Dalam era bisnis global saat ini, shadow payroll menjadi sistem atau konsep yang yang umum diterapkan oleh perusahaan multinasional. Penerapan sistem ini dilakukan ketika karyawan dikirim untuk melakukan tugas di negara lain.
Nantinya, agar tidak ada kesalahan terkait pembayaran pajak dan kompensasi jaminan sosial, perhitungan gaji akan dilakukan penyesuaian dengan konsep penggajian bayangan.
Untuk memahami konsep penggajian ini lebih dalam, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Shadow Payroll?
Shadow payroll adalah sebuah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola penggajian dan perpajakan karyawan yang bekerja di luar negeri atau ketika mendapatkan penugasan internasional.
Konsep ini muncul ketika sebuah perusahaan mengirim karyawan ke negara lain untuk menjalankan tugas kerja. Namun, tetap mempertahankan status mereka sebagai karyawan perusahaan asal.
Upah dan gaji karyawan selama penugasan internasional biasanya dibayar oleh perusahaan di negara asal, tetapi ada kewajiban pajak yang perlu dipenuhi di negara tempat tugas dilakukan.
Shadow payroll ini memungkinkan perusahaan untuk mematuhi peraturan perpajakan dan jaminan sosial di kedua negara tersebut.
Perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan mematuhi kewajiban pajak di negara tempat mereka bekerja, sambil juga menjaga kewajiban pajak dan pelaporan di negara asalnya.
Dengan kata lain, shadow payroll membantu perusahaan untuk menghindari pajak berganda dan memastikan kepatuhan perpajakan yang tepat dalam lingkup tugas internasional.
Terminologi dalam Shadow Payroll
Terminologi dalam shadow payroll adalah sekelompok istilah khusus yang digunakan dalam konteks manajemen gaji dan perpajakan karyawan dalam penugasan internasional. Beberapa terminologi dalam shadow payroll adalah:
1. Negara Asal (Home Country)
Negara asal mengacu pada negara di mana gaji karyawan diberikan. Umumnya, ini adalah negara di mana karyawan secara resmi dipekerjakan dan tempat organisasi berada. Tetapi, tergantung juga pada durasi penugasan dan status tempat tinggal karyawan.
2. Negara Tuan Rumah (Host Country)
Negara di mana penugasan umumnya dilaksanakan. Tergantung dari durasi penugasan, status negara tuan rumah dapat berubah menjadi negara asal, terkadang negara tuan rumah juga didefinisikan sebagai negara di mana tidak ada kompensasi yang diterima.
3. Penyetaraan Pajak
Penerapan mekanisme untuk memastikan bahwa karyawan tidak membayar pajak lebih banyak (atau kurang) dari yang biasanya saat menjalankan tugas internasional. Singkatnya, kelebihan pajak yang timbul selama penugasan ditanggung oleh pemberi kerja.
4. Pajak Hipotetis
Menghitung pajak hipotetis berarti menghitung berapa banyak yang harus dibayarkan oleh karyawan dalam bentuk pajak penghasilan dan kontribusi jaminan sosial di negara asal jika ia tidak melakukan penugasan internasional.
Apa yang disebut “pajak hipotetis” dihitung sebagai bagian dari penggajian di negara asal dan jumlah yang dipotong dalam proses tersebut.
Kemudian digunakan oleh pemberi kerja untuk membayar kewajiban pajak di negara asal dan negara tuan rumah.
5. Perjanjian Jaminan Sosial
Perjanjian jaminan sosial (atau perjanjian totalisasi) adalah perjanjian internasional antara dua negara dengan tujuan menghindari pajak berganda dalam hal iuran jaminan sosial.
Jika dua negara A dan B memiliki perjanjian totalisasi satu sama lain, ini berarti bahwa karyawan dari negara A dapat melakukan penugasan kerja di negara B sambil terus berkontribusi pada skema jaminan sosial di negara A, sehingga tidak dibebankan biaya jaminan sosial di negara B.
Baca Juga: Seperti Apa Itu Relocation Package yang Perlu Diberikan Perusahaan
Kapan Shadow Payroll Digunakan?
Perlunya shadow payroll biasanya adalah saat perusahaan mengirim karyawan untuk menjalani tugas kerja di luar negeri.
Karena karyawan tetap menjadi bagian karyawan dari perusahaan negara asal, maka gaji dan upah tetap menjadi tanggung jawab perusahaan negara asal.
Namun, untuk kompensasi pemberiannya akan mengikuti hukum dan peraturan di negara tujuan. Bisa saja karyawan atau perusahaan host harus melaporkan ke negara tuan rumah. Jika hal ini terjadi, maka shadow payroll sangat diperlukan.
Selain itu kebutuhan akan sistem penggajian ini juga sangat tergantung pada durasi penugasan. Hal ini terkait dengan kewajiban pajak karyawan di host country.
Banyak negara memiliki aturan yang mengaitkan kewajiban pajak pendapatan dan kontribusi jaminan sosial dengan waktu lama tinggal di negara tersebut.
Biasanya, batas 183 hari, yang setara dengan enam bulan, digunakan sebagai patokan dalam aturan ini.
Artinya, jika seorang karyawan tinggal di negara tuan rumah selama lebih dari 183 hari dalam periode 12 bulan tertentu, maka ia mungkin akan dikenakan kewajiban pajak di negara tempat tugas tersebut berlangsung.
Oleh karena itu, untuk penugasan internasional yang relatif singkat, kurang dari enam bulan, shadow payroll mungkin tidak diperlukan.
Namun, ketika batas waktu ini terlewati, sistem penggajian bayangan menjadi penting untuk memenuhi persyaratan perpajakan dan menghindari masalah pajak yang mungkin timbul.
Bagaimana Cara Kerja Shadow Payroll?
Ada beberapa cara dalam proses kerja shadow payroll. Berikut penjelasannya:
- Mengumpulkan data kompensasi setiap karyawan dengan lengkap, termasuk tambahan yang terkait dengan penugasan internasional.
- Memasukkan karyawan ke dalam daftar shadow payroll di negara tempat penugasan dilakukan.
- Melakukan penggajian di negara asal seperti biasa.
- Menjalankan shadow payroll di negara tempat penugasan dilakukan untuk menghitung pajak dan biaya jaminan sosial. Gaji bersih karyawan harus menjadi nol.
- Menerapkan langkah-langkah penyetaraan pajak atau menggunakan ketentuan dalam perjanjian pajak ganda yang ada untuk melindungi karyawan agar tidak membayar pajak penghasilan dan iuran jaminan sosial dua kali.
- Memenuhi kewajiban pelaporan dan pembayaran di negara asal dan negara tempat penugasan berlangsung.
Risiko Shadow Payroll
Risiko ini merujuk pada potensi kesalahan yang dapat terjadi dalam pengelolaan gaji dan perpajakan karyawan dalam penugasan internasional. Beberapa risiko di antaranya, yaitu:
1. Denda
Salah satu konsekuensi yang paling umum terjadi ketika bisnis gagal menerapkan shadow payroll dengan benar selama penugasan internasional adalah menerima sanksi dari otoritas lokal.
Sanksi ini dapat diberikan jika tidak memenuhi persyaratan penggajian di negara asal maupun di negara tempat karyawan berada.
Sebagai contoh, jika pendaftaran karyawan dalam daftar gaji di negara tempat karyawan bekerja tidak dilakukan tepat waktu.
2. Membayar Lebih
Salah satu aspek kunci dari proses shadow payroll adalah untuk memahami kewajiban pajak yang harus dibayarkan oleh karyawan dan mencari cara agar pajak berganda dapat dihindari.
Sayangnya, tidak jarang perusahaan dengan karyawan yang ditugaskan di luar negeri malah membayar pajak dan iuran sosial lebih banyak dari yang seharusnya. Kelebihan pembayaran ini seringkali sulit untuk dikembalikan.
3. Masalah Domisili Pajak
Untuk membayar pajak gaji dengan benar, pemberi kerja harus memahami aturan domisili pajak di dua negara dan perjanjian pajak ganda. Kesalahan dalam hal ini bisa mengakibatkan masalah besar saat membayar pajak di tempat yang salah.
Hal yang Harus Diperhatikan dalam Shadow Payroll
Dalam shadow payroll, ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan dengan cermat. Berikut adalah penjelasannya:
1. Komunikasi yang Kuat
Negara asal dan tuan rumah harus berkomunikasi secara teratur untuk mengidentifikasi potensi masalah sejak awal.
2. Pengumpulan Data yang Benar dan Tepat Waktu
Pengumpulan data gaji yang akurat dan tepat waktu sangat krusial. Pastikan semua kompensasi karyawan di kedua negara terdokumentasi dengan benar.
3. Tinjauan yang Cermat Terhadap Hasil Penggajian
Hasil penggajian negara asal dan penggajian bayangan harus ditinjau dengan cermat untuk keakuratannya guna mendeteksi adanya perbedaan.
4. Kemampuan Beradaptasi Terhadap Perubahan
Penugasan internasional bisa berubah. Misalnya, rencana awal 3 bulan menjadi 8 bulan sehingga memengaruhi kewajiban pajak.
Oleh karena itu, penting untuk memiliki rencana cadangan dan fleksibel dalam menghadapi perubahan kewajiban pajak yang tidak terduga.
Kelola Gaji Lebih Mudah dengan Software Payroll LinovHR
Mengelola gaji karyawan dapat menjadi tugas yang rumit, terutama dalam konteks perusahaan yang sedang berkembang dan memiliki beragam kebutuhan.
Namun, dengan kemajuan teknologi, ada solusi yang mempermudah proses ini. Solusi yang tepat itu bisa didapatkan dengan implementasi Software Payroll LinovHR.
Software Payroll LinovHR dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang akan meminimalisir kesalahan penggajian dan mempercepat prosesnya.
Dengan fitur Payroll Component dalam software ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur komponen gaji sesuai kebijakan perusahaan.
Setelah menyusun komponen gaji tersebut, Anda bisa memanfaatkan fitur Payroll Group untuk mengelompokkan karyawan yang memiliki komponen gaji serupa.
Dengan cara ini, pengelolaan gaji menjadi lebih mudah, lebih terstruktur, dan lebih sesuai dengan spesifikasi perusahaan Anda
Jika Anda ingin mengalami kemudahan dalam mengelola gaji karyawan Anda, jangan ragu untuk menggunakan keunggulan dari Software Payroll LinovHR.
Dengan Software Payroll LinovHR, pengelolaan gaji akan menjadi lebih efisien dan tentunya praktis. Ajukan demo gratis sekarang dan temukan bagaimana LinovHR dapat membantu perusahaan Anda tumbuh dengan lebih lancar!
