Bagi pemilik usaha, eksekutif, atau HRD manager dari sebuah perusahaan tentu sudah mengetahui tentang Employee Self Service. Implementasi Employee Self Service (ESS) dipercaya dapat meningkatkan kualitas proses kinerja HRD di perusahaan.
Namun begitu, ESS ini juga dianggap menyulitkan karena akan mengubah banyak aturan perusahaan dan kekhawatiran akan kerahasiaan data seperti soal gaji. Benarkah demikian?
Lantas, apa itu ESS? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini.
Apa itu ESS (Employee Self Service)?
Employee Self Service (ESS) adalah fitur yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern dan canggih.
ESS adalah portal yang dapat digunakan karyawan untuk masuk ke akun mereka masing-masing dan mengakses data human resource mereka.
Data yang dapat diakses karyawan meliputi informasi pribadi, tugas-tugas harian, data cuti, dan riwayat presensi/absensi.
Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan untuk menyampaikan pengajuan cuti, sakit, atau izin kepada manajer masing-masing.
Mengapa Employee Self Service Penting Diterapkan di Perusahaan?
Kurangnya pengetahuan karyawan akan perusahaan seperti soal IT, SDM, atau lainnya kerap menjadi kendala karena setiap karyawan harus menghubungi karyawan lain untuk mendapatkan jawabannya.
Hal tersebut tentu akan menghabiskan waktu dan usaha, atau dengan kata lain akan menguras produktivitas.
Sebagaimana menurut Michael Maoz dan Gartner Research VP & Distinguished Analyst, kemampuan dalam membuat dan memperoleh konten (pengetahuan) yang relevan dengan cepat akan menjadi hal utama yang wajib dimiliki perusahaan unggulan.
Dalam survei Manajemen Pengetahuan yang dilakukan Technology Services Industry Association (TSIA) tahun 2014 juga menunjukkan 40% karyawan berpendapat bahwa produktivitas dapat meningkat 20-30% dengan manajemen pengetahuan yang efektif.
Untuk menjawab tantangan diatas, Employee Self Service bisa menjadi solusi.
ESS akan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan dengan akses mudah ke informasi yang konsisten dan terkelola. ESS yang menyediakan sumber pengetahuan utama kebutuhan karyawan, akan memberi jawaban yang tepat di waktu yang tepat pula di seluruh portal, perangkat, dan aplikasi.
Penerapan ESS juga penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Mereka diajak memegang tanggung jawab akan data pribadi mereka masing-masing dan bisa mengaksesnya kapan saja dan dimana saja. Keterlibatan ini penting untuk meningkatkan loyalitas karyawan.
Sebagaimana menurut penelitian Perrin’s Global Workforce Study (2003), keterlibatan karyawan sebagai kesediaan karyawan dan kemampuannya untuk berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan secara terus menerus.
Manfaat Penerapan ESS (Employee Self Service)
Pada umumnya, ESS bermanfaat untuk efisiensi dan peningkatan produktivitas. Semua aktivitas berbasis ESS bisa dilakukan secara real-time 24 jam setiap harinya dan bisa dilakukan dimanapun.
Manfaat ini tidak hanya dirasakan perusahaan, tetapi juga oleh masing-masing karyawan. Berikut beberapa manfaat penerapan ESS di perusahaan.
1. Data Lebih Akurat
Beberapa data pribadi karyawan mungkin tidak mengalami perubahaan dalam waktu dekat, tapi ada juga data-data yang berubah tidak terjadwal seperti email atau nomor kontak telepon.
Dengan menggunakan ESS, karyawan bisa dengan mudah melakukan perubahan atau update data secara mandiri. Mereka diberikan tanggung jawab untuk melakukan pembaharuan dan check dan recheck data mereka masing-masing melalui sistem sehingga akurasi data menjadi lebih terjamin.
2. Meningkatkan Efisiensi
Dikarenakan setiap karyawan memiliki akses ke data mereka pribadi, tentu hal ini akan memudahkan karyawan HRD sehingga bisa fokus ke kegiatan produktif lain.
Contoh lainnya adalah untuk pengajuan izin cuti atau sakit dimana setiap karyawan tak perlu repot mengurus secara manual karena semua bisa dilakukan secara online dari manapun. Hal ini tentu jauh lebih efisien dan mengurangi beban pekerjaan administrasi.
Dalam hal ini, penerapan ESS secara elektronik berarti pula mengurangi form cetak/kertas. Tumpukan form cetak tentu akan memakan tempat sehingga ruang tidak efisien. Pencarian file juga semakin sulit dan memakan waktu karena harus dilakukan manual.
3. Meningkatkan Keamanan Data
Penyimpanan data melalui ESS artinya penyimpanan terjadi secara elektronik melalui media database. Hal ini jelas akan jauh lebih aman dibanding menyimpan data menggunakan dokumen cetak.
Selain itu, perkembangan teknologi juga menjadi pendorong untuk setiap aktivitas dilakukan secara elektronik untuk kemudahan dan keamanan.
4. Ramah Lingkungan
Penerapan sistem elektronik berarti mengurangi penggunaan kertas. Hal ini tentu sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin sensitif akan isu lingkungan.
Berbagai kampanye untuk ramah lingkungan kerap digaungkan salah satunya agar setiap aktivitas tidak tergantung pada form cetak/print.
Baca Juga: Seluk Beluk Employee Service Platoform, dari Pengertian hingga Rekomendasinya
Tujuan Penerapan Sistem Employee Self Service
Umumnya, departemen HR menghabiskan banyak waktu dan sumber daya mereka untuk transaksi dan operasional SDM. Dengan adanya ESS, dapat membantu pekerjaan departemen HR jadi lebih efisien dan efektif.
Berikut beberapa tujuan penerapan sistem Employee Self Services.
Meningkatkan Produktivitas Perusahaan
Mengelola tunjangan karyawan, informasi pribadi, dan data penggajian merupakan sebuah proses yang sangat memakan waktu di departemen HR. dengan menerapkan sistem Employee Self Services, Anda akan menghilangkan sebagian besar beban itu dari departemen HR.
Staf Anda tidak akan dibombardir dengan permintaan karyawan lain untuk memperbarui informasi pribadi mereka.
Sebaliknya, departemen HR dapat fokus pada pengembangan strategi untuk mengelola kinerja karyawan dan meningkatkan semangat kerja di perusahaan.
Dengan diterapkannya sistem Employee Self Services, karyawan dapat memperbarui informasi pribadi dan mencetak slip gaji mereka sendiri. Sistem Employee Self Services membantu meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan semua karyawan untuk fokus pada peran dan tanggung jawab mereka.
Meningkatkan Kepatuhan Terhadap Hukum
Berbagai masalah dapat terjadi di dalam departemen HR, dan satu kesalahan dapat menyebabkan kesalahan yang lebih besar bagi seluruh perusahaan.
Sistem Employee Self Services membantu meminimalisir kesalahan yang dapat terjadi di departemen HR. Sistem ini bertanggung jawab untuk selalu mengikuti perkembangan regulasi dan memastikan bahawa perangkat lunak Anda juga up to date.
Selain itu, sistem Employee Self Services mengurangi kemungkinan perusahaan tidak mematuhi Undang-Undang terkait penggajian dan pajak karyawan.
Otomatisasi Peran dan Tanggung Jawab HRD
Sistem ESS membantu mengubah tugas dasar HRD yang memakan waktu menjadi proses otomatis yang sederhana. Komponen penggajian seperti upah, pemotongan tunjangan pensiun, pemotongan pajak penghasilan dan sebagainya dapat ditangani secara otomatis menggunakan sistem Employee Self Services.
Dengan demikian, akan meminimalisir terjadinya human error dan pengelolaan penggajian jadi lebih cepat. Sistem Employee Self Services semakin populer di berbagai perusahaan dan terbukti mampu membantu banyak tugas HRD menjadi lebih efisien dan otomatis.
Baca Juga: Employee Self Service dan Tentang Keterlibatan Karyawan Dalam Bisnis
Membuat Karyawan Lebih Nyaman
Dengan menerapkan sistem Employee Self Services, karyawan dapat memeriksa hal-hal seperti perencanaan cuti tahunan, pencatatan kehadiran, atau memperbarui informasi pribadi.
Karyawan dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan mereka terkait dengan kebijakan perusahaan hanya dengan beberapa kali klik pada sistem ESS. Dengan begitu, karyawan dapat memanfaatkan waktu kerja mereka dengan lebih baik.
Menciptakan Sistem yang Terpusat
Dengan proses berbasis kertas dan email yang berantakan, memperbaiki kesalahan dapat menjadi proses yang memakan waktu.
Sebaliknya, satu platform terpusat yang mana Anda dapat dengan mudah membuat perubahaan secara cepat dan efisien akan menghemat waktu Anda.
Dengan demikian, Anda tidak perlu bolak-balik mencetak ulang dokumen atau mengingat email. Dengan menerapkan sistem Employee Self Services, informasi yang Anda butuhkan terpusat dalam satu sistem.
Sistem HRIS ESS LinovHR: Solusi Tepat Sistem ESS Perusahaan
Jika perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mengelola cuti atau menjawab pertanyaan karyawan, maka sudah saatnya perusahaan Anda menerapkan sistem Employee Self Service.
Sistem HRIS ESS dari LinovHR dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan menginginkan adanya kemudahan dalam pengelolaan karyawan.
Sistem HRIS Employee Self Services dari LinovHR mampu meningkatkan keterlibatan karyawan di dalam perusahaan sehingga meringankan tugas dan tanggung jawab HRD.
Dengan menerapkan sistem ESS LinovHR, Anda dapat melihat ratusan hingga ribuan informasi pribadi karyawan dengan mudah.
Selain itu, Anda juga dapat mengawasi catatan kehadiran karyawan secara real time. Serta, karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti, izin, sakit, dan lembur kepada perusahaan tanpa harus melalui proses yang panjang.
Sistem Employee Self Services juga memungkinkan karyawan untuk memperbarui informasi pribadi secara mandiri. Apabila sistem Employee Self Services berhasil diterapkan, maka perusahaan Anda akan menikmati peningkatan produktivitas dan efisiensi kinerja.
Jadi, dengan memahami betapa pentingnya sistem Employee Self Service terhadap kinerja karyawan maupun perusahaan, maka langkah selanjutnya adalah mencari sistem ESS yang tepat untuk digunakan oleh perusahaan.
LinovHR merupakan salah satu Software HRIS yang memiliki modul Employee Self Service di dalamnya.
Coba gratis Software Employee Self Service LinovHR dengan mengisi form di Halaman Kontak kami.
