Pentingnya Employee Self Service

Employee Self Service dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Bagi pemilik usaha, eksekutif, atau HRD manager dari sebuah perusahaan tentu sudah mengetahui tentang Employee Self Service. Implementasi Employee Self Service (ESS) dipercaya dapat meningkatkan kualitas proses HRD di perusahaan. Namun begitu, ESS ini juga dianggap menyulitkan karena akan mengubah banyak aturan perusahaan dan kekhawatiran akan kerahasaiaan data seperti soal gaji.

A. Apa itu Employee Self Service?

Employee Self Service (ESS) merupakan fitur yang ditawarkan oleh sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern dan canggih. ESS adalah portal yang dapat digunakan karyawan untuk masuk ke akun mereka masing-masing dan mengakses data human resource mereka. Data yang dapat diakses karyawan meliputi informasi pribadi, tugas-tugas harian, data cuti, dan riwayat presensi/absensi. Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan untuk menyampaikan permintaan cuti, sakit, atau izin kepada manajer masing-masing.

Baca Juga: Employee Self Service dan Tentang Keterlibatan Karyawan Dalam Bisnis

B. Mengapa Employee Self Service Penting Diterapkan di Perusahaan?

Kurangnya pengetahuan karyawan akan perusahaan seperti soal IT, SDM, atau lainnya kerap menjadi kendala karena setiap karyawan harus menghubungi karyawan lain untuk mendapatkan jawabannya. Hal tersebut tentu akan menghabiskan waktu dan usaha, atau dengan kata lain akan menguras produktivitas.

Sebagaimana menurut Michael Maoz dan Gartner Research VP & Distinguished Analyst, kemampuan dalam membuat dan memperoleh konten (pengetahuan) yang relevan dengan cepat akan menjadi hal utama yang wajib dimiliki perusahaan unggulan. Dalam survei Manajemen Pengetahuan yang dilakukan Technology Services Industry Association (TSIA) tahun 2014 juga menunjukkan 40% karyawan berpendapat bahwa produktivitas dapat meningkat 20-30% dengan manajemen pengetahuan yang efektif.

Untuk menjawab tantangan diatas, Employee Self Service bisa menjadi solusi. ESS akan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan dengan akses mudah ke informasi yang konsisten dan terkelola. ESS yang menyediakan sumber pengetahuan utama kebutuhan karyawan, akan memberi jawaban yang tepat di waktu yang tepat pula di seluruh portal, perangkat, dan aplikasi.

Penerapan ESS juga penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Mereka diajak memegang tanggung jawab akan data pribadi mereka masing-masing dan bisa mengaksesnya kapan saja dan dimana saja. Keterlibatan ini penting untuk meningkatkan loyalitas karyawan. Sebagaimana menurut penelitian Perrin’s Global Workforce Study (2003), keterlibatan karyawan sebagai kesediaan karyawan dan kemampuannya untuk berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan secara terus menerus.

C. Manfaat Penerapan Employee Self Service

Pada umumnya, ESS bermanfaat untuk efisiensi dan peningkatan produktivitas. Semua aktivitas berbasis ESS bisa dilakukan secara real-time 24 jam setiap harinya dan bisa dilakukan dimanapun. Manfaat ini tidak hanya dirasakan perusahaan, tetapi juga oleh masing-masing karyawan. Berikut beberapa manfaat penerapan ESS di perusahaan.

1. Data Lebih Akurat

Beberapa data pribadi karyawan mungkin tidak mengalami perubahaan dalam waktu dekat, tapi ada juga data-data yang berubah tidak terjadwal seperti email atau nomor kontak telepon. Dengan menggunakan ESS, karyawan bisa dengan mudah melakukan perubahan atau update data secara mandiri. Mereka diberikan tanggung jawab untuk melakukan pembaharuan dan check dan re-check data mereka masing-masing melalui sistem sehingga akurasi data menjadi lebih terjamin.

2. Meningkatkan Efisiensi

Dikarenakan setiap karyawan memiliki akses ke data mereka pribadi, tentu hal ini akan memudahkan karyawan HRD sehingga bisa fokus ke kegiatan produktif lain. Contoh lainnya adalah untuk pengajuan izin cuti atau sakit dimana setiap karyawan tak perlu repot menugurus secara manual karena semua bisa dilakukan secara online dari manapun. Hal ini tentu jauh lebih efisien dan mengurangi beban pekerjaan administrasi.

Dalam hal ini, penerapan ESS secara eletronik berarti pula mengurangi form cetak/kertas. Tumpukan form cetak tentu akan memakan tempat sehingga ruang tidak efisien. Pencarian file juga semakin sulit dan memakan waktu karena harus dilakukan manual.

3. Meningkatkan Keamanan Data

Penyimpanan data melalui ESS artinya penyimpanan terjadi secara elektronik melalui media database. Hal ini jelas akan jauh lebih aman dibanding menyimpan data menggunakan dokumen cetak. Selain itu, perkembangan teknologi juga menjadi pendorong untuk setiap aktivitas dilakukan secara elektronik untuk kemudahan dan keamanan.

5. Ramah Lingkungan

Penerapan sistem elektronik berarti mengurangi penggunaan kertas. Hal ini tentu sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin sensitif akan isu lingkungan. Berbagai kampanye untuk ramah lingkungan kerap digaungkan salah satunya agar setiap aktivitas tidak tergantung pada form cetak/print.

Jadi, dengan memahami betapa pentingnya sistem Employee Self Service terhadap kinerja karyawan maupun perusahaan maka langkah selanjutnya adalah mencari sistem ESS yang tepat untuk digunakan oleh perusahaan. LinovHR merupakan salah satu Software HRIS yang memiliki modul Employee Self Service di dalamnya.

Coba gratis Software Employee Self Service LinovHR dengan mengisi form di Halaman Kontak kami.