Payroll merupakan aspek penting dalam perusahaan yang mengelola penggajian karyawan. Mulai dari pencatatan awal hingga perhitungan dan pembuatan slip gaji.
Untuk mengelola payroll, banyak perusahaan yang memilih untuk menggunakan payroll accounting. Payroll accounting atau accounting payroll sistem akuntansi penggajian merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola penggajian karyawan di perusahaan.
Tak sulit untuk menerapkan akuntansi payroll di perusahaan. Ulasan di bawah ini akan menjelaskan apa itu payroll accounting hingga langkah-langkahnya, simak baik-baik.
Apa Itu Payroll Accounting?
Payroll accounting adalah sistem yang mengatur penggajian karyawan. Sistem ini meliputi penyimpanan data terkait penggajian karyawan, perhitungan, pembayaran, pelaporan, hingga pembuatan slip gaji.
Payroll dalam akuntansi atau sistem akuntansi penggajian ini bekerja dengan cara mengumpulkan data karyawan lalu dikelola hingga menjadi bahan informasi yang dibutuhkan dalam prosedur penggajian karyawan.
Apa Tujuan Sistem Akuntansi Penggajian?
Sistem akuntansi penggajian digunakan karena tujuan tertentu. Berikut ini adalah tujuan dari sistem penggajian ini:
1. Untuk Menjamin Otorisasi Aspek Gaji Karyawan
Tujuan pertama adalah untuk menjamin segala aspek pada gaji karyawan telah diotorisasi. Hal ini meliputi status, besaran gaji, serta pemberian dan pemotongan gaji.
Semua hal tersebut harus dicatat, diklasifikasikan, dan dilaporkan secara akurat.
2. Untuk Mengelola Proses Penggajian Karyawan
Sistem penggajian juga bertujuan untuk mengelola segala proses penggajian karyawan. Proses yang dimaksud mulai dari pengelompokkan karyawan, perincian komponen penggajian, pembayaran gaji dan pajak penghasilan, hingga pelaporan dan slip gaji.
3. Untuk Memastikan Penggajian Karyawan Sesuai Peraturan
Selanjutnya, tujuan sistem akuntansi penggajian yang terakhir adalah untuk memastikan penggajian karyawan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Contohnya Undang-undang Ketenagakerjaan, Undang-undang tentang Pajak Penghasilan, dan Peraturan Kementerian Ketenagakerjaan tentang Upah Minimum.
Baca juga: Memahami Akuntansi Manajemen dan Manfaatnya Bagi Perusahaan
Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian
Ada beberapa fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian. Berikut ini adalah fungsi-fungsinya:
1. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi untuk mencatat kewajiban yang timbul karena pembayaran gaji karyawan. Contohnya adalah utang gaji karyawan, utang dana pensiun, dan utang pajak.
2. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan adalah mengurus hal-hal yang berkaitan dengan pembayaran gaji ke bank.
3. Fungsi Kepegawaian
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam merekrut karyawan baru dan mengelola karyawan tersebut.
Hal-hal yang terkait dengan pengelolaan karyawan misalnya melakukan seleksi karyawan baru, menempatkan karyawan baru di cabang-cabang perusahaan, menetapkan gaji karyawan, melakukan mutasi terhadap karyawan, dan memberhentikan karyawan.
4. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu yaitu mengelola catatan kehadiran karyawan perusahaan. Catatan ini berhubungan dengan payroll accounting karena pemberian gaji akan dilakukan berdasarkan data kehadiran karyawan.
5. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab dalam membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto, tunjangan, dan potongan pajak penghasilan atau yang lainnya.
Baca juga: Keunggulan Pengelolaan Payroll dengan Computerized System
Langkah-langkah dalam Payroll Accounting
Untuk menerapkan payroll accounting di perusahaan, berikut adalah langkah yang dapat Anda lakukan:
1. Menyortir Aspek-aspek Payroll
Langkah pertama adalah menyortir aspek-aspek payroll. Langkah ini dilakukan dengan memutuskan komponen payroll yang akan diterima karyawan serta bagaimana sistem pembayaran gajinya.
Komponen payroll yang dimaksud meliputi gaji pokok, tunjangan, asuransi, dan bonus. Anda harus menentukan bagaimana kebijakan penentuan komponen payroll tersebut untuk setiap karyawan.
Karyawan dengan tanggung jawab lebih besar tentu saja memiliki besaran gaji dan tunjangan lebih besar.
Sementara itu, Anda juga perlu memutuskan bagaimana gaji akan diberikan ke karyawan. Apakah gaji akan diberikan dengan hitungan per jam atau per bulan.
2. Mengumpulkan Berkas Karyawan
Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan berkas karyawan yang terkait dengan penggajian. Anda bisa melakukan hal ini dengan memberikan formulir kepada karyawan untuk diisi.
Formulir akan meminta karyawan untuk mengisi data bank, asuransi, KTP, dan sebagainya.
3. Mencatat Kehadiran dan Waktu Kerja Karyawan
Sebelum menentukan berapa besaran gaji yang diterima karyawan, Anda perlu mengetahui catatan kehadiran dan waktu kerja karyawan terlebih dahulu.
Informasi ini bisa Anda peroleh melalui sistem absensi yang diisi oleh karyawan setiap hari.
Kehadiran dan waktu kerja karyawan diperlukan dalam perhitungan gaji karena karyawan yang tidak hadir ke kantor atau tidak mencukupi waktu kerjanya tidak akan menerima gaji yang penuh.
4. Menghitung Gaji dan Pajak Penghasilan
Lalu setelah semua siap, Anda bisa mulai menghitung gaji dan pajak penghasilan karyawan. Hitunglah total gaji yang diterima karyawan serta pajak penghasilan yang harus dibayar karyawan.
6. Membayar Gaji dan Pajak
Setelah gaji dan pajak penghasilan setiap karyawan diketahui, Anda bisa langsung membayarnya. Pembayaran gaji dilakukan melalui bank yang telah ditentukan.
7. Mendokumentasikan Transaksi
Setiap transaksi payroll yang dilakukan perusahaan harus didokumentasikan. Dokumentasi ini dilakukan dengan menggunakan Chart of Account.
Chart of Account adalah daftar berisi kode dan nama akun yang digunakan untuk mengelompokkan dan mencatat transaksi perusahaan.
Baca juga: Dasar Hukum Pajak Penghasilan yang Harus Diketahui Karyawan
Permudah Sistem Akuntansi Penggajian dengan Software Payroll LinovHR
Bagaimana cara menerapkan sistem akuntansi penggajian di perusahaan? Anda dapat menggunakan Software Payroll LinovHR.
Software Payroll LinovHR merupakan perangkat lunak yang dikhususkan untuk mengelola payroll di perusahaan. Melalui software ini, Anda akan merasakan pengelolaan payroll yang mudah, efektif, dan akurat.
Software Payroll dari LinovHR memiliki segudang fitur yang akan memudahkan penggajian karyawan di perusahaan Anda.
Salah satunya adalah fitur Account Code yang digunakan untuk mengelompokkan komponen payroll. Pengelompokkan ini dilakukan berdasarkan kode akuntansi yang dapat Anda buat sendiri, menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Selain fitur Account Code, ada pula fitur Payroll Process untuk memproses perhitungan payroll dan fitur E-Payroll untuk membuat laporan payroll.
Bukan cuma payroll, Software Payroll LinovHR bahkan juga memiliki fitur Tax Calculator yang dapat membuat simulasi pajak penghasilan karyawan.
Masih ada banyak lagi fitur yang bisa Anda dapatkan pada payroll accounting LinovHR. Yuk, kenali semua fiturnya dengan mengikuti demo aplikasi gratis bersama kami. Hubungi sekarang!
