Selain menggunakan meterai, proses pengesahan dokumen juga membutuhkan pembubuhan tanda tangan atau signature. Ini sangat penting karena tanda tulis ini menjadi identitas dari orang yang menandatangani dokumen tersebut.
Pembuatan tanda tangan pun tidak boleh asal, karena tanda tangan akan menggambarkan identitas serta kesan seseorang di mata orang lain.
Agar Anda tidak salah saat membuat signature, mari simak artikel LinovHR berikut yang akan memberikan cara, tips, sampai contoh tanda tangan secara lengkap!
- Tujuan dan Fungsi Tanda Tangan
- Dokumen Bisnis yang Membutuhkan Tanda Tangan
- Cara Membuat Tanda Tangan
- Tips Membuat Tanda Tangan
- 3 Contoh Tanda Tangan
- Permudah Workflow Approval Karyawan dengan LinovHR
Tujuan dan Fungsi Tanda Tangan
Tanda tangan adalah salah satu tanda tulis yang menjadi identitas diri seseorang sebagai tanda sahnya atau keabsahan suatu dokumen. Di dalam pengaplikasiannya, tanda tangan punya tujuan dan fungsi, yaitu sebagai berikut:
1. Sebagai Representasi Diri
Tanda tangan yang kita bubuhkan pada dokumen mengacu pada representasi gaya nama, nama keluar, dan atau inisial. Karena fungsinya sebagai representasi, maka tanda tulis ini haruslah dibubuhkan sendiri oleh penanda tangan.
2. Konfirmasi Isi
Konfirmasi isi maksudnya adalah bahwa dengan dibubuhkannya tanda tangan pada suatu dokumen, maka segala isi yang tercantum di dalam dokumen tersebut adalah benar adanya dan telah disepakati.
3. Menandakan Persetujuan
Tanda tangan menunjukan identitas penanda tangan yang menandakan bahwa ia telah menyetujui segala syarat dan ketentuan yang tertuang dalam dokumen tersebut.
Maka, sangat penting untuk membaca dokumen yang hendak Anda tanda tangani sebelumnya.
4. Sebagai Tanda Terima Pembayaran
Fungsi lainnya dari tanda tangan adalah sebagai tanda terima setelah Anda melakukan pembayaran menggunakan kartu kredit.
Tanda tulis yang Anda bubuhkan berfungsi sebagai identifikasi penanda tangan, konfirmasi bahwa jumlah yang dibayar adalah benar dan pihak toko atau merchant berhak untuk mengambil jumlah uang tersebut dari kartu kredit Anda.
5. Tanda Terima Barang
Saat ini, tanda tangan juga digunakan sebagai tanda bahwa Anda telah menerima paket dari kurir. Dalam hal ini, tanda tangan berfungsi sebagai bukti fisik bahwa paket telah dikirim, diterima, dan teridentifikasi siapa yang menerimanya.
Baca Juga: Absen Online dengan Tanda Tangan Masih Relevankah Dilakukan?
Dokumen Bisnis yang Membutuhkan Tanda Tangan
Tanda tangan adalah salah satu hal yang umum ditemukan dalam kegiatan bisnis. Ini karena dokumen bisnis tidak lepas dari bubuhan tanda tulis ini. Maklum saja, biasanya dokumen bisnis memang berisikan kesepakatan antara dua orang.
Berikut ini beberapa dokumen bisnis yang membutuhkan signature, antara lain:
1. Kontrak Kerja
Kontrak kerja adalah salah satu dokumen bisnis yang wajib dibubuhkan tanda tangan. Di dalam kontrak kerja, nantinya karyawan diminta untuk membubuhkan tanda tangan di setiap butir perjanjian kerja yang tertera. Ini dimaksudkan bahwa karyawan telah membaca dan menyetujui apa yang tertera pada pasal terkait.
2. Perintah Kerja
Jika bisnis bergerak pada bidang jasa, dokumen work order atau perintah kerja menjadi salah satu dokumen yang tidak asing. Work order sendiri adalah formulir yang memberikan informasi yang diperlukan mengenai suatu tugas.
Formulir ini akan menjabarkan perintah kerja yang perlu dilakukan karyawan kepada client.
Nantinya, setelah karyawan menyelesaikan seluruh pekerjaan yang tertulis dalam surat perintah kerja, mereka harus menandatangani surat tersebut.
3. Kontrak Persediaan
Kontrak persediaan adalah dokumen kontrak antara perusahaan dan supplier atau vendor. Sesuai namanya, kontrak ini menjamin bahwa supplier akan menyediakan barang yang telah ditentukan dan perusahaan akan membayar setelah barang diterima.
Perjanjian ini berfungsi untuk melindungi kedua belah pihak agar tidak mengalami kerugian. Biasanya, baik perusahaan dan supplier akan menandatangani kontrak ini.
Baca Juga: 13 Cara Membuat Tanda Tangan Digital Online dengan Mudah
Cara Membuat Tanda Tangan
Tanda tangan yang khas dan profesional membantu Anda untuk meningggalkan kesan yang baik serta menjadi personal branding Anda.
Maka dari itu, mengetahui cara membuat tanda tangan bagus adalah hal yang penting. Apalagi, Anda akan menggunakan tanda tangan ini seumur hidup.
Berikut ini cara membuat tanda tangan lengkap dengan langkah-langkahnya:
1. Pikirkan Apa yang Ingin Anda Sampaikan
Signature akan digunakan pada saat-saat penting dalam hidup Anda, seperti penandatanganan kontrak kerja, serah terima rumah, atau saat Anda membeli mobil baru.
Tanda tangan akan memberikan kesan pada penerimanya. Maka, akan jadi ide yang bagus jika Anda memikirkan kesan apa yang ingin disampaikan. Apakah ingin menyampaikan kekuatan, keterusterangan, atau kepandaian.
Cobalah luangkan waktu untuk mempertimbangkan kesan apa yang ingin Anda ciptakan. Misalnya, tanda tangan rumit dengan gaya yang menarik akan menyampaikan kesan kepandaian serta sulit dipalsukan.
Tanda tangan simple, lurus, dan mudah dibaca dapat menunjukkan bahwa Anda lugas, kuat, dan jujur.
2. Perhatikan dengan Cermat Huruf-Huruf dalam Nama Anda
Tanda tangan adalah kumpulan dari huruf-huruf di nama Anda. Pemilihan huruf yang berbeda bisa memiliki tujuan yang berbeda pula secara estetika.
Jadi, cobalah pertimbangkan setiap huruf yang ada di dalam nama Anda serta bagaimana menuliskannya. Pikirkan huruf mana yang paling khas dan bagaimana huruf tersebut bisa menyampaikan identitas Anda.
Jika di dalam namanya terdapat huruf-huruf yang tinggi, seperti ‘L’ atau ‘Y’, ada baiknya Anda menonjolkannya. Selain itu, bila nama Anda diawali dengan huruf ‘G’, ‘J’, atau ‘R’, ada baiknya membuat tanda tangan dengan mengkapitalisasi huruf tersebut untuk memberikan kesan unik.
3. Pilih Bagian Mana dari Nama yang Akan Disertakan
Ada banyak tanda tangan yang berbeda dari nama lengkap seseorang. Beberapa orang tidak memasukkan nama tengah atau akhirnya dan menggantinya dengan inisial.
Hal ini sebenarnya kembali lagi kepada pilihan. Namun, secara umum biasanya tanda tangan berisikan nama pertama diikuti dengan nama belakang.
Akan tetapi, Anda juga bisa menggunakan nama depan dan nama tengah. Semua itu sah saja selama tanda tangannya dapat menjelaskan identitas Anda.
4. Cobalah Gaya yang Berbeda
Setelah Anda memutuskan mana saja bagian nama yang akan digunakan dalam tanda tangan, selanjutnya pikirkan gaya tulisan tangan yang akan digunakan.
Cobalah bereksperimen dengan menuliskannya dalam berbagai bentuk miring, dalam bentuk blok, atau juga gabungan keduanya.
Sebagai contoh, Anda bisa membuat huruf tertentu tidak terhubung agar terlihat menonjol. Beberapa huruf kecil seperti ‘g’ atau ‘j’ yang memiliki ekor bisa Anda buat lebih panjang atau membuatnya melingkari huruf lainnya. Ini akan membuat tanda tangan Anda lebih unik.
Baca Juga: 5 Contoh Tanda Terima Dokumen dan Formatnya
Tips Membuat Tanda Tangan
Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam membuat tanda tangan:
- Pastikan bersih dan bebas dari coretan.
- Akan lebih baik bila terbaca.
- Hindari mencoret nama sendiri.
- Memperlihatkan nama jelas.
- Gunakan garis bawah dapat menunjukkan bahwa Anda adalah orang yang memiliki kepercayaan diri tinggi dan ambisius.
- Tambahkan simbol unik.
Contoh Tanda Tangan
Untuk memberikan Anda referensi, berikut ini beberapa contoh tanda tangan:
1. Contoh Tanda Tangan dengan Nama A
2. Contoh Tanda Tangan Unik
3. Contoh Tanda Tangan Simple
Itulah hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang tanda tangan, sebuah coretan yang begitu penting di dalam dunia profesional, terutama dalam administrasi di dunia kerja.
Baca Juga: Digital Signature: Pengertian, Manfaat, Cara Kerja, dan Rekomendasi Penyedia Layanannya
Permudah Workflow Approval Karyawan dengan LinovHR
Sebagai bagian dari administrasi yang tidak terpisah, sekarang perusahaan dapat dengan mudah mengakomodir kebutuhan dokumen yang membutuhkan tanda tangan.
Hal ini bisa dilakukan dengan Software HRIS LinovHR, di mana Software HRIS LinovHR dapat mengatur workflow approval dan bagian mana saja yang perlu tanda tangan. Sehingga, proses administrasi di perusahaan dapat lebih efektif dan efisien.
Karyawan yang sedang ada keperluan mendesak tidak perlu lagi harus ke kantor untuk mendapatkan persetujuan.
Dengan software HRIS LinovHR data karyawan yang telah tersimpan dengan aman, dapat diatur mudah untuk proses persetujuan dan dapat mengotomatisasi persetujuan sehingga approval mendesak seperti cuti sakit, reimburse, dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
