Absensi dan kehadiran menjadi salah satu aspek penting dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Sebab, keduanya menggambarkan kedisiplinan dan produktivitas karyawan.
Karena itu, pengelolaan absensi dan kehadiran harus dilakukan secara efektif dan akurat. Sayangnya, pekerjaan ini memakan waktu dan tenaga, serta rentan kesalahan jika dilakukan secara manual.
Untungnya saat ini tersedia pilihan timesheet online system yang memungkinkan perusahaan dapat memantau jam kerja, mengelola jadwal, dan melacak absensi karyawan dengan mudah.
Mari simak artikel LinovHR ini untuk mengetahui manfaat serta fitur yang harus terdapat pada timesheet online system!
Apa itu Timesheet Online System?
Pada dasarnya, timesheet adalah lembar kerja yang digunakan untuk mencatat waktu seorang karyawan dalam melakukan pekerjaan selama periode waktu tertentu.
Ini menjadi alat penting yang membantu perusahaan melacak dan menilai kedisiplinan serta produktivitas karyawan. Data absensi dan kehadiran yang digambarkan melalui timesheet juga yang nantinya akan digunakan dalam proses penggajian.
Sebelum adanya digitalisasi, pencatatan waktu kerja karyawan dilakukan secara manual. Tentunya hal ini akan memakan waktu dan tenaga, serta rentan mengalami kesalahan.
Karena itu, sekarang hadir sistem timesheet online yang membantu perusahaan untuk mencatat dan melacak waktu kerja karyawan secara elektronik.
Timesheet online dapat terintegrasi dengan mesin fingerprint dan aplikasi mobile attendance sehingga prosesnya menjadi lebih efisien. Dengan menggunakan timesheet versi online, proses ini menjadi lebih efisien dan terstruktur.
Alasan Mengapa Timesheet Online System Penting
Timesheet online memberikan sejumlah keunggulan dibandingkan dengan opsi manual.
Selain menyediakan sarana yang praktis untuk memantau jam kerja, timesheet online juga membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Berikut sejumlah alasan mengapa perusahaan perlu beralih ke sistem timesheet online alih-alih melakukan pencatatan absensi dan kehadiran secara manual:
1. Pemantauan Waktu Kerja secara Akurat
Timesheet online memungkinkan perusahaan untuk memantau waktu kerja karyawan dengan akurat.
Dengan adanya rekaman waktu (attendance record) yang tercatat secara digital, baik melalui mesin fingerprint maupun aplikasi absen online, perusahaan dapat menghindari kesalahan dalam pencatatan waktu kerja.
2. Manajemen Proyek Lebih Efektif
Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, manajemen proyek atau (project management) yang efektif menjadi kunci kesuksesan setiap pekerjaan yang dijalankan.
Dalam hal ini, timesheet online berperan untuk membantu project manager melacak waktu yang dihabiskan oleh setiap anggota tim pada tugas atau proyek tertentu.
Informasi ini dapat digunakan untuk memantau apakah proyek berjalan sesuai timeline yang ditetapkan, mengidentifikasi progres dan hambatan yang dialami setiap karyawan, serta melihat apakah ada risiko penundaan (delay) dalam proyek yang berlangsung.
3. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Dengan timesheet online, setiap karyawan dapat melihat dan memantau waktu kerja mereka sendiri serta waktu kerja rekan kerja lainnya.
Hal ini dapat menciptakan transparansi di antara tim serta meningkatkan rasa tanggung jawab dan akuntabilitas terhadap tugas dan proyek yang diemban masing-masing individu.
4. Menyederhanakan Proses Administrasi
Timesheet online juga dapat mengurangi beban administratif dari manajemen atau HR terkait pencatatan dan pengelolaan waktu kerja. Pasalnya dengan timesheet online, data waktu kerja akan tercatat secara otomatis.
LinovHR sebagai penyedia Human Resource Information System (HRIS) menyediakan modul Time Attendance yang menghadirkan fitur Timesheet Online yang langsung terhubung dengan aplikasi mobile attendance.
Di setiap periode, HR dapat menarik data absensi dan kehadiran setiap karyawan secara akurat. Menariknya lagi, modul ini juga terintegrasi dengan modul Payroll sehingga proses penggajian bisa dilakukan dengan mudah.
Tentunya hal ini dapat membantu mengurangi risiko kesalahan dalam penggajian. Terlebih, perhitungan gaji dengan Software Payroll LinovHR juga sesuai dengan regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia.
6. Fleksibilitas dalam Lingkungan Kerja yang Berubah
Di era di mana banyak perusahaan mengadopsi sistem kerja remote, timesheet online menjadi alat yang sangat berguna.
Karyawan dapat dengan mudah mencatat waktu kerja mereka dari mana saja, asalkan terhubung ke internet.
Ini memungkinkan perusahaan untuk tetap terhubung dengan tim yang bekerja secara remote dan memfasilitasi kerja kolaboratif tanpa terhalang batas geografis.
7. Penjadwalan secara Real-time
Timesheet online juga memberikan kemudahan dalam melakukan dan memantau jadwal kerja secara real-time.
Kemudahan ini membantu manajemen untuk menyesuaikan jadwal secara instan, contohnya ketika terjadi perubahan jadwal mendadak.
Kehadiran timesheet online juga memudahkan karyawan untuk melihat langsung perubahan jadwal tanpa harus.
8. Memungkinkan Pelacakan Lokasi Absensi
Timesheet online akan memberikan data akurat mengenai lokasi absensi karyawan. Pelacakan ini dapat memberikan informasi tentang keberadaan karyawan pada waktu tertentu.
Artinya, admin dapat mengetahui di mana karyawan melakukan absensi clock in dan clock out, apakah berada dalam radius yang ditetapkan perusahaan atau tidak.
Namun, hal ini hanya dimungkinkan jika aplikasi absen yang dilakukan karyawan memiliki fitur pelacakan GPS, seperti yang dimiliki LinovHR.
9. Meminimalisasi Risiko Korupsi Waktu Kerja
Timesheet online dapat mengurangi potensi adanya kecurangan atau korupsi waktu kerja yang dilakukan karyawan. Ini karena sistemnya terintegrasi langsung dengan alat absensi, seperti mesin fingerprint dan aplikasi mobile attendance.
Sebagai contoh, dengan pencatatan waktu kerja otomatis di timesheet online, karyawan tidak bisa pulang lebih awal dan memanipulasi waktu clock out agar terlihat pulang sesuai jadwal.
Selain itu, dengan Timesheet Online yang tersedia di Software Time Attendance LinovHR juga dilengkapi dengan Attendance Correction.
Jika HR melihat ada karyawan yang kerja melebihi durasi yang ditetapkan, HR dapat mengonfirmasi kepada karyawan apakah yang bersangkutan melakukan lembur atau justru lupa melakukan absen.
Dengan fitur Attendance Correction, data clock in dan clock out karyawan pun dapat diperbaiki sesuai dengan jam kerja yang semestinya. Tentu hal ini membantu menjaga akurasi data absensi dan kehadiran karyawan.
10. Mengurangi Risiko Kehilangan dan Kerusakan
Selain itu, timesheet online membantu mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan pada data.
Timesheet akan menyimpan dan mengirimkannya secara digital untuk referensi jangka panjang, serta memungkinkan akses yang mudah dan cepat untuk keperluan audit atau pengawasan.
Baca Juga: Hati-hati! Cara Ini Bisa Mengakali GPS di Handphone!
Fitur Penting dalam Timesheet Online System
Untuk memaksimalkan manfaatnya, ada beberapa fitur yang harus ada dalam sebuah timesheet online system, berikut di antaranya:
1. Tampilan Dashboard yang Intuitif
Pertama, penting untuk memiliki fitur interface yang user-friendly dan mudah digunakan dalam timesheet online.
Platform yang rumit atau membingungkan akan menghambat penerimaan dan penggunaan oleh staf.
Kemudahan entri data, pengiriman timesheet, dan pemrosesan payroll harus menjadi prioritas agar pengguna dapat dengan mudah mengakses dan menggunakan sistem tersebut tanpa kesulitan.
2. Kemudahan untuk Melakukan Customization
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda dan solusi yang dapat disesuaikan memungkinkan perusahaan untuk mengatur sistem sesuai dengan kebutuhan mereka.
Dengan penyesuaian yang tepat, software dapat menjadi solusi yang ideal untuk mengelola jam kerja karyawan sesuai dengan karakteristik unik dari bisnis tersebut.
3. Visibilitas Waktu Nyata
Fitur ini membantu manajemen, HR, dan atasan untuk melihat secara langsung bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka.
Dengan akses jam kerja secara real-time, manajemen dapat melakukan pengawasan dan perencanaan dengan lebih efektif.
Kemampuan untuk mengakses data di mana saja dan kapan saja memungkinkan respons cepat terhadap keadaan darurat atau situasi yang memerlukan tindakan segera.
4. Filterisasi Data Absensi Karyawan
Fitur ini berfungsi untuk mempermudah admin dalam menyortir data absensi karyawan. Sehingga, admin mengetahui karyawan yang data clock in dan clock out-nya belum lengkap, atau bahkan karyawan yang masuk kerja tapi belum absen sama sekali.
Dengan begitu, admin dapat mengonfirmasi kepada karyawan yang bersangkutan dan melakukan koreksi absen sesuai jam kerja karyawan. Ini akan membuat data absensi dan kehadiran lebih akurat.
5. Pemberitahuan Absensi
Fitur ini membantu mengurangi beban manajemen dan SDM dengan memberikan notifikasi aktivitas absensi karyawan secara otomatis.
Persetujuan otomatis timesheet sesuai dengan kriteria tertentu juga memudahkan proses pengelolaan absensi.
Dengan demikian, manajemen, HR, dan atasan dapat fokus pada tugas-tugas lainnya tanpa harus melakukan pengecekan manual terhadap absensi setiap karyawan.
Mudahkan Pelacakan Timesheet Online Karyawan dengan Aplikasi Absensi LinovHR
Di tengah era digital yang berkembang pesat, perusahaan dituntut untuk meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen sumber daya manusia (SDM) yang efektif. Dalam hal ini, data absensi dan kehadiran menjadi aspek vital yang harus dikelola dengan akurat.
Untuk mewujudkannya, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi seperti Aplikasi Absensi yang ditawarkan LinovHR agar proses pencatatan absensi dan kehadiran lebih cepat dan minim kesalahan manusia.
Dengan fitur-fitur yang canggih, Aplikasi Absensi LinovHR memungkinkan perusahaan untuk melacak jam kerja setiap karyawan dengan tepat, karena data absensi langsung terekam otomatis ketika karyawan melakukan clock in dan clock out.
Selain itu, karyawan dapat dengan mudah mengakses aplikasi ini melalui handphone mereka, sehingga memungkinkan mereka untuk melakukan absensi, mengajukan cuti, dan melihat jadwal kerja secara real-time.
Dengan Aplikasi Absensi LinovHR, perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola timesheet karyawan, sehingga dapat fokus pada hal-hal yang strategis dan lebih diprioritaskan dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Ayo, segera ajukan demonya sekarang dan segera kelola karyawan dengan mudah bersama LinovHR!
