Perusahaan perlu mengelola gaji sebaik mungkin untuk menghindari kesalahan dan ketidakakuratan dalam pembayaran gaji karyawan. Untuk menjamin hal tersebut, banyak perusahaan menggunakan sistem akuntansi gaji dan sistem upah.
Sistem ini bermanfaat untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola payroll atau penggajian karyawan. Dengan menerapkan sistem informasi akuntansi gaji dan upah, proses penggajian dapat dilakukan dengan lancar.
Untuk menerapkan sistem ini di perusahaan, Anda perlu mengetahui lebih dalam tentangnya. Oleh karena itu, simak ulasan LinovHR berikut ini!
Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Sistem akuntansi gaji dan upah adalah proses sistematis yang digunakan perusahaan untuk memberikan gaji dan upah kepada karyawan. Pemberian gaji ini dilakukan berdasarkan jasa yang diberikan oleh karyawan.
Dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah, perusahaan akan melakukan serangkaian proses pembayaran gaji. Dimulai dari menentukan gaji karyawan, membuat daftar gaji karyawan, dan melakukan pembayaran.
Sistem ini sendiri dibuat untuk menangani segala jenis transaksi perhitungan dan pembayaran gaji karyawan. Oleh karena itu, sistem ini harus bisa menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, dan ketepatan waktu dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.
Menggunakan sistem akuntansi gaji dan upah akan memudahkan perusahaan dalam mengelola penggajian agar lebih efisien dan efektif. Karena itulah, sistem ini harus diterapkan oleh setiap perusahaan.
Baca Juga: 5 Perbedaan Gaji dan Upah yang Jarang Diketahui, Apa Saja?
Fungsi-fungsi dalam Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Ada lima fungsi penting yang dilakukan oleh sistem akuntansi gaji dan upah. Penjelasan dari kelima fungsi yang saling bekerja sama dan berhubungan satu sama lain tersebut adalah sebagai berikut.
-
Kepegawaian
Fungsi kepegawaian akan mengurus semua aktivitas dalam employee life cycle. Dari mencari karyawan baru, melakukan seleksi, memutuskan penetapan karyawan baru, serta membuat keputusan yang berkaitan dengan gaji karyawan.
Lebih lanjut lagi, fungsi ini juga mengatur kenaikan pangkat dan gaji karyawan, mutasi dan demosi karyawan, serta pemberhentian karyawan.
-
Pencatatan Waktu
Untuk menentukan besaran gaji dan upah yang diterima karyawan setiap bulan, perusahaan perlu mengetahui waktu kehadiran karyawan. Sebab, waktu kehadiran menentukan apakah karyawan mengalami pengurangan gaji atau tidak.
Fungsi pencatatan waktu ini digunakan untuk membuat catatan waktu hadir bagi semua karyawan. Lewat fungsi ini, perusahaan bisa mengetahui jam masuk dan jam pulang karyawan.
-
Pembuatan Daftar Gaji
Sistem ini sangat penting untuk membuat daftar gaji dan upah setiap karyawan. Daftar ini mencakup penghasilan bruto dan penghasilan penuh karyawan.
Setelah dibuat, daftar gaji harus diserahkan kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Bukti ini digunakan sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan.
-
Akuntansi
Ada berbagai aspek akuntansi dalam pembayaran gaji karyawan, misalnya utang gaji, utang pajak, dan utang dana pensiun. Fungsi akuntansi akan bertanggung jawab untuk mencatat aspek-aspek tersebut ke dalam laporan akuntansi.
Tak hanya mencatatnya, fungsi akuntansi juga bertanggung jawab dalam menghitung potongan PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan yang harus dibayar oleh karyawan.
-
Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek pembayaran gaji dan mencairkannya ke bank. Kemudian, uang yang sudah dicairkan akan dimasukkan ke dalam amplop dan dibagikan kepada karyawan yang berhak setiap bulan.
Jika karyawan menerima gaji melalui transfer bank, maka fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan gaji karyawan ke rekeningnya masing-masing.
Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Gaji
Sistem akuntansi gaji memiliki dokumen yang berhubungan dengan penggajian karyawan. Dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian kemudian dikirimkan ke fungsi pembuatan daftar gaji.
Di bawah ini adalah 8 dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji:
-
Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Seperti namanya, dokumen ini akan mengatur perubahan gaji karyawan. Jenis-jenis dokumen ini misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, surat keputusan kenaikan pangkat, surat keputusan penurunan pangkat, surat pemindahan, surat skorsing, dan sebagainya.
-
Kartu Jam Hadir
Kartu jam hadir digunakan untuk mencatat waktu karyawan di perusahaan. Kartu ini berisi absensi karyawan, untuk melihat apakah karyawan hadir di kantor atau tidak. Kehadiran ini bisa diperiksa dengan melihat jam hadir karyawan.
-
Kartu Jam Kerja
Serupa dengan kartu jam hadir, kartu jam kerja digunakan untuk melihat jumlah jam kerja yang dilakukan karyawan setiap hari. Biasanya, kartu ini digunakan oleh karyawan yang bekerja shift atau karyawan yang dibayar berdasarkan hitungan jam.
-
Daftar Gaji dan Daftar Upah
Daftar gaji dan daftar upah berisi kumpulan upah bruto karyawan yang dikurangi dengan potongan pajak penghasilan, utang karyawan, iuran untuk perusahaan, pembayaran BPJS Kesehatan, dana pensiun, dan sebagainya.
-
Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Sementara itu, rekap daftar gaji dan rekap daftar upah merupakan ringkasan nama karyawan dan upah bersih yang diterima setiap bulan. Ringkasan ini biasanya dibuat per departemen untuk memudahkan pemberian gaji.
-
Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Surat pernyataan gaji dan upah menyatakan besaran gaji yang diterima oleh karyawan. Pada surat ini juga dicantumkan rincian gaji yang diterima karyawan tersebut.
-
Amplop Gaji
Amplop gaji berisi gaji karyawan disertai dengan informasi penting karyawan seperti nama, nomor karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima. Amplop ini diterima setiap bulan.
-
Bukti Kas Keluar
Terakhir, ada bukti kas keluar yang merupakan perintah pengeluaran uang dari fungsi akuntansi. Bukti kas ini kemudian diserahkan kepada fungsi keuangan.
Baca Juga: Apa Saja Komponen yang Ada Dalam Penggajian Karyawan?
Prosedur dalam Sistem Akuntansi Gaji
Untuk menyerahkan gaji kepada karyawan, ada prosedur yang harus dilalui sistem akuntansi gaji terlebih dahulu. Adapun prosedur tersebut adalah sebagai berikut.
-
Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini akan melakukan pencatatan jam kehadiran setiap karyawan. Catatan jam hadir diperlukan untuk mengetahui apakah karyawan masuk kerja atau tidak.
Tak hanya jam kehadiran saja yang perlu dicatat. Jam pulang pun juga harus ditulis dan dikumpulkan menjadi daftar penting. Ini karena jam pulang akan menentukan jumlah jam kerja karyawan dalam sehari.
Waktu hadir karyawan akan menjadi salah satu acuan dalam menentukan gaji dan upah karyawan. Sebab, beberapa perusahaan membuat kebijakan pemotongan gaji apabila karyawan terlambat masuk atau tidak hadir ke kantor.
-
Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Setelah jam hadir karyawan diketahui, perusahaan perlu membuat daftar gaji dan upah dari setiap karyawan. Daftar ini berisi nama karyawan beserta rincian gaji seperti gaji pokok, insentif, hingga potongan PPh 21, pinjaman karyawan, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan lain sebagainya.
Daftar gaji dan upah perlu dibuat akan pembayaran gaji lebih mudah dilakukan dan terhindar dari kesalahan.
-
Pembayaran Gaji dan Upah
Prosedur yang terakhir merupakan prosedur pembayaran gaji. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan.
Fungsi akuntansi terlibat dengan membuat perintah pengeluaran kas pada fungsi keuangan. Sementara itu, fungsi keuangan akan bertanggung jawab untuk membayar gaji karyawan.
Software Payroll LinovHR Bantu Kelola Akuntansi Gaji Karyawan
Setiap perusahaan yang ingin mengelola upah dan gaji dengan lebih efektif dan efisien perlu menggunakan sistem informasi akuntansi gaji dan upah. Sistem ini akan memudahkan penghitungan, pembayaran, dan penyimpanan data gaji karyawan.
Untuk membuat semuanya menjadi lebih mudah, perusahaan perlu menggunakan sistem informasi penggajian secara digital, yakni Software Payroll LinovHR. Software ini memiliki banyak fitur yang bermanfaat untuk mengelola gaji karyawan dari awal hingga akhir.
Fitur-fitur tersebut ialah fitur Data Bank Payroll untuk menyimpan data bank, fitur Payment Method untuk menyimpan metode pembayaran gaji, fitur Payroll Component untuk mengelola komponen gaji yang diterima karyawan, dan fitur Payroll Process untuk menghitung gaji karyawan.
Tak hanya itu, Anda juga bisa melakukan simulasi pembayaran pajak dengan fitur Tax Calculator.
Berkat sistem akuntansi gaji LinovHR, Anda bisa menghilangkan kerepotan dan keribetan dalam mengelola gaji karyawan.
Oleh karena itu, yuk jadwalkan demo sekarang dan gunakan aplikasinya untuk mendapatkan kemudahan!
