Apa itu sistem presensi? mari kita simak pendahuluan berikut.
Bekerja dari rumah mulai populer belakangan ini sejak pandemi COVID-19. Meski berada dirumah, bukan berarti karyawan bisa bekerja seenaknya saja.
Berhubung fenomena kerja dari rumah ini semakin marak digemborkan, sebagian besar perusahaan dituntut untuk melakukan perubahaan terhadap sistem yang mereka gunakan, terutama dalam pengelolaan absensi.
Sistem presensi manual yang sejak dulu digunakan oleh banyak perusahaan, alangkah baiknya segera ditinggalkan dan beralih menggunakan sistem yang lebih canggih dan modern.
Maka, perusahaan perlu terjun membantu proses kerja karyawan dengan menyediakan sistem yang terintegrasi, salah satunya sistem presensi atau sistem absensi online.
Sistem ini akan membantu perusahaan Anda mencatat kehadiran para karyawan dengan mudah dan data yang diperoleh pun real-time.
LinovHR telah merangkum informasi seputar sistem presensi online dan bagaimana fitur dari LinovHR dapat membantu sistem tersebut.
Apa Itu Sistem Presensi?
Sistem presensi adalah sistem yang diterapkan oleh perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan, yang biasanya secara online. Sistem ini diterapkan agar perusahaan bisa melakukan supervisi terhadap kehadiran karyawannya.
Penerapan sistem ini dirasa penting agar gambaran produktivitas karyawan bisa diketahui. Hal ini karena tingkat produktivitas karyawan sangat berpengaruh terhadap perkembangan dari suatu perusahaan.
Kemudahan Utama Sistem Presensi
Dengan menggunakan sistem presensi online yang lebih modern, perusahaan akan lebih mudah mengelola jadwal kerja karyawan, baik jadwal kerja tetap maupun shift. Berikut adalah beberapa manfaat dari sistem ini yang dapat memudahkan perusahaan.
1. Mendata Kehadiran Karyawan
Salah satu kegunaan sistem ini adalah untuk menandai kehadiran karyawan. Terlebih sekarang banyak karyawan yang bekerja secara remote. Data kehadiran ini nantinya dibutuhkan untuk salah satu komponen perhitungan penggajian.
2. Salah Satu Komponen Perhitungan Gaji
Seperti yang sudah disebutkan di atas, sistem presensi online ini dibutuhkan untuk perhitungan penggajian. Komponennya adalah data kehadiran karyawan dalam satu bulan. Upah karyawan yang kehadirannya lengkap tanpa absen dalam satu bulan akan berbeda dengan karyawan yang sering absen.
3. Mengetahui Sisa Cuti
Sistem presensi yang sudah canggih memungkinkan HR untuk mengetahui alokasi dan sisa cuti karyawannya. Sistem ini juga bisa mengetahui karyawan mana saja yang berhak untuk mendapatkan cuti.
4. Mempermudah Pengajuan yang Berkaitan dengan Kehadiran
Sistem presensi online memungkinkan karyawan untuk mengajukan segala hal yang berkaitan dengan kehadirannya, seperti cuti dan switch jadwal menjadi lebih mudah.
Karena dengan sistem tersebut, karyawan memiliki aplikasi ESS yang dapat melakukan segala pengajuan dari gadget mereka. HR pun dapat menerima request tersebut secara real-time dan bisa langsung melakukan approve.
Baca Juga : 9 Alasan Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Daftar Hadir Online
Jenis-jenis Sistem Presensi
Terdapat beberapa sistem yang digunakan perusahaan dalam pengelolaan kehadiran karyawannya. Di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Absensi Biometrik
Sistem atau teknologi ini merupakan sistem absen dengan cara mengenali karyawan melalui fingerprint, wajah ataupun suara. Absensi biometrik sudah banyak diterapkan oleh banyak perusahaan karena kemudahannya dalam pencatatan absensi.
2. Sistem Kartu
Sistem presensi ini sudah banyak diterapkan oleh perusahaan. Karyawan melakukan absen dengan menggunakan kartu yang juga merupakan ID cardnya. Caranya adalah melakukan tap pada mesin pembaca, sehingga mesin tersebut akan mencatat kehadiran karyawan secara real-time.
3. Sistem Online
Sistem ini mulai banyak digunakan karena kecanggihannya dalam pengelolaan kehadiran karyawan. Perangkat dari sistem ini bisa diakses dari gadget masing-masing karyawan, karena dapat diunduh berupa aplikasi.
Sistem presensi online memiliki banyak fitur dalam hal kehadiran karyawan. Fitur-fitur tersebut akan dijelaskan secara lengkap di pembahasan selanjutnya.
4. Sistem Presensi GPS
Sistem presensi GPS menggunakan teknologi GPS untuk melacak keberadaan karyawan. Sistem ini dapat digunakan untuk memantau waktu kedatangan dan kepergian karyawan yang bekerja di luar kantor, seperti sales dan teknisi.
Fitur dalam Sistem Presensi
Sistem presensi bukan hanya sekedar fitur biasa. Melainkan, sistem yang mempunyai beberapa fitur canggih didalamnya yang dapat membantu pencatatan kehadiran karyawan, khususnya yang bekerja dari rumah, seperti dibawah ini.
1. Time Group
Fitur pertama dalam sistem ini adalah time group, yang dimana berfungsi untuk mengklasifikasikan karyawan yang mempunyai jam kerja atau jadwal kerja yang sama.
Melalui fitur ini, perusahaan Anda dapat mengelola jadwal dan status kehadiran karyawan dengan mudah. Dengan demikian, jadwal tersebut nantinya akan dibandingkan dengan data absensi karyawan dengan tujuan memperoleh status kehadiran karyawan.
Tidak sampai disitu, fitur time group ini juga berfungsi untuk mengatur jam kerja fleksibel, toleransi keterlambatan karyawan, ketidakhadiran sebagai cuti tahunan, Paid Overtime, Flexible Holiday Overtime, dan Overtime Rounding.
2. Calendar
Fitur yang kedua adalah calendar, fitur ini berfungsi menampilkan seluruh jadwal libur dan event yang diadakan oleh perusahaan. Dengan adanya fitur ini, manajemen perusahaan dapat memilih karyawan yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya dan karyawan tersebut berhak mendapatkan hari libur atau mengikuti event.
3. Schedule Exception
Fitur berikutnya adalah Schedule Exception. Fitur ini berfungsi mengatur jadwal karyawan yang berhalangan hadir ke kantor dan menggantinya di hari lain.
Sehingga karyawan memiliki kesempatan untuk mengganti jadwal ketidakhadirannya di kantor. Selain itu, fitur Schedule Exception juga membantu perusahaan dalam menerapkan aturan jam kerja shift bagi karyawannya.
4. Leaves
Fitur Leaves yang terdapat didalam sistem presensi ini berfungsi untuk mengelola sistem cuti perusahaan. Tak hanya itu, fitur ini juga memudahkan manajemen perusahaan dalam menentukan kuota cuti, periode kuota, dan menentukan karyawan yang berhak menerima cuti tahunan.
Disisi lain, fitur leaves ini juga dapat digunakan karyawan untuk melihat sisa kuota cuti sebelum mengajukan cuti. Kemudian, manajemen perusahaan bisa mengatur sendiri jalur approval request ini.
Pengelolaan cuti karyawan yang terbaik dapat dimudahkan dengan software absensi dari LinovHR. Karyawan dapat secara mudah mengajukan cuti melalui aplikasi ESS di gawainya masing-masing. Data pengajuan tersebut secara otomatis akan masuk di software absensi LinovHR untuk kemudian dikelola lebih lanjut. Coba sekarang!
5. Permit Request
Fitur permit request merupakan sebuah fitur yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan izin, seperti izin datang terlambat, izin pulang cepat, dan izin tidak masuk kerja yang disebabkan oleh faktor-faktor tertentu.
Fitur Permit Request memudahkan manajemen perusahaan untuk melacak kehadiran karyawan yang tidak sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan.
6. Overtime Request
Fitur overtime request membantu karyawan dalam mengajukan lembur kepada pihak manajemen perusahaan. Kemudian, pihak manajemen HR yang telah diberi tanggung jawab oleh perusahaan akan mengelola sendiri jalur approval request tersebut.
7. Timesheet
Fitur yang tidak kalah penting dalam sistem absensi ini adalah fitur timesheet. Fitur ini akan membantu manajemen perusahaan terutama HR mengelola catatan kehadiran karyawan.
Caranya adalah dengan memasukan data kehadiran karyawan untuk dianalisis dan dibandingkan dengan jadwal karyawan, sehingga diperoleh status kehadiran karyawan yang akurat dan tepat.
Pada fitur timesheet ini, terdapat dua jenis timesheet yang dapat digunakan oleh manajemen HR, yaitu:
- Unprocessed Timesheet adalah timesheet yang belum dianalisis
- Processed Timesheet merupakan timesheet yang telah dianalisis.
Baca Juga: Mengatasi Karyawan No Call No Show
LinovHR, Sistem Presensi Online yang Canggih
Bekerja dari rumah bukan berarti tidak memiliki hambatan sama sekali. Kebanyakan perusahaan kerap mengeluh kesulitan mencatat kehadiran karyawan saat work from home karena kurangnya sistem yang terintegrasi untuk mengawasi pekerjaan karyawan.
Untuk mengatasi hambatan tersebut, perusahaan dapat mengandalkan Aplikasi Absensi Online dari LinovHR. Dengan menggunakan Aplikasi Absensi dari LinovHR, kini karyawan yang bekerja dari rumah dapat dengan mudah dicatat kehadirannya oleh manajemen perusahaan.
Sebab, Aplikasi Absensi LinovHR memiliki semua fitur yang telah disebutkan diatas, sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola absensi karyawan yang komprehensif.
Software ini membantu perusahaan mewujudkan sistem presensi yang lebih baik, mudah, cepat, efisien dan real time.
