OKR planning, atau perencanaan Objectives and Key Results, telah menjadi pilar utama dalam strategi manajemen kinerja modern.
Dengan memberikan landasan yang kuat untuk menetapkan tujuan dan mengukur pencapaian, OKR planning telah terbukti menjadi alat yang sangat efektif bagi organisasi yang ingin mencapai keberhasilan.
Dalam artikel LinovHR ini, kita akan membahas langkah kunci yang perlu diikuti dalam menyusun OKR planning, serta menyediakan template untuk memudahkan implementasi dan pemantauan tujuan di semua tingkatan organisasi.
Dengan memahami dan menerapkan langkah-langkah ini, perusahaan dapat memaksimalkan potensi kinerja, membimbing tim menuju sasaran yang lebih tinggi, dan mencapai hasil yang lebih terukur.
Apa Itu OKR Planning?
OKR planning adalah proses pembuatan dan pengelolaan tujuan (objective) dan hasil penting (key results) yang harus dicapai.
Ini kerap digunakan sebagai framework yang menuntun perusahaan dan karyawan dalam memformulasikan dan mengimplementasikan suatu tujuan strategis.
Jika dilakukan dengan tepat, proses ini dapat meningkatkan fleksibilitas dan transparansi yang mengantarkan kepada kesuksesan yang berkelanjutan.
Pada dasarnya, OKR memiliki tiga elemen penting yang di antaranya:
- Objectives (Tujuan): Apa yang ingin dicapai perusahaan?
- Key Results (Hasil Kunci): Bagaimana perusahaan mengetahui bahwa targetnya sudah tercapai?
- Initiatives (Inisiatif): Bagaimana cara mencapai target?
Perencanaan OKR dilakukan pada berbagai tingkatan, antara lain untuk seluruh perusahaan, departemen, tim, dan individual.
Dalam menyusun OKR, ada beberapa langkah utama yang harus dilakukan, berikut di antaranya:
- Memetakan tahapan penyusunan OKR di perusahaan
- Membuat panduan untuk memutuskan OKR dalam periode yang ditentukan, bisa secara mingguan, bulanan, triwulan, dan tahunan
- Menjadwalkan pertemuan, tinjauan, dan sesi brainstorming
- Membagikan rencana kepada semua orang yang terlibat dalam proses OKR
Tujuan OKR Planning
Perencanaan yang efektif dapat mempermudah dan mempersingkat proses penyusunan OKR di perusahaan.
Dengan mengembangkan draft OKR yang tepat, ini akan secara strategis memajukan perusahaan dalam siklus berikutnya biasanya dalam satu kuartal.
Dalam sesi penyusunan awal, manajemen SDM harus menerjemahkan visi dan misi perusahaan menjadi OKR yang bersifat strategis.
Biasanya, ini dilakukan dalam sebuah rapat (meeting) dan lokakarya (workshop) selama beberapa waktu.
Checklist dalam Sesi Perencanaan OKR
Untuk memastikan bahwa sesi perencanaan OKR berjalan seproduktif mungkin dan tidak memakan terlalu banyak waktu, beberapa persiapan perlu dilakukan sebelumnya.
1. Mengomunikasikan Rencana Penyusunan OKR
Penting untuk memberi pemberitahuan kepada semua pemangku kepentingan (stakeholder) bahwa akan dilakukan perencanaan OKR. Ini bisa melibatkan manajemen SDM, manajer atau atasan, dan tim lain yang terlibat.
Idealnya, pemberitahuan ini diberikan sejak satu bulan sebelumnya. Ini bertujuan agar setiap individu yang terlibat bisa mempersiapkan dengan baik sejak jauh-jauh hari, sehingga meeting dan workshop berjalan dengan efektif dan efisien.
2. Pahami Visi dan Misi Perusahaan
Agar sesi perencanaan OKR berjalan lancar, peserta harus memiliki pemahaman yang mendalam mengenai visi, misi, dan prioritas saat ini dari perusahaan.
Jika ada kebingungan atau ketidakjelasan, sesi perencanaan dapat menjadi kurang efektif.
Oleh karena itu, perlu dipastikan bahwa informasi ini telah dikomunikasikan dengan jelas sebelum dimulainya pertemuan.
3. Susun Agenda dan Persiapkan Sesi Brainstorming
Setelah mengomunikasikan rencana penyusunan OKR pada seluruh stakeholder, tahap selanjutnya adalah menentukan dan menyepakati jadwal untuk melakukan sesi brainstorming.
Tak kalah penting, mintalah para peserta untuk memikirkan tujuan (objectives) yang selaras dengan target perusahaan. Tujuannya tidak lain untuk memungkinkan sesi diskusi berjalan dengan baik dan efektif.
4. Implementasi Sesi Diskusi secara Efektif
Manajer tingkat senior memiliki peran yang krusial dalam menentukan arah dan fokus tim mereka.
Dorong mereka untuk aktif berkontribusi dalam memberikan sasaran dan hasil kunci untuk tim mereka dari OKR perusahaan.
Membawa kontribusi ini ke dalam sesi perencanaan memastikan bahwa perspektif dan strategi terintegrasi dengan baik ke dalam rencana operasional tim.
Baca Juga: Pentingnya Sistem KPI untuk Perusahaan dalam Menilai Karyawan
9 Langkah-Langkah Menyusun OKR Planning
Merencanakan OKR (Objectives and Key Results) memerlukan pendekatan yang terstruktur dan langkah-langkah yang cermat.
Berikut penjelasan setiap langkah dalam proses OKR planning:
1. Pilih Sumber Daya untuk Mendukung Perencanaan OKR
Agar diskusi berjalan dengan efektif, manajemen harus memanfaatkan segala sumber daya yang tersedia.
Mulai dari menentukan stakeholder yang relevan, memilih metode diskusi (apakah dijalankan secara online atau offline), hingga berbagai alat (tools) yang akan digunakan untuk memudahkan jalannya diskusi.
2. Tentukan Sasaran Tahunan Perusahaan
Sebelum merinci OKR, penting untuk memahami dengan jelas sasaran tahunan perusahaan.
Untuk menentukan hal ini, pahami visi dan misi perusahaan, capaian perusahaan di periode sebelumnya, dan arah strategis yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka panjang.
3. Pahami Prioritas Perusahaan
Kesepakatan mengenai prioritas perusahaan untuk kuartal mendatang menjadi fondasi bagi penyusunan OKR.
Dialog di antara manajemen dan para stakeholder dibutuhkan untuk menentukan fokus utama selama periode tersebut, memastikan semua tingkatan organisasi bergerak secara sinergis.
4. Buat Draft OKR Sementara
Proses merinci OKR dimulai dengan penyusunan draft OKR sementara. Identifikasi sasaran utama dan hasil kunci yang ingin dicapai. Ini merupakan landasan awal untuk diskusi lebih lanjut bersama tim.
5. Dapatkan Feedback dari Tim
Setelah draft OKR dibuat, manajemen dapat melemparkannya kepada tim untuk memperoleh feedback atau umpan balik dari tim.
Langkah ini tidak hanya memastikan keterlibatan tim secara menyeluruh, tetapi juga membuka kesempatan untuk mengakomodasi berbagai perspektif dan pengalaman.
6. Kembangkan dan Modifikasi OKR
Seiring dengan berjalannya waktu, manajemen perlu terus memonitor kemajuan OKR. Jika ditemukan perubahan dalam lingkungan atau strategi, fleksibilitas dalam mengadaptasi OKR menjadi kunci.
Modifikasi dapat dilakukan untuk menjaga relevansi dan konsistensi dengan tujuan keseluruhan.
7. Finalisasi OKR
Setelah mendapatkan umpan balik dan menyesuaikannya dengan perkembangan yang ada, langkah selanjutnya adalah finalisasi OKR.
Sempurnakan OKR agar sesuai dengan arah perusahaan dan memenuhi kebutuhan tim secara spesifik.
8. Rencanakan Pelaksanaan OKR Anda
Perencanaan eksekusi OKR memerlukan langkah-langkah rinci untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Ini mencakup alokasi sumber daya, penugasan tanggung jawab, dan pengembangan strategi pelaksanaan yang efektif.
9. Lakukan Tinjauan Kuartal
Tinjauan kuartal merupakan tahap penting dalam siklus OKR. Melibatkan evaluasi pencapaian, mengidentifikasi pembelajaran, dan merumuskan rencana untuk kuartal berikutnya.
Proses ini membuka peluang untuk terus meningkatkan dan menyesuaikan rencana berdasarkan pengalaman dan perubahan yang terjadi.
OKR Planning Template
LinovHR telah menyediakan sebuah template OKR planning yang dapat memudahkan Anda dalam menyusun dan melacak Objectives and Key Results (OKR) perusahaan.
Rencanakan dan Pantau OKR Lebih Mudah dengan KPI Software LinovHR
OKR tidak hanya sekadar indikator, melainkan sebagai penilai apakah perusahaan berhasil mencapai kinerja yang sesuai.
Dengan adanya OKR, perusahaan memiliki kemampuan untuk merencanakan strategi lebih cermat dan dapat mengubah rencananya sesuai kebutuhan.
Namun, penyusunan dan implementasi OKR secara manual dinilai kurang efektif. Penetapan indikator secara manual sering kali terpengaruh oleh bias dan kurang terdokumentasi dengan baik.
Dampaknya, ketika saat penilaian kinerja tiba, prosesnya menjadi tidak optimal. Karena itu, inilah waktunya bagi perusahaan untuk beralih ke KPI Software LinovHR yang merupakan bagian dari Performance Management System.
Sebagai vendor dengan pengalaman yang luas dalam membantu berbagai perusahaan mengelola kinerja karyawan, LinovHR dapat mengotomatisasi pengelolaan karyawan melalui KPI Software.
Dengan demikian, proses pengelolaan karyawan dapat berjalan dengan akurat dan sistematis. Seluruh data kinerja yang tercatat dalam Sistem KPI LinovHR dapat dimanfaatkan untuk keperluan pengelolaan performa di masa mendatang.
Jelajahi kemudahan dalam merencanakan dan melacak OKR perusahaan dengan LinovHR – solusi terintegrasi untuk kesuksesan bisnis Anda. Ajukan demo sekarang dan dapatkan penawaran menariknya!
