Aplikasi HRD berbasis web sudah banyak diterapkan di berbagai oerusahaan untuk mengelola sumber daya manusia dengan menggunakan sistem komputer di kantor.
Cara ini strategis dan dapat diandalkan, memampukan perusahaan untuk memperbaiki proses dan menyelaraskan program karyawan dengan tujuan bisnis.
Perusahaan yang menggunakan aplikasi ini mempunyai keunggulan produktivitas dan biaya dibandingkan yang menggunakan teknologi yang lebih lama dan proses manual.
Apa itu Aplikasi HRD Berbasis Web?
Seperti yang diketahui, HRD memiliki tugas utama untuk mengelola pemeliharaan, meningkatkan dan menganalisa setiap kinerja karyawan agar dapat bekerja dengan lebih baik serta mempertahankan loyalitas karyawan agar selalu termotivasi dalam bekerja.
Namun, ada banyak sekali karyawan yang menjadi tanggung jawab HRD dalam perusahaan. Tentunya semua kegiatan tersebut akan menyita waktu dan cukup merepotkan jika dilakukan secara manual.
Aplikasi HRD berbasis web adalah aplikasi yang menjawab semua tantangan dari tugas utama HRD.
Dengan bantuan aplikasi ini, semua pengolahan dan perhitungan pada data karyawan akan berjalan dengan otomatis serta memiliki tingkat akurasi tinggi.
Sistem pada aplikasi HRD ini saling terintegrasi dengan elemen dan data karyawan yang tersimpan pada database.
Perbedaan Aplikasi HRD Berbasis Web dan Desktop
Secara umum aplikasi HRD terbagi dengan jenis berbasis web dan berbasis desktop. Keduanya memiliki fungsi yang sama, yaitu bertujuan untuk membuat tugas HRD jauh lebih efisien.
Aplikasi HRD berbasis web memerlukan perangkat keras seperti komputer atau laptop dengan spesifikasi tertentu untuk bekerja.
Kemudian, aplikasi tersebut dapat di akses dengan menggunakan laman web dan login kedalam aplikasi berbasis web tersebut.
Aplikasi ini juga membutuhkan komputer atau laptop. Hanya saja, staff HRD tidak perlu repot untuk melakukan instalasi karena aplikasi HRD berbasis web dapat diakses dengan mudah melalui browser.
Inilah yang menjadi keunggulan dan perbedaan aplikasi HRD berbasis web dibandingkan dengan aplikasi HRD berbasis desktop.
Data yang tersimpan dalam aplikasi HRD ini akan disimpan dalam server cloud dan dapat diakses bahkan dengan komputer atau laptop yang memiliki spesifikasi minim sekali pun.
Karena berbasis cloud, perusahaan bisa mendapatkan aplikasi HRD terintegrasi yang bisa menjangkau berbagai lokasi kerja dengan mudah.
Selain itu tidak diperlukan biaya operasional yang tinggi dan tidak membutuhkan upgrade software terus menerus.
Sedangkan aplikasi HRD berbasis desktop tidak mempunyai kemudahan tersebut karena tertanam dalam komputer atau laptop kantor yang tidak fleksibel karena harus diakses di kantor jika memerlukannya.
| Aplikasi HRD berbasis Web |
Aplikasi HRD berbasis Desktop |
| Bisa diakses melalui browser di semua tempat termasuk rumah | Hanya bisa diakses di laptop dan komputer kantor |
| Tidak memerlukan spesifikasi perangkat keras tertentu | Memerlukan spesifikasi komputer tertentu untuk melakukan instalasi aplikasi |
| Tidak perlu melakukan upgrade berkala | Perlu upgrade software secara berkala |
| Tidak akan memakan penyimpanan komputer atau laptop | Memakan penyimpanan komputer atau laptop |
Dengan perbedaan yang sangat kontras di atas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi HRD berbasis web lebih unggul dibandingkan aplikasi HRD berbasis desktop karena fleksibilitas dan efisiensi yang menjanjikan.
Manfaat Aplikasi HRD Berbasis Web
Beberapa manfaat aplikasi HRD berbasiskan web yang bisa menyelaraskan tugas dan membebaskan waktu HRD dan perusahaan untuk aktivitas yang lebih strategis:
1. Online Oriented
Keuntungan administrasi secara online, seperti pendaftaran karyawan baru, mengubah tunjangan secara otomatis saat diperlukan, dan membuat slip gaji otomatis.
2. Manajemen Siklus Kerja Karyawan
HRD bisa melihat kinerja karyawan, mulai dari bekerja hingga pensiun, tunjangan yang pernah diterima, evaluasi kinerja, perubahan gaji, cuti, lembur, sertifikasi, dan sebagainya.
Anda juga bisa melihat aset perusahaan yang dititipkan kepada karyawan seperti peralatan kerja dan kendaraan.
3. Sistem Self-Service
Karyawan bisa melihat riwayat kerja mereka, membuat permohonan cuti, mendaftar training, dan memperbarui kontak pribadi, online, kapan saja.
Ini bisa mengurangi telepon dan email ke HRD. Selain itu penelitian juga menunjukkan bahwa self-service dan akses ini mendorong interaksi karyawan.
4. Kemudahan bagi Manajer
Technology cloud mempercepat manajer dalam membuat keputusan. Melalui perangkat mobile, mereka bisa menyetujui permintaan cuti, mereview absensi, melihat informasi karyawan, dan sebagainya.
5. Satu Sistem Pelaporan
Aplikasi HRD berbasis cloud membantu pelaporan dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Manajer bisa dengan cepat melihat tren dan membuat keputusan yang efektif melalui laporan keluar masuk, jumlah karyawan, dan laporan spesifik lainnya.
Baca juga: Manfaat Aplikasi Payroll untuk Perusahaan
6. Adaptasi Perubahan HR yang Cepat
Pelayanan cloud bisa beradaptasi dengan perubahan pengelolaan SDM yang terus berkembang pesat.
Kekurangan sumber daya yang handal, interaksi digital, pekerja multi generasi dan pekerjaan yang diukur secara real-time, artinya HRD harus beradaptasi dengan mudah, dan cepat.
Aplikasi HRD berbasis web menawarkan pelayanan yang cepat, personal, self-service, terkoneksi, dan aman, mengurangi waktu yang dihabiskan dengan menggunakan berbagai macam sistem.
Survei dari Oracle menyatakan bahwa sebanyak 30% sampai 60% biaya teknologi informasi departemen HRD bisa dikurangi menggunakan cloud.
Dengan meningkatkan kecepatan dan mendapatkan kinerja operasional yang lebih baik, perusahaan lebih mampu untuk menghadapi pertumbuhan dan tantangan.
7. Interaksi Karyawan dengan Perusahaan
Bukan hanya pelanggan yang perlu berinteraksi dengan perusahaan.
Karyawan yang berhubungan baik dengan perusahaan menjadi lebih produktif dan kemungkinan berpindah pekerjaan menjadi lebih kecil. Karyawan merasa puas dengan pelayanan perusahaan dan ini meningkatkan efisiensi bisnis.
8. Efisiensi Biaya Teknologi
Sistem cloud mengurangi kebutuhan perusahaan untuk mempekerjakan staf TI khusus dan investasi hardware maupun software yang relatif mahal. Selain keamanan data yang lebih terjamin, integrasi sistem mudah (upgrade fasilitas), juga pengembalian investasi yang lebih cepat dibandingkan membuat sistem sendiri.
Dengan cloud, tidak perlu menginstal hardware, biaya aplikasi sistem HR dan waktu implementasi bisa dikurangi sampai dengan 40%.
9. Manfaat lingkungan
Perusahaan berpartisipasi dalam mengurangi efek rumah kaca dengan mengurangi jumlah komputer dan sentra data pribadi.
Fitur-Fitur yang Harus Ada Pada Aplikasi HRD Berbasis Web
Hadirnya aplikasi HRD berbasis web tentu saja harus dapat meringankan tugas-tugas HR. Maka dari itu, ketika Anda ingin mengimplementasikan aplikasi ini di dalam perusahaan.
Penting untuk memerhatikan beberapa fitur yang wajib ada, seperti berikut ini:
1. Manajemen Data Karyawan
Fitur pertama berkaitan dengan database karyawan. Ini menjadi fitur wajib mengingat kegiatan manajemen human resource tidak pernah lepas dari hal ini.
Kehadiran fitur ini membantu HR dalam menyimpan dan mengelola profil karyawan. Mulai dari data pribadi, riwayat pekerjaan, dan informasi pribadi lainnya.
Selain itu, fitur manajemen data karyawan ini berfungsi menyimpan segala informasi selama siklus hidup karyawan di perusahaan.
2. Manajemen Organisasi
Sesuai namanya, fitur ini akan membantu HR dalam mengelola berbagai hal terkait organisasi. Seperti membuat struktur organisasi, informasi kontak yang relevan. Di dalam fitur ini aplikasi HR bisa mengatur job role dan job family serta lokasi kantor.
Penggunaan fitur manajemen organisasi ini sangat mendukung HR dalam mengelola berbagai perubahan dalam struktur organisasi.
3. Manajemen Absensi
Kedua, pastikan aplikasi HRD berbasis web yang Anda pilih memiliki manajemen absensi.
Fitur ini sangat penting untuk membantu dalam mengatur jadwal kerja, pembagian shift, sampai dengan memonitoring jam kerja karyawan. Mulai dari jam masuk, pulang, keterlambatan, lembur, atau juga ketidakhadiran.
Selain kemampuan tersebut, fitur ini juga membantu HR dalam melakukan manajemen cuti karyawan. Dari mengatur jumlah kuota cuti, sampai melakukan persetujuan dari cuti yang diajukan.
Dengan adanya fitur ini, HR pun akan sangat terbantu karena tidak lagi perlu secara manual melakukan rekapitulasi kehadiran. Hal ini karena semua proses tersebut akan dilakukan secara otomatis oleh sistem.
4. Manajemen Penggajian
Aplikasi HRD juga perlu dilengkapi dengan kemampuan untuk mengelola dan memproses penggajian karyawan. Dengan fitur ini maka HR bisa meminimalisir proses manual dalam penggajian.
Digantikan dengan proses otomatisasi yang lebih cepat dan tepat. Dengan fitur ini, segala proses penggajian yang kompleks bisa dilakukan lebih sederhana.
Fitur ini akan membantu mengelola proses administrasi penggajian, melakukan perhitungan gaji dan tunjangan, sampai dengan penghitungan pajak karyawan.
Biasanya, fitur ini akan terintegrasi dengan fitur manajemen kehadiran, jadi HR bisa secara otomatis mengambil rekapitulasi kehadiran.
5. Manajemen Performance
Fitur satu ini akan membantu HR dalam melakukan evaluasi karyawan secara lebih objektif sehingga prosesnya berjalan optimal dan praktis.
Dengan fitur ini, manajer HR bisa menetapkan KPI yang perlu dicapai oleh karyawan, melakukan pemantauan kinerja membuat evaluasi karyawan, skala peringkat, dan lainnya.
Selain itu, fitur ini juga memungkinkan setiap hasil penilaian dan evaluasi dilakukan pengukuran dengan mudah. Hasilnya manajemen bisa mengetahui seperti apa progres karyawan.
6. Manajemen Rekrutmen
Jika Anda mencari aplikasi HRD berbasis web yang lengkap, fitur satu ini wajib ada.
Kehadiran fitur ini akan membantu HR mendigitalisasi seluruh tahapan dalam rekrutmen.
Mulai dari proses perencanaan, penyusunan job deskripsi, pemasangan halaman karier, talent pool, sampai dengan proses onboarding.
Penggunaan fitur ini akan membantu proses rekrutmen dilakukan lebih terorganisir sehingga waktu dan sumber daya yang dibutuhkan lebih efektif dan efisien.
7. Manajemen Pengembangan dan Pelatihan
Fitur satu ini akan mendukung tim HR untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, mengotomatiskan kualifikasi dan kepatuhan pelatihan, serta alat yang mendukung karyawan untuk melakukan pelatihan mandiri.
Manajemen pengembangan dan pelatihan atau LMS ini memungkinkan HR untuk mempersonalisasi pelatihan berdasarkan keahlian dan tujuan karier karyawan.
8. Manajemen Talenta
Manajemen talenta mengacu pada perencanaan dan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan. Hal ini mencakup berbagai aktivitas yang lebih spesifik seperti perekrutan dan manajemen kinerja.
Bila Anda adalah perusahaan enterprise, kehadiran fitur ini akan sangat membantu dalam mempertahankan dan menarik talenta.
Selain fitur tersebut, aplikasi HR yang baik juga memiliki fitur manajemen pengguna. Penggunaan fitur ini memungkinkan HR untuk mengatur izin akses pengguna. Manajemen pengguna ini akan memastikan keamanan data human resource Anda.
Maksimalkan Kinerja HRD dengan LinovHR
Aplikasi HRD berbasis web akhirnya semakin menjamur dan menjadi tren karena kian diminati.
Melihat banyaknya keuntungan positifnya yang ditawarkan, perusahaan dan HRD sebaiknya mempertimbangkan untuk berpindah ke cloud.
Investasi untuk suatu sistem aplikasi HRD yang memperbaiki kinerja dan operasional perusahaan tentunya akan meningkatkan keuntungan, bukan?
Kemudahan dari tren Aplikasi HR berbasis web bukanlah hanya impian belaka! Perusahan dapat menikmati semua manfaat aplikasi HRD berbasis web bersama LinovHR.
LinovHR sebagai penyedia aplikasi HRD yang sudah berpengalaman menangani berbagai macam klien dan perusahaan menawarkan semua manfaat di atas hanya untuk perusahaan Anda.
Dengan layanan terpercaya bersama para staf yang sigap dan handal dalam berkonsultasi, Anda dapat mengkonsultasikan permasalahan dan kondisi perusahaan untuk mendapatkan aplikasi HR berbasis web yang tepat sesuai kebutuhan.
Hubungi LinovHR sekarang!
