Salah satu aspek penting dalam pengelolaan SDM adalah absensi karyawan. Pencatatan absensi karyawan tersebut kini sudah ada teknologinya. Namanya adalah software absensi online.
Software ini digunakan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan absensi dan memudahkan manajemen dalam mengelola data absensi.
Suatu software absensi yang baik memiliki fitur-fitur pendukung. Fitur-fitur yang perlu ada dalam software absensi online dapat Anda temukan pada artikel LinovHR ini. Selamat membaca!
Apa Itu Software Absensi Online?
Software absensi online adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan secara daring. Software ini bisa berupa perangkat lunak berbasis web ataupun aplikasi.
Selain digunakan untuk mencatat kehadiran, suatu software absensi juga harus bisa mengelola setiap aspek dari kehadiran karyawan. Misalnya pengajuan dan pencatatan cuti, izin, atau sakit serta pengajuan lembur dan melihat jadwal kerja. Hal ini sangat penting terutama bagi karyawan shift yang kegiatan operasionalnya didasarkan atas perbedaan jam kerja.
Tak hanya memudahkan karyawan, software absensi karyawan online juga harus memudahkan HR. Dengan menggunakan software ini, HR bisa mengelola jadwal dan jam kerja karyawan, memberikan approval atas cuti, izin, sakit, atau lembur yang diajukan karyawan, mengelola libur karyawan, dan membuat laporan kehadiran karyawan.
Jenis-Jenis Absensi Online
Absensi ada banyak macamnya. Selain absensi manual yang dilakukan dengan absen ceklok, ada pula jenis absensi lainnya yang lebih efektif dan efisien untuk digunakan dalam mencatat absensi karyawan. Jenis-jenis absensi ini merupakan bagian dari software absensi online.
Sebagai HR, sudah tentu Anda perlu tahu jenis-jenis absensi tersebut. Berikut adalah jenis-jenisnya:
Absensi Fingerprint
Seperti namanya, absensi fingerprint menggunakan teknologi pemindaian sidik jari dalam mencatat kehadiran karyawan. Absensi ini biasanya digunakan pada software absensi berbasis aplikasi. Melalui smartphone masing-masing, karyawan harus memindai sidik jarinya agar jam masuk ataupun jam pulang dapat tercatat di sistem.
Jenis absensi ini dilakukan untuk mencegah kecurangan pada data absensi. Dengan menggunakan sidik jari, karyawan tidak akan bisa melakukan titip absen sehingga data absen yang ada pun bersifat akurat.
Absensi Face Recognition
Jenis absensi selanjutnya adalah absensi face recognition. Absensi ini menggunakan teknologi biometrik untuk mendeteksi wajah. Untuk melakukan absensi face recognition, umumnya karyawan diharuskan mengunduh dan memasang aplikasi absensi pada smartphone. Hanya dengan melakukan swafoto, wajah karyawan akan langsung terekam ketika melakukan absensi.
Sama seperti absensi fingerprint, absensi ini juga bisa mencegah adanya kecurangan. Ini karena ketika melakukan absensi, wajah karyawan akan terekam dalam sistem.
Absensi Geotagging
Terakhir, ada absensi geotagging yang memanfaatkan fitur GPS untuk mendeteksi lokasi karyawan. Absensi ini mengharuskan karyawan untuk menyalakan lokasinya ketika melakukan pencatatan jam masuk ataupun jam keluar.
Sistem absensi ini sangat cocok untuk karyawan yang diharuskan bekerja di suatu tempat tertentu. Dengan menggunakan absensi geotagging, HR dapat memantau dan mengawasi di mana seharusnya karyawan bekerja.
Baca Juga: Cara Kerja Absen Online Masa Kini
Daftar Fitur Penting yang Harus Ada di Software Absensi
Software absensi karyawan online harus memiliki fitur-fitur penunjang terkait pengelolaan kehadiran dan kedisiplinan karyawan. Berikut ini adalah fitur penting yang harus ada dalam software absensi:
1. Fitur Time Attendance
Fitur yang terakhir adalah fitur Time Attendance. Fitur ini penting untuk digunakan sebagai bahan perhitungan payroll. Pada fitur Time Attendance, HR dapat mengatur komponen jam kerja yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan.
2. Fitur Timesheet
Fitur Timesheet merupakan fitur yang membantu HR dalam mengelola catatan kehadiran karyawan. Data kehadiran ini dapat dianalisis melalui perbandingan dengan jadwal kerja untuk mendapat laporan akhir berupa status kehadiran karyawan.
3. Fitur Approval Cuti, Sakit, dan Izin
Fitur pertama yang harus dimiliki software absensi adalah fitur approval cuti, sakit, dan izin. Melalui fitur ini, HR bisa menyetujui atau menolak cuti, sakit, atau izin yang karyawan ajukan.
Selain itu, fitur ini juga sebaiknya bisa melihat riwayat dan kuota cuti karyawan. Dengan demikian, akan lebih mudah bagi HR untuk memutuskan akan menyetujui pengajuan karyawan atau tidak.
4. Fitur Overtime
Lembur merupakan salah satu aspek dalam kehadiran karyawan. Untuk mengelola lembur karyawan, HR membutuhkan fitur overtime. Di fitur ini, HR bisa menyetujui pengajuan lembur karyawan dan mengelola jadwal lembur.
5. Fitur Calendar
Selanjutnya, software absensi juga sebaiknya memiliki fitur Calendar. Fitur ini digunakan untuk melihat hari libur dan acara-acara penting perusahaan dalam jangka waktu setahun.
Rekomendasi Software Absensi Online Terbaik
Di atas, Anda sudah mengetahui apa saja jenis absen online dan fitur-fitur apa yang harus ada di dalam software absensi karyawan online. Apakah Anda bertanya-tanya apakah ada satu software yang bisa semua itu? Jika ada apakah biayanya mahal? Mungkin pertanyaan tersebut mengisi pikiran Anda.
Jawabannya tentu saja ada, bahkan Anda bisa mendapatkan semuanya hanya dalam satu aplikasi. Semua itu bisa Anda dapatkan dalam software absensi online LinovHR.
Software absensi LinovHR memiliki fitur-fitur canggih dan terbaru yang mampu menjawab kebutuhan perusahaan dalam mengelola kehadiran dan juga kedisiplinan karyawan. Dalam satu software Anda bisa mengelola kehadiran, jadwal kerja, shift karyawan, pengajuan izin, cuti, lembur, dan masih banyak lagi.
Selain itu, software juga bisa membantu Anda dalam pengelolaan payroll.
Apakah software LinovHR mahal? Untuk itu, Anda tak perlu khawatir karena saat ini kami sedang mengadakan promo gratis 3 bulan.
Tunggu apa lagi? Segera daftarkan diri untuk mendapat jadwal demo, gratis!
