Pay period adalah konsep yang penting dalam pengelolaan gaji karyawan dalam suatu perusahaan. Ini adalah periode waktu yang digunakan untuk menghitung dan mendistribusikan gaji kepada karyawan.
Setiap perusahaan, perlu menentukan periode penggajiannya dengan bijak. Hal ini penting karena akan menentukan employee engagement dan ketaatan terhadap hukum dan perpajakan yang berlaku.
Dalam artikel LinovHR ini, kita akan menjelaskan apa itu pay period, jenis-jenis, hingga bagaimana menentukannya dengan benar dalam konteks pengelolaan HR.
Apa itu Pay Period
Pay period adalah periode waktu yang digunakan oleh perusahaan untuk menghitung dan mengelola gaji karyawan.
Selama pay period ini, perusahaan mengumpulkan data tentang jam kerja, upah, potongan, dan komponen gaji lainnya untuk setiap karyawan.
Setelah pay period selesai, perusahaan menghitung gaji karyawan berdasarkan data yang telah dikumpulkan dan mengeluarkan pembayaran sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Perbedaan Pay Periods vs Pay Dates
Penggajian karyawan tidak dilakukan pada saat pay period berakhir, melainkan beberapa hari setelahnya, yang sering disebut sebagai pay dates.
Lama waktu yang diperlukan bagi seorang karyawan untuk menerima gajinya setelah berakhirnya pay period bervariasi tergandung dari keputusan dan ketentuan perusahaan.
Sebagai contoh, di perusahaan A, seorang karyawan wajib menerima pembayaran dalam waktu enam hari setelah periode gaji berakhir.
Para praktisi HR merekomendasikan untuk memberikan jeda minimal lima hari antara akhir pay period dan pay dates.
Hal ini memberikan cukup waktu untuk mempersiapkan proses penggajian secara teliti dan akurat, tanpa terpengaruh oleh hari libur, liburan, kejadian tak terduga.
Sehingga, ini akan memastikan bahwa persyaratan pelaporan yang tepat dan tepat waktu dapat terpenuhi.
Tipe Pay Period
Berikut ini adalah beberapa tipe pay period yang umum digunakan dalam penggajian karyawan:
1. Harian
Ini mungkin terdengar rumit, tapi beberapa perusahaan mengaplikasikan sistem penggajian ini. Selain itu, sistem penggajian ini dianggap bisa meningkatkan kepuasan karyawan dan berpotensi mengurangi tekanan keuangan.
Perusahaan yang menerapkan sistem ini juga dapat menarik pekerja temporer untuk pekerjaan yang sulit direkrut.
Namun, sistem penggajian harian menjadi suatu hal yang rumit dan mahal untuk diimplementasikan dan dikelola.
2. Mingguan
Periode pembayaran mingguan berarti bisnis memiliki 52 siklus pembayaran per tahun. Karyawan dibayar pada hari yang sama setiap minggunya dengan jadwal pembayaran mingguan, seperti setiap hari Kamis atau Jumat.
Siklus penggajian ini umum diterapkan oleh bisnis kecil dan umum ditemukan di industri konstruksi, manufaktur, perdagangan, dan transportasi, dan utilitas.
Di industri seperti ini, di mana karyawan mungkin sering bekerja lembur, siklus gaji mingguan yang selaras dengan hari kerja membuat pelacakan informasi relatif mudah.
Selain itu, penggajian mingguan juga dianggap dapat meningkatkan employee engagement.
3. Dua Mingguan (Biweekly)
Dalam jadwal pembayaran dua mingguan, karyawan menerima gaji setiap dua minggu, dengan total 26 kali gaji per tahun. Ada beberapa bulan di mana periode gaji dua mingguan berarti karyawan menerima tiga kali gaji dalam satu bulan.
Di dalam kasus seperti itu, hal ini tentu saja dapat menyenangkan staf Anda, namun bisa jadi menantang dalam hal melacak dan memproyeksikan arus kas pada bulan-bulan “gaji ekstra” ini.
4. Semi Bulanan
Periode gaji semi bulanan berarti karyawan akan mendapatkan gaji dua kali per bulan, dengan total 24 kali per tahun.
Dengan jadwal ini, karyawan akan mendapatkan gaji pada hari yang sama setiap bulannya, seperti tanggal 1 dan 15 setiap bulannya.
Jika salah satu atau kedua tanggal tersebut jatuh pada akhir pekan, tanggal gajian biasanya jatuh pada hari Jumat sebelumnya.
Bagi karyawan, sistem penggajian ini membuat mereka mudah dalam mengelola penggajian karena gaji merek akan ditransfer pada tanggal yang sama setiap bulannya dan jumlah gaji biasanya sama untuk setiap periode pembayaran.
5. Bulanan
Dalam jadwal gaji bulanan, karyawan menerima satu kali gaji per bulan, yang dikeluarkan pada tanggal yang sama setiap bulan (biasanya hari pertama atau terakhir setiap bulan). Ini berarti total 12 kali gaji per tahun kalender.
Menjalankan penggajian seperti ini akan menguntungkan bagi perusahaan, karena prosesnya relatif mudah dikelola, sehingga akan lebih menghemat waktu dan sumber daya perusahaan.
6. Jangka Waktu Tetap
Jenis periode penggajian ini memungkinkan perusahaan untuk menentukan periode penggajian berdasarkan hari per periode, bukan berdasarkan tanggal kalender. Dengan fleksibilitas ini, jumlah periode pembayaran per tahun bervariasi.
7. Periode Penggajian Khusus
Periode ini adalah periode waktu non-standar di luar periode mingguan, atau jadwal pengajian umum lainnya. Jenis ini umum digunakan saat karyawan diberhentikan.
Di dalam penerapannya, perusahaan harus mengikuti UU Ketenagakerjaan yang berlaku mengenai karyawan yang di PHK.
Bagaimana Pay Period Ditentukan
Setiap perusahaan memiliki struktur pay periods yang paling sesuai dengan jenis industri, kebutuhan karyawan, serta UU Ketenagakerjaan yang berlaku, dan beberapa faktor lainnya.
Penting untuk dicatat bahwa perusahaan dapat memilih periode penggajian yang berbeda untuk jenis karyawan yang berbeda.
Sebuah perusahaan bisa membayar karyawan per jam secara mingguan atau dua mingguan. Akan tetapi, ada juga karyawan yang menerima gaji semi-bulanan dan bulanan.
Namun, perlu diingat bahwa konsistensi dalam menerapkan pay period selama satu tahun kalender sangat penting.
Hal ini untuk memastikan kepatuhan dengan undang-undang yang berlaku. Perusahaan yang harus mematuhi Undang-Undang yang berlaku terkait hal ini.
Baca Juga: Pengertian Flexi Pay, Apa Manfaat dan Tantangannya?
Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Pay Period
Terdapat 7 faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan pay period. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Hukum dan Peraturan Ketenagakerjaan
Lakukan peninjauan yang mendalam mengenai ketentuan periode penggajian yang ditetapkan oleh UU Ketenagakerjaan yang berlaku. Hal ini penting agar periode penggajian yang Anda pilih tidak menyalahi aturan yang berlaku.
2. Jumlah Hari Kerja
Di dalam memilih periode penggajian, Anda harus menyelaraskannya dengan hari kerja. Hal ini akan membantu Anda dalam perhitungan lembur dan membuat penggajian lebih mudah diproses.
Setiap bisnis diharuskan menentukan hari kerja, yang merupakan periode 168 jam atau tujuh periode 24 jam berturut-turut.
3. Biaya Penggajian
Biaya penggajian mencakup kompensasi karyawan dan semua pajak yang dibayarkan oleh perusahaan, serta bagian dari tunjangan. Ini adalah biaya penting yang dapat mencapai 50-60% dari total biaya operasional bisnis.
Selain itu, ada biaya terkait pemrosesan penggajian, terutama jika perusahaan menggunakan layanan penggajian pihak ketiga yang mengenakan biaya per siklus penggajian.
4. Lembur
Perhitungan lembur menjadi salah satu komponen yang masuk dalam perhitungan gaji. Di sini penting bagi perusahaan untuk menentukan siapa saja yang berhak atas uang lembur.
Tidak lupa, penting juga untuk menentukan seperti apa perhitungan lembur yang diberlakukan.
Hal ini akan membantu perusahaan menentukan mana periode penggajian yang sesuai.
5. Kebutuhan Karyawan
Pertimbangkan periode penggajian yang paling sesuai untuk kepuasan karyawan. Banyak karyawan mengharapkan akses ke upah mereka lebih awal untuk menutupi tagihan dan biaya mendesak.
Sebagian besar juga lebih suka pembayaran yang lebih sering, dan penundaan gaji seminggu dapat mengakibatkan tekanan finansial.
6. Pemotongan
Terdapat beberapa komponen gaji yang mengharuskan pemotongan tertentu dari gaji karyawan.
Menghitung pemotongan ini bisa rumit, dan pembayaran harus dilakukan sesuai jadwal yang ditentukan, baik bulanan maupun semi-bulanan, tergantung pada total kewajiban pajak perusahaan.
7. Pelaporan
Perusahaan harus mencatat dan melaporkan persyaratan kepatuhan dengan undang-undang perburuhan dan pajak ketenagakerjaan. Struktur pay period harus memfasilitasi pelaporan yang akurat, termasuk catatan tentang total upah yang dibayarkan per pay period dan pay dates.
Baca Juga: Apa Itu Payroll Records dan Bagaimana Menyimpannya?
Kesalahan Umum Pay Period yang Harus Dihindari
Kesalahan dalam penggajian dapat mengakibatkan denda dan ketidakpuasan pekerja. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk dapat mengantisipasi segala kesalahan yang bisa saja terjadi saat memproses gaji.
Berikut ini beberapa kesalahan penggajian yang umum sekali terjadi:
1. Kegagalan dalam Menghitung dan Membayar Lembur dengan Benar
Salah satu kesalahan umum dalam periode penggajian adalah ketidakmampuan untuk menghitung dan membayar lembur secara akurat.
Banyak perusahaan yang tidak dapat secara tepat memberikan upah lembur kepada karyawannya. Hal ini biasanya terjadi karena tidak adanya catatan yang akurat terkait kegiatan lembur. Umumnya, perusahaan hanya menggunakan form lembur untuk mendata karyawan lembur. Tanpa menghitung jam lemburnya.
2. Kegagalan dalam Menyetor Pajak Pekerjaan dengan Tepat Waktu
Tantangan utama dalam penggajian adalah menghitung pemotongan pajak dengan benar, baik yang berkaitan dengan penghasilan reguler maupun tambahan.
HR harus dapat mengikuti regulasi perpajakan terbaru yang sesuai dengan peraturan terbaru. Tidak lupa juga mengikuti kalender pajak sehingga mencegah perusahaan mengalami sanksi atau denda.
3. Kegagalan dalam Menyimpan Catatan yang Akurat
Penting bagi perusahaan untuk menjaga catatan gaji karyawan dalam kurun waktu tertentu.
Menyimpan catatan dengan akurat juga penting untuk memastikan klasifikasi yang benar bagi karyawan. Hal ini membantu perusahaan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan pajak dengan benar.
Kelola Pay Period dengan Software Payroll LinovHR
Pay period menjadi proses penting dalam penggajian karyawan. Hal ini memastikan ketepatan perusahaan dalam memberikan gaji kepada karyawan.
Dengan menentukan periode penggajian yang paling sesuai, perusahaan bisa menyesuaikan siklus penggajian dan juga cash flow perusahaan.
Namun, pengelolaan periode penggajian ini masih menjadi tantangan tersendiri bagi banyak perusahaan. Terutama saat seluruh prosesnya masih dilakukan secara manual.
Tidak hanya menyita waktu, proses manual menyulitkan HR dalam mengumpulkan seluruh data yang akan digunakan untuk menghitung gaji karyawan.
Padahal, saat ini Anda bisa mengandalkan Software Payroll LinovHR untuk menghitung dan mengelola gaji karyawan setiap bulannya.
Dilengkapi dengan fitur-fitur unggul, Software Payroll LinovHR dapat memudahkan HR dalam menyimpan seluruh data administrasi terkait gaji. Mulai dari data rekening karyawan, data komponen gaji, sampai dengan data kehadiran.
Lalu, dengan fitur Payroll Process, penggajian pun akan diproses secara otomatis. Setelah proses payroll selesai, Software Payroll LinovHR pun akan secara generate menghasilkan slip gaji karyawan.
Dengan begitu, proses penggajian karyawan pun dapat selesai lebih cepat dan tepat.
LinovHR menjadi solusi modern yang dapat membantu bisnis Anda tetap patuh dan efisien. Segera gunakan Software Payroll LinovHR dan kelola pay period Anda dengan cepat, akurat, dan nyaman sehingga Anda dapat fokus pada pertumbuhan dan kesuksesan bisnis Anda.
