Kehadiran karyawan merupakan salah satu faktor terpenting bagi operasional perusahaan. Manajemen kehadiran yang tidak optimal akan membuat berbagai tugas dan proyek dalam organisasi bisa terhambat. Apalagi jika skala perusahaan cukup besar dan mempunyai karyawan dalam jumlah banyak.
Maka dari itu, diperlukan aplikasi manajemen kehadiran agar perusahaan mampu mengelola kehadiran karyawan secara sistematis.
Aplikasi manajemen kehadiran sendiri adalah sebuah perangkat lunak yang mampu memproses, mengelola, dan menyimpan data kehadiran termasuk jadwal kerja karyawan.
Dengan pengelolaan yang serba otomatis dan sistematis ini, diharapkan operasional berjalan lancar dan teratur.
LinovHR berpengalaman membantu banyak perusahaan untuk mengelola sistem kehadiran melalui aplikasi manajemen kehadiran.
Ingin tahu lebih lengkap? Simak pembahasan berikut.
Fitur Aplikasi Manajemen Kehadiran LinovHR
Sebuah aplikasi tentu didukung oleh beberapa fitur canggih yang akan membantu penyelesaian suatu tugas. Inilah beberapa fitur unggulan dari aplikasi manajemen kehadiran LinovHR:
Leave Setting
Fitur Leave memudahkan perusahaan untuk mengatur jatah atau kuota cuti secara otomatis untuk tiap karyawan. Baik itu cuti tahunan ataupun cuti yang lain berdasarkan peraturan dari perusahaan. Pada fitur ini, pengaturan dapat meliputi berapa besar kuota cuti, masa berlaku kuota, ataupun maksimal pengambilan kuota cuti.
Overtime Setting
Pengaturan untuk lembur atau overtime dapat disimpan pada fitur ini. Fitur Overtime akan membantu pengaturan mengenai kategori lembur (lembur hari kerja, hari libur, fleksibel, atau hari libur nasional) dan pembulatan penghitungan durasi lembur karyawan.
Permit Setting
Sementara itu, fitur permit setting dapat dikatakan sebagai pengaturan ketika nantinya karyawan ingin mengajukan izin sakit atau berhalangan masuk kerja. Terdapat berbagai ketentuan yang bisa ditetapkan HRD ketika karyawan yang bersangkutan berhalangan hadir, apakah mengurangi hitungan payroll atau mengurangi kuota cuti tahunan.
Time Definition
Time Definition merupakan fitur yang mengatur semua status time pada penghitungan absensi karyawan meliputi on time, hari libur, terlambat, pulang lebih cepat, durasi kerja kurang, dan yang lainnya.
Time Frame
Pada fitur Time Frame akan menyimpan berbagai pengaturan jadwal jam masuk dan pulang karyawan serta toleransi keterlambatan ataupun toleransi pulang lebih cepat. Tak hanya itu, fitur ini juga dapat diatur baik untuk kategori regular, fleksibel, ataupun hari libur (day off).
Time Pattern
Jadwal kerja umumnya di berbagai perusahaan adalah 8 – 9 jam. Namun, pola jadwalnya di perusahaan bisa berbeda tergantung jenis industri. Fitur Time Pattern dibuat untuk menyimpan pengaturan mengenai pola jadwal jam kerja karyawan secara mingguan atau tidak. Di sini juga diatur hari awal kerja dalam suatu pola jadwal kerja tertentu.
Baca Juga: Karyawan Suka Bolos? Atasi dengan Aplikasi Absen Online!
Time Group
Khusus untuk fitur Time Group digunakan dalam pengelompokan jadwal kerja karyawan. Karyawan nantinya akan diberikan jadwal kerja tertentu berdasarkan pola yang sudah ditentukan atau jadwal bersifat yang bersifat custom.
Overtime Group
Pekerjaan karyawan yang dilakukan di luar jam kerja digolongkan sebagai lembur. Sama halnya dengan fitur Time Group, fitur Overtime Group adalah fitur untuk mengelompokkan karyawan dengan pengaturan lembur/overtime yang telah dibuat sebelumnya. Tujuan pengelompokan ini yaitu memudahkan ketika melakukan penghitungan pada proses overtime nantinya.
Working Schedule
Working Schedule merupakan fitur untuk penjadwalan kerja karyawan. Jadwal kerja dapat berdasarkan pola atau pattern yang telah dibuat sebelumnya. HRD juga bisa membuat pola jadwal kerja baru melalui fitur ini.
Working Hour
Setiap karyawan di berbagai posisi ataupun pastinya punya batasan jam kerja atau jumlah hari kerja dalam satu periode. Pada fitur ini nantinya dapat mengatur hal tersebut untuk spesifik Job Role tertentu.
Calendar
Terdapat berbagai hari penting atau agenda dalam perusahaan. Maka dari itu, fitur Calendar dipergunakan untuk mengatur jadwal event ataupun kegiatan perusahaan dalam satu periode tahunan, meliputi hari libur nasional dan lainnya.
Unprocessed Timesheet
Unprocessed Timesheet berisikan data absensi masuk kerja ataupun absensi lembur yang belum diproses (raw). Data absensi dapat dimasukkan melalui fitur upload dari template yang telah disediakan atau upload berdasarkan hasil laporan mesin absensi.
Timesheet
Fitur Timesheet dapat dijalankan untuk memproses data absensi masuk kerja atau absensi lembur dari fitur Unprocessed Timesheet. Nantinya data yang ada akan dibandingkan dengan jadwal kerja normal karyawan.
Sistem akan secara otomatis menghitung semua aspek berdasarkan Time Definition dan menampilkan status kehadiran, cuti, dan lembur karyawan. Data dari Processed Timesheet nantinya akan dihitung oleh payroll.
Attendance Exception
Jika perusahaan memiliki beberapa karyawan yang tidak membutuhkan absensi kehadiran namun tetap dihitung timesheet-nya, maka Attendance Exception merupakan solusi atas permasalahan tersebut. fitur ini dapat diatur karyawan siapa saja yang tidak membutuhkan absensi kehadiran.
Schedule Exception
Sering kali karyawan berhalangan masuk kerja tepat waktu karena berbagai hal. Bila hal ini terjadi, karyawan yang jadwal masuknya tidak sesuai dengan jadwal semestinya dapat mengajukan izin kepada perusahaan. Pengajuan ini akan diatur melalui fitur Schedule Exception.
Leave Request
Ada karyawan yang tidak bisa hadir tepat waktu, ada juga karyawan yang berhalangan hadir bekerja di hari itu. Biasanya karyawan berhalangan hadir karena alasan genting seperti sakit atau adanya sanak famili yang meninggal dunia.
karyawan yang ingin mengajukan cuti dapat melalui fitur Leave Request. Pada fitur ini juga nantinya karyawan dapat mengetahui sisa kuota cuti yang dapat digunakan. Penghitungan kuota cuti tetap didasarkan pada fitur Leave Setting.
Pengajuan cuti dapat lebih mudah diajukan oleh karyawan menggunakan Aplikasi Absen Online LinovHR. Pengajuan tersebut cukup diajukan melalui gawai karyawan masing-masing. HR ataupun manajer tinggal menindaklanjuti pengajuan tersebut.
Overtime Request
Sama halnya seperti cuti, karyawan berhak dapat upah lembur yang layak dari lembur pekerjaan yang ia lakukan oleh perusahaan. Overtime Request memudahkan karyawan agar dapat mengajukan lembur atas pekerjaan yang dilakukan demi perusahaan. Penghitungan durasi lembur karyawan tetap didasarkan pada fitur Overtime Setting.
Permit Request
Wajar halnya bila terdapat karyawan yang tidak hadir kerja karena suatu alasan tertentu. Karyawan yang ingin mengajukan ijin tidak hadir dapat mengajukannya melalui fitur Permit Request. Jenis tipe ijin yang dapat diajukan tetap didasarkan pada fitur Permit Setting.
Attendance Machine
Fitur andalan LinovHR ini memungkinkan untuk mendapatkan laporan secara otomatis dari mesin absensi yang telah didaftarkan pada aplikasi. Laporan kehadiran yang telah diperoleh dapat diatur sesuai jadwal.
Baca Juga: Pusing Rekap Data Absen? Percayakan Kepada LinovHR!
7 Manfaat Menggunakan Aplikasi Manajemen Kehadiran LinovHR
Melihat berbagai fitur unggulan di atas, pastinya akan diikuti berbagai manfaat yang memudahkan HRD dalam mengelola kehadiran. Jadi, apa saja manfaat utama dalam menggunakan aplikasi manajemen kehadiran dari LinovHR?
- Aman dan Rahasia. Semua data kehadiran yang masuk akan disimpan dalam cloud based server. Karena inilah semua data sulit untuk dimanipulasi bahkan disalahgunakan oleh oknum tak bertanggung jawab.
- Otomatis. HRD dapat memproses semua tugas berkaitan dengan manajemen kehadiran seperti pembuatan laporan kehadiran, approval cuti, dan lain-lain secara sistematis dan otomatis.
- Real Time. Data kehadiran karyawan akan terlihat saat itu juga oleh HRD. Maka, HRD dapat menilai karyawan mana saja yang benar-benar tepat waktu dan karyawan mana saja yang selalu datang terlambat.
- Mudah digunakan. Sebab, aplikasi manajemen kehadiran memiliki fitur dan tampilan yang user friendly. Para staff HRD tidak butuh waktu lama untuk beradaptasi dalam menggunakan sistem.
- Terintegrasi dengan sistem penggajian. Biasanya HRD akan meng-input data kehadiran ke sistem penggajian dengan cara manual. Namun, tidak perlu lagi jika perusahaan menggunakan aplikasi manajemen kehadiran dari LinovHR. Semua data kehadiran yang sudah diproses terintegrasi langsung ke sistem penggajian.
- Meningkatkan kinerja HRD. Karena mudah digunakan dan otomatis, kinerja HRD pun bisa lebih produktif, efektif, dan efisien. HRD bisa mengurusi tugas lain yang bersifat analisis dan strategis daripada harus berkutat dengan tugas administrasi yang repetitif.
- Hemat waktu. Selain meningkatkan kinerja, manfaat lain yang dapat dirasakan oleh HRD adalah hemat waktu. Proses pengelolaan kehadiran yang dulu terkenal lama dan monoton dapat selesai dengan cepat dan akurat.
Itulah ulasan mengenai fitur dan manfaat aplikasi manajemen kehadiran. Implementasi aplikasi ini dapat memudahkan proses pengelolaan kehadiran di perusahaan Anda. Apakah Anda tertarik untuk mencoba?
Segera hubungi tim layanan LinovHR dan konsultasikan kebutuhan tim Anda bersama kami!
