manajemen

Pengertian Manajemen, Fungsi, Gaya dan Unsur-Unsurnya

Manajemen adalah sebuah istilah yang jamak digunakan baik dalam dunia bisnis atau organisasi. Banyak perusahaan berusaha menerapkan hal ini. Akan tetapi, apa sesungguhnya pengertian, fungsi, dan dasar-dasar manajemen? Pemahaman yang mendalam akan meningkatkan kemampuan Anda dalam mengelola perusahaan. Mari simak ulasan berikut!

 

Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli

Saat Anda terjun ke dunia bisnis, yang pertama kali Anda perlu tahu adalah apa definisi manajemen sebenarnya. Sebab dengan memiliki pengetahuan yang cukup, niscaya bekal Anda untuk menjalankan bisnis atau usaha menjadi lebih matang. Berikut adalah beberapa pengertian manajemen menurut para ahli:

 

  • Manajemen menurut Drs. H. Malayu S. P Hasibuan

Manajemen menurut beliau adalah sebuah seni atau ilmu untuk mengatur dan memproses sumber daya yang ada baik itu sumber daya manusia maupun sumber lainnya. Sumber-sumber tersebut diproses dan diatur demi mencapai tujuan tertentu.

 

  • Menurut Andrew F. Sikula

Menurut Andrew F. Sikula, manajemen merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengatur, mengorganisasikan, mengendalikan, menempatkan, memberi motivasi, komunikasi dan mengambil keputusan yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki. Dari sumber daya itulah kemudian tujuan akhirnya adalah untuk menghasilkan suatu produk maupun jasa secara efisien. 

 

  • Pendapat Henry Fayol

Henry Fayol menuturkan bahwa di dalam manajemen terkandung lima gagasan utama yaitu merancang, mengkoordinasikan, memerintah, mengatur/mengorganisasikan, serta mengendalikan. 

 

  • Millet

Pendapat Millet pada tahun 1954 mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses kepemimpinan untuk melancarkan pekerjaan yang dilakukan. Proses ini dilakukan dengan mengorganisir dengan cara formal orang-orang yang ada di dalamnya dan menjadikannya sebagai kelompok untuk mencapai tujuan yang diinginkan. 

 

  • Pendapat Prof. Oei Liang Lee

Prof. Oie menyatakan bahwa manajemen merupakan ilmu serta seni untuk mengkoordinasikan tenaga manusia juga mengawasinya menggunakan bantuan alat-ala. Semua ini dilakukan demi meraih tujuan akhir yang sudah ditetapkan. 

 

  • Menurut Plunkett et. al

Manajemen menurut Plunket dkk. Adalah satu atau lebih manajer baik secara individu maupun secara kolektif menyusun dan meraih tujuan. Tujuan tersebut diraih dengan melaksanakan fungsi-fungsi yang saling terkait; seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, mengawasi dan mengarahkan serta mengkoordinasikan sumber daya yang dimiliki;  Sumber Daya Manusia (SDM), bahan baku atau material. 

Dari beberapa pengertian diatas, maka dapat kita simpulkan bahwa konsep dasar manajemen adalah sebuah proses yang didalamnya terdapat kegiatan pengorganisasian, perencanaan, dan pengelolaan sumber daya untuk mencapai tujuan. 

 

Fungsi Manajemen

Sesuai dengan definisi yang ada, kita bisa menemukan beberapa fungsi manajemen. Fungsi-fungsi ini akan mempermudah kinerja perusahaan secara keseluruhan. Fungsi manajemen adalah sebagai berikut.

 

1. Perencanaan

Perencanaan adalah langkah awal yang paling penting. Pada tahap ini dilakukan inventarisasi apa saja yang akan dikerjakan dan sumber daya apa saja yang tersedia. Dari situ kemudian tujuan ditentukan. Setelah tujuan diketahui, maka hal berikutnya adalah merencanakan bagaimana cara untuk mencapai tujuan itu. Diperlukan seorang manajer untuk mencari rencana alternatif apa saja yang bisa dilakukan. Perlu Anda titik beratkan bahwa perencanaan merupakan hal terpenting, sebab tanpa perencanaan maka fungsi yang lain tidak dapat berjalan.

Dari perspektif manajemen, tahapan pembuatan rencana memiliki beberapa jenjang. Berikut ini beberapa jenjang yang umumnya dilakukan di banyak perusahaan:

 

  • Top level planning. Tahapan ini biasanya dilakukan di level manajerial, direktur, hingga pimpinan perusahaan. Maka dari itu, banyak yang menyebut jenjang ini bersifat strategis. Di sini, para manajer dan direktur menyusun sejumlah petunjuk umum, merumuskan tujuan perusahaan, mencari cara pengambilan keputusan terbaik, dan mengolah cara terbaik untuk menyelesaikan masalah.
  • Middle level planning. Tahapan perencanaan ini biasanya menjadi tanggung jawab seorang kepala bagian, kepala divisi, atau yang setara. Jenjang perencanaan ini biasanya bersifat administratif seperti menjabarkan bagaimana tujuan perusahaan atau petunjuk umum yang sudah dirumuskan top level managerial dijalankan nantinya.
  • Low level planning. Jenjang perencanaan yang satu ini sudah melibatkan seluruh jajaran staf dan karyawan. Masing-masing karyawan perusahaan harus memiliki rencana untuk menjalankan tugasnya masing-masing agar tujuan perusahaan yang sudah dicanangkan bisa tercapai nantinya.

 

Baca Juga: Mengenal Implementasi Manajemen Strategi dalam Perusahaan

 

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian berfungsi untuk menyederhanakan kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan kecil dan rinci. Dengan begitu manajer akan lebih mudah menentukan kemudian mengawasi aktivitas untuk mencapai tujuan. Anda pilih siapa saja orang yang akan melakukan tugas tertentu, Anda juga bisa mengelompokkan tugas-tugas yang ada, dan bila Anda adalah seorang manajer Anda bisa menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas masing-masing tugas yang ada. Kemudian pada tahap ini ditentukan pula siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil sebuah keputusan. 

 

3. Pengarahan

Pengarahan adalah sebuah usaha agar setiap anggota organisasi berusaha untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sesuai dengan porsi tugas yang sudah diberikan. Lakukan beberapa hal berikut ini saat Anda akan mengarahkan anggota organisasi Anda:

 

  • Membimbing dan memberi masukan berupa feedback;
  • Memotivasi untuk bekerja lebih baik;
  • Memberi penjelasan secara rutin kepada anggota;
  • Berikan penjelasan mengenai kebijakan apa saja yang sudah dan akan ditetapkan;
  • Berikan reward bagi anggota yang mampu bekerja dengan baik dan berhasil mencapai tujuan yang diharapkan. 

 

4. Pengendalian

Pengendalian atau controlling dilakukan dengan melakukan evaluasi setelah pekerjaan selesai dikerjakan. Dari evaluasi tersebut maka bisa didapatkan apa saja hal yang perlu dikoreksi, kemudian juga mengukur sejauh mana pekerjaan berhasil dilakukan. Dari hasil evaluasi tersebut kemudian bisa ditentukan apa saja langkah alternatif yang mungkin diperlukan. 

Fungsi pengawasan sebuah perusahaan bisa berjalan dengan baik dan efektif apabila memenuhi aspek-aspek sebagai berikut:

 

  • Routing. Seringkali seorang karyawan melakukan kesalahan dalam melakukan tugasnya. Untuk meminimalisir agar masalah tersebut tidak terjadi lagi, seorang manajer harus menentukan cara atau jalur pekerjaan untuk mengetahui di titik mana umumnya masalah tersebut terjadi. Pada akhirnya masalah pun bisa dihindari.
  • Scheduling. Seorang manajer harus menentukan kapan kiranya pengawasan harus dijalankan. Penjadwalan ini bisa saja dilakukan seminggu sekali, sebulan sekali, hingga setahun sekali. Namun ada juga manajer yang melakukan penjadwalan secara mendadak untuk menemukan persoalan atau masalah yang seringkali tidak ditemukan di inspeksi bulanan atau mingguan.
  • Dispatching. Setelah menemukan poin-poin di mana perbaikan harus dilakukan, langkah berikutnya yakni sang manajer mendelegasikan pada pihak-pihak terkait untuk melakukan perbaikan. Tak hanya itu, sang manajer pun harus memberikan solusi-solusi terbaik bagaimana caranya mengatasi masalah-masalah tersebut.
  • Follow up. Proses pengendalian yang terakhir adalah dengan melakukan follow up. Pantau pihak-pihak yang sudah didelegasikan tugas untuk melakukan perbaikan di atas. Apakah mereka sudah berhasil mengatasi masalah-masalahnya? Atau malah muncul masalah baru? Lakukan follow up sampai masalah terselesaikan.

 

Unsur Manajemen

unsur manajemen

 

Setelah mengetahui pengertian manajemen menurut para ahli, Anda juga perlu mengetahui ada unsur apa sajakah yang ada di dalam manajemen. Di bawah ini adalah unsur-unsur manajemen yang juga menjadi dasar yang perlu Anda ketahui. Jika ada salah satu unsur yang tidak lengkap, maka proses untuk meraih tujuan kemungkinan besar akan terganggu. 

 

Manusia 

Manusia adalah unsur paling penting dalam sebuah manajemen. Perusahaan tidak akan berdaya tanpa adanya manusia sebagai karyawan.  Tanpa adanya manusia, maka tidak akan ada perencanaan, proses dan pada ujungnya nanti tidak akan menghasilkan apapun tanpa adanya unsur manusia di dalamnya. 

 

Baca Juga: 4 Manfaat Utama Data Warehouse dalam Mengelola SDM

 

Uang

Untuk meraih tujuan maka sebuah perusahaan atau organisasi memerlukan sarana dan prasarana, bahan-bahan dan sumber daya. Agar semuanya bisa terpenuhi maka dibutuhkan uang untuk mendapatkannya. Dengan kata lain, uang adalah sebuah alat agar sebuah organisasi bisa mencapai tujuan.

 

Bahan Baku (Material)

Tanpa adanya bahan baku maka proses produksi tidak akan bisa berjalan. Bahan baku bisa berupa bahan jadi atau setengah jadi yang nantinya diolah menjadi produk akhir. Hal yang perlu Anda perhatikan adalah manusia dan bahan baku adalah satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan. Masing-masing unsur saling membutuhkan satu sama lain.

 

Mesin

Unsur berikutnya adalah mesin. Dengan adanya mesin yang baik maka proses dapat berjalan dengan efisien, tepat guna, penggunaan sumber daya baik SDM maupun bahan baku juga menjadi efektif. Keberadaan mesin yang baik pula akan menentukan kualitas dari produk yang akan dipasarkan kepada konsumen. 

 

Metode Kerja

Agar pekerjaan berjalan dengan baik, dibutuhkan metode yang jelas dan dipahami oleh pekerja. Disinilah pentingnya perekrutan SDM yang baik agar penggunaan sumber daya, mesin dan modal bisa dimanfaatkan semaksimal mungkin. Bila pekerja tidak memahami metode yang digunakan maka proses untuk mencapai tujuan bisa terhambat. 

 

Pasar

Apa tujuan akhir dari sebuah produksi? Tidak lain adalah memasarkan produk yang dihasilkan dari proses operasional dan kinerja yang berjalan. Pengetahuan tentang pasar yang dituju sangatlah penting demi tercapainya tujuan akhir yang diinginkan perusahaan. 

 

software hris

Gaya Kepemimpinan dalam Manajemen

Seorang pemimpin dalam suatu kelompok organisasi atau perusahaan memiliki tanggung jawab yang besar untuk mengatur seluruh anggota timnya. Saat melakukan tugasnya, para pemimpin biasanya memiliki gaya tersendiri dalam melakukan tugasnya. Hal ini disebut dengan gaya kepemimpinan dalam manajemen atau leadership style.

Kurt Lewin  menjelaskan bahwa gaya kepemimpinan dalam manajemen terdiri dari 3 jenis, yaitu:

 

Otokratis 

Pada gaya otokratis ini, pemimpin memiliki wewenang untuk merumuskan sebuah keputusan dan mendelegasikan tugas kepada bawahan. Ciri dari otokratis ini adalah keputusan akan dirumuskan sendiri tanpa menerima saran dari orang lain termasuk bawahan atau anggota kelompoknya.

Keuntungan dari gaya otokratis yaitu dapat digunakan saat organisasi harus mengambil keputusan secara cepat dan saat suatu keputusan tidak membutuhkan saran dan kesepakatan dari anggota tim. Biasanya, pemimpin dengan gaya yang seperti ini adalah mereka yang mampu mempengaruhi para anggota tim dalam hal bekerja sama.

Namun dampak buruknya adalah anggota tim merasa tidak dihargai dan tidak diikutsertakan dalam pengambilan keputusan. Hal ini dapat membuat kinerja dan juga produktivitas karyawan semakin menurun.

 

Demokratis

Berbeda dengan gaya kepemimpinan otokratis, pada gaya demokratis ini seorang pemimpin akan lebih merumuskan keputusan secara bersama kepada seluruh anggota tim. Karena disini seorang pemimpin menginginkan para anggota tim nya untuk bisa lebih kritis dan berpikir cepat dalam merumuskan suatu keputusan yang efektif. Sehingga hasil akhir keputusan adalah berdasarkan hasil kesepakatan seluruh anggota tim termasuk dengan pemimpin.

Kelebihan dari gaya kepemimpinan ini adalah seluruh anggota akan diikutsertakan dalam setiap kondisi dan keputusan. Sehingga mereka memiliki kesempatan yang sama untuk mengeluarkan ide dan pendapatnya.

Sedangkan untuk kekurangannya sendiri adalah suatu keputusan tidak bisa diambil secara cepat. Karena saat menghadapi masalah pemimpin harus berdiskusi terlebih dahulu dengan anggota tim.

 

Laissez-Faire

Untuk Laissez-Fairez ini, seorang pemimpin akan memberikan kebebasan kepada seluruh anggota untuk mengerjakan dan menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya sampai masa waktu atau deadline tugas berakhir.

Keuntungan dari gaya kepemimpinan ini adalah dapat meningkatkan motivasi serta kepuasan kerja karyawan. Sedangkan untuk kekurangannya adalah karyawan jadi tidak bisa melakukan manajemen waktu yang baik dalam mengerjakan tugas-tugasnya.

 

Baca Juga : Jenis Gaya Kepemimpinan dalam Perusahaan

 

Tips Meningkatkan Kualitas Manajemen

Seperti yang Dilansir dari blog.compliancecouncil.com.au  Terdapat beberapa tips untuk meningkatkan kualitas manajemen dalam perusahaan.

Karena semakin baik kualitas dari manajemen maka akan semakin baik dan lancar pula bisnisnya. Untuk itu, terdapat tips untuk meningkatkan kualitas manajemen dalam perusahaan. Simak caranya berikut ini!

 

Fokus Pada Proses

Saat membuat proses kerja, usahakanlah tidak membuat suatu proses secara rumit dan membingungkan. Buatlah suatu proses sederhana sehingga orang lain bisa lebih berfokus pada tujuan bisnis dan memudahkan mereka untuk mengetahui hal apa yang harus mereka lakukan terlebih dahulu. Cara ini membuat pekerjaan bisa lebih cepat dan juga efektif.

 

Meninjau Kembali Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang ideal merupakan struktur yang dibuat sesuai dengan proses bisnis yang sedang dijalankan. Struktur ini haruslah dilakukan peninjauan ulang agar proses bisnis memiliki kejelasan dan tidak terjadi redudansi jabatan di dalamnya.

 

Menghilangkan Dokumen-Dokumen yang Tidak Perlu

Banyaknya tumpukan dokumen yang ada di dalam meja hanya akan membuat pekerjaan Anda menjadi tidak efektif. Maka dari itu, singkirkanlah dokumen-dokumen yang tidak diperlukan sehingga Anda bisa lebih fokus pada pekerjaan. Untuk lebih mudah lagi, Anda juga bisa menyimpan dokumen tersebut ke dalam sistem sehingga mengurangi penggunaan kertas. Salah satu sistem manajemen terbaik adalah Software HRD LinovHR.

 

Menentukan Tujuan Perusahaan yang Jelas

Kejelasan dalam membuat tujuan perusahaan akan memudahkan seluruh pihak bisa berfokus untuk melakukan tugasnya demi mewujudkan tujuan tersebut secara cepat dan maksimal.

Dengan terciptanya kualitas manajemen yang baik tentu akan berdampak baik pula pada perusahaan. Manajemen menempati posisi sangat penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Pastikan organisasi Anda memiliki sistem manajemen yang baik dengan SDM berkualitas, didukung oleh unsur manajemen yang ada. Dengan kelengkapan ini semua, maka akan lebih mudah bagi organisasi Anda untuk meraih tujuan yang diinginkan.

 

Baca Juga: Cara Menyukseskan Manajemen SDM Internasional

 

Manajemen menempati posisi sangat penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Pastikan organisasi Anda memiliki sistem manajemen yang baik dengan SDM berkualitas, didukung oleh unsur manajemen yang ada. Dengan kelengkapan ini semua, maka akan lebih mudah bagi organisasi Anda untuk meraih tujuan yang diinginkan.