Hak karyawan setelah bekerja selama satu bulan dalam perusahaan adalah menerima gaji sesuai dengan surat perjanjian kerja.
Sudah semestinya perusahaan mengelola gaji dan memberikannya kepada karyawan tepat waktu. Perusahaan menggunakan berbagai sistem penggajian untuk memproses penggajian karyawan.
Namun, apakah sistem penggajian dalam perusahaan benar-benar efektif?
Mengenal Sistem Penggajian dalam Perusahaan
Sistem penggajian adalah sebuah prosedur atau metode perhitungan, pengelolaan, penyimpanan komponen, dan pemberian gaji karyawan.
Sistem penggajian setiap perusahaan dapat berbeda dan beragam, tetapi umumnya sistem akan dipengaruhi oleh sektor perusahaan, kemampuan dan kesehatan finansial perusahaan, penetapan Upah Minimum Regional (UMR), dan lain-lain.
Di Indonesia, peraturan dan undang-undang mengenai penggajian tercantum jelas di Kepmenakertrans KEP 231/MEN/2003 dan UU Ketenagakerjaan tahun 2003.
Baca Juga: Pengertian dan Manfaat Knowledge Management untuk Perusahaan
Data Yang Diperlukan dalam Penggajian
Terdapat dua tipe data yang dibutuhkan untuk memproses gaji karyawan.
Data Konstan
Data konstan ini bersifat tetap dan hanya perlu diinput sekali di awal proses perhitungan gaji. Data konstan ini contohnya seperti nama karyawan, NPWP, jumlah gaji, posisi, dll.
Data Variabel
Data variabel bersifat tidak tetap dan kemungkinan selalu berubah setiap periode pembayaran gaji. Contoh dari data ini adalah jumlah jam kerja, jumlah izin/ cuti, jumlah hari libur dan potongan pajak.
Prosedur dalam Penggajian
Prosedur dalam proses penggajian setiap perusahaan berbeda-beda. Namun, terdapat prosedur umum dalam proses ini.
- Merekap jumlah masuk kerja, izin, cuti, dsb.
- Menghitung komponen penghasilan seperti gaji pokok, tunjangan dan bonus.
- Menghitung komponen pengurang dalam penghasilan seperti pajak dan premi asuransi.
- Membuat slip gaji.
- Tim finance akan kroscek ulang informasi-informasi dalam slip gaji.
- Setelah dievaluasi, gaji akan dikirimkan ke rekening karyawan masing-masing.
Penjelasan prosedur sistem penggajian dapat dilihat secara lengkap di konten berikut.
Tantangan Mengelola Sistem Penggajian
Human Resource Department (HRD) adalah divisi yang berkewajiban untuk mengelola karyawan secara optimal dan maksimal. Jumlah karyawan dalam suatu perusahaan bisa sangat banyak, sementara jumlah HRD yang menangani cukup sedikit.
Sering kali HRD merasa kewalahan dalam memproses gaji karyawan karena banyaknya komponen gaji. Perbedaan jumlah yang sangat besar ini biasanya membuat kinerja HRD kurang maksimal dan akhirnya sering terjadi kesalahan hitung. Tidak jarang pula karyawan terlambat menerima gaji dari perusahaan.
Tantangan lainnya adalah seputar komponen penggajian. Untuk menghitung sebuah gaji bersih yang siap diterima karyawan, memerlukan beberapa komponen seperti kehadiran karyawan, pajak, iuran BPJS, posisi, jabatan, dan lainnya.
Komponen gaji ini berbeda dari satu karyawan dari satu karyawan lainnya. Akhirnya sistem penggajian manual pun sering mengalami human error berupa kesalahan entry komponen gaji. Kesalahan entry ini akan mempengaruhi perhitungan gaji karyawan menjadi kurang akurat.
Tantangan lain yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan adalah sulitnya rekapitulasi untuk laporan penggajian. Sebuah laporan penggajian diperlukan perusahaan untuk mengevaluasi dan mengambil keputusan suatu aspek tertentu.
Sistem manual tidak memfasilitasi HRD untuk membuat laporan penggajian dengan akurat dan cepat. HRD pun harus berkutat dengan banyaknya data dan informasi kemudian memindahkannya ke tabel kosong.
Cara ini tidak akan efisien dan efektif jika digunakan dalam jangka panjang. Sebab, HRD mempunyai tugas lain yang jauh penting, yakni menyusun strategi pengelolaan karyawan yang lebih optimal.
Baca Juga: Mengatasi Human Error dalam Pengelolaan Karyawan
Apakah Ada Sistem Penggajian yang Mudah dan Praktis?
Menghitung gaji dengan sistem manual hanyalah memakan waktu lama dan akan berpengaruh dengan kecepatan dan ketepatan perhitungan gaji. Pada akhirnya, perusahaan dan HRD harus memilih sistem penggajian yang lebih efektif dan efisien.
Payroll Software dari LinovHR menyediakan sistem penggajian otomatis yang mempermudah HRD dalam memproses gaji.
Payroll Software dari LinovHR dapat memproses, menyimpan, dan menghitung komponen gaji menjadi sebuah gaji bersih yang siap diterima karyawan.
Tak hanya itu, sistem penggajian oleh LinovHR ini juga terintegrasi dengan sistem lain yang berhubungan dengan komponen gaji, seperti data kehadiran. Sehingga HRD tidak perlu melakukan entry manual kedalam sistem penggajian.
Bagaimana dengan pajak dan iuran? Ternyata cukup mudah. Dalam Payroll Software dari LinovHR terdapat fitur tax calculator yang membantu HRD untuk menampilkan berapa besaran pajak penghasilan yang harus dibayarkan perusahaan selama setahun.
Fitur ini tentu saja akan sangat membantu dalam hal penganggaran perusahaan yang lebih detail, akurat, dan spesifik.
Sebuah perusahaan menyusun berbagai laporan, salah satunya adalah laporan penggajian. Dengan Payroll Software dari LinovHR, HRD dapat menyusun laporan penggajian otomatis dengan fitur report payroll.
Bentuk laporan tersaji dalam spreadsheet dan dapat dicetak jika diperlukan. Tampilan dari report payroll juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan sehingga mempermudah HRD dalam menganalisis laporan.
Jadi, daripada berkutat dengan pengelolaan administratif manual yang menyita waktu, HRD dapat lebih fokus untuk menangani hal lain yang lebih krusial.
Perusahaan tidak berkewajiban untuk memberikan slip gaji setiap bulan. Akan tetapi, karyawan berhak untuk mengajukan slip gaji kepada HRD untuk berbagai kepentingan seperti pengajuan cicilan dan sebagai dokumen melamar kerja di perusahaan lain.
Inilah keunggulan dari Payroll Software dari LinovHR. Dengan fitur salary slip, HRD dapat memproses slip gaji secara otomatis dan cepat. Format slip gaji yang dihasilkan adalah PDF yang praktis dan mudah disimpan. HRD bisa langsung mengirimkannya kepada karyawan melalui email.
LinovHR: Memaksimalkan Sistem Penggajian Perusahaan Anda
Sistem penggajian yang optimal adalah sistem yang mampu memproses gaji dengan tepat, akurat, dan cepat untuk banyak karyawan secara serentak.
Diharapkan sistem yang baik juga dapat mengurangi kemungkinan karyawan telat menerima gaji. Pada dasarnya, sistem penggajian yang optimal adalah awal dari pengelolaan karyawan yang holistik.
Sebab karyawan dapat menilai jika perusahaan tempatnya bekerja adalah perusahaan yang kredibel jika perusahaan mampu menggaji karyawan dengan tepat waktu sesuai hak karyawan.
Perusahaan dapat memaksimalkan sistem penggajian dengan LinovHR. Pengalaman dalam menangani berbagai macam client dari industri yang berbeda membuat LinovHR ahli dan handal dalam membantu pengelolaan karyawan.
LinovHR menjamin semua data dan informasi karyawan yang digunakan dalam sistem penggajian hanya dipergunakan untuk keperluan penggajian. Jadi, perusahaan tidak perlu meragukan sistem keamanan dari Payroll Software LinovHR. Dapatkan uji coba gratis disini!
