Contoh Surat Masuk dan Keluar dan Panduan Membuatnya dengan Tepat!

Surat masuk dan surat keluar adalah adalah satu cara perusahaan untuk mengatur persuratan di sebuah organisasi. Contoh surat masuk dan surat keluar di perusahaan biasanya digunakan untuk kepentingan dengan pihak eksternal.

Contoh surat masuk umumnya tidak hanya dapat dilihat dari perusahaan, tetapi bisa dilihat dari berbagai institusi atau lembaga lain, seperti sekolah, organisasi masyarakat, dan lembaga lainnya.

Lalu bagaimana cara membuat surat yang satu ini? Simak ulasan LinovHR di bawah untuk mengetahui lebih dalam penjelasan tentang contoh surat masuk dan surat keluar pada sebuah lembaga atau instansi. 

Apa Itu Surat Masuk dan Surat Keluar? 

Surat masuk adalah sebuah alat komunikasi tertulis yang diterima oleh individu maupun lembaga yang berasal dari pihak lain sebagai pengirimnya. Surat masuk umumnya berisi hal-hal penting tertulis yang menyangkut dua belah pihak, yaitu pihak pengirim dan pihak penerima. 

Berbeda dengan surat masuk, surat keluar adalah surat yang diterbitkan dan dikirim oleh lembaga atau suatu instansi ke pihak lain. Seperti surat masuk, surat keluar juga bisa dikirim untuk perorangan maupun untuk instansi.

Baik surat masuk maupun surat keluar, keduanya merupakan surat yang bersifat resmi. Surat masuk dan surat keluar biasanya menjadi alat untuk mewakili, bukti, atau pelaksanaan dari penulis atau organisasi luar.

Surat masuk dan surat keluar yang diterbitkan dalam bentuk fisik biasanya dikirim oleh jasa pengiriman atau langsung dikirim oleh pengirimnya.

Fungsi Surat Masuk dan Surat Keluar

Pada dasarnya, fungsi dari kedua surat ini merupakan alat komunikasi tertulis yang sah antara dua pihak terkait. Berikut adalah fungsi lain penerbitan surat masuk dan fungsi surat keluar.

Fungsi Surat Masuk

Berikut adalah beberapa fungsi dari surat masuk yang diterima oleh suatu lembaga atau instansi.

• Sebagai alat komunikasi
• Sebagai simbol perwakilan dari penulis
• Sebagai alat bukti historis
• Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai bukti tertulis yang resmi

Fungsi Surat Keluar

Berikut adalah beberapa fungsi dari surat keluar yang diterima oleh suatu lembaga atau instansi.

• Alat tata usaha
• Perwakilan dari penulis
• Alat atau media komunikasi tertulis
• Bukti sah tertulis
• Alat ukur kemajuan perusahaan

Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk dan surat keluar harus dikelola dengan baik oleh pihak tertentu pada lembaga atau instansi. Jika suatu lembaga atau instansi bisa mengelola dengan baik, surat-surat tersebut akan memudahkan pengarsipan perusahaan.

Berikut adalah manfaat lain dari pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

• Memudahkan pihak perusahaan dalam mencari dokumen ketika dibutuhkan
• Baik surat keluar maupun surat masuk akan tercatat dengan baik
• Adanya prosedur yang jelas dalam penanganan surat dijalankan dengan baik
• Memudahkan perusahaan ketika terjadi hal-hal yang tidak terduga
• Menjaga kerahasiaan dari isi surat keluar maupun surat masuk

Tahapan Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar

Terdapat cara tertentu untuk mengelola surat masuk dan surat keluar di suatu lembaga atau instansi, Berikut adalah penjelasan dari tahapan manajemen surat masuk dan surat keluar.

Tahapan Manajemen Surat Masuk

Berikut adalah tahapan manajemen untuk surat yang masuk ke perusahaan.

• Langkah pertama adalah penerimaan surat. Surat masuk akan diterima oleh resepsionis atau satpam dan memastikan kebenaran surat yang diterima.
• Langkah kedua adalah penyortiran Surat. Pada langkah ini, bagian administrasi akan memeriksa semua surat yang diterima pada hari yang sama untuk dicatat sebelum dibagikan.
• Langkah ketiga adalah pencatatan surat. Pihak administrasi umumnya akan mencatat di buku agenda. Biasanya, pihak administrasi akan melakukan pencatatan untuk laporan pada jangka waktu tertentu. 
• Langkah keempat adalah membagikan surat sesuai dengan tujuan masing-masing. Contoh surat masuk di perusahaan biasanya ditujukan untuk pihak atasan, manajerial, dan pihak HRD di perusahaan.
• Langkah terakhir adalah menyimpan surat tersebut ke dalam arsip perusahaan untuk menjaga kerahasiaan surat. 

Tahapan Manajemen Surat Keluar

Berikut adalah tahapan manajemen untuk surat yang keluar dari perusahaan.

• Langkah pertama untuk mengelola surat keluar adalah membuat konsep surat. Pihak administrasi dapat membuat draft atau kasaran sebagai salah satu pencegahan dalam melakukan kesalahan dalam menulis surat. 
• Kedua adalah meminta persetujuan atau approval dari draft surat. Hal ini berfungsi untuk mencocokan kesesuaian isi surat dengan apa yang dimaksud oleh pihak terkait. 
• Langkah kedua adalah menulis surat. Setelah draft telah disetujui, pihak administrasi bisa mulai membuat surat secara lengkap untuk diterbitkan.
• Setelah surat dicetak, surat bisa untuk ditandatangani oleh pihak terkait dilengkapi dengan cap di bagian tertentu untuk memberi tanda bahwa surat tersebut resmi dibuat. 
• Jika surat sudah siap dikirim, pihak administrasi bisa mencatat surat tersebut ke dalam buku agenda dengan menuliskan nomor surat yang dibuat.
• Setelah semua urusan administrasi lengkap, selanjutnya perusahaan bisa mengirim surat ke pihak pengiriman.
• Setelah surat dikirim, perusahaan bisa menyimpan salinan/tembusan surat yang dikirim untuk arsip perusahaan.

Struktur Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk dan surat keluar memiliki struktur yang sama.

Baik surat masuk maupun surat keluar, keduanya bersifat resmi, sehingga kedua jenis surat ini memiliki struktur yang hampir sama dengan surat resmi lainnya. Berikut adalah struktur dari surat masuk dan surat keluar.

• Kop surat yang berisi nama, logo perusahaan, alamat, nomor telepon, kode pos dan fax dari lembaga
• Tempat dan tanggal penulisan surat
• Nomor surat
• Perihal penulisan surat
• Alamat tujuan surat
• Kalimat pembuka
• Isi surat
• Penutup
• Tanda tangan 

Baca Juga: Contoh Surat Pengantar dan Cara Membuatnya

Cara Membuat Surat Masuk dan Surat Keluar

Cara membuat surat keluar umumnya sederhana karena memiliki cara yang sama dengan cara menulis surat resmi lainnya. Berikut adalah cara menulis surat masuk yang tepat.

• Langkah pertama adalah menyematkan kop surat sebagai identitas asal surat tersebut diterbitkan yang mencakup nama lembaga, logo, alamat dan nomor telepon
• Langkah kedua adalah menulis tempat dan tanggal kapan surat tersebut dikirim dan asal surat masuk tersebut berasal
• Lalu, Anda bisa menuliskan nomor surat resmi untuk memudahkan sistem penyimpanan surat dan mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan
• Pada bagian perihal, Anda bisa mengisinya sebagai petunjuk tentang kepentingan yang melatarbelakangi penerbitan surat
• Langkah selanjutnya adalah menuliskan alamat dan tujuan yang menggunakan kata sapaan ‘Yth’ atau Yang Terhormat kepada penerima
• Setelah itu, Anda bisa membuat bagian isi yang bersifat padat, jelas, dan mudah dimengerti oleh penerima
• Setelah menuliskan semua langkah di atas, berikan kata penutup dan lengkapi surat dengan tantangan dan stempel perusahaan

Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Benar

Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar

Jika Anda ingin mengetahui lebih jelas tentang contoh surat masuk dan surat keluar, Anda bisa melihat beberapa referensi terkait contoh surat masuk dan surat di bawah ini. 

Contoh Surat Masuk

1. Contoh Surat Masuk dari Dinas Pendidikan

2. Contoh Surat Masuk Penagihan Pembayaran

Contoh Surat Keluar

Berikut adalah contoh surat keluar yang kerap dikirim oleh suatu lembaga atau instansi kepada pihak lain.

1. Contoh Surat keluar Pengiriman Barang

2. Contoh Surat Keluar Bukti Pembayaran

4. Contoh Surat Keluar Undangan Kegiatan

Itulah pembahasan tentang contoh surat masuk dan keluar. Meskipun hanya sebatas surat, perusahaan perlu mengelolanya dengan baik dan menyimpannya ke dalam arsip perusahaan untuk menjaga surat keluar dan surat masuk di perusahaan.