sistem presensi

Kerja Dari Rumah? Tidak Masalah! Catat Kehadiran Lewat Sistem Presensi!

Bekerja dari rumah mulai populer belakangan ini sejak pandemi COVID-19.  Meski berada dirumah, bukan berarti karyawan bisa bekerja seenaknya saja. Maka, perusahaan perlu terjun membantu proses kerja karyawan dengan menyediakan sistem yang terintegrasi, salah satunya sistem presensi atau sistem absensi.

Sistem ini akan membantu perusahaan Anda mencatat kehadiran para karyawan dengan mudah dan  data yang diperoleh pun real time. LinovHR telah merangkum informasi seputar sistem presensi mulai dari kemudahan hingga fitur-fiturnya. 

 

Kemudahan Utama Sistem Presensi

Seiring berkembangnya teknologi informasi, segala sesuatu dituntut untuk berubah menjadi cepat, efisien, dan real time. Berhubung fenomena kerja dari rumah ini semakin marak digemborkan, sebagian besar perusahaan dituntut untuk melakukan perubahaan terhadap sistem yang mereka gunakan, terutama dalam pengelolaan absensi.

Sistem absensi manual yang sejak dulu digunakan oleh banyak perusahaan, alangkah baiknya segera ditinggalkan dan beralih menggunakan sistem yang lebih canggih dan modern. Dengan menggunakan sistem absensi yang lebih modern, perusahaan akan lebih mudah mengelola jadwal kerja karyawan, baik jadwal kerja tetap maupun shift. 

Selain itu, manajemen perusahaan juga dapat menambahkan elemen-elemen lain yang terkait dengan pencatatan kehadiran karyawan kedalam sistem ini. Elemen-elemen ini dapat berupa toleransi keterlambatan, aturan jam kerja fleksibel, pengelolaan cuti tahunan, overtime dan lain sebagainya.

Sehingga meski karyawan harus bekerja dari rumah, proses pencatatan kehadiran karyawan yang dilakukan perusahaan tetap berjalan lancar dan akurat. Serta, perusahaan dapat lebih mudah melacak karyawan yang bekerja tidak sesuai dengan aturan jam kerja.

 

Baca Juga : Seberapa Efektifkan Menggunakan Sistem Absensi Modern Untuk Perusahaan?

 

Fitur dalam Sistem Presensi

Sistem presensi bukan hanya sekedar fitur biasa. Melainkan, sistem yang mempunyai beberapa fitur canggih didalamnya yang dapat membantu pencatatan kehadiran karyawan, khususnya yang bekerja dari rumah, seperti dibawah ini:

 

  • Time Group

Fitur pertama dalam sistem ini  adalah time group, yang dimana berfungsi untuk mengklasifikasikan karyawan yang mempunyai jam kerja atau jadwal kerja yang sama. Melalui fitur ini, perusahaan Anda dapat mengelola jadwal dan status kehadiran karyawan dengan mudah. Dengan demikian, jadwal tersebut nantinya akan dibandingkan dengan data absensi karyawan dengan tujuan memperoleh status kehadiran karyawan.

Tidak sampai disitu, fitur time group ini juga berfungsi untuk mengatur jam kerja fleksibel, toleransi keterlambatan karyawan, ketidakhadiran sebagai cuti tahunan, Paid Overtime, Flexible Holiday Overtime, dan Overtime Rounding. 

 

  • Calendar 

Fitur yang kedua adalah calendar, fitur ini berfungsi menampilkan seluruh jadwal libur dan event  yang diadakan oleh perusahaan. Dengan adanya fitur ini, manajemen perusahaan dapat memilih karyawan yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya dan karyawan tersebut berhak mendapatkan hari libur atau mengikuti event.

 

  • Schedule Exception

Fitur berikutnya adalah Schedule Exception. Fitur ini berfungsi mengatur jadwal karyawan yang berhalangan hadir ke kantor dan menggantinya di hari lain. Sehingga karyawan memiliki kesempatan untuk mengganti jadwal ketidakhadirannya di kantor. Selain itu, fitur Schedule Exception juga membantu perusahaan dalam menerapkan aturan jam kerja shift bagi karyawannya.

 

  • Leaves

Fitur Leaves yang terdapat didalam sistem presensi ini berfungsi untuk mengelola sistem cuti perusahaan. Tak hanya itu, fitur ini juga memudahkan manajemen perusahaan dalam menentukan kuota cuti, periode kuota, dan menentukan karyawan yang berhak menerima cuti tahunan.

Disisi lain, fitur leaves ini juga dapat digunakan karyawan untuk melihat sisa kuota cuti sebelum mengajukan cuti. Kemudian, manajemen perusahaan bisa mengatur sendiri jalur approval request ini.

 

  • Permit Request

Fitur permit request merupakan sebuah fitur yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan izin, seperti izin datang terlambat, izin pulang cepat, dan izin tidak masuk kerja yang disebabkan oleh faktor-faktor tertentu. Fitur Permit Request memudahkan manajemen perusahaan untuk melacak kehadiran karyawan yang tidak sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan. 

 

  • Overtime Request

Fitur overtime request membantu karyawan dalam mengajukan lembur kepada pihak manajemen perusahaan. Kemudian, pihak manajemen HR yang telah diberi tanggung jawab oleh perusahaan akan mengelola sendiri jalur approval request tersebut. 

 

Baca Juga: 7 Konsep Ide Employee Gathering Virtual Saat WFH

 

  • Timesheet

Fitur yang tidak kalah penting dalam sistem absensi ini adalah fitur timesheet. Fitur ini akan membantu manajemen perusahaan terutama HR mengelola catatan kehadiran karyawan. Caranya adalah dengan memasukan data kehadiran karyawan untuk dianalisis dan dibandingkan dengan jadwal karyawan, sehingga diperoleh status kehadiran karyawan yang akurat dan tepat. 

Pada fitur timesheet ini, terdapat dua jenis timesheet yang dapat digunakan oleh manajemen HR, yaitu:

  1. Unprocessed Timesheet adalah timesheet yang belum dianalisis
  2. Processed Timesheet merupakan timesheet yang telah dianalisis.

 

Baca Juga: 8 Fitur yang Harus Ada di Aplikasi Personalia 

 

WFH (Work From Home) Anti Ribet Bersama LinovHR

Bekerja dari rumah bukan berarti tidak memiliki hambatan sama sekali. Kebanyakan perusahaan kerap mengeluh kesulitan mencatat kehadiran karyawan saat work from home karena kurangnya sistem yang terintegrasi untuk mengawasi pekerjaan karyawan. 

Untuk mengatasi hambatan tersebut, perusahaan dapat mengandalkan Modul Time Management dari LinovHR. Dengan menggunakan Modul Time Management dari LinovHR, kini karyawan yang bekerja dari rumah dapat dengan mudah dicatat kehadirannya oleh manajemen perusahaan. 

Sebab, Modul Time Management memiliki semua fitur yang telah disebutkan diatas, sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola absensi karyawan yang komprehensif. Software ini membantu perusahaan mewujudkan pengelolaan absensi yang lebih baik, mudah, cepat, efisien dan real time. 

Ingin tahu lebih lanjut mengenai sistem presensi dari LinovHR? Klik tautan berikut dan diskusikan kebutuhan perusahaan Anda bersama tim kami!