Beberapa perusahaan mempunyai warehousing atau pergudangan untuk mendukung operasional. Kegunaan utamanya adalah untuk menyimpan barang dengan aman, contohnya adalah perusahaan logistik dan manufaktur. Sebab barang yang dimiliki kedua perusahaan tersebut sangatlah banyak dan perlu dikelola dengan baik.
Apa itu Pergudangan?
Pergudangan atau warehousing adalah seperangkat aktivitas yang melibatkan penerimaan, penyimpanan, dan menyiapkan barang kembali untuk dikirim keluar gudang. Di dalam gudang, semua barang harus dikelola dengan rapih, baik barang yang harus dikirimkan ke pihak lain maupaun barang yang disimpan dan semua aktivitas tersebut mesti dilakukan dengan sistematis, sehingga memudahkan karyawan pergudangan atau warehouse staff untuk mengelola barang yang ada dalam gudang.
Peranan gudang sendiri sangat penting dalam perusahaan utamanya perusahaan manufaktur. Sistem yang ada untuk menyimpan, menyiapkan, dan mengirimkan barang kembali sangat berpengaruh terhadap kelancaran bisnis, baik untuk produksi, biaya maupun kepuasan pelanggan. Seluruh karyawan pergudangan yang terlibat wajib memastikan barang disimpan dengan aman. setiap ada barang yang masuk dan keluar juga wajib diperbaharui keterangan stoknya secara akurat.
Warehouse staff atau karyawan gudang merupakan posisi yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan operasional gudang agar berjalan baik.
Tugas dan Tanggung Jawab Warehouse Staff
Menjaga, menyimpan, dan memastikan barang siap kirim bukanlah hal yang mudah. Salah dokumentasi satu hal saja, maka akan mempengaruhi hal yang lain. Inilah sebabnya mengapa karyawan pergudangan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang cukup berat. Apa saja tanggung jawab dan tugas dari warehouse staff?
- Mengontrol dan bertanggung jawab atas penyimpanan dan kelayakan barang;
- Mendokumentasikan dan mengupdate segala barang yang masuk dan keluar berdasarkan jenis barang, kode, dan jumlah yang ada dengan akurat;
- Menerima barang yang akan masuk ke dalam gudang sesuai peraturan;
- Mempersiapkan barang yang harus dikeluarkan dari gudang, termasuk berkomunikasi dengan driver armada pengiriman barang;
- Menyusun dan memberikan laporan berkala kepada manajer warehouse;
- Menjaga dan melakukan tindakan preventif untuk memastikan keselamatan barang dalam gudang;
- Berkoordinasi bersama admin dan sales supervisor mengenai ketersediaan stok barang;
- Merawat dan menjaga fasilitas, peralatan dan perlengkapan dalam gudang;
- Mengikuti standar operasional perusahaan (SOP) seusai yang ditetapkan;
- Memantau kondisi dan jumlah barang dalam gudang setiap hari.
Departemen HR sebagai bagian perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola karyawan perlu memperhatikan aspek-aspek penting dalam memaksimalkan kinerja karyawan di bagian pergudangan.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Mengelola Warehouse Staff
Sama halnya dengan mengelola barang dalam gudang, Mengelola karyawan pergudangan tidak bisa dianggap enteng. Jumlah karyawan pergudangan umumnya cukup banyak. Apalagi khusus perusahaan logistik yang mengandalkan pengiriman barang sebagai jasanya. HRD perlu memperhatikan beberapa hal atau aspek penting dalam pengelolaan karyawan di wilayah pergudangan.
Baca Juga: 7 Fungsi Utama Manajemen Logistik dalam Perusahaan
Monitor Kinerja Secara Rutin
Hal yang paling pertama adalah rutin memonitor kinerja karyawan. Pastikan karyawan selalu mentaati SOP perusahaan dan memberikan laporan yang valid mengenai alur masuk dan keluar barang dalam gudang. Dengan memonitor kinerja karyawan secara rutin, secara tidak langsung perusahaan juga memastikan bahwa semua proses di dalam gudang berlangsung dengan lancar.
Pastikan Lokasi Pergudangan Aman
Lokasi pergudangan terdapat berbagai tumpukan barang dan inventaris serta alat berat untuk mendukung operasional. Jika lokasi pergudangan tidak didukung keamanan yang tinggi, maka akan beresiko membahayakan karyawan. Jadi, lokasi pergudangan harus aman dengan didukung berbagai sistem keamanan. Jangan lupa berikan penyuluhan atau sosialisasi kepada karyawan mengenai Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) jika dibutuhkan.
Baca Juga: Mengenal HSE dan Peran HRD untuk Menerapkannya
Berikan Karyawan Pelatihan yang Cukup
Hal penting selanjutnya yang tidak boleh terlewat adalah pelatihan. Yang dimaksud dengan pelatihan ini tidak hanya untuk keamanan dan keselamatan karyawan, tetapi juga untuk operasional perusahaan seperti bagaimana menyortir barang, menerima barang dari luar gudang, mengeluarkan barang dari gudang, mencatat barang, dan sebagainya. Karena tanpa pelatihan yang cukup, kinerja karyawan pergudangan tidak akan maksimal dan justru bisa mengacaukan arus logistik perusahaan.
Fasilitasi Peralatan dan Perlengkapan yang Memadai
Sebagus apapun kinerja karyawan, jika fasilitas pergudangan di perusahaan tidak mendukung hanya akan menyulitkan dan menghambat kinerja. Perusahaan wajib menyediakan berbagai fasilitas pendukung seperti rak untuk penyimpanan barang, label barang, alat berat untuk meletakkan barang di rak paling tinggi, dan perlengkapan keamanan seperti fire extinguisher. Semua itu dapat membantu karyawan memberikan kinerja terbaiknya.
Jadwal Kerja yang Jelas
Jumlah karyawan dalam pergudangan biasanya cukup banyak, khususnya bagi perusahaan logistik dan perusahaan manufaktur. Biasanya HRD akan memberikan sistem kerja shift kepada karyawan pergudangan. HRD dapat menyusun jadwal kerja yang lebih jelas dengan menggunakan time modul dari Software HRD dari LinovHR. Tampilan yang mudah dipahami dapat memudahkan HRD untuk mengatur jadwal kerja shift. Setiap perubahan shift yang ada akan terupdate secara real time.
Minta Pendapat dari Staff
Selanjutnya jangan lupakan peranan staf atau karyawan dalam perusahaan. Untuk meningkatkan pengelolaan karyawan yang lebih baik, ada baiknya perusahaan juga meminta pendapat para karyawan agar pengelolaan karyawan semakin berjalan optimal. Biasanya pendapat dari staf yang turun langsung ke lapangan adalah pendapat yang benar-benar aplikatif dan solutif terhadap masalah dalam pergudangan yang dihadapi perusahaan.
Kesimpulan
Pengelolaan gudang yang baik tidak hanya berhubungan dengan barang, tetapi juga berhubungan dengan personil atau karyawan pergudangan yang terlibat di dalamnya. Jika pengelolaan karyawan dalam gudang tidak efektif, kinerja dari karyawan tersebut pun juga kurang maksimal.
Jadi, HRD harus paham dengan benar apa saja yang harus diperhatikan dalam pengelolaan karyawan. Pengelolaan yang tepat membuat karyawan mampu memberikan kinerja paling maksimal. Maka segala proses dan kegiatan dalam pergudangan pun dapat berjalan lancar.
HRD dapat memanfaatkan Software HR LinovHR untuk melakukan pengelolaan karyawan bagian pergudangan, tidak hanya karyawan pergudangan. Dengan LinovHR, Departement HR juga dapat mengelola semua karyawan dalam perusahaan dengan lebih baik. seperti melakukan performance appraisal, penjadwalan kerja, perhitungan PPh 21, Payroll, kelola reimburse, pelatihan karyawan dan masih banyak kemudahan lain.
Hubungi LinovHR sekarang untuk mendapatkan kemudahan pengelolaan karyawan yang lebih baik.
