Timesheet merupakan tool penting yang membantu HR melacak dan memantau kehadiran karyawan. Melalui timesheet, HR juga dapat melihat proyek dan pekerjaan yang dilakukan mereka.
Karena itu, timesheet dinilai dapat merefleksikan tingkat kedisiplinan dan produktivitas karyawan.
Namun, pencatatan waktu kehadiran karyawan dalam timesheet harus dilakukan secara akurat karena data ini akan digunakan dalam perhitungan gaji.
Sayangnya, masih banyak HR yang menggunakan timesheet manual sehingga prosesnya memakan waktu lama dan rentan kesalahan.
Memahami permasalahan ini, LinovHR pun menghadirkan fitur Timesheet dalam modul Time Management untuk memudahkan HR dalam melakukan rekap absensi setiap karyawan secara otomatis dengan tepat dan cepat.
Simak artikel berikut untuk mengetahui detail fiturnya lebih lanjut.
Fungsi Timesheet dalam Modul Time Management LinovHR
Manajemen waktu karyawan sangat berdampak besar terhadap produktivitas dan efisiensi bisnis.
Untuk melacak berapa lama karyawan bekerja dan bagaimana mereka menghabiskan waktu kerja, HR dapat menggunakan fitur Timesheet yang tersedia di modul Time Management dalam software HRIS LinovHR.
Dengan fitur ini, HR dapat melihat kapan karyawan masuk (clock in) dan pulang (clock out), di mana karyawan melakukan absen (apakah di kantor, proyek, atau di tempat lain), serta proyek yang sedang dikerjakan karyawan.
Data ini bisa diperoleh dari aplikasi mobile attendance yang digunakan karyawan untuk absen atau dari mesin fingerprint yang diintegrasikan dengan Software HRIS LinovHR.
Melalui Timesheet, tingkat kedisiplinan dan produktivitas karyawan bisa tergambarkan dengan baik. HR dapat melihat karyawan yang selalu datang tepat waktu, masuk lebih awal dari jam kerja, maupun karyawan yang gemar datang terlambat.
HR juga bisa menilai seberapa efisien pekerjaan karyawan, yang dilihat dari berapa lama mereka menyelesaikan suatu tugas dan berapa banyak pekerjaan yang mampu dirampungkan dalam satu hari, minggu, atau selama periode tertentu.
Data ini tentunya dapat digunakan dalam performance review karyawan, di mana mereka yang hadir tepat waktu dan sangat produktif bisa diberikan reward, baik berupa insentif, penghargaan seperti Best Employee of The Month, atau kesempatan promosi.
Dengan Timesheet LinovHR, kehadiran karyawan, seperti jam kerja, lembur, cuti, dan izin akan tercatat dengan akurat dan terintegrasi langsung dengan modul Payroll untuk digunakan dalam perhitungan gaji. Sehingga, HR tidak perlu repot-repot menuliskan timesheet karyawan secara manual.
Keunggulan Fitur Timesheet LinovHR
Secara garis besar, fitur Timesheet yang terdapat pada modul Time Management LinovHR memberikan sejumlah keuntungan bagi HR, yang dijelaskan sebagai berikut:
- Membantu melacak kehadiran karyawan secara real-time
- Mencerminkan kedisiplinan dan produktivitas karyawan
- Terintegrasi dengan aplikasi mobile attendance LinovHR
- Fitur juga bisa dihubungkan dengan mesin fingerprint di perusahaan, baik di kantor, proyek, atau pabrik
- Terintegrasi juga dengan modul payroll untuk perhitungan gaji karyawan
- Memudahkan dalam mengetahui rekapitulasi / summary kehadiran karyawan dalam satu periode, di mana isi dari summary tersebut memberikan informasi total kehadiran, total durasi kerja, total absen (tidak hadir), total telat, cuti, izin, total overtime setiap karyawan dalam satu periode.
Unprocessed Timesheet vs Processed Timesheet, Apa Bedanya?
Ketika membuka menu Time pada modul Time Management LinovHR, Anda akan menemukan dua jenis timesheet, yakni unprocessed timesheet dan processed timesheet.
Sesuai namanya, unprocessed timesheet adalah timesheet yang belum diproses oleh HR karena datanya masih belum lengkap. Dengan kata lain, rekap absensi masih mentah dan belum bisa digunakan untuk melakukan perhitungan gaji.
Contoh ketidaklengkapan data yang dimaksud adalah, karyawan melakukan clock in tapi tidak melakukan clock out dan sebaliknya, atau karyawan lupa melakukan absensi sepanjang hari padahal masuk kerja.
Jika tetap diproses dalam perhitungan gaji, karyawan akan dianggap tidak hadir dan dipotong gajinya. Meskipun ini murni kesalahan mereka, tapi hal ini memberikan rasa tidak adil bagi karyawan karena mereka sudah bekerja seperti seharusnya.
Karena itu, LinovHR menghadirkan menu Unprocessed Timesheet agar HR bisa melakukan verifikasi kepada karyawan yang bersangkutan dan melakukan koreksi absensi dengan fitur Attendance Correction.
Data absensi yg sudah lengkap yang berada di unprocessed timesheet bagian Complete, perlu dilakukan Calculate Timesheet terlebih dahulu, setelah berhasil di proses, data tersebut baru akan masuk ke processed timesheet, dan baru bisa digunakan payroll untuk penggajian.
Cara Menggunakan Fitur Timesheet LinovHR
Berkat tampilan Software HRIS LinovHR yang user-friendly, HR dapat melakukan navigasi menu dengan praktis. Karenanya, menggunakan fitur Timesheet pada modul Time Management juga sangat mudah. Caranya adalah sebagai berikut:
- Buka modul Time & Attendance pada dashboard admin Software HRIS Anda
- Pilih tab “Time” di bagian atas. Setelah menu drop down terbuka, buka “Unprocessed Timesheet” untuk melihat data absen karyawan yang belum lengkap dalam satu periode.
- Jika ingin melengkapi data absen, Anda bisa mengarahkan karyawan untuk melakukan Attendance Correction (panduannya bisa dilihat di sini)
- Pada Unprocessed Timesheet, Anda juga dapat mengintegrasikan data absen yang dilakukan di luar aplikasi mobile attendance LinovHR. Misalnya, dari mesin fingerprint di perusahaan.
- Caranya, upload file dalam bentuk DOCX,DOC,PDF,XLSX,XLS. Sistem pun akan mendeteksi secara otomatis dan Anda bisa melanjutkan dengan klik process.
- Data absensi yg sudah lengkap yang berada di unprocessed timesheet bagian Complete, perlu dilakukan Calculate Timesheet terlebih dahulu, setelah berhasil di proses, data tersebut baru akan masuk ke processed timesheet, dan baru bisa digunakan payroll untuk penggajian.
Fitur Timesheet merupakan salah satu keunggulan yang ditawarkan oleh Software Time Management LinovHR karena dapat membantu manajemen SDM untuk memantau kehadiran karyawan.
Dengan fitur ini, data absensi karyawan menjadi lebih akurat, manajemen kehadiran dan penggajian juga akan menjadi lebih efisien.
Jika ingin merasakan manfaat fitur Timesheet Software HRD LinovHR untuk meningkatkan kinerja dan kepuasan karyawan, yuk konsultasikan kebutuhan perusahaan dan ajukan demo gratis!
