Sistem pemrosesan transaksi adalah sebuah solusi agar Anda tidak lagi menggunakan cara manual yang tidak efektif dalam mencatat aktivitas transaksi dalam bisnis.
Ada banyak jumlah transaksi yang dilakukan oleh suatu bisnis milik sebuah perusahaan. Baik bisnis besar maupun kecil, Anda tentu perlu mendapatkan informasi terkait transaksi yang terjadi.
Untuk mengetahui informasi transaksi yang dilakukan, Anda bisa menggunakan sistem pemrosesan transaksi yang dapat membuat pencatatan transaksi di bisnis Anda lebih efektif.
Simak ulasan di bawah ini untuk memahami lebih jauh tentang sistem pemrosesan transaksi bagi bisnis dan perusahaan Anda.
Pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi Menurut Para Ahli
Sistem pemrosesan transaksi atau Transaction Processing Systems (TPS) adalah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan dan memodifikasi segala bentuk transaksi dalam proses bisnis.
Berdasarkan penuturan para ahli, berikut ini pengertian sistem pemrosesan transaksi yang dapat membantu Anda memperoleh pemahaman lebih menyeluruh mengenai sistem ini.
- Menurut Hanif al Fatta: sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan sedemikian rupa untuk memproses data transaksi bisnis rutin dalam jumlah besar guna menghasilkan informasi keuangan.
- Sementara itu, Gordon B. Davis menjelaskan bahwa sistem pengolahan transaksi adalah salah satu penyangga penting dalam suatu sistem informasi manajemen karena menyediakan pangkalan data untuk membuat keputusan, perencanaan, dan pengendalian.
- Di sisi lain, Raymond McLeod mendefinisikan sistem pengolahan transaksi sebagai sistem yang dapat mengumpulkan data, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun di luar perusahaan
- Menurut Kendal & Kendal, ini merupakan sistem terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data transaksi bisnis dalam jumlah besar, seperti daftar gaji dan inventaris.
Sistem ini biasanya dipakai untuk mencatat kegiatan transaksi sebuah bisnis dalam jangka waktu tertentu. Aktivitas transaksi yang dicatat melalui sistem ini umumnya termasuk transaksi penggajian karyawan, pembelian, dan transaksi pelanggan atau penjualan.
Baca Juga: Sistem Informasi Penggajian LinovHR Bantu Mudahkan Kelola Gaji
Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi
Kehadiran sistem pemrosesan transaksi bertujuan untuk mempermudah pengolahan semua transaksi yang menunjang proses operasional bisnis.
Cara kerjanya adalah mengolah sejumlah data transaksi bisnis untuk menghasilkan informasi keuangan yang bisa digunakan untuk kepentingan lain.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, sistem ini memiliki karakteristik tersendiri yang di antaranya adalah dapat memproses data dalam jumlah besar serta dilengkapi kapasitas penyimpanan data yang besar.
Sistem transaksi ini juga terstruktur, memiliki komputasi yang mudah dipahami, dan ditunjang dengan kecepatan pengolahan yang cepat sehingga mampu memproses banyak data dalam waktu singkat.
Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi
Berikut adalah komponen penting dalam sistem pemrosesan transaksi yang memungkinkan pengolahan dalam jumlah besar dengan efektif dan efisien.
1. Input
Berkas-berkas seperti order pengeluaran, slip pembayaran, faktur pembelian, kartu jam kerja karyawan akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses lebih lanjut.
2. Processing atau Pemrosesan
Sistem kemudian memeriksa setiap input dan mengelolanya untuk menghasilkan output yang sesuai.
Harus diingat bahwa waktu pemrosesan bervariasi tergantung pada jenis TPS yang digunakan suatu perusahaan.
3. Output
Output atau keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh TPS setelah pemrosesan dilakukan.
Sebagai contoh, jika pemrosesan transaksi dilakukan di departemen accounting, maka laporan keuangan adalah salah satu output-nya.
4. Penyimpanan atau Storage
Komponen penyimpanan TPS adalah tempat perusahaan menyimpan data input dan output-nya. Komponen ini memastikan keamanan, aksesibilitas, dan pengorganisasian semua dokumen.
Beberapa bisnis menyimpan dokumen dalam database agar lebih mudah dilakukan tracking apabila data dibutuhkan di masa mendatang.
Jenis-jenis
Terdapat dua jenis sistem pemrosesan transaksi yang dilakukan dalam sistem. Berikut adalah penjelasannya.
1. Sistem Pemrosesan Transaksi Batch
Jenis yang pertama ini memiliki metode yang dapat mengumpulkan transaksi dalam periode tertentu atau batch. Metode ini membuat pemrosesan lebih cepat dan ekonomis.
Dengan keuntungannya dari segi waktu dan finansial, jenis ini adalah jenis yang paling umum digunakan. Terlebih jika perusahaan tidak menuntut untuk pengolahan data secara real-time.
Contoh sistem pemrosesan transaksi jenis batch adalah ketika Anda hendak meminta data laporan transaksi dari kartu kredit yang Anda miliki. Maka, sistem akan mengakumulasikan data dari beberapa bulan untuk menghasilkan informasi yang diminta.
2. Sistem Pemrosesan Transaksi Real-time
Dengan cara ini, informasi data akan terlampir saat itu juga karena pengolahan data yang dilakukan secara bersamaan tanpa menunggu akumulasi data lainnya.
Cara kerja sistem proses transaksi secara real time adalah menggunakan teknologi terkini seperti transmisi data serta bandwith yang lebih besar. Dengan begitu, informasi dari data yang diminta bisa didapatkan secara instan.
Contoh sistem transaksi jenis real-time dapat dilihat ketika Anda hendak menarik sejumlah uang di rekening, maka mesin tersebut akan dengan segera memproses permintaan Anda dan jumlah uang yang tersimpan akan diperbarui dengan cepat.
Baca Juga: Jenis Sistem Barter dan Kelebihan dan Kekurangannya
Fungsi
Berikut adalah fungsi sistem transaksi dalam sebuah bisnis:
- Mencatat setiap aktivitas transaksi dalam bisnis mencakup transaksi jual-beli, perubahan data, dan penggajian karyawan
- Mengelola dan memperbarui database yang diperlukan dalam mendukung kegiatan operasional secara rutin
- Menyediakan dan menyajikan informasi kegiatan operasional secara akurat dan real-time
- Meningkatkan kecepatan kinerja dan layanan bisnis guna mendapatkan kepuasan pelanggan dan klien yang baik
Tahapan dalam Sistem Pemrosesan Transaksi
Untuk mengumpulkan informasi terbaru dari transaksi yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, terdapat beberapa tahapan yang perlu Anda lakukan. Berikut adalah tahapan dalam sistem pemrosesan transaksi.
1. Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah langkah pertama dalam sistem pemrosesan transaksi. Data yang dikumpulkan misalnya data jual beli dan penggajian karyawan.
Setelah data terkumpul, langkah selanjutnya adalah memasukan data ke sistem.
Terdapat dua cara yang bisa Anda lakukan saat memasukan data ke sistem, yaitu:
- Manual: Cara manual membuat Anda harus mengumpulkan data transaksi penjualan atau perubahan stok barang secara tulis tangan
- Otomatis: Dengan cara otomatis, Anda hanya perlu perangkat lunak untuk menginput data penjualan atau ketersediaan barang, bisa melalui scanner atau point-of-sale system.
2. Pengolahan Data
Langkah selanjutnya setelah penginputan data adalah pengolahan data. Pada sistem pemrosesan transaksi, Anda bisa mengolah data dengan dua cara, yaitu:
- Batch Processing: Pengolahan menggunakan cara ini membuat data Anda diolah berdasarkan akumulasi dari periode tertentu yang diproses secara bersamaan. Cara ini memudahkan perusahaan yang memiliki data dengan jumlah yang besar, akan tetapi memiliki karyawan yang terbatas.
- Online Transaction Processing (OLTP): Online transaction processing adalah pengolahan data dengan real-time tanpa harus diakumulasikan dengan data dari periode tertentu. Dengan pengolahan data seperti ini, pengguna bisa mendapatkan informasi secara cepat dan akurat.
Siklus Sistem Pemrosesan Transaksi
Siklus pemrosesan transaksi adalah serangkaian langkah atau tahapan yang diperlukan dalam pengolahan transaksi bisnis.
Siklus ini mencakup semua tindakan yang terlibat dalam mencatat, mengotorisasi, dan mengelola transaksi bisnis. Berikut adalah langkah-langkah dalam siklus pemrosesan transaksi:
1. Siklus Pendapatan
Seluruh kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan pembayaran yang berkaitan disebut juga siklus pendapatan atau revenue. Siklus ini berlangsung setelah proses jual beli terjadi.
2. Siklus Konversi
Siklus konversi terdiri atas dua subsistem utama, yakni sistem produksi dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi sendiri melibatkan proses perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisik melalui proses manufaktur yang komprehensif.
Hal ini mencakup penentuan kebutuhan bahan baku, otorisasi pekerjaan yang harus dilakukan dan pelepasan bahan mentah ke dalam produksi, serta mengarahkan pergerakan barang dalam proses melalui berbagai tahapan manufaktur.
Sementara itu, sistem akuntansi biaya memantau aliran informasi biaya yang berkaitan dengan produksi.
Informasi yang dihasilkan sistem ini digunakan untuk manajemen inventaris perusahaan, penganggaran, pengendalian biaya, pelaporan kinerja, dan keputusan manajemen, seperti keputusan membuat atau membeli.
3. Siklus Pengeluaran
Aktivitas bisnis dimulai dengan perolehan bahan, properti, dan tenaga kerja dengan imbalan uang tunai. Siklus pengeluaran akan ditunjang dengan sejumlah sistem berikut:
Sistem Pembelian
Ini berkaitan dengan akuisisi barang fisik seperti bahan baku, yang mencakup langkah-langkah seperti pengajuan pemesanan kepada pemasok serta pencatatan penerimaan barang dalam sistem.
Sistem Pengeluaran Kas
Ini merupakan prosedur yang mengotorisasi pembayaran, mengalokasikan dana ke supplier, dan mencatat setiap transaksi yang mengurangi kas perusahaan sekaligus meningkatkan utang.
Sistem Penggajian
Ini terfokus pada pengumpulan data seputar penggunaan tenaga kerja, perhitungan gaji, dan penerbitan cek gaji kepada para karyawan.
Contoh Sistem Pemrosesan Transaksi
Umumnya, sistem ini dimanfaatkan dalam proses penggajian karyawan atau ketika Anda meminta jumlah saldo dalam rekening Anda. Informasi akhir yang didapatkan adalah sebuah hasil dari pengolahan data yang diproses dari sistem ini.
Selain itu, terdapat beberapa contoh lain dari sistem pemrosesan transaksi yang akan membantu Anda mendapatkan gambaran lebih menyeluruh mengenai penggunaannya dalam konteks nyata.
1. Penggunaan SPT di Perusahaan Ritel
Di bisnis ritel, sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk mengelola semua transaksi penjualan, pembelian, dan inventarisasi.
Setiap kali seorang pelanggan membeli produk, transaksi akan dicatat dalam sistem. Ini termasuk informasi seperti jenis produk, harga, jumlah, dan waktu pembelian.
Dengan bantuan sistem ini, perusahaan dapat melacak stok produk, mengidentifikasi tren penjualan, dan menghasilkan laporan keuangan.
2.Pemanfaatan Sistem Transaksi di Perusahaan Keuangan
Di sektor perbankan dan perusahaan keuangan lainnya, SPT digunakan untuk memproses ribuan transaksi perbankan setiap hari. Ini termasuk transfer dana, penarikan, penyetoran, dan banyak lagi.
SPT membantu mengelola rekening pelanggan, menjalankan otomatisasi pembayaran, dan menghasilkan laporan bulanan atau tahunan untuk pelanggan.
3. Aplikasi SPT di E-commerce
Dalam bisnis e-commerce, SPT sangat penting untuk mengelola pesanan pelanggan, aset, dan pembayaran.
Setiap kali pelanggan membeli produk online, transaksi diproses oleh SPT. Ini membantu perusahaan dalam mengelola persediaan, mengirimkan pesanan dengan benar, dan menghasilkan laporan keuangan secara real-time.
Gunakan Payroll Software LinovHR untuk Memproses Gaji Karyawan
Salah satu contoh sistem pemrosesan transaksi di dunia kerja adalah penggajian karyawan. Dalam perusahaan, sistem pemrosesan transaksi digunakan oleh HR untuk mendapatkan informasi jumlah besaran gaji karyawan dan mengirimkan gaji tersebut.
Dengan penggunaan sistem transaksi yang tepat, HRD bisa memproses gaji karyawan dengan cepat dan akurat.
Maka dari itu, sebagai HRD, Anda bisa mulai mempercayakan pemrosesan gaji karyawan di perusahaan kepada Payroll Software LinovHR.
Payroll Software LinovHR adalah sebuah aplikasi yang dapat mengelola penggajian karyawan di perusahaan Anda dengan mudah dan cepat.
Dengan Payroll Software LinovHR, Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu hanya untuk memasukan data, mengolahnya hanya untuk mendapatkan informasi gaji karyawan.
Payroll Software LinovHR dapat membantu Anda memproses gaji karyawan di perusahaan dalam satu waktu. Selain itu, Payroll Software LinovHR juga memastikan keamanan data yang tersimpan, karena data-data tersebut tersimpan di database dengan sekuritas yang tinggi.
Payroll Software LinovHR memastikan informasi dan penggajian karyawan bisa dilakukan secara tepat. Anda juga bisa membuat laporan penggajian dengan mudah melalui Payroll Software LinovHR.
Percayakan sistem pemrosesan gaji karyawan Anda pada Payroll Software LinovHR! Kunjungi website LinovHR, sekarang!
