Sebagai salah satu departemen yang erat kaitannya dengan pengelolaan sumber daya manusia, HRD wajib memberikan laporan-laporan tertentu setiap bulannya.
Selain sebagai bukti tertulis mengenai kinerja karyawan dalam berbagai departemen di perusahaan, laporan tersebut juga berfungsi sebagai manajemen informasi yang menunjukkan perkembangan tim dan masing-masing departemen.
Lalu, apa sajakah jenis-jenis laporan yang harus dibuat oleh HRD setiap bulannya? Berikut ulasan lengkap mengenai laporan HRD.
Definisi Laporan HRD?
Laporan HRD adalah sebuah dokumen tertulis yang disusun untuk memberikan informasi mengenai manajemen sumber daya manusia di suatu perusahaan.
Laporan ini mencakup fakta, wawasan, dan metrik terkait dengan tenaga kerja di perusahaan tersebut. Melalui laporan HRD, manajemen dapat mengatur tugas mereka menjadi lebih efektif.
Misalnya, mulai dari memantau tren, mengidentifikasi inefficiency, melakukan evaluasi karyawan, serta memastikan bahwa karyawan memberikan kinerja terbaik mereka untuk mendukung tujuan perusahaan.
Fungsi Laporan HRD
Laporan HRD memegang beberapa peran penting yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Melacak Kinerja SDM di Perusahaan
Laporan HRD memberikan pandangan terperinci kepada divisi HRD tentang dinamika organisasi dan memungkinkan pengukuran kinerja karyawan, sehingga memfasilitasi identifikasi karyawan yang berprestasi baik dan yang tidak.
Dengan informasi ini, HR dapat secara proaktif merespons penurunan kinerja dan merencanakan strategi perbaikan sebelum situasinya memburuk.
2. Pengelolaan Informasi Organisasi
Laporan HR menyajikan data yang menggambarkan kemajuan setiap divisi perusahaan.
Laporan ini memberikan manajemen landasan informasi yang kuat untuk merancang strategi yang lebih responsif terhadap kebutuhan masing-masing divisi.
3. Penyelesaian Masalah dan Pemantauan Area Tertentu
Fungsi laporan HRD termasuk dalam mengidentifikasi serta mengatasi masalah yang mungkin timbul di berbagai area organisasi.
Hal ini tentunya akan membantu HR dan manajemen untuk mengambil langkah-langkah yang tepat dan merencanakan solusi yang efektif berdasarkan data yang tersedia.
4. Evaluasi Kinerja Karyawan
Laporan dan analisis HR menyediakan informasi vital untuk menilai kinerja karyawan selama periode tertentu.
Dari laporan ini akan membantu dalam menentukan prestasi karyawan dan memberikan dasar untuk insentif seperti promosi, pelatihan, atau bonus.
5. Meningkatkan Proses Rekrutmen dan Onboarding
Data yang terdapat dalam laporan HRD membantu HR untuk merencanakan rekrutmen yang lebih efisien di masa mendatang.
Hal ini akan membantu proses onboarding yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pentingnya Laporan HRD
Pembuatan laporan HRD dapat menjadi hal yang krusial.
Melalui laporan ini, manajemen perusahaan dapat memperoleh pemahaman yang objektif mengenai kondisi sumber daya manusia di perusahaan.
Beberapa alasannya lainnya, yaitu:
1. Mendukung Pencarian Masalah
Laporan HRD memberikan gambaran aktual tentang status karyawan. Dari data yang terjadi dalam laporan ini akan membantu HR untuk mengidentifikasi isu-isu yang biasa terjadi di dunia kerja.
Mulai dari retensi karyawan, turnover rate, dan permasalahan performa individu.
Selain itu data ini, tim HR dapat melakukan analisis mendalam dan merumuskan strategi untuk mengatasi tantangan yang dihadapi.
2. Manajemen Informasi Rinci
Dengan laporan yang disusun secara bulanan atau tahunan, organisasi mendapatkan pemahaman mendalam tentang perkembangan dan potensi risiko yang berkaitan dengan manajemen SDM.
Hal ini tentunya memberikan kesempatan bagi HR dan manajemen untuk merancang strategi yang sesuai guna mengelola risiko yang mungkin muncul.
3. Pengawasan Organisasi
Laporan HRD menjadi alat penting bagi perusahaan dalam melakukan pengawasan menyeluruh terhadap kondisi organisasi.
Data yang disajikan dalam laporan tersebut menjadi landasan untuk pemantauan yang efektif terhadap berbagai aspek kegiatan perusahaan.
Metrik dalam Laporan HRD
Dalam menyusun laporan HRD, terdapat beberapa metrik yang perlu Anda pertimbangkan. Metrik-metrik ini penting untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi organisasi.
- Rasio jumlah karyawan pria dan wanita
- Usia
- Biaya pelatihan
- Tingkat pendidikan
- Jumlah jam kerja karyawan
- Biaya tenaga kerja
- Jumlah ketidakhadiran karyawan
- Jumlah karyawan
- Karyawan baru
- Cost per hire
- Senioritas
- Turnover
- Durasi merekrut karyawan baru (time to fill)
- Jenis jabatan
- Biaya ketidakhadiran karyawan
Cara Membuat Laporan HRD
Ketika menyusun laporan HRD, pastikan untuk menyertakan data, visualisasi, dan deskripsi yang menjelaskan isi laporan.
Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat laporan HRD:
1. Melakukan Tinjauan OKR dan KPI
Mulailah dengan mengevaluasi OKR, KPI, dan target yang telah dicanangkan oleh organisasi pada awal tahun.
Sajikan gambaran eksekutif tentang perkembangan yang telah dicapai pada masing-masing tujuan.
Masukkan 4 atau 5 poin utama yang menjadi sorotan dalam laporan, seperti perubahan yang signifikan dalam jumlah karyawan.
2. Menyesuaikan Laporan Sesuai dengan Kebutuhan
Adaptasikan laporan sesuai dengan audiens yang akan menerimanya, dan sesuaikan informasi dengan kebutuhan serta kepentingan mereka.
Sebagai contoh, CEO dan manajer akan memiliki fokus pada metrik yang berbeda. Oleh karena itu, rancanglah laporan agar relevan dengan pengguna yang bersangkutan.
3. Lakukan Penyampaian Berdasarkan Data
Pastikan informasi dalam laporan HRD disampaikan dengan menggunakan data yang dapat memperlihatkan kondisi pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan secara objektif.
Penggunaan visualisasi data dapat mempermudah pemahaman, mengubah angka-angka menjadi narasi persuasif yang mendorong tindakan.
Jangan lupa juga untuk fokus pada keterbukaan dan kejelasan dalam menyampaikan narasi, laporan, dan statistik.
4. Tetapkan Sasaran untuk Tahun Depan
Di bagian akhir laporan, tentukan tujuan untuk tahun mendatang dan tunjukkan strategi yang akan diterapkan oleh departemen HR untuk mencapai target tersebut.
Tentukan juga indikator yang akan diukur, sejajarkan dengan tujuan organisasi dan kebutuhan stakeholder.
5. Sertakan Dashboard Dalam Laporan
Terakhir, bantu para stakeholder untuk menganalisis, memvisualisasikan data, dan membuat keputusan dengan menyertakan dashboard dalam laporan.
Dashboard ini berfungsi sebagai rangkuman dalam satu halaman yang memuat data-data utama yang terdapat dalam laporan secara komprehensif.
Contoh Laporan Bulanan HRD
Berikut adalah beberapa contoh laporan bulanan yang biasanya digunakan oleh HRD.
1. Laporan Gaji Karyawan
Laporan gaji karyawan adalah jenis laporan bulanan HRD berupa slip gaji yang akan diberikan kepada setiap karyawan setiap bulannya pada saat penggajian.
Selain diperlukan bagi karyawan yang bersangkutan, laporan gaji karyawan juga dibutuhkan oleh departemen Finance sebagai data dan dasar perhitungan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21 Karyawan).
Informasi terkait gaji karyawan juga merupakan sumber informasi dan bahan prediksi mengenai kondisi keuangan perusahaan dari waktu ke waktu.
Biasanya, sebuah perusahaan menengah sampai dengan perusahaan besar telah menggunakan Software Payroll untuk mempermudah pencatatan dan pembuatan slip gaji pegawai.
Salah satu software payroll yang bisa digunakan HRD dalam membuat laporan penggajian adalah LinovHR.
Dengan menggunakan Software Payroll LinovHR, tim HRD perusahaan tidak perlu lagi merasa khawatir meskipun jumlah slip gaji yang dibuat mencapai ratusan bahkan ribuan slip gaji.
Karena selain terintegrasi, setiap data yang diolah dalam software Payroll LinovHR tersebut akan secara otomatis memberikan jumlah atau besaran gaji sesuai dengan keadaan data yang sebenarnya lebih cepat dari perhitungan data secara manual.
2. Laporan Kehadiran Karyawan
Laporan kehadiran karyawan adalah sebuah laporan bulanan HRD yang diperlukan perusahaan untuk menentukan seberapa besar jumlah tunjangan yang akan diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang bersangkutan.
Semakin baik, laporan kehadiran seorang karyawan, maka akan semakin banyak jumlah tunjangan kehadiran yang diberikan oleh perusahaan.
Laporan kehadiran karyawan juga merupakan tolak ukur produktivitas, kinerja, dan kontribusi karyawan untuk menghitung beban kerja dalam menentukan strategi-strategi perusahaan di masa datang.
Baca Juga : Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan
3. Laporan Izin atau Sakit
Laporan izin atau sakit berbanding terbalik dengan laporan kehadiran karyawan.
Semakin banyak seorang karyawan mengambil izin atau tidak masuk kerja karena sakit, semakin kecil kemungkinan bagi karyawan tersebut untuk diperpanjang masa kontrak kerjanya.
Jika karyawan yang bersangkutan sedang dalam masa percobaan, bisa jadi kontrak kerjanya tidak akan diperpanjang oleh perusahaan.
4. Laporan Cuti Karyawan
Laporan cuti karyawan merupakan sebuah laporan bulanan HRD yang dibuat untuk melaporkan kegiatan cuti karyawan.
Laporan ini berisikan hak cuti karyawan, berapa banyak karyawan yang mengambil cuti dalam satu tahunnya dan kapan penentuan cuti bersama dari perusahaan.
Laporan cuti karyawan sangat berguna bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi tentang kebijakan cuti perusahaan.
Apakah karyawan yang bersangkutan akan mendapatkan pengurangan jumlah cuti, atau mendapatkan kompensasi untuk jumlah cuti yang belum diambilnya.
5. Laporan Reimbursement Karyawan
Laporan ini merangkum penggantian biaya yang diajukan oleh karyawan untuk pengeluaran pribadi yang terkait dengan tugas-tugas perusahaan.
Biasanya, karyawan diminta mengisi formulir penggantian biaya untuk mengajukan klaim kepada perusahaan.
Laporan ini mencatat biaya yang diperlukan untuk mengganti dana yang telah dikeluarkan oleh karyawan selama satu bulan tertentu.
Baca Juga : Cara Membuat Form Cuti Karyawan Dengan Mudah
6. Laporan Lembur Karyawan
Kemudian, ada laporan lembur karyawan yang digunakan untuk melacak aktivitas lembur dari seluruh karyawan.
Isinya mencakup informasi tentang waktu lembur, durasi lembur, serta daftar karyawan yang terlibat dalam lembur tersebut.
Dengan adanya laporan ini, perusahaan dapat menghitung upah lembur yang harus dibayarkan kepada karyawan sesuai dengan jam yang telah dikerjakan.
7. Laporan Shift Kerja Karyawan
Laporan shift kerja karyawan berisi rekapan kehadiran karyawan sesuai dengan jadwal shift yang telah ditetapkan.
Dokumen ini didasarkan pada aturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan terkait dengan jadwal kerja karyawan dalam shift-shift tertentu.
Meskipun mirip dengan laporan kehadiran, laporan ini secara khusus menyoroti jenis dan jam kerja yang berbeda sesuai dengan pola shift.
8. Laporan Penilaian Kinerja Karyawan
Laporan bulanan HRD selanjutnya, yaitu mengenai penilaian kinerja. Laporan ini merupakan evaluasi resmi tentang kinerja individu karyawan di perusahaan.
Isi laporan biasanya mencakup penilaian terhadap pencapaian target, kompetensi, perilaku, dan kontribusi karyawan dalam periode tertentu.
Laporan ini memungkinkan manajemen untuk memberikan umpan balik, menentukan penghargaan atau insentif, serta mengidentifikasi area pengembangan atau pelatihan tambahan yang diperlukan.
Risiko Membuat Laporan HRD Bulanan dengan MS Excel
Biasanya tim HRD membuat laporan pada Excel yang membutuhkan rumus dan fitur yang cukup rumit. Sehingga hal ini cukup menyulitkan tim HRD terutama untuk membuat beberapa jenis laporan sekaligus.
Selain itu membuat laporan HRD dengan MS Excel juga memiliki beberapa resiko seperti berikut ini
1. Kesalahan input data
Human error yang ini memang cukup fatal terutama dalam pembentukan laporan bulanan. Karena begitu banyak data yang harus dimasukkan secara manual, membuat Anda merasa kelelahan sehingga kesalahan ketik.
Salah satu angka saja dapat merubah hasil dari laporan tersebut karena hal ini memberikan domino effect hingga di akhir.
Dibutuhkan kecermatan dan ketelitian dalam entry data, jika salah? Anda harus input manual dari awal. Sehingga tidak efisien dalam waktu serta efektif dalam bekerja.
2. Banyaknya rumus yang digunakan
Microsoft excel memang menjadi software alat bantu dalam pembuatan laporan. Namun alat bantu bukan berarti dengan mudah hanya input data lalu alatnya sendiri yang mengoperasikannya.
Jika yang paham pengoperasian rumus dan fungsi dari Excel mungkin akan merasa terbantu. Namun jika yang tidak paham?
Tidak banyak yang paham untuk mengoperasikan Excel. Setidaknya Anda harus mengerti rumus dasar, fungsi filter dan koneksi data untuk melakukan pengoperasian perhitungan data. Hal ini justru bukan mempermudah, namun mempersulit.
3. Melakukan perubahan data secara manual
Jika terdapat data terbaru, mengharapkan langsung berubah secara otomatis baik secara penghitungan maupun hasil akhir. Namun hal ini harus dilakukan secara manual.
Excel tidak melakukan perubahan secara otomatis, bahkan tidak memiliki histori perubahan data sebelumnya. Oleh karena itu, Anda butuh memasukkan rumus dari awal.
4. Kurang akurat dalam hasil akhir laporan
Dengan begitu banyaknya kesalahan yang dirasakan, risiko dari penggunaan Excel adalah kurang akurat dalam hasil akhir laporan.
Bisa saja tidak merasa melakukan kesalahan sehingga hasilnya tidak sesuai. Apa yang terjadi? Pengurangan gaji karyawan yang sebenarnya karyawan tidak melakukan hal tersebut.
Sungguh merepotkan, bukan?
Buat Laporan Praktis dengan Software HRIS LinovHR
Mengingat begitu banyak laporan yang harus dibuat oleh tim HRD dalam sebuah perusahaan, alangkah baiknya jika perusahaan memberikan kebijakan-kebijakan tertentu bagi tim internal HRD.
Salah satunya adalah kebijakan untuk menggunakan software khusus HRD yang akan membantu mereka mengolah data secara sistematis, efektif, dan efisien setiap bulannya.
Kini perusahaan dapat menggunakan bantuan Software HRIS Indonesia LinovHR.
Dengan bantuan Software HRIS LinovHR, tentu saja akan sangat membantu pekerjaan tim HRD perusahaan yang begitu banyak.
Karena setiap data dan laporan kehadiran, izin, sakit, dan cuti karyawan, biaya potongan pajak penghasilan (PPh 21), besarnya tunjangan, dan lain-lain akan terintegrasi secara otomatis dalam software HR LinovHR.
Coba demo sekarang untuk mengetahui manfaat selengkapnya!
