Tanda terima dokumen adalah hal yang akan Anda terima sebagai bukti sah dari serah terima atau transaksi yang kita lakukan.
Dokumen ini bertujuan untuk menginformasikan pihak satu telah menyerahkan barang dan pihak yang kedua telah menerima barang tersebut.
Di dalam penerapannya, ada banyak sekali contoh tanda terima dokumen. Ini karena setiap kegiatan serah terima tentu berbeda-beda antara satu dengan lainnya.
Agar Anda bisa lebih mengerti tentang dokumen yang satu ini, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Pengertian Tanda Terima Dokumen dan Bedanya dengan Invoice
Tanda terima dokumen merupakan suatu bukti otentik karena telah terjadi transaksi serah terima dokumen, contohnya seperti barang, uang maupun jasa.
Dokumen ini menjadi sangat penting dalam kegiatan bisnis untuk menghindari kesalahpahaman yang muncul akibat kesalahan pengiriman atau kehilangan barang.
Oleh sebab itu, tanda terima biasanya berisikan keterangan barang secara detail, nama penerima, tanggal pengiriman dan lain-lain. Keterangan tersebut dibuat secara detail agar meminimalisir kesalahan yang terjadi.
Banyak orang yang masih mengira bawah dokumen tanda terima adalah invoice, padahal kedua hal ini berbeda.
Pengertian invoice adalah suatu dokumen tertulis yang dirilis oleh penjual atau pengusaha. Biasanya, dokumen tersebut berisi jumlah tagihan yang wajib dibayarkan oleh konsumen.
Inovoice sendiri terdiri dari berbagai jenis, mulai invoice biasa, invoice konsuler, invoice proforma, dan berbagai jenis lainnya,
Bisa dilihat dari kedua pengertian tersebut bahwa perbedaan antara tanda terima dan invoice terdapat di tujuan pembuatannya.
Invoice akan dikirim penjual sebelum pembeli melakukan pembayaran, karena invoicetersebut akan menunjukan jumlah yang harus dibayarkan pembeli.
Sedangkan tanda terima dokumen diberikan setelah pembeli membayarkan barang tersebut, atau setelah barang sudah berpindah tangan dari penjual ke pembeli.
Baca Juga: Apakah Invoice dan Kwitansi Itu Sama?
Fungsi Tanda Terima
Pada dasarnya, ada tiga fungsi utama dari tanda terima untuk dokumen dalam kegiatan bisnis, antara lain:
- Menjadi sebuah bukti bahwa barang telah sampai dengan selamat sampai tujuan
- Sebagai arsip penting bagi perusahaan atau sebagai kontrol internal
- Sebagai bukti karyawan atau kurir telah menjalankan tugasnya dengan baik
Format Tanda Terima Dokumen
Ada format yang perlu diperhatikan dalam pembuatan dokumen yang satu ini, yaitu sebagai berikut:
1. Judul
Judul tentunya menjadi hal yang harus ada pada saat membuat tanda terima untuk dokumen. Selain menjadi identitas utama, pemberian judul akan memudahkan Anda dalam melakukan pengarsipan atau pencarian.
2. Tanggal penerimaan
Tanggal penerimaan yang ada di tanda terima perlu dituliskan dengan detail, mulai dari bulan, tahun hingga jam penerimaan. Semakin rinci tanggal penerimaan akan semakin baik.
3. Identitas penerima
Selanjutnya identitas penerima perlu dituliskan mulai dari nama lengkap, alamat, nomor telepon hingga alamat cadangan. Identitas penerima penting sebagai bukti sah bahwa dokumen atau barang telah diterima dengan selamat.
4. Keterangan barang
Keterangan barang juga perlu dijelaskan dengan detail agar memudahkan penjual melakukan pengarsipan barang dan pengalokasian barang. Keterangan barang ditulis dengan lengkap mulai dari nama barang, warna, lampiran, nomor resi dan lain-lain.
5. Tujuan penyerahan barang
Tujuan penyerahan barang ke pihak lain contohnya untuk keperluan bisnis, kelengkapan administrasi, pembayaran barang dan lain-lain.
6. Tanda tangan penerima dan pengirim barang
Jika semua format di atas sudah ditulis, jangan lupa untuk memasukan tanda tangan penerima dan pengirim barang. Karena tanda tangan merupakan salah satu bukti yang sah secara hukum.
Contoh Tanda Terima Dokumen
Agar lebih jelas, berikut ini beberapa contoh dari tanda terima yang umum ditemukan:
1. Tanda Terima Jaminan
2. Tanda Terima Perpajakan
3. Tanda Terima Berkas
4. Tanda Terima Ijazah
5. Tanda Terima Dokumen Sederhana
Itulah penjelasan mengenai tanda terima secara komprehensif lengkap dengan contohnya. Semoga bisa menjadi acuan Anda saat hendak mengirimkan dokumen.
