manajemen waktu

4 Tips Manajemen Waktu, Maksimalkan Produktivitas Anda

Tentu Anda sering mendengar kata Manajemen Waktu atau bahkan Anda pernah mengikuti kelas pelatihan dengan materi Manajemen Waktu. Mungkin Anda mencoba menggunakan e-scheduling atau sekadar mencatat di buku catatan, untuk menentukan prioritas dan menjadwalkan aktivitas Anda. Anda mungkin bertanya, “Mengapa, dengan semua fitur yang ada pada gadget kini, Anda tetap saja tidak bisa menyelesaikan semua yang perlu Anda dilakukan?”. Jawabannya sederhana, segala sesuatu yang pernah Anda pelajari tentang mengelola waktu sebenarnya sia-sia karena pada kenyataannya itu semua tidak berhasil membuat Anda lebih terorganisir.

 

Pengertian Manajemen Waktu

Sebelum memulai manajemen waktu yang baik, Anda harus belajar mengetahui terlebih dahulu mengenai waktu. Kamus mendefinisikan waktu sebagai “titik atau periode dimana hal-hal terjadi.” Sederhananya, waktu adalah ketika hal-hal terjadi.

Ada dua jenis waktu: clock time dan real time. Dalam clock time, ada 60 detik dalam satu menit, 60 menit dalam satu jam, 24 jam dalam sehari dan 365 hari dalam setahun. Semua waktu berlalu sama. Ketika seseorang mencapai tahun ke 50, mereka berusia tepat 50 tahun, tidak lebih atau tidak kurang. Namun secara real time, sepanjang waktu itu relatif. Waktu berlalu dan termakan oleh aktivitas yang Anda lakukan. Dua jam duduk berdiam diri dalam kendaraan mungkin Anda merasa seperti 12 tahun lamanya. 

Hanya ada 3 cara dalam menghabiskan waktu: pikiran, percakapan, dan tindakan. Terlepas dari jenis bisnis Anda sendiri, pekerjaan Anda akan terdiri dari tiga hal tersebut. Manajemen waktu inilah yang dibutuhkan untuk mengatasi dan mengontrol 3 hal tersebut. Secara harfiah, manajemen waktu adalah metode untuk mengelola waktu. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen waktu adalah proses pengendalian berdasarkan suatu rangkaian kegiatan yang telah direncanakan berdasarkan kemungkinan-kemungkinan yang harus diawasi maksimal dan menyelesaikan tugas-tugas yang harus diselesaikan. 

 

Baca Juga : Fungsi Manajemen HR Dalam Perusahaan

 

Cara Manajemen Waktu

Alasan mengapa pengelolaan waktu dalam gadget dan sistem tidak bekerja karena semua itu dirancang untuk mengelola clock time. Clock time tidak ada kaitannya dengan yang Anda lakukan. Anda tidak tinggal dalam atau bahkan memiliki akses ke clock time. Anda hidup dalam real time, sebuah dunia di mana semua waktu berlalu dengan cepat ketika Anda sedang bersenang-senang dan menyeret tubuh Anda ketika Anda melakukan aktivitas-aktivitas yang menurut Anda membosankan.

Kabar baiknya, real time berhubungan dengan mental. Real time ada di antara telinga Anda. Andalah yang membuatnya. Apapun yang Anda buat, Anda dapat mengelolanya. Tugas Anda selanjutnya menghilangkan sabotase atas diri Anda atau batasan diri Anda dengan beranggapan “tidak punya cukup waktu,” atau hari ini bukan “waktu yang tepat” untuk memulai bisnis atau mengelola bisnis Anda dengan benar. Lakukan hal-hal berikut ini untuk dapat mengontrol waktu Anda sendiri:

 

1. Bawalah Buku Catatan 

Mencatat percakapan dan kegiatan selama seminggu dalam buku catatan akan membantu Anda memahami berapa banyak Anda bisa melakukan aktivitas selama sehari dan di mana momen berharga Anda akan hilang. Anda akan melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan dalam memperoleh suatu hasil dan berapa banyak waktu yang terbuang pada pikiran, percakapan, dan tindakan yang tidak produktif. Selain mencatat, rencanakan minimal 50 persen dari waktu Anda terlibat dalam pikiran mengenai kegiatan dan percakapan yang berdampak pada suatu hasil bagi Anda.

 

2. Meluangkan Waktu

Setiap kegiatan atau percakapan yang penting untuk keberhasilan Anda harus meluangkan waktu khusus untuk kegiatan atau percakapan tersebut. Rentetan catatan to-do list akan lebih panjang dan lama ke titik di mana mereka tidak dapat dilakukan. Satu daftar itu adalah janji, dan janji membutuhkan usaha untuk memenuhinya. Jadwalkan janji dengan diri sendiri dan buatlah batasan waktu untuk pikiran, percakapan, dan tindakan berdasarkan skala prioritas. Jadwal kapan mereka akan dimulai dan berakhir. Disiplinlah dalam memenuhi janji ini.

Luangkan 30 menit pertama dari setiap hari untuk merencanakan hari Anda. Jangan memulai hari Anda sampai Anda menyelesaikan rencana waktu Anda tersebut. Waktu yang paling penting dari hari Anda adalah waktu Anda menjadwalkan untuk menjadwalkan waktu dalam satu hari itu. Luangkan waktu juga untuk menarik diri Anda dari apa yang Anda lakukan saat itu. Misalnya, konsep dalam “jam kantor.” Bukan “jam kantor” adalah cara lain mengatakan waktunya untuk “interupsi direncanakan?”

 

Baca Juga: Teknik Pomodoro untuk Tingkatkan Fokus Selama Bekerja

 

Untuk tiap job desk atau pekerjaan, luangkan 5 menit sebelum setiap panggilan ataupun tugas, untuk memutuskan hasil apa yang ingin Anda capai. Hal ini akan membantu Anda mengetahui sukses bagaimana yang Anda inginkan hari itu sebelum Anda memulai hari. Dan hal ini juga akan membantu memperlambat waktu. Luangkan 5 menit kembali setelah melakukan setiap panggilan ataupun tugas untuk menentukan apakah hasil yang Anda inginkan telah tercapai? Jika tidak, apa yang telah terlewatkan? Bagaimana Anda dapat memperbaiki apa yang terlewatkan dalam panggilan atau tugas berikutnya?

 

3. Abaikan Panggilan Ketika Bekerja 

Jauhkan instant messaging, telepon berdering dan e-mail saat sedang sibuk. Jangan langsung memberikan perhatian Anda kecuali hal itu benar-benar penting dalam bisnis Anda. Sebaliknya, jadwalkan waktu untuk menjawab email dan panggilan telepon. Blokir gangguan lainnya seperti Facebook dan bentuk lain dari media sosial kecuali jika Anda menggunakan alat ini untuk menghasilkan bisnis. Jika perlu, pasanglah tanda “Don’t disturb” ketika Anda benar-benar harus menyelesaikan pekerjaan yang Anda lakukan.

 

4. Selalu Mengingat Tak Ada yang Instan

Ingat bahwa tidak mungkin untuk menyelesaikan semua aktivitas dalam satu kali. Dan ingatlah bahwa peluang yang baik datang sebesar 20 persen dari pikiran Anda. Sedangkan percakapan dan tindakan memproduksi 80 persen hasil yang Anda peroleh.

 

Itulah cara-cara yang Anda bisa lakukan untuk manajemen waktu. Semua hal dimulai dari disiplin dan dedikasi, demikian juga dengan mengatur waktu. Dengan disiplin dan berdedikasi tinggi dalam menyelesaikan tugas-tugas Anda, kinerja pun jauh lebih berkualitas.