Selain menyiapkan dalam proses rekrutmen karyawan, HRD juga harus mempersiapkan jika terdapat karyawan melakukan pengunduran diri. Pasalnya, kondisi seperti ini adalah di luar kemauan HRD ataupun pihak perusahaan. Apa saja yang harus dilakukan HRD ketika karyawan mengundurkan diri? Untuk lebih memahaminya, simaklah penjelasan di bawah ini!
1. Cari Tahu Alasan Karyawan
Sebagai HRD, Anda wajib mencari tahu alasan karyawan melakukan resign. Setelah mendengar alasan tersebut, pahamilah penyebab karyawan mengajukan pengunduran diri. Bisa jadi alasan tersebut karena telah mendapatkan tawaran lain yang lebih besar, tidak cocok dengan lingkungan kerja, masalah pribadi atau keluarga atau hal lainnya. Dari situ, Anda bisa mengambil keputusan apakah karyawan tersebut masih bisa dipertahankan atau tidak.
2. Berikan Penjelasan Kepada Divisi Terkait
Setiap ada karyawan mengundurkan diri, pastinya akan membawa pengaruh kepada perusahaan dan juga karyawan lain. Maka dari itu, Anda harus memberikan penjelasan kepada seluruh karyawan khususnya divisi terkait. Anda bisa mengatur komunikasi terbaik yang bisa dilakukan untuk menyampaikan alasan tersebut. Jangan sampai terjadi miskom dalam suatu divisi akibat adanya karyawan yang memutuskan resign.
3. Persiapkan Exit Interview
Setelah Anda menyetujui pengunduran diri tersebut, siapkan beberapa pertanyaan untuk exit interview. Beberapa pertanyaan yang bisa diajukan saat exit interview antara lain:
- Alasan karyawan mengundurkan diri?
- Bagaimana pandangan karyawan terhadap pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya?
- Bagaimana hubungan karyawan dengan atasannya?
- Apa alasan karyawan mengambil pekerjaan di tempat baru? (jika alasan karyawan telah menerima tawaran di tempat lain)
- Apa hal positif dan negatif yang dirasakan terhadap pekerjaan dan perusahaan?
- Menurut karyawan, kemampuan apa yang harus dimiliki oleh penggantinya?
Dari pernyataan tersebut HRD dapat mengetahui alasan terbaik mengapa karyawan mengajukan resign serta menjadi masukan kepada perusahaan untuk melakukan perbaikan di kemudian hari.
Baca juga : Karyawan Resign? HRD Wajib Tahu Exit Interview Terlebih Dahulu!
4. Buatlah Rencana Transisi
Langkah selanjutnya, ajaklah karyawan untuk melakukan rencana transisi. Rencana ini dapat dilakukan dengan cara mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dilakukan karyawan selama bekerja. Setelah itu, susunlah informasi tersebut ke dalam sebuah daftar yang lengkap.
Dengan melakukan hal ini, Anda akan lebih mudah dalam menentukan karyawan lain yang cocok untuk menggantikan tugas tersebut. Jangan lupa untuk meminta izin kepada karyawan yang bersangkutan untuk melakukan pekerjaan tambahan. Semua itu agar target perusahaan tidak terhambat akibat satu pekerjaan yang tak terselesaikan.
5. Memberikan Gaji Terakhir
Karyawan yang mengundurkan diri akan tetap mendapatkan hak nya yaitu mendapatkan pesangon atau gaji. Perlu diperhatikan dalam memberikan gaji kepada karyawan resign, perhitungan akan dilakukan berdasarkan perhitungan prorata gaji. Jadi jika terdapat karyawan yang mengundurkan diri di tanggal 15, maka sisa gaji tersebut akan dihitung berdasarkan prorata gaji.
Selain itu, hak bagi karyawan mengundurkan diri tercantum dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan yaitu berupa:
- Uang Pengganti Hak, tercantum dalam UU Ketenagakerjaan no, 13 tahun 2003 pasal 156 ayat 4. Hak tersebut terdiri dari penggantian uang untuk hak cuti yang belum diambil, uang transportasi saat perjalanan dinas (reimbursement).
- Uang Pisah, yaitu uang penghargaan yang jumlahnya sudah disepakati bersama dan tercantum dalam kontrak kerja sebelumnya.
Baca juga : Cara Menghitung Gaji Karyawan Harian, Bulanan, Pro Rata dan Contohnya
6. Evaluasi
Terakhir saatnya melakukan evaluasi. Evaluasi di sini adalah untuk mengambil keputusan apakah Anda harus segera merekrut karyawan baru atau tidak. Pertimbangkanlah beban pekerjaan yang sedang dialami perusahaan.
Apakah kosongnya posisi tersebut masih bisa diatasi oleh rekrutmen internal atau harus segera merekrut karyawan baru dari eksternal? Anda harus melakukan evaluasi ini dengan cepat agar tidak terjadi penumpukan pekerjaan yang akan menghambat proses kerja.
Baca Juga: Mau Resign, Pertimbangkan 8 Hal ini Sebelum Mengundurkan Diri
Karyawan yang melakukan pengunduran diri pastinya akan berdampak pada proses kerja dalam perusahaan.
Agar tidak menimbulkan masalah internal, seorang HRD dapat melakukan beberapa poin yang sudah dijelaskan di atas.
Setelah itu, lakukan peninjauan kembali terkait hal-hal apa saja yang harus diperbaiki untuk mencegah karyawan mengundurkan diri di kemudian hari. Semoga pembahasan di atas dapat membantu!
