Saat ini daftar hadir online termasuk dalam teknologi yang memiliki perkembangan yang pesat. Contoh daftar hadir online yang dapat dipergunakan perusahaan pun semakin banyak.
Dari yang hanya untuk mencatat jam masuk sampai ada pula yang mampu melacak posisi karyawan.
Dinamika tenaga kerja terus berkembang pesat saat ini, secara otomatis juga perusahaan perlu beradaptasi dengan perubahan ini dengan cepat.
Bentuk adaptasi dapat dimulai dari hal yang paling sederhana terlebih dahulu, yakni perusahaan perlu melakukan perubahan terhadap daftar hadir yang semula manual menjadi sistem daftar hadir online.
Apa itu Daftar Hadir Online?
Kehadiran karyawan adalah hal yang esensial bagi berjalannya proses bisnis perusahaan. Kehadiran tersebut direkam dan dicatat agar dapat mengetahui kinerja seorang karyawan dan kontribusinya terhadap pekerjaan yang telah ditugaskan.
Dulu, kehadiran karyawan dicatat secara manual setiap harinya. Namun seiring berjalannya waktu, teknologi telah berkembang pesat dan daftar hadir online muncul untuk memudahkan para HR dalam merekam kehadiran karyawan.
Daftar kehadiran online bekerja dengan cara menyimpan data karyawan yang masuk secara daring di mesin absensi atau software.
Hal ini memungkinkan karyawan untuk melakukan pencatatan kehadiran jarak jauh, seperti pada saat karyawan melakukan work from home.
Alasan Menggunakan Sistem Daftar Hadir Online
Dengan menggunakan sistem daftar hadir online, perusahaan dapat lebih maksimal mengelola sistem kehadiran karyawan.
Dalam artikel ini LinovHR telah merangkum beberapa keunggulan dari sistem kehadiran pegawai online.
1. Memudahkan Karyawan Mencatat Kehadiran
Daftar kehadiran manual mengharuskan karyawan untuk menuliskan jam kehadiran mereka di kertas pada saat mereka datang dan pulang.
Sistem ini tentu sangat merepotkan dan tidak fleksibel karena mengharuskan karyawan untuk selalu datang ke kantor untuk mencatat kehadiran.
Bagaimana jika ada karyawan yang harus melakukan perjalanan dinas ke luar kota? Atau ada karyawan yang bekerja dari rumah?
Tentunya perusahaan akan kesulitan mengelola kehadiran karyawan.
Oleh sebab itu, sudah saatnya perusahaan beralih menggunakan aplikasi kehadiran online yang memungkinkan karyawan untuk mendaftarkan kehadirannya secara mudah dan dari mana saja.
2. Data yang Dihasilkan Real Time
Salah satu keunggulan dari aplikasi kehadiran online adalah mampu menghasilkan data kehadiran secara real time.
Sebab, setiap karyawan mencatatkan kehadiran mereka secara otomatis data tersebut akan langsung masuk ke dalam sistem, sehingga data dijamin aman dan terhindar dari manipulasi.
Berbeda dengan daftar kehadiran manual, yang mana daftar kehadiran tidak bisa langsung masuk ke sistem sehingga memberikan peluang bagi karyawan untuk memanipulasi kehadiran.
3. Memudahkan Manajemen Perusahaan Mengawasi Karyawan
Selain menghasilkan data secara real time, aplikasi kehadiran online juga memudahkan manajemen perusahaan dalam mengawasi kehadiran karyawan.
Melalui aplikasi kehadiran online, data kehadiran karyawan secara otomatis masuk ke dalam sistem dan dapat dikelola langsung oleh manajemen perusahaan. Tak hanya itu, perusahaan juga tidak perlu lagi melakukan rekapitulasi data karena semua sudah tercatat secara otomatis dalam sistem.
4. Laporan Kehadiran Otomatis
Data kehadiran yang telah di rekapitulasi oleh sistem kemudian akan diubah menjadi bentuk laporan kehadiran (Attendance Report). Melalui daftar hadir online, perusahaan dapat membuat laporan kehadiran karyawan secara otomatis.
Laporan ini kemudian akan dianalisis untuk kepentingan perusahaan, seperti penilaian kinerja karyawan. Selain itu, aplikasi kehadiran online dapat meminimalisir kesalahan sehingga menghasilkan data yang akurat.
5. Biaya Lebih Hemat
Penggunaan aplikasi kehadiran online ternyata juga bisa menghemat biaya perusahaan.
Bagaimana bisa? Karena jika perusahaan menggunakan mesin absensi manual seperti fingerprint, maka perusahaan perlu mengeluarkan biaya lebih untuk pemeliharaan mesin dan berbagai peralatan pendukung lainnya.
Sementara, jika perusahaan menggunakan daftar kehadiran online, perusahaan bisa lebih hemat sehingga dana perusahaan bisa dialokasikan untuk kepentingan lainnya.
6. Melatih Kedisiplinan Karyawan
Aplikasi kehadiran online tidak hanya memberikan manfaat bagi perusahaan, tetapi juga dapat melatih disiplin kerja karyawan.
Sistem absensi online ini membuat proses pencatatan kehadiran menjadi lebih mudah dan sederhana, tetapi karyawan harus aktif berperan dalam prosesnya agar sikap disiplin dan kejujuran karyawan dapat terbentuk.
Dengan mengetahui daftar kehadiran online tidak dapat dimanipulasi, tidak akan ada lagi budaya titip absen yang biasa dilakukan oleh karyawan. Dengan demikian, budaya kerja yang positif pun akan tercipta di tempat kerja.
7. Lebih Efisien
Mengelola data kehadiran karyawan secara manual tentu sangat menguras waktu. Mungkin hal tersebut tidak menjadi masalah jika perusahaan Anda tidak memiliki lebih dari 20 orang karyawan. Namun bagi perusahaan yang memiliki ribuan karyawan, hal ini cukup menjadi masalah.
Sebab, departemen HR harus mengelola dokumen spreadsheet dengan jumlah baris yang sangat banyak yang tentunya memakan waktu.
Dengan menggunakan daftar hadir online, departemen HR dapat mengawasi kehadiran karyawan secara lebih mudah karena sistemnya sudah diotomatisasi. Sehingga aplikasi ini akan membuat departemen HR bekerja lebih efisien.
8. Lebih Akurat
Daftar kehadiran karyawan secara manual rentan terhadap human error atau kelalaian manusia. Hal tersebut ditunjukkan dengan banyaknya keluhan yang datang dari karyawan bahwa mereka mendapatkan data yang salah dari departemen HR, seperti data absensi yang tidak akurat.
Tentu saja ketidakakuratan ini akan berdampak pada perhitungan gaji, sehingga pada akhirnya akan berdampak buruk pada semua karyawan.
Oleh karena itu, banyak perusahaan yang mulai mengganti sistem absensi manual menjadi sistem absensi online. Dengan demikian, pekerjaan tim HR akan lebih mudah dikelola dan meminimalisir kelalaian manusia. Serta, data dan informasi dari departemen HR akan lebih akurat.
Baca Juga: Pilih Absensi Online Berbasis Web atau Absensi Manual?
9. Memudahkan Pengelolaan Cuti Karyawan
Daftar hadir online juga memudahkan departemen HR untuk mengelola cuti karyawan. Karyawan hanya perlu masuk ke aplikasi absensi online dan melihat berapa banyak cuti yang tersisa.
Melalui absensi online, karyawan tidak perlu lagi meminta staff HR untuk mencari tahu jatah cuti yang mereka miliki. Aplikasi kehadiran online juga memudahkan pengelolaan segala hal yang berkaitan dengan absensi, seperti perhitungan bonus, lembur, cuti, hingga gaji.
Contoh Daftar Hadir Online dengan Google Forms
Google Form adalah salah satu contoh absen online yang banyak digunakan. Anda dapat melakukan kustomisasi kolom apa saja yang perlu diisi oleh karyawan saat mereka melakukan absen. Misalnya data diri, divisi, jam masuk, jam pulang, sampai dengan melampirkan selfie.
Setelah Anda menyiapkan data apa saja yang perlu diisi karyawan saat melakukan absen, selanjutnya Anda hanya perlu membagikan link Google Form tersebut kepada para karyawan.
Kekurangan Absen Online dengan Google Forms
Google Form mungkin menjadi contoh absen daring yang sangat sederhana dan simpel. Namun, dalam praktiknya penggunaan Google Form ini kurang efektif.
Kekurangan yang pertama adalah perusahaan harus membuat form setiap harinya dan memasukkan data absensi secara manual untuk perhitungan penggajian karyawan. Hal ini tentu akan menambah pekerjaan HR.
Selanjutnya Google Form tidak bisa menggambarkan kondisi karyawan yang sebenarnya. Contohnya jam masuk kerja karyawan tidak bisa di data dengan akurat, jam istirahat tidak bisa di data, dan lain sebagainya.
Kekurangan lainnya adalah Google Form tidak menggambarkan realita yang sebenarnya. Manajemen perusahaan tidak dapat mengetahui secara pasti apakah karyawan benar-benar hadir atau hanya absen saja. Hal ini dikarenakan absensi Google Form tidak dapat mendeteksi lokasi karyawan secara real-time.
Baca Juga: Manfaat Penerapan Live Attendance di Perusahaan
Kelola Daftar Hadir Perusahaan Anda dengan LinovHR
Setelah membaca penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa daftar hadir online jauh lebih baik dari sistem kehadiran manual.
Apabila perusahaan Anda mencari aplikasi kehadiran online yang bagus dan mudah dikelola, maka aplikasi kehadiran dari LinovHR adalah solusinya.
Aplikasi absensi online dari LinovHR dapat mengotomatisasi keseluruhan proses pencatatan kehadiran karyawan dengan lebih akurat, optimal dan efisien.
Oleh sebab itu, perusahaan Anda tidak perlu ragu lagi melakukan perubahan terhadap sistem kehadiran manual menjadi sistem kehadiran online atau otomatis.
Berikut daftar keunggulan dari aplikasi kehadiran online dari LinovHR:
- Mudah Dikelola. Aplikasi kehadiran online LinovHR mempunyai fitur dan tampilan yang user friendly, sehingga staff HR akan lebih cepat beradaptasi menggunakan sistem tersebut.
- Real Time. Aplikasi kehadiran online dari LinovHR menghasilkan data yang real time sehingga memudahkan tim HR untuk melakukan pengawasan terhadap kehadiran karyawan.
- Tingkat Keamanan Tinggi. Seluruh data kehadiran karyawan yang masuk akan sepenuhnya disimpan dalam cloud base server. Sehingga data kehadiran karyawan dijaga dengan tingkat keamanan yang tinggi dan tidak mudah untuk disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
- Terintegrasi dengan Sistem Penggajian. Aplikasi kehadiran online dari LinovHR sudah terintegrasi dengan sistem penggajian. Jadi, departemen HR tidak perlu repot lagi menginput satu per satu data kehadiran karyawan ke sistem penggajian.
- Meningkatkan Kinerja Tim HR. Aplikasi kehadiran online dari LinovHR membawa angin segar untuk departemen HR agar bisa bekerja lebih mudah, produktif, dan efisien. Sehingga secara otomatis kinerja HRD pun jadi ikut meningkat.
Setelah membaca berbagai keunggulan diatas, tidak ada lagi alasan bagi perusahaan Anda untuk mencoba aplikasi kehadiran karyawan dari LinovHR.
Segera hubungi tim layanan LinovHR untuk informasi lebih lengkap mengenai daftar hadir online!
