Menetapkan KPI (Key Performance Indicators) telah menjadi fondasi bagi banyak organisasi dalam mengukur kinerja dan mencapai tujuan mereka. Segala indikator ini pun perlu dimasukkan ke dalam KPI management.
Dari sinilah, perusahaan memiliki indikator yang terukur untuk dalam mengarahkan strategi dan evaluasi kinerja tak terbantahkan.
Namun, menerapkan manajemen KPI dengan tepat dan efektif merupakan tantangan tersendiri bagi banyak perusahaan.
Dalam artikel LinovHR ini, akan dibahas cara-cara terbaik dalam menerapkan manajemen KPI secara efisien untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai dengan tepat, mengarah pada pencapaian yang lebih besar dan lebih baik.
Apa Itu KPI Management?
KPI management adalah suatu sistem atau metode yang digunakan untuk mengukur, mengevaluasi, dan mengelola kinerja suatu organisasi, departemen, atau individu berdasarkan serangkaian indikator kunci yang telah ditetapkan sebelumnya.
KPI digunakan sebagai alat untuk memantau pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, memberikan gambaran yang jelas tentang apakah suatu entitas sedang bergerak ke arah yang diinginkan atau tidak.
Dengan menetapkan KPI yang relevan dan terukur, manajemen KPI membantu dalam menyoroti area-area yang perlu ditingkatkan serta memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan efektif.
KPI management juga dapat menganalisis kinerja suatu departemen dibandingkan dengan departemen lain untuk mengidentifikasi potensi perubahan yang terjadi di sektor tersebut.
Sistem ini memainkan peran penting dalam strategi bisnis dan pengelolaan kinerja secara keseluruhan.
Cara Terbaik Menerapkan KPI Management
KPI management merupakan komponen integral dalam upaya mengukur dan mengarahkan kinerja organisasi.
Untuk memastikan suksesnya penerapan KPI, langkah-langkah berikut ini dapat menjadi panduan yang berguna:
1. Berkomunikasi Tujuan KPI kepada Karyawan
Langkah pertama Anda dalam melakukan manajemen KPI adalah mengomunikasikan tujuan KPI yang spesifik. Sasaran ini dapat dengan jelas mendefinisikan area fokus, dengan titik akhir sesuai dengan kinerja aktual.
Tahap ini bisa disampaikan dalam rapat tim besar, sehingga semua karyawan dapat mempelajari peran mereka dalam mencapai tujuan.
2. Membuat Metrik untuk Mengukur Hasil
Penetapan metrik atau indikator yang tepat untuk mengukur hasil adalah langkah selanjutnya.
Metrik dapat berupa nilai numerik yang mudah diukur dan berlaku di seluruh organisasi. Selain itu, metrik juga harus menggambarkan pencapaian tujuan dengan akurat.
Metrik dan indikator ini bisa dirangkum dalam sebuah KPI tree yang menyajikan visualisasi yang menggambarkan tujuan perusahaan, metode untuk mencapainya, dan pengukuran untuk mengevaluasi keberhasilan tujuan mereka.
3. Menganalisis Manajemen Tujuan
Analisis rutin terhadap manajemen tujuan adalah kunci untuk memahami sejauh mana tujuan KPI telah tercapai.
Dengan memahami pencapaian yang telah dicapai dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, organisasi dapat melakukan tindakan yang sesuai.
4. Optimasi Proses Pengumpulan Data
Agar Anda dapat mengukur kemajuan dari tujuan, penting bagi Anda untuk mengumpulkan data. Anda dapat menggunakan dan mengevaluasi data untuk melihat penyesuaian apa yang dapat membantu dalam mencapai tujuan.
Di sini, penting bagi Anda untuk menganalisis bagaimana karyawan mengumpulkan data dan membuat keputusan. Hal ini dapat mengarah pada cara lain untuk meningkatkan produktivitas
5. Penyesuaian Tujuan Berdasarkan Kinerja
Jadwalkan waktu untuk meninjau dan memperbarui metrik secara teratur. Melakukan peninjauan dapat mengarah pada peningkatan kinerja yang lebih tinggi karena memungkinkan Anda untuk mengevaluasi kembali sasaran yang lebih realistis.
Dengan menerapkan langkah-langkah ini, organisasi dapat memaksimalkan manfaat dari manajemen KPI dan mencapai hasil yang diinginkan.
Baca Juga: 7 Cara Membuat KPI untuk Karyawan
Masalah Umum dalam KPI Management
Manajemen KPI tidak selalu merupakan proses yang sempurna. Beberapa masalah dan kekurangan umum dalam proses ini meliputi:
1. Pemisahan KPI Teknologi dari KPI Bisnis
KPI yang tidak terhubung dengan strategi atau tidak relevan dengan bisnis dapat menjadi sia-sia, dan kontraproduktif.
Terutama jika karyawan memprioritaskan KPI yang tidak relevan atas KPI yang tepat yang mengindikasikan nilai yang diinginkan bagi organisasi.
2. Pelacakan Terlalu Banyak KPI
Umum bagi bisnis yang baru menerapkan manajemen KPI untuk mencoba melacak setiap data yang dihasilkan.
Sayangnya, hal ini cepat menyebabkan kelebihan data karena manajer berusaha memantau ratusan titik data yang terus bergerak.
3. Penetapan Batas KPI yang Tidak Sesuai
Apakah penggunaan CPU sebesar 90% terlalu tinggi? Atau seharusnya batas peringatan kritisnya adalah 80%?
Anda perlu dengan hati-hati menetapkan batas untuk mengelola harapan secara tepat dan menghindari kejutan yang tidak perlu.
4. Tidak Pernah Memperbarui KPI
Seperti halnya fungsi perusahaan lainnya, KPI membutuhkan perhatian konstan dan perlu diperbarui seiring perubahan bisnis, tuntutan dan harapan pelanggan.
5. Tidak Bertindak Berdasarkan KPI
Terakhir, seperti yang telah disebutkan, KPI yang baik menghasilkan keputusan bisnis yang baik.
Jika KPI tidak digunakan secara aktif untuk memandu arah strategis bisnis, pada akhirnya KPI tersebut tidak memiliki arti.
Bagaimana Organisasi Memfasilitasi KPI Management?
Manajemen KPI dapat menjadi sulit jika berbagai pihak terkait tidak memiliki pandangan yang sama.
Tanpa perhatian yang cermat terhadap fasilitas proses ini, manajemen KPI cenderung tidak berhasil dan bahkan kontraproduktif.
Berikut beberapa tips dalam memfasilitasi manajemen KPI yang dapat memaksimalkan pengembalian investasi (ROI).
1. Melibatkan Pihak Bisnis dan Teknologi Sejak Awal
Kedua departemen ini perlu bekerja sama untuk menetapkan tujuan organisasi yang tepat, mengaitkan KPI keuangan dengan pengukuran teknologi taktis dan tujuan bisnis yang relevan.
2. Memastikan KPI yang Wajar dan Dapat Dicapai
Manajemen mungkin mencoba menetapkan “kesempuranaan” dari departemen IT saat menetapkan KPI, seperti mandat untuk ketersediaan sistem 100%, yang sering kali menimbulkan rasa tidak puas dan konflik, dan juga tidak mungkin untuk dicapai.
Menetapkan dan mengelola harapan yang realistis seputar KPI krusial untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih besar.
3. Menjaga KPI Sesederhana Mungkin
KPI yang cerdas seharusnya dapat dimengerti dengan mudah oleh setiap pemangku kepentingan dalam organisasi.
Hindari istilah teknis yang kompleks, dan sertakan dasbor yang ramah pengguna, lembar kerja, serta penanda seperti kode warna dan teks penjelasan untuk membuat KPI lebih mudah dipahami dalam perencanaan strategis.
4. Membuat Manajemen KPI sebagai Bagian Reguler dari Siklus Perencanaan
Diskusikan kinerja KPI secara teratur dan perhatikan setiap peringatan atau data yang menonjol kepada semua pemangku kepentingan.
Evaluasi KPI secara berkala untuk kecocokannya dan perbarui sesuai kebutuhan.
Studi Kasus KPI Management
Dalam konteks manajemen KPI, terdapat sejumlah praktik terbaik yang dapat membantu organisasi memaksimalkan manfaat dari pengelolaan KPI.
1. Pastikan KPI Terkait dengan Tujuan Bisnis
KPI yang cerdas perlu disesuaikan dengan tujuan bisnis yang lebih luas, termasuk pertumbuhan pendapatan.
Ketika kebutuhan dan strategi bisnis berubah, KPI juga perlu beradaptasi.
2. Bagikan KPI dengan Luas ke Seluruh Organisasi
Berikan akses kepada stakeholder terhadap dasbor manajemen KPI dan secara berkala bagikan laporan terkait kepada seluruh organisasi.
Transparansi dalam berbagi informasi KPI membantu seluruh tim memahami dan berkontribusi pada pencapaian tujuan.
3. Bandingkan KPI Anda dengan Pesaing
Banyak alat manajemen KPI menyediakan benchmark tingkat industri yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja internal organisasi Anda.
Ini membantu dalam menilai sejauh mana organisasi Anda berkinerja di tingkat yang relevan dengan industri.
4. Manfaatkan Teknologi Baru untuk Meningkatkan Kinerja KPI
Alat-alat seperti machine learning dan RPA (robotic process automation) dapat berguna dalam meningkatkan KPI dengan mengidentifikasi pola-pola yang tidak segera terlihat oleh manusia.
Teknologi ini dapat memberikan wawasan tambahan dan mengoptimalkan KPI.
9 KPI Management yang Perlu Dilacak
Dalam upaya mengelola kinerja perusahaan, terdapat sejumlah KPI yang sangat penting untuk dipantau.
Berikut adalah 9 KPI kunci yang perlu diperhatikan dalam manajemen bisnis:
1. Margin Laba Bersih (Net Profit Margin)
Margin laba bersih adalah rasio laba terhadap pendapatan. Margin laba bersih yang positif berarti lebih banyak uang yang masuk daripada yang keluar. Metrik ini membantu menunjukkan seberapa sukses perusahaan memenuhi tujuan keuangannya.
2. Laba Kotor (Gross Profit)
Laba kotor mengacu pada total penjualan dikurangi harga pokok penjualan (HPP). Laba kotor menunjukkan profitabilitas perusahaan setelah dikurangi semua biaya yang terkait dengan produk atau layanannya, termasuk biaya produksi, tenaga kerja, dan penjualan.
Laba kotor yang tinggi dapat menjadi tanda kesuksesan, karena ini mengindikasikan bahwa perusahaan menghasilkan laba yang cukup untuk dapat mandiri.
3. Cash Flow From Operations (CFO)
Cash flow from operations menunjukkan arus kas perusahaan dalam kaitannya dengan aktivitas operasi. Pada dasarnya, ini mengukur berapa banyak uang yang masuk atau keluar dari bisnis setelah membayar semua pengeluaran dan pajak.
4. Return on Investment (ROI)
Return on investment adalah pengukuran profitabilitas investasi atau rasio keuntungan investasi terhadap biaya investasi. Hal ini dapat digunakan untuk membandingkan dan menentukan peringkat investasi dalam berbagai proyek.
5. Rasio Laba Bersih terhadap Penjualan (Net Profit to Sales Ratio)
Net profit to sales adalah rasio pendapatan operasional terhadap pendapatan kotor. Manajer menggunakan metrik ini sebagai indikator profitabilitas.
Semakin tinggi laba bersih terhadap penjualan, semakin menguntungkan sebuah perusahaan, karena nilai ini menunjukkan berapa banyak uang yang dihasilkan perusahaan untuk setiap dolar penjualan.
Nilai yang mendekati 1,0 menunjukkan profitabilitas yang tinggi.
6. Net Promoter Score (NPS)
NPS menggunakan survei pelanggan untuk mengukur kepuasan pelanggan dan seberapa besar kemungkinan pelanggan merekomendasikan produk atau layanan.
Ini merupakan indikator pertumbuhan karena menunjukkan apakah pelanggan merasa positif tentang suatu merek dan cenderung membeli lebih banyak produk di masa depan.
Skor NPS menggunakan skala -100 hingga 100. Angka yang lebih tinggi menunjukkan kepuasan dan loyalitas pelanggan yang lebih besar terhadap produk atau layanan.
7. Nilai Rata-rata Pesanan (Average Order Value – AOV)
AOV menunjukkan jumlah uang rata-rata yang dibelanjakan oleh pelanggan untuk pembelian barang.
Perusahaan mengukur metrik ini untuk melihat berapa banyak uang yang dibelanjakan pelanggan untuk berbagai produk atau layanan yang disediakan perusahaan.
8. Tingkat Putus Pelanggan (Customer Churn Rate)
Customer churn rate adalah metode penghitungan jumlah pelanggan yang membatalkan langganan atau layanan mereka selama periode waktu tertentu. Metrik ini menunjukkan berapa banyak pelanggan yang masih menggunakan atau membeli produk atau layanan perusahaan.
Metrik ini digunakan untuk meramalkan atrisi pelanggan dan untuk memprediksi potensi pendapatan bersih di masa depan untuk sebuah bisnis dengan mengukur berapa banyak pelanggan yang tetap puas dan terus membeli dari bisnis tersebut.
9. Tingkat Pembelian Ulang (Repeat Purchase Rate)
Mengukur seberapa sering pelanggan kembali untuk melakukan pembelian berulang. Ini menunjukkan kesetiaan pelanggan dan keberhasilan strategi retensi pelanggan.
Dengan memantau dan menganalisis KPI ini, perusahaan dapat memperoleh wawasan yang bernilai untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat dan strategis.
Memonitor KPI tersebut secara teratur membantu dalam mengevaluasi kinerja, mengidentifikasi area-area yang perlu perbaikan, serta memastikan perusahaan berada di jalur yang tepat menuju pencapaian tujuan bisnisnya.
Track KPI Management Lebih Mudah dengan Performance Management LinovHR
KPI management memastikan adanya ukuran yang jelas terkait dengan apa yang ingin dicapai oleh setiap bagian dalam perusahaan. Maka dari itu, menetapkan dan melacak KPI menjadi hal penting yang perlu dilakukan.
Pelacakan KPI sendiri perlu dilakukan secara komprehensif, detail dan real-time. Penggunaan Performance Management LinovHR bisa menjadi solusi yang mengakomodir kemudahan perusahaan dalam menyusun, melacak, serta menilai perkembangan KPI.
Performance Management LinovHR memiliki fitur khusus Goal & KPI. Di sini perusahaan bisa menetapkan KPI dari tingkat perusahaan sampai individu.
Setelah ditetapkan, perusahaan bisa melakukan tracking secara real-time untuk setiap indikator yang telah ditetapkan.
Melacak manajemen KPI menjadi lebih mudah dengan solusi Performance Management LinovHR.
Platform ini memberikan alat yang komprehensif untuk mengelola KPI dengan efisien.
Dengan LinovHR, perusahaan dapat memantau, mengevaluasi, dan mengoptimalkan KPI secara efektif, memungkinkan perbaikan yang berkelanjutan dalam kinerja dan pencapaian tujuan organisasi.
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
