HRIS

Penggunaan HRIS untuk Keuntungan Berlipat Ganda

HRD setiap harinya menghadapi berbagai job desk atau tugas yang padat. Sayangnya, tugas padat tersebut juga memecah fokus kerja HRD yang seharusnya lebih fokus dalam mengelola dan mengembangkan kinerja karyawan. Padahal, kinerja karyawan adalah kunci keberlangsungan bisnis yang baik. Untuk mengatasi hal tersebut, HRD dalam perusahaan  mesti menggunakan HRIS (Human Resource Information System).

 

Apa itu HRIS? 

Penggunaan Software dalam kehidupan sehari-hari bukanlah hal yang asing, apalagi dengan kemajuan teknologi yang kian pesat. Perusahaan pun juga menerapkan penggunaan software untuk membantu kinerjanya. HRIS menjadi salah satunya. Secara sederhana, HRIS adalah akronim dari Human Resource Information System, dimana fungsi utamanya adalah membantu proses kerja staf HRD dengan sistem elektronik yang saling terintegrasi. 

Seiring perkembangan teknologi, sistem HRD juga berkembang mengikuti perkembangan teknologi yang berlangsung sesuai zamannya. Tantangan dan hambatan yang ada di sekitar lingkungan perusahaan juga semakin kompleks, menyebabkan sistem HRD harus mampu menyelesaikan dan mengatasi hal tersebut. Berbagai model dan tipe sistem tersedia dalam bentuk desktop yang harus diakses melalui perangkat keras di kantor maupun online yang dapat diakses melalui berbagai macam perangkat keras. 

Seperti yang diketahui, pada umumnya tugas dari seorang HRD meliputi pengelolaan dan pengembangan kinerja karyawan, rekrutmen dan tugas administratif seperti penggajian bulanan, pencatatan absensi, perhitungan upah lembur, reimbursement, serta pembuatan laporan rutin. Seluruh tugas administrasi dikenal memakan waktu lama dan rumit jika dikerjakan dengan cara manual. Sementara itu, HRD harus memfokuskan diri kepada pengembangan dan pengelolaan karyawan. Agar tetap fokus, disitulah peranan HRIS. 

 

Bagaimana HRIS Bekerja dalam Perusahaan?

HRD menyimpan data dan informasi karyawan yang sangat banyak mencakup nomor induk karyawan, nomor rekening, jabatan, posisi, dan lain-lain. Seluruh data dan informasi tersebut diperlukan untuk keperluan tugas administratif HRD. Sistem yang saling integrasi membantu HRD untuk mengolah dan menghitung gaji serta pencatatan absensi. Contohnya data absensi yang tersimpan dalam pencatatan absensi akan diperlukan untuk perhitungan penggajian. Maka, data kehadiran dari absensi yang tersimpan dapat ditarik dan digunakan dalam payroll.  Begitu pula dengan pembuatan laporan payroll. Data penggajian karyawan dapat disusun menjadi laporan otomatis yang komprehensif dan akurat. 

Kesatuan sistem dapat mengurangi redudancy data yang menghasilkan output tidak akurat. Output tersebut bahkan bisa diakses melalui perangkat apapun selama staf HRD masih terkoneksi dengan internet. Namun,  kemudahan akses juga dibarengi dengan keamanan tingkat tinggi. Sehingga HRD dapat menentukan keputusan strategis yang paling genting sekalipun kapan dan dimana saja. 

 

Manfaat Penggunaan HRIS

Perusahaan kian hari menghadapi berbagai tantangan dan hambatan dalam proses bisnis. Penggunaan HRIS sangat membantu perusahaan dalam mensukseskan untuk mencapai visi dan misi. Manfaat  yang dapat dirasakan oleh perusahaan adalah: 

 

Meningkatkan Produktivitas

Load pekerjaan yang terlalu banyak bisa menjadi faktor yang berkontribusi jika karyawan menunjukkan produktivitas yang rendah. HRIS dapat meningkatkan produktivitas karyawan dengan merampingkan alur kerja dan mengotomatisasi tugas administratif yang bersifat repetitif. Hal ini dapat membuat karyawan fokus pada tugas yang lebih penting dan mencurahkan lebih banyak perhatian untuk melakukannya dengan baik.

 

Mengurangi Human Error

Intervensi manusia dalam cara manual dapat menimbulkan resiko human error lebih besar daripada otomatisasi oleh sistem. Human error yang tampak sepele seperti kesalahan input akan membawa pengaruh besar dalam pengelolaan karyawan. Contoh yang paling umum adalah kesalahan input data gaji yang menyebabkan karyawan tidak menerima gaji sesuai yang seharusnya. Karyawan yang menerima gaji tidak sesuai akan kehilangan rasa percaya terhadap perusahaan serta motivasi kerja. 

 

Baca Juga : Mengatasi Human Error yang Sering Terjadi Dalam Perusahaan

 

Keamanan Data 

Data dan informasi mengenai karyawan bersifat konfidensial dan riskan mengalami penyalahgunaan ketika jatuh ke tangan yang salah. Pencurian dan penyalahgunaan informasi mulai marak terjadi seiring kemajuan teknologi. Sebagai pihak yang kredibel dalam mengelola dan membina karyawan, tim HRD bersama perusahaan wajib menjaga keamanan informasi karyawan. Informasi tersebut antara lain berupa alamat, nomor induk karyawan, nomor rekening, jabatan, posisi, dan sebagainya. 

 

Pengambilan Keputusan Strategis

Seiring perjalanannya perusahaan harus menentukan keputusan terkait perkembangan dan strategi bisnis maupun operasional. Karena HRIS berjalan secara otomatis, maka pembuatan laporan pun juga berjalan otomatis. Seluruh data dan informasi dapat digabungkan menjadi satu laporan valid yang minim manipulasi berkat keamanan data yang memadai. Sehingga keputusan yang dihasilkan akurat dan tepat untuk masa depan perusahaan. 

 

Penyimpanan Lebih Ringkas

Ucapkan selamat tinggal kepada tumpukan kertas yang mengganggu di meja dan lemari. Karena dengan sistem, dokumen tersimpan secara elektronik. Dengan menggunakan cloud based system, seluruh dokumen dapat disimpan secara ringkas dan tak membutuhkan banyak tempat. HRD pun juga dapat berhemat karena tak perlu lagi membeli tempat penyimpanan dokumen yang tidak praktis dan repot jika dibawa kemana-mana. 

 

Mempermudah Proses Rekrutmen

Karyawan adalah harta berharga bagi perusahaan. Tanpa peranan karyawan, perusahaan bukanlah apa-apa. Karena itu banyak perusahaan berlomba-lomba untuk mendapatkan karyawan terbaik dan bertalenta untuk menghasilkan kinerja yang berkualitas. HRD mengadakan proses rekrutmen untuk mendapatkan karyawan terbaik. Fitur recruitment pada sistem akan membantu menjaring bakat-bakat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

 

Baca Juga: Tips Melakukan Background Check Karyawan Saat Rekrutmen

 

Software HRIS dari LinovHR untuk Perusahaan

Menggunakan sistem HRD memang sangat menguntungkan bagi perusahaan. Namun, perusahaan pasti sering kali dibingungkan dengan memilih mana yang paling tepat untuk perusahaan. Dengan memilih sistem yang terbaik, maka perusahaan dapat mengelola dan pengembangan karyawan. Saat perusahaan mampu mengembangkan dan mengelola karyawan menjadi lebih berkualitas, kinerjanya pun akan membaik dan menghasilkan kontribusi lebih besar untuk mendapatkan keuntungan.   

LinovHR adalah penyedia Software HRIS terbaik di Indonesia yang telah menangani berbagai macam client di Indonesia. Di belakang pembangunan sistem yang terintegrasi dan terjamin keamanannya, terdapat tim yang sigap untuk membantu perusahaan dalam mencari tahu kebutuhan dan masalah yang dihadapi. Maka perusahaan akan mendapatkan HRIS yang paling sesuai dengan perusahaan. Penasaran bagaimana HRIS melakukannya? Coba gratis sekarang juga!