok dan hambatan lain mengenai jadwal.
Kemudian kepuasan kinerja karyawan juga dapat terjaga dengan baik dan mengurangi jumlah karyawan yang resign.
Baca Juga: Keuggulan Menggunakan Aplikasi Jadwal Kerja Shift
Manfaat Employee Scheduling Software
Karena banyaknya hambatan yang dihadapi perusahaan dalam menyusun jadwal kerja secara manual, perusahaan mulai menggunakan scheduling software.
Singkatnya, scheduling software adalah sebuah perangkat lunak untuk mengelola jadwal kerja karyawan.
Di bawah ini adalah beberapa manfaat dari employee scheduling software.
1. Menyederhanakan Pendataan Jadwal kerja
Menggunakan spreadsheet untuk jadwal kerja seringkali menyebabkan perbedaan antara jam kehadiran aktual dan jadwal kerja terdaftar.
Di sinilah employee scheduling software dapat membantu. Semua data jam kehadiran dicatat dengan benar dalam sistem dan dapat dibandingkan dengan jadwal kerja yang sudah ditetapkan.
HRD juga dapat merekapitulasi data kehadiran dengan mudah untuk kepentingan pelaporan atau analisis data.
2. Keharmonisan Karyawan dan Perusahaan
Ada perusahaan menerapkan menetapkan jadwal shift untuk menjaga operasional terjaga. Contohnya adalah perusahaan manufaktur dan perusahaan jasa pengiriman.
Karyawan dapat mengajukan perubahan jadwal kerja dengan alasan tertentu selama sesuai dengan peraturan dan persetujuan perusahaan.
HRD merupakan pihak yang pertama kali memproses pengajuan tersebut. Sistem yang ada dalam software dapat memproses pergantian shift lebih cepat. Dengan demikian karyawan merasa puas dan betah bekerja di perusahaan.
3. Terhubung dengan Payroll
Memberi gaji kepada karyawan adalah kewajiban perusahaan kepada karyawan. Dalam memproses payroll atau penggajian, dibutuhkan data kehadiran karyawan.
Seluruh data kehadiran karyawan terhubung langsung dengan sistem payroll. Jadi, tidak perlu memindahkan data kehadiran ke Sistem Payroll secara manual.
Semua data kehadiran langsung terproses saat itu juga saat HRD melakukan proses payroll.
4. Menjaga Kedisiplinan Karyawan
Kedisiplinan karyawan menjadi faktor penting bagi kinerja. Karyawan yang tidak disiplin akan mempengaruhi karyawan lainnya ikut menjadi tidak disiplin.
Itulah sebabnya penting untuk menjaga kedisiplinan karyawan. Karena sistem software dapat merekam semua data kehadiran yang masuk secara real time, karyawan tidak mempunyai kesempatan untuk memalsukan data kehadiran dan akhirnya menjadi disiplin untuk selalu datang tepat waktu.
5. Hemat Waktu
Karena pendataan dan penjadwalan jadi lebih sederhana,kinerja HRD akhirnya lebih hemat waktu. Employee scheduling software mengotomatisasi semua proses yang sebelumnya manual.
Contohnya dalam rekapitulasi kehadiran data karyawan, sistem dapat membuat laporan otomatis dan membuat HRD banyak menghemat waktu.
Dengan begitu HRD pun dapat menaruh perhatian lebih kepada tugas lain yang memiliki urgensi tinggi.
Baca Juga: Rekomendasi Beberapa Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja Karyawan
Jadwal Kerja Karyawan lebih Efisien dengan Employee Scheduling Software
Jumlah karyawan yang cukup banyak menjadi salah satu tantangan bagi perusahaan dan HRD dalam pengelolaan dan penjadwalan kerja karyawan.
Bagaimana cara HRD dapat menjadwalkan jadwal kerja dengan mudah walau jumlah karyawan begitu banyak? Jawabannya cukup sederhana, yakni dengan menggunakan employee scheduling software dari LinovHR.
Sebagai vendor penyedia employee scheduling software atau sering disebut juga aplikasi absensi online, LinovHR telah berpengalaman dalam membantu berbagai perusahaan untuk penjadwalan kerja karyawan yang lebih baik.
Ada banyak fitur dalam LinovHR yang dapat digunakan HR untuk mengatur jadwal kerja karywan.
Ingin informasi lebih lengkap? Hubungi LinovHR sekarang dan dapatkan penawaran uji coba gratis!
