Kehadiran karyawan menjadi bagian penting dalam performa karyawan. Dari kehadiran pula HRD dapat melihat dengan jelas bagaimana motivasi karyawan bekerja di perusahaan.
Attendance software adalah sarana yang baik untuk mengelola dan mengawasi jam kehadiran karyawan, mengingat sistem kehadiran manual tidak mampu melakukan hal tersebut.
Apa sebenarnya attendance software dan apa saja yang dapat dilakukan software tersebut?
Apa Itu Attendance Software?
Attendance Software adalah sistem atau perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat, mengolah, dan menyimpan data kehadiran karyawan secara digital.
Sistem ini juga menawarkan berbagai fitur yang mempermudah proses penjadwalan kerja, pemantauan absensi kehadiran karyawan, serta pengelolaan izin dan cuti.
Tidak hanya mempermudah penjadwalan kerja, cuti tahunan dan mengidentifikasi masalah kehadiran, tetapi juga meningkatkan moral dan kedisiplinan karyawan itu sendiri.
Data kehadiran yang masuk kedalam time management system dapat menampilkan data karyawan kepada HRD. Dengan begitu, human error dalam pencatatan kehadiran dapat ditekan dengan baik.
Kemungkinan human error yang lebih kecil membuat data kehadiran akan lebih akurat serta mencerminkan kredibilitas perusahaan. Itu sebabnya mengapa kehadiran attendance software sangat berarti bagi perusahaan.
Baca juga: Daftar Fitur Penting untuk Software Attendance
Cara Kerja Attendance Software
Tujuan utama perusahaan menggunakan attendance software adalah mempermudah penyusunan jadwal kerja dan melacak kehadiran karyawan secara real time.
Hal itu didukung oleh berbagai fitur canggih dan sistem keamanan yang terjamin kerahasiaannya, sehingga data kehadiran yang masuk tidak dapat dimanipulasi oleh pihak tak bertanggung jawab
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah kemampuan lain dari attendance software:
1. Mengelompokkan Jam Kerja Karyawan
Jam kerja karyawan dalam perusahaan biasanya sama, yaitu 9.00 -18.00. Namun, hal ini tak berlaku untuk semua perusahaan.
Ada perusahaan yang memberlakukan jadwal shift demi mendukung operasional. Contohnya adalah pada perusahaan manufaktur.
Fitur time group pada software kehadiran dapat mengelompokkan karyawan yang memiliki jam kerja sama yang nantinya dapat dibandingkan dengan data kehadiran karyawan.
2. Menampilkan Jadwal Libur dan Event Perusahaan
Dalam setahun periode kerja, jadwal kerja memiliki beberapa waktu libur sesuai dengan libur nasional atau kepentingan tertentu yang diatur perusahaan.
Fitur calendar dapat menampilkan semua jadwal libur dan event perusahaan sehingga HRD tidak repot-repot bolak-balik lembaran kalender.
3. Mengganti Jadwal Kerja
Karyawan yang ingin mengganti jadwal kerja dengan alasan tertentu dapat mengajukannya ke HRD.
Kemudian HRD akan mengganti jadwal kerja karyawan yang tercantum dalam time management system melalui fitur schedule exception.
Fitur ini sangat berguna bagi perusahaan manufaktur yang memiliki jadwal kerja shift untuk karyawannya.
4. Mengatur Kuota Cuti
Tiap tahun perusahaan wajib memberikan cuti kepada karyawan dengan kuota tertentu. HRD akan mengatur kuota cuti, periode kuota cuti, dan karyawan mana yang berhak mendapatkan hak cuti dengan fitur leaves.
Semua data dan informasi mengenai cuti tersusun sistematis dan rinci.
5. Approval Cuti, Izin, dan Lembur
Karyawan dapat mengajukan cuti izin terlambat datang atau pulang duluan, dan lembur.
Sebelum melakukan approval, HRD akan meninjau pengajuan karyawan terlebih dahulu apakah sesuai dengan regulasi atau tidak.
Jika semua sudah oke, maka HRD dapat melakukan approval dan karyawan dapat menerima pemberitahuannya.
Baca Juga: Apa Itu Attendance Machine di Time & Attendance HRIS LinovHR?
6. Rekapitulasi Kehadiran
Data kehadiran sangat berguna untuk menganalisis kedisiplinan dan kinerja karyawan. Untuk itulah sebabnya HRD melakukan rekapitulasi data secara periodik.
Data kehadiran karyawan yang dikumpulkan akan disusun melalui fitur timesheet agar mudah dianalisis.
Timesheet sendiri terbagi menjadi 2, yakni unprocessed timesheet untuk kehadiran yang belum dianalisis dan processed timesheet untuk data kehadiran yang sudah dianalisis.
7. Terhubung dengan Sistem Payroll
Kehadiran karyawan adalah salah satu komponen penggajian atau payroll. Untuk memproses payroll, HRD membutuhkan data kehadiran karyawan.
Semua data kehadiran baik hadir tepat waktu, terlambat, dan lembur akan mempengaruhi gaji yang diterima karyawan.
Karena sudah terintegrasi dengan sistem payroll, HRD bisa menghemat waktu lebih banyak dibandingkan harus entri manual data kehadiran kedalam sistem.
Itulah sebagian besar dari apa-apa saja yang dapat dilakukan oleh attendance software. Semua fungsionalitas software ini dapat membantu HRD dalam memaksimalkan kinerjanya.
Jadi, HRD dapat lebih fokus untuk hal-hal lain yang membutuhkan strategi khusus dan analisis mendalam, seperti rekrutmen, menyusun program pelatihan dan pengembangam, serta menarik kandidat berbakat untuk mau bergabung bersama perusahaan.
Mudahkan Manajemen Kehadiran Karyawan dengan Attendance Software LinovHR
Software HRIS LinovHR menyediakan attendance software yang siap membantu perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan.
LinovHR memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi menggunakan perangkat elektronik seperti komputer atau ponsel pintar. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan absensi manual atau kartu hadir fisik.
Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mengelola jadwal kerja karyawan. Anda dapat menentukan jam masuk dan pulang, hari libur, cuti, dan penugasan khusus lainnya.
Software Absensi LinovHR juga secara otomatis mengumpulkan dan merekapitulasi data kehadiran karyawan. Anda dapat melihat laporan kehadiran harian, mingguan, bulanan, atau kustom sesuai kebutuhan Anda.
Ini memudahkan Anda dalam memantau kehadiran karyawan secara efisien.
Dengan menggunakan perangkat lunak seperti LinovHR, Anda dapat mengoptimalkan manajemen kehadiran karyawan dengan efisiensi yang lebih tinggi dan mengurangi tugas administratif yang memakan waktu.
Hubungi LinovHR sekarang dan dapatkan uji coba gratis LinovHR!
