Seringkali terjadi jam lembur yang tidak terencana ketika ingin melakukan pembayaran gaji karyawan atau bahkan tidak mengetahui berapa banyak gaji yang harus dibayarkan kepada para karyawan, dan memahami bagaimana lembur (overtime) sedang ditangani di dalam organisasi Anda.
Jika Anda membiarkan non-exempt employees bekerja melebihi jam kerja, di mana hal ini sebagai bagian dari strategi SDM Anda, maka kemungkinan jam kerja lembur akan menyebabkan masalah bagi seseorang di dalam perusahaan Anda.
Saat jam kerja lembur merayap ke dalam sistem penggajian dan budaya perusahaan Anda secara sembarangan:
- CEO mungkin mengganggapnya sebagai sesuatu yang menggerogoti banyak keuntungan.
- Departemen SDM mungkin menganggapnya sebagai kewajiban karena berbagai masalah seperti distribusi gaji yang tidak adil atau harapan yang tidak jelas
- Manajer mungkin berjuang dengan bagaimana cara menjadwalkan para karyawan dan mendistribusikan jam kerja lembur
- Karyawan mungkin bekerja melebihi jam kerjanya tanpa persetujuan atau tanpa dibayar, merasa terbebani sambil melihat distribusi jam kerja lembur yang dianggap tidak adil atau merasa ingin mendapatkan bonus lain.
Penyebab unplanned overtime
Membayar lebih banyak gaji untuk jam kerja lembur daripada yang telah direncanakan bisa menimbulkan beberapa masalah, diantaranya:
- Anda kekurangan para staff. Apakah Anda perlu mempekerjakan lebih banyak karyawan? Apakah karyawan Anda mengeluh karena membutuhkan liburan?
- Para karyawan tampaknya tidak produktif. Apakah Anda bertanya mengapa pekerjaan tidak selesai dilakukan dalam jam kerja normal? Apakah karyawan membutuhkan lebih banyak pelatihan? Apakah Anda membutuhkan peralatan atau teknologi yang lebih baik dan lebih efisien?
- Anda tidak memiliki kebijakan yang berlaku mengenai jam kerja lembur. Apakah karyawan bekerja lembur malam tanpa persetujuan? Apakah beban kerja dapat mempengaruhi mereka yang bekerja lembur tanpa dibayar? Bisakah jadwal kerja Anda ditingkatkan untuk mengurangi jam kerja lembur?
- Budaya perusahaan Anda mewajibkan mereka untuk bekerja lembur. Apakah jam kerja lembur digunakan sebagai insentif atau bonus tanpa strategi SDM?
Baca juga: Ajukan Formulir Lembur Secara Online dengan ESS LinovHR
Jika Anda ingin menentukan apa yang menyebabkan jam kerja lembur masuk ke dalam daftar penggajian, maka Anda bisa lebih proaktif dalam mengendalikan biaya tenaga kerja.
Mulailah menganalisis berapa banyak jam kerja lembur yang dibayarkan dalam gaji sebelumnya. Hal ini masuk akal untuk melakukan perbandingan dari tahun ke tahun atau dari bulan ke bulan untuk membantu dalam mengidentifikasi apakah itu benar-benar sebuah tren.
Anda juga memperhatikan kondisi para staf, pantaulah secara ketat masalah apapun yang dialami oleh manajer dan karyawan Anda dalam hal bekerja lembur. Apakah distribusi jam kerja lembur ini menciptakan titik ketegangan?
Solusi Mengurus Pembayaran Gaji Karyawan Tanpa Harus Lembur
Sebelum menambahkan jumlah karyawan atau membuat keputusan bisnis, misalnya membeli peralatan baru untuk memperbaiki masalah lembur, Anda harus meninjau kembali sasaran dan strategi SDM usaha Anda. Kemudian, Anda dapat menulis kebijakan mengenai jam kerja lembur dan mengambil langkah untuk memastikan penerapannya tepat di seluruh organisasi Anda. Proses ini harus melibatkan:
- Memastikan atasan dan karyawan Anda memahami semua kebijakan, seperti:
- Karyawan harus mendapat izin untuk bekerja lembur
- Karyawan harus mencatat secara akurat semua jam kerja lembur pada kartu waktu.
- Karyawan tidak dapat bekerja lembur tanpa dibayar
- Penjadwalan secara proaktif – Beri pelatihan kepada manajer Anda untuk bertanggung jawab atas penjadwalan tentang cara membagi jam kerja lembur dengan adil saat membuat keputusan kebijakan penjadwalan
- Memonitor secara rutin – Pantaulah cara karyawan Anda menyesuaikan diri terhadap perubahan
Baca Juga: Mengenal Pay on Demand: Sebagai Salah Satu Metode Penggajian
Anda juga memerlukan pelacakan waktu dan perangkat lunak atas penjadwalan karyawan, Salah satu hal yang paling memudahkan untuk menciptakan sistem yang baik adalah dengan menggunakan Software Payroll Indonesia LinovHR.
Aplikasi ini juga menyediakan fitur pelaporan sehingga Anda memiliki wawasan tentang metrik tenaga kerja, yang memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih proaktif, misalnya menghemat biaya.
Dan yang pasti, tidak akan ada lagi overtime saat mengurus gaji karyawan!
