Seiring dengan pertumbuhan teknologi yang pesat dan tren work from anywhere yang kian marak, profesi virtual assistant (VA) semakin populer.
Banyak perusahaan dan individu mencari bantuan virtual assistant untuk mengelola berbagai tugas administratif dan operasional.
Artikel LinovHR ini akan membahas apa yang dimaksud dengan virtual assistant, tugas yang biasanya dilakukan, skill yang diperlukan, dan juga gaji yang dapat diperoleh setiap bulannya.
Apa Itu Virtual Assistant?
Virtual assistant adalah seorang profesional mandiri yang bekerja dari lokasi jarak jauh untuk memberikan jasa tertentu kepada perusahaan, pengusaha, atau individu.
Seperti namanya, mereka tidak hadir fisik di kantor, tetapi beroperasi secara online. Setiap orang dapat menjadi virtual assistant, terlebih jika memiliki kompetensi yang dibutuhkan.
Virtual assistant dapat bekerja secara full-time, part-time, atau bahkan sebagai freelancer, tergantung pada kebutuhan klien.
Salah satu keuntungan yang dapat Anda peroleh dengan menjadi seorang asisten virtual adalah memiliki jam kerja yang fleksibel, dapat bekerja di mana saja, dan cenderung memperoleh gaji yang kompetitif.
Namun, karena bekerja dari jarak jauh, ada pula beberapa permasalahan umum yang biasa dihadapi, khususnya yang berkaitan dengan komunikasi.
Tugas Virtual Assistant
Tugas seorang asisten virtual disesuaikan dengan kebutuhan dari klien atau perusahaan yang dilayani.
Namun, pada umumnya, profesi ini melibatkan sejumlah tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
Asisten Pribadi (Personal Assistant)
Mirip dengan asisten konvensional, asisten virtual berperan sebagai asisten pribadi untuk klien atau perusahaan.
Salah satu tugas utamanya adalah mengatur jadwal dan agenda, mengelola panggilan telepon, dan tugas serupa kepada klien.
Pengelolaan Data
Asisten virtual sering membantu klien dengan tugas data entry. Ini mencakup pengumpulan data, memeriksa keakuratan data, dan menghapus informasi yang tidak relevan.
Social Media Management
Peran media sosial sangat penting dalam dunia bisnis saat ini. Oleh karena itu, klien sering memerlukan bantuan asisten virtual dalam hal ini.
Tugas mereka di antaranya menanggapi komentar dan pesan dari followers, melakukan strategi campaign untuk mengoptimalkan akun media sosial, memantau statistik dan perkembangan akun, hingga membuat action plan berdasarkan analisis.
Customer Service
Perusahaan yang menawarkan suatu produk atau layanan biasanya membutuhkan asisten virtual sebagai customer service untuk melayani dan menangani permasalah pelanggan.
Bisnis kecil yang belum memiliki departemen customer service juga pada umumnya memanfaatkan jasa asisten virtual.
Email Management
Salah satu peran asisten virtual adalah mengelola dan meninjau email perusahaan atau klien. Jika terdapat email penting, mereka akan mengarahkannya kepada sang pemilik.
Baca Juga: Apa Itu HR Virtual Assistant dan Mengapa Itu Penting?
Skill yang Dibutuhkan Virtual Assistant
Bekerja sebagai asisten virtual adalah tugas yang tidak mudah. Untuk menjalankannya, diperlukan sejumlah kompetensi tertentu. Berikut adalah skill yang sangat dibutuhkan untuk menjadi asisten virtual:
1. Kemampuan Komunikasi
Kemampuan komunikasi, baik lisan maupun tertulis, merupakan hal mendasar yang perlu dikuasai.
Karena lokasinya tidak berdekatan, asisten virtual berkomunikasi secara online dengan klien, seperti melalui email, panggilan telepon, dan sebagainya.
Selain itu, ada pula tools lain yang banyak digunakan di antaranya Zoom, Google Meet, dan Skype.
Time Management dan Project Management
Kemampuan time management dan project management sangat penting bagi seorang asisten virtual. Keduanya akan membantu Anda dalam mengatur jadwal dan menyelesaikan proyek tepat waktu.
Untuk membantu pekerjaan, sebagian besar asisten virtual menggunakan tools seperti Trello, Notion, dan berbagai aplikasi sejenis.
Ketelitian
Ketelitian diperlukan karena kesalahan kecil bisa berdampak besar terhadap pekerjaan Anda sebagai asisten virtual.
Ini berlaku untuk segala hal, mulai dari penulisan email, mengetikkan pesan yang jelas, hingga memperhatikan detail penting di setiap tugas yang dikerjakan.
Kemampuan Teknologi
Kemampuan teknologi wajib dimiliki seorang asisten virtual. Pasalnya, teknologi akan memudahkan mereka dalam mengerjakan tugas.
Namun tak perlu khawatir, kemampuan teknologi yang dimaksud bukan yang bersifat advance. Seorang asisten virtual dituntut untuk menguasai kemampuan dasar, seperti Microsoft Office, PowerPoint, dan Excel.
Mereka juga diharapkan bersikap proaktif untuk mencari tools yang relevan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan.
Social Media Skills
Kemampuan social media management turut menjadi nilai tambah seorang asisten virtual.
Seiring pesatnya perkembangan teknologi, kebutuhan untuk meningkatkan online presence untuk meningkatkan brand awareness semakin besar.
Karenanya, banyak perusahaan membutuhkan seorang asisten virtual yang memiliki kemampuan ini.
Nantinya, asisten virtual dapat membantu riset konten, menjadwalkan posting, membuat konten, dan distribusi konten di berbagai platform media sosial.
Berbagai tools seperti Hootsuite dapat digunakan oleh asisten virtual untuk melakukan analisis media sosial secara keseluruhan dan riset kompetitor.
Kemampuan Decision Making
Sebagai asisten virtual, Anda mungkin akan dihadapkan pada situasi di mana Anda harus mengambil keputusan sendiri, terutama jika klien tidak dapat dihubungi.
Kemampuan decision making yang baik diperlukan dalam situasi-situasi seperti ini.
Cara Menjadi Virtual Assistant
Jika tertarik untuk menjadi virtual assistant, maka Anda dapat melihat panduan berikut ini. Simak sampai habis, ya!
1. Lakukan Riset Pasar
Cobalah mengidentifikasi keterampilan dan jenis pekerjaan yang akan digeluti.
Dalam hal ini, Anda dapat melakukan riset pasar untuk mengetahui keterampilan yang paling dibutuhkan dari seorang virtual assistant.
Misalnya, saat ini permintaan akan digital marketing specialist meningkat. Artinya, Anda dapat mempersiapkan diri untuk menjadi seorang spesialis di bidang tersebut agar peluang Anda lebih besar.
2. Mengikuti Pelatihan Virtual Assistant
Untuk menjadi seorang asisten virtual yang kompeten, Anda dapat mempersiapkan diri dengan mengikuti pelatihan.
Terdapat banyak pelatihan asisten virtual yang tersedia, baik yang gratis maupun berbayar. Tujuannya adalah untuk membantu Anda mengembangkan keterampilan yang diperlukan.
Sebagai contoh, pelatihan digital marketing membantu Anda menyusun strategi pemasaran online bagi klien.
3. Menentukan Tarif Jasa
Bayaran yang diterima oleh seorang asisten virtual bervariasi tergantung pada jenis tugas dan klien yang ditangani. Oleh karena itu, Anda perlu menentukan tarif yang sesuai.
Untuk menentukannya, Anda dapat melakukan penelitian untuk melihat berapa bayaran yang biasanya diberikan kepada asisten virtual.
Gaji juga seringkali bergantung pada tingkat pengalaman. Sebagai pemula, Anda mungkin bisa mengharapkan bayaran sekitar Rp279 ribu per jam. Sementara itu, asisten virtual berpengalaman bisa mendapatkan lebih dari Rp544 ribu per jam.
Selain itu, Anda perlu memutuskan apakah tarif Anda akan dihitung per jam, per hari, atau berdasarkan kontrak, sesuai dengan kesepakatan dengan klien.
4. Membangun Personal Branding
Untuk memudahkan Anda dalam mendapatkan klien, Anda perlu membangun personal branding.
Dalam hal ini, Anda dapat membuat situs web pribadi untuk berbagi portofolio berisi pengalaman dan contoh pekerjaan Anda sebagai asisten virtual. Ini akan membantu Anda membangun kepercayaan calon klien.
Manfaatkan juga media sosial untuk membangun jaringan dengan asisten virtual lainnya, yang dapat memperluas peluang Anda untuk mendapatkan klien.
5. Mencari Lowongan Asisten Virtual
Setelah Anda siap untuk bekerja sebagai asisten virtual, Anda dapat mulai mencari lowongan asisten virtual.
Situs seperti LinkedIn, Indeed, atau platform freelance seperti Upwork dan Fiverr adalah tempat terbaik untuk mencari lowongan pekerjaan tersebut.
6. Mengembangkan Keahlian Khusus
Jika Anda sudah mendapatkan pekerjaan sebagai asisten virtual, pastikan Anda terus mengembangkan keterampilan Anda.
Biasanya, asisten virtual dengan keahlian khusus memiliki peluang yang lebih baik untuk mendapatkan pekerjaan.
Misalnya, jika Anda memiliki keahlian di bisnis properti, Anda dapat menawarkan jasa pengelolaan dokumen pembelian atau penjualan properti sebagai spesialisasi Anda.
Berapa Gaji Virtual Assistant?
Karena banyak dibutuhkan, seorang virtual assistant berpeluang memperoleh pendapatan yang fantastis.
Terlebih jika Anda bekerja di negara tertentu dengan standar gaji yang sesuai dengan tingkat upah minimum di negara tersebut.
Sebagai contoh, dilansir Indeed, seorang virtual assistant di Singapura bisa mendapatkan 2668 dolar AS per bulan, yang setara dengan Rp42,5 juta.
Apalagi dalam kurun waktu satu bulan, Anda mungkin dapat mengambil dua hingga tiga proyek sekaligus, tergantung pada waktu dan kemampuan yang Anda miliki.
Dengan begitu, bekerja sebagai virtual assistant memungkinkan Anda untuk mendapatkan penghasilan berkisar antara Rp6 juta hingga Rp87 juta per bulan.
Di Indonesia sendiri, berdasarkan data yang dihimpun Salary Expert, gaji virtual assistant adalah sebagai berikut:
- Rata-rata potensi pendapatan seorang virtual assistant bisa mendapat Rp153.056.631 per tahunnya. Dengan kata lain, setiap bulannya mereka bisa mendapatkan Rp12.754.719.
- Untuk pemula yang baru memiliki pengalaman satu hingga tiga tahun, pendapatannya bisa mencapai Rp118.116.602 per tahun, atau sekitar Rp9.843.050 per bulannya.
- Di level senior yang mencapai Rp185.296.405 per tahun, yang mana mereka memperoleh Rp15.441.367 per bulannya.
Menariknya, pendapatan seorang virtual assistant diproyeksikan meningkat sebesar 20 persen dalam lima tahun. Artinya, di tahun 2018, mereka bisa memperoleh pendapatan hingga Rp183.192.703 per tahun.
Kesimpulan
Sebagai profesi yang berkembang pesat di era digital, virtual assistant memberikan layanan dalam mengelola berbagai tugas administratif, manajemen proyek, dan banyak lagi.
Karena permintaannya meningkat, gaji seorang virtual assistant berpotensi untuk memperoleh pendapatan yang kompetitif dan berkesempatan untuk work from anywhere.
Jika Anda memiliki keterampilan yang relevan dan tertarik untuk bekerja dari lokasi jarak jauh, profesi virtual assistant bisa menjadi pilihan karier yang menarik.
