Sebuah perusahaan menyimpan banyak sekali produk hasil jadi yang akan siap dipasarkan kepada konsumen. Semua barang akan disimpan dalam sebuah gudang. Sistem penyimpanan dari barang tersebut dinamakan Stock Opname.
Apa itu Stock Opname?
Menurut Wikipedia pengertian Stock Opname adalah proses verifikasi fisik jumlah dan kondisi stok barang yang ada di dalam gudang sebelum dijual kepada konsumen.
Dengan kata lain, Stock Opname artinya proses pemeriksaan fisik tingkat stok untuk setiap produk dan bahan yang Anda jual untuk memastikan bahwa data Anda up to date dan akurat.
Sangat penting memiliki pemahaman yang baik tentang manajemen stok untuk memastikan bisnis Anda dapat tumbuh dan berkembang. Tanpa mengetahui apa yang Anda miliki dan apa yang akan Anda lakukan dengan tingkat persediaan barang, tidak mungkin bisnis Anda dapat berjalan secara optimal.
Contoh Stock Opname (Laporan Stock Opname) :
Mengapa Perusahaan Harus Melakukan Stock Opname?
Alasan mengapa Stock Opname sangat penting dilakukan adalah untuk mendapatkan informasi yang paling akurat mengenai stok barang yang ada di dalam gudang, melakukan audit dan menemukan masalah yang berkaitan dengan inventaris seperti ketidaksesuaian stok.
Jika Anda menemukan keadaan dimana stok barang yang ada melebihi jumlah stok barang dalam pembukuan petugas gudang, maka akan dilakukan audit ulang untuk memastikan apakah ada transaksi yang terlewat atau adanya human error saat melakukan pencatatan.
Kapan Stock Opname Dilakukan?
Sebenarnya tidak ada jawaban pasti untuk pertanyaan di atas karena jawabannya tidak sama untuk setiap perusahaan, tergantung dari sektor industri serta kebijakan masing-masing perusahaan.
Namun, untuk industri besar biasanya Stock Opname dilakukan setiap setahun sekali, empat bulan sekali atau tiga bulan sekali karena kegiatan ini membutuhkan waktu yang cukup lama.
Manajemen stok perlu dilakukan secara teratur untuk memastikan Anda tahu persis apa yang Anda miliki. Jangan sampai Anda mengecewakan klien karena kehabisan stok, atau malah sebaliknya Anda mengambil risiko dengan menimbun terlalu banyak stok.
Tujuan dari Stock Opname
Selain mengetahui persediaan stok barang secara akurat, tujuan dilakukan Stock Opname adalah untuk mengetahui apakah catatan pembukuan perusahaan dilakukan secara benar (Sistem Pengendalian Intern).
Dengan adanya kegiatan manajemen stok ini, akan diketahui secara langsung apakah kondisi yang ada di dalam pembukuan sudah sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
Manfaat Stock Opname
- Meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan stok barang, baik kekurangan maupun kelebihan stok
- Mengetahui apabila terjadi kekurangan stok atau bahkan hilang, dan mengurangi kemungkinan kehabisan stok
- Mengetahui dengan jelas arus keluar masuk barang, serta kondisi barang secara riil
- Dokumentasi dapat dijadikan sebagai bahan analisis untuk mengukur perkembangan perusahaan.
- Anda dapat menghemat biaya penyimpanan dan menjaga inventaris Anda pada tingkat efisiensi yang optimal
- Mengungkap masalah yang terjadi di ruang stok, seperti barang yang tidak ditangani dengan baik, barang hilang, bahkan pencurian
Baca Juga: Mengenal Just In Time dalam Sistem Produksi
Tahapan Stock Opname
Tahapan ketika hendak melakukan stock opname pada dasarnya terbilang cukup rumit dan panjang. Hal ini karena untuk mencegah kesalahan data yang diperlukan bagi perusahaan agar tidak merugikan pihak manapun.
Secara umum tahapan stock opname dibagi menjadi tiga tahap, yaitu sebelum hitungan, selama hitungan, dan setelah hitungan. Berikut tahapan-tahapannya.
Sebelum Hitungan
Tahapan ini merupakan tahapan persiapan dimana Anda pertama-tama perlu menentukan tanggal untuk penghitungan stok barang. Jadwal ini penting karena jangan sampai karyawan atau bahkan Anda sendiri tidak dapat hadir ketika hari penghitungan tersebut.
Persiapkan pula alat penunjang yang dibutuhkan seperti buku catatan, stiker barcode, barcode scanner, dan lainnya. Kemudian, Anda perlu membuat denah gudang untuk memudahkan proses stock opname berlangsung.
Jangan lupa pula persiapkan tim yang kompeten dalam melakukan stock opname. Pegawai yang melakukan perhitungan stock hendalkan mereka yang teliti, berintegritas dan jujur.
Selama Hitungan
Terdapat beberapa panduan penting selama melakukan perhitungan stok barang yang harus diikuti oleh setiap pegawai yang ditugaskan.
- Periksa seluruh barang. Perlu diperhatikan ketika melakukan stock opname agar memeriksa setiap barang satu per satu. Anda perlu memeriksa semuanya dengan teliti dan jangan hanya mengandalkan label yang tertera pada barang.
- Hitung stok dan catat ke dalam sheet. Pastikan Anda menghitung setiap barang yang ada dalam rak. Kemudian Anda perlu masukan angka-angka tersebut ke dalam catatan Anda dan jangan terpaku pada sistem karena dapat menyebabkan kesalahan yang lebih besar.
- Istirahat. Melakukan stock opname tentunya sangat menguras tenaga dimana banyak sekali barang yang akan Anda temui dan hitung. Anda perlu mengambil waktu istirahat agar semua yang terlibat dalam perhitungan barang menjadi fokus kembali.
Setelah Hitungan
Ketika Anda telah selesai menghitung seluruh barang yang ada di gudang, bukan berarti pekerjaan Anda telah selesai. Terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan setelah melakukan perhitungan.
Anda perlu memeriksa angka yang telah dicatat. Perlu juga dipastikan bahwa angka yang Anda catat itu benar dan akurat sesuai dengan keadaan riil.
Setelah Anda yakin sepenuhnya terhadap angka-angka yang telah dicatat, maka tahapan selanjutnya adalah mengunggah semua angka tersebut ke dalam sistem persediaan.
Kemudian, Anda perlu menyusun ulang barang mana saja yang hampir kehabisan stok dan barang mana saja yang memiliki jumlah stok berlimpah.
Tips Melakukan Stock Opname
Stock Opname merupakan bagian paling mendasar dari bisnis apapun yang berurusan dengan barang. Ini adalah satu-satunya cara agar Anda dapat melacak inventaris, melihat apakah proses pemesanan Anda efisien, dan mengurangi kelebihan stok.
Untuk mencapai tujuan tersebut terdapat beberapa tips yang membantu mewujudkannya.
1. Pilih Waktu yang Tepat
Memilih waktu yang tepat untuk melakukan hal ini sangatlah penting. Karena hal ini bisa menjadi latihan yang memakan waktu lama, dan Anda harus memilih hari di mana Anda memiliki semua sumber daya yang dibutuhkan.
Anda mungkin harus menyisihkan jam staf selama periode yang tidak terlalu sibuk atau bahkan mungkin mengharuskan Anda untuk menutup toko sementara selama Anda melakukan Stock Opname. Pastikan untuk menghindari gangguan yang menyebabkan salah perhitungan.
2. Atur Stok Anda dengan Hati-hati
Penting bagi Anda untuk menyisihkan stok yang sudah terjual tetapi belum dikirim dan mulai mengkategorikan stok yang ada dengan menggunakan label.
Kemungkinan total stok Anda akan berada dalam sejumlah kategori yang berbeda, dan akan lebih mudah untuk memperhitungkan dengan benar semua yang Anda miliki jika Anda memulai dengan sebuah sistem yang terorganisir dengan baik.
3. Atur dan Awasi Staf Gudang
Jika Anda memiliki staf yang membantu pengelolaan stok, pastikan mereka terorganisir dengan baik. Pastikan juga Anda telah meminimalkan gangguan apa pun saat pelatihan, seperti kebisingan dan pertimbangkan larangan telepon.
4. Pastikan Stock Opname Anda Akurat
Sangat penting memastikan bahwa segala proses berjalan akurat. Hal ini membutuhkan ketelitian dan jangan asal menebak!
Tandai item yang sudah dihitung untuk menghindari penghitungan ganda. Pastikan bahwa setiap barang yang sudah terjual telah dihapus dari area yang dihitung.
Baca Juga: Apa itu Barang Komplementer? ini Pembahasan Lengkapnya
5. Validasi dan Perbarui Catatan Stok Anda
Setelah penghitungan selesai, Anda perlu memvalidasi stock barang di gudang Anda. Bandingkan hasil penghitungan dengan catatan stok sebelumnya.
Jika ditemukan ketidaksesuaian harus dicari apa penyebabnya (misalnya barang rusak atau hilang). Kemudian, perbarui catatan stok Anda sesuai dengan hasil perhitungan terakhir Anda.
6. Temukan dan Perbaiki Masalah
Di masa pandemi covid-19 seperti sekarang ini, banyak produk yang mengalami peningkatan permintaan ataupun sebaliknya. Sangat penting mencatat perubahan ini untuk mengurangi kelebihan stok produk yang kurang peminatnya.
Dengan melakukan Stock Opname, Anda dapat mengidentifikasi masalah stok dan memperbaikinya sebelum menjadi masalah besar, mengukur kinerja produk, mengetahui jumlah stok yang Anda miliki, menghilangkan pencurian, serta menemukan stok mati.
7. Tingkatkan Keuntungan Bisnis
Ketika semuanya sudah terorganisir dengan baik, mudah untuk mengetahui produk mana yang cepat terjual sehingga Anda dapat memesan lebih banyak begitupun sebaliknya. Dengan begitu proses produksi akan menyesuaikan dengan permintaan pasar.
Kesimpulan
Stock Opname sangatlah penting untuk menjaga alur bisnis lancar terutama jika perusahaan Anda bergerak dibidang retail maupun manufaktur.
Dengan melakukan proses pendataan barang yang akurat dan rinci, berarti Anda telah menjaga bisnis Anda penuh dengan produk yang bergerak cepat. Semoga informasi ini dapat berguna bagi Anda!
