brainstorming

Tips Brainstorming Efektif di Lingkungan Perusahaan

Kegiatan operasional perusahaan tak selalu berjalan lancar. Ketika sudah begini, perusahaan akan mengajak karyawan dan manajerial untuk melakukan brainstorming. Sebagian orang hanya mengira bahwa hal ini sekedar pertukaran opini singkat belaka. Padahal, harus ada keputusan atau solusi akhir yang aplikatif untuk permasalahan tertentu sesegera mungkin. Untuk lebih jelasnya, simak tips brainstorming yang efektif berikut ini! 

 

Apa Itu Brainstorming? 

Sebelum masuk ke pembahasan mengenai tips, mari kita pahami dulu apa itu brainstorming. Sederhananya, arti brainstorming adalah proses menemukan ide dan solusi atas suatu masalah yang spesifik dengan cara tidak biasa. Proses ini menjadi salah satu cara yang digunakan perusahaan untuk mencari solusi dan keputusan terbaik bagi kelancaran operasional. Khususnya bagi perusahaan yang baru yang memiliki banyak tantangan dan perusahaan lama yang butuh banyak penyesuaian dengan perkembangan zaman. 

 

Tips Brainstorming Efektif

Brainstorming melibatkan beberapa orang sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Setiap orang memiliki opini, pendapat, dan pola pikir yang berbeda. Tak jarang perbedaan tersebut membuat proses pertukaran pikiran menjadi rumit dan akhirnya tidak menemukan titik ujung sama sekali. Lalu apa saja tips brainstorming agar efektif?

 

Sesi Persiapan

Aktivitas tidak bisa dilakukan tanpa persiapan. Terdapat satu tim kecil atau pemimpin yang punya peran penting untuk menyiapkan berbagai keperluan berbeda guna memfasilitasi sesi brainstorming sehingga prosesnya menjadi sistematis.

Agenda yang akan menjadi pembahasan juga harus disiapkan pada sesi ini, dan tiap isu atau masalah yang akan didiskusikan harus diatur jelas prosedurnya. Prosedur ini harus bisa membuat nyaman tiap partisipan sehingga mampu membangun atmosfir yang ideal.

Tak peduli seberapa out of the box ide yang disampaikan partisipan, aturan yang dibuat harus mampu mengakomodasi. Persiapan juga mencakup alat seperti apa saja yang bakal dibutuhkan untuk sesi dan biasanya disesuaikan dengan target yang ingin dicapai. sesi persiapan harus bisa menjawab semua kebutuhan yang diperlukan selama sesi berjalan. Sebagai pengingat, tidak merencanakan dengan baik itu sama saja dengan merencanakan kegagalan.

 

Baca Juga: Menggunakan Jendela Johari untuk Game Motivasi Karyawan

 

Tentukan Proses 

Partisipan dipetakan menjadi dua kategori utama, yaitu sesi individu dan sesi kelompok. Proses seperti apa yang bakal dijalankan akan bergantung sepenuhnya pada tipe partisipan. Walau demikian, beberapa perusahaan kadang menjalankan keduanya.

Ada baiknya proses dimulai dengan sesi individu, lalu dilanjutkan dengan sesi kelompok. Alasannya yaitu terkait konsep pemikiran divergent dan convergent. Mudahnya, saat mengumpulkan semua partisipan bersama-sama, ide dari satu partisipan sangat mungkin bisa mempengaruhi partisipan lain sehingga pemikiran secara divergent tak akan pernah tercipta. 

 

Pilih Teknik 

Terdapat beberapa teknik brainstorming yang bisa diterapkan, tentunya dengan tingkat efektivitas masing-masing. Tapi untuk bisa mendapat hasil yang benar-benar efektif, teknik yang dipilih harus sesuai kebutuhan, dalam hal ini persoalan yang terjadi di lingkungan perusahaan. Beberapa teknik yang populer digunakan seperti mind mapping, blind writing, reverse brainstorming, medici effect storming, dan word clouds. Tiap teknik punya tujuan masing-masing, seperti mind mapping untuk memecahkan persoalan atau blind writing untuk menggali ide-ide baru, serta lainnya. Teknik yang diterapkan juga harus melihat partisipan yang terlibat serta hasil yang ingin dicapai setelah sesi berakhir.

 

Alokasikan Waktu yang Cukup

Efektivitas proses akan bergantung pada alokasi waktu yang diberikan. Semisal waktu yang disediakan ternyata cukup singkat, sangat mungkin hasilnya tak akan ideal, bahkan terkesan seperti dipaksakan. Jika dipersempit, tiap tahapan pasti butuh alokasi waktu berbeda. Dari tiap proses seperti sebelum, selama, dan sesudah brainstorming, pasti ada banyak aspek yang harus dipertimbangkan.

 

Baca Juga: 5 Keuntungan Datang Tepat Waktu ke Kantor Setiap Hari

 

Memberi alokasi waktu yang tepat pada tiap proses akan memastikan bahwa hasil yang didapat bisa semaksimal mungkin. Misalnya, pasti ada satu partisipan yang menginginkan solusi cepat atas satu persoalan, dan mengelola sesi agar tetap berlangsung sesuai rundown jelas bukan perkara mudah. Untuk kondisi demikian, membiarkan partisipan tersebut mengeluarkan pendapatnya merupakan jalan terbaik kemudian coba benturkan dengan argumen dari partisipan lain untuk meredakan situasi.

 

Jadwalkan Sesi Lanjutan

Satu faktor yang membuat sesi brainstorming kurang bisa berhasil yaitu terkait cara mengakhiri sesi. Sama yang terjadi di berbagai bisnis, pencapaian atau prestasi hanya akan dihitung di akhir. Jika hasilnya akhirnya baik, bisa dikatakan bahwa proses yang dijalani berhasil. Untuk mengakhiri sesi, dua cara bisa digunakan, yaitu dengan pengambilan suara terbanyak (voting) atau diputuskan oleh tim kecil yang bertugas mengambil keputusan. Semisal keputusan sudah dibuat, hasil kemudian akan dieksekusi.

Proses dari semua tahapan biasanya diwujudkan dalam bentuk timeline yang disertai dengan detail aktivitas dan penanggung jawab masing-masing. Tetap saja, tiap sesi yang sudah berakhir harus disajikan dalam bentuk presentasi untuk mendapat persetujuan dari atasan atau pihak yang berwenang.

Jadi, brainstorming adalah proses mencari solusi dari satu masalah dengan ide tak biasa melalui beberapa tahapan baik lewat diskusi yang kemudian diikuti dengan aksi nyata sehingga terjadi keselarasan antara proses dan hasil. Semua partisipan yang turut serta harus berperan aktif dalam mencari solusi dan yakin bahwa ada langkah nyata selanjutnya setelah proses tersebut. Praktiknya bisa dengan simulasi atau membuat sesi lanjutan sebagai tindak lanjut dari sesi sebelumnya. Semoga tips di atas dapat membantu dalam menemukan solusi!