Pentingkah SOP HRD dalam Perusahaan?

Human Resources Departement (HRD) memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan. HRD memiliki tanggung jawab yang beragam, mulai dari melakukan rekrutmen dan seleksi calon karyawan baru, mengembangkan dan meningkatkan kualitas human resource perusahaan, membuat peraturan yang berhubungan dengan sumber daya manusia (SDM), sampai dengan mendefinisikan serta mensosialisasikan setiap kebijakan maupun budaya yang dimiliki oleh perusahaan. 

Berbagai peran HRD tersebut tentunya sangat kompleks, itu sebabnya, sangat penting bagi perusahaan untuk menetapkan standar operasional prosedur di bagian HRD (SOP HRD).

 

Lalu, sebenarnya apa itu SOP ? 

Standar Operasional Prosedur atau SOP  adalah suatu sistem instruksi langkah demi langkah (Step by Step) yang dibuat oleh instansi, organisasi maupun perusahaan untuk membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan. Alasan terpenting kenapa sebuah perusahaan perlu membuat SOP adalah untuk memastikan setiap proses kerja menjadi lebih teratur serta teroganisir.

 

Pengertian SOP HRD

SOP HRD sendiri adalah seperangkat instruksi atau langkah-langkah yang dibuat oleh manajemen HRD perusahaan yang berfungsi sebagai panduan terperinci untuk memulai dan menyelesaikan semua pekerjaan HRD.

Ketika perusahaan tumbuh, maka tanggung jawab tim HRD dalam perusahaan juga terus berkembang. Banyak tugas-tugas yang mesti dilakukan, juga lebih banyak ide-ide dan strategi-strategi diperlukan untuk mengelola human resource perusahaan. Sehingga dalam pelaksanaan tugasnya, mereka sangat membutuhkan sebuah SOP.

 

Baca Juga : Langkah Tepat untuk HRD tangani Karyawan Berkinerja Buruk

 

Pentingnya SOP HRD untuk Human Resource Management

SOP HRD dalam perusahaan biasanya terdiri dari beberapa SOP lain yang terkait tugas HRD seperti Standar operasional prosedur untuk melakukan rekrutmen, mengelola cuti karyawan, melakukan penilaian kinerja karyawan, pengunduran diri karyawan hingga standar operasional prosedur untuk mengelola setiap perjalanan dinas dan masih banyak tugas HRD yang terdapat SOP di dalamnya. Tentunya SOP yang ada harus berfungsi seperti berikut ini :

 

1. Sebagai Pedoman Anggota Tim Baru

Dengan memiliki SOP, tim HRD dapat mengurangi waktu untuk pelatihan tim anggota baru. Berikan mereka SOP, dan mereka akan mampu menyelesaikan tugas awal yang diberikan dengan baik tanpa melalui banyak pelatihan.

 

2. Sebagai Pedoman Operasional pada Saat Perekrutan Karyawan

SOP HRD harus menjelaskan tentang pedoman yang diperlukan pada saat proses seleksi dan rekrutmen karyawan baru di perusahaan. Mulai dari memasang iklan di job portal lowongan, seleksi kandidat yang sesuai, test tertulis, sampai dengan proses interview HRD dan interview user.

 

3. Karyawan Tidak Sembarangan Mengambil Cuti

Dalam SOP HRD juga mencakup SOP cuti karyawan, dimana di dalamnya terdapat peraturan tentang berapa kali diperbolehkan mengambil cuti dalam satu tahunnya, bagaimana dengan pembayaran kompensasi cuti apabila tidak diambil, peraturan cuti bersama perusahaan, peraturan ganti hari, dan lain-lain.

 

4. Mengatur Pengunduran Diri Karyawan

Ketika seorang karyawan ingin buru-buru resign dari perusahaan untuk tujuan tertentu, mereka tidak bisa langsung resign pada hari itu juga. SOP HRD juga harus mengatur perihal pengunduran diri karyawan menjadi tidak sembarangan.

 

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam SOP HRD

Nah, jika Anda sedang ditugaskan untuk membuat SOP HRD bersama tim Anda, berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, antara lain:

 

1. Menyusun Rencana Kerja Karyawan

Dalam SOP HRD, susunan rencana kerja karyawan dibuat dengan melakukan meeting internal antara bagian HRD dengan petinggi perusahaan. Tuliskan secara jelas, apa yang menjadi tujuan perusahaan, serta strategi-strategi dan kebutuhan yang diperlukan untuk mencapai target perusahaan di masa datang. 

 

2. Setiap Prosedurnya harus Jelas

Setelah rencana kerja karyawan tersusun, langkah selanjutnya adalah membuat alur kerja atau prosedur. Dalam membuat alur kerja, perhatikan urutannya untuk setiap proses pekerjaan. Bahasa yang digunakan dalam prosedur kerja harus benar-benar mencerminkan proses bisnis yang berjalan di perusahaan Anda.

 

3. Cara Menetapkan Bonus dan Keuntungan bagi Karyawan

Penentuan bonus dan keuntungan yang akan diberikan kepada karyawan haruslah bersifat objektif. Artinya, penetapan bonus dan keuntungan harus sesuai dengan kebijakan perusahaan, tanpa menggunakan parameter pribadi seperti kedekatan karyawan dengan atasan dan penilaian pribadi lainnya.

 

Baca Juga : Jenis Laporan Bulanan HRD

 

4. Masalah Rekrutmen dan Kontrak Kerja Karyawan

Perhatikan dan pastikan Anda tidak melanggar perundang-undangan pada saat Anda membuat SOP untuk Rekrutmen dan Kontrak Kerja Karyawan. SOP HRD yang baik untuk kedua hal tersebut dapat dijadikan sebagai pedoman bagi perusahaan dalam menjaga kredibilitas dengan tidak melanggar peraturan dalam Undang-undang Ketenagakerjaan.

 

5. Jangan Lupa untuk Mensimulasikan SOP HRD yang Anda Buat!

Setelah semua langkah di atas Anda lakukan, kini saatnya Anda mensimulasikan SOP HRD yang telah Anda buat untuk mengetahui seberapa efektif SOP tersebut. Apabila dalam prosesnya, ternyata terjadi masalah dan ada ketidaksesuaian, jangan khawatir, karena Anda masih bisa melakukan review dan evaluasi ulang.

 

Untuk menunjang proses simulasi SOP HRD yang Anda buat, ada baiknya Anda melakukan review dan perbaikan-perbaikan secara terus-menerus. Anda juga bisa menggunakan bantuan software HRD untuk menunjang proses simulasi SOP HRD yang Anda lakukan. Salah satu Software HRD yang dapat anda gunakan adalah LinovHR dengan Software HRD LinovHR akan membantu menjalankan proses operasional perusahaan menjadi lebih baik.

Dengan berbagai fitur yang ada di Software HRD LinovHR  akan membantu anda dalam mengelola Administrasi HRD seperti database seluruh karyawan, cuti karyawan sampai sistem payroll atau penggajian karyawan, baik karyawan tetap maupun outsourcing, bahkan membantu perhitungan Pajak Penghasilan (PPH 21) untuk karyawan tetap maupun karyawan tidak tetap, slip gaji, BPJS masing-masing karyawan dan lain sebagainya sehingga manajemen sumber daya manusia yang anda lakukan dapat dilaksanakan dengan sangat akurat.

Segera Ujicoba Software HRD LinovHR melalui tautan berikut -> https://www.linovhr.com/#/request-free-trial untuk membuktikan kualitas Software HR LinovHR