Manpower Requisition: Fungsi, Tujuan, dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

Manpower Requisition adalah dokumen internal yang digunakan untuk mengajukan kebutuhan tenaga kerja baru kepada HR dan manajemen. Perusahaan biasanya menggunakan dokumen ini saat perlu mengganti karyawan yang keluar, menambah headcount, atau membuka posisi baru.

Dokumen ini umumnya memuat alasan kebutuhan tenaga kerja, nama posisi, departemen, jenis kontrak, estimasi gaji, kualifikasi kandidat, hiring manager, dan pihak yang memberi persetujuan.

Cari tahu selengkapnya mengenai Manpower Requisition dalam artikel di bawah ini!

Apa Itu Manpower Requisition?

Manpower Requisition adalah dokumen resmi yang diajukan oleh kepala divisi atau pihak yang berwenang untuk meminta tenaga kerja baru. Perusahaan menggunakan dokumen ini sebagai dasar untuk memulai proses rekrutmen, baik untuk mengisi posisi yang kosong maupun memenuhi kebutuhan tenaga kerja baru agar target kerja dapat tercapai.

Dengan adanya Manpower Requisition, perusahaan dapat menjalankan proses rekrutmen secara lebih terarah. HR bisa memahami alasan perekrutan, kebutuhan posisi, kualifikasi kandidat, serta urgensi dari permintaan tenaga kerja tersebut.

Selain itu, mekanisme ini membantu perusahaan memvalidasi apakah kebutuhan tenaga kerja yang diajukan sudah sesuai dengan objektif strategis, kapasitas operasional, dan anggaran perusahaan.

Manpower Requisition juga memastikan setiap penambahan posisi memiliki dasar bisnis yang jelas. Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi risiko rekrutmen yang tidak tepat dan menjaga jumlah tenaga kerja tetap sesuai dengan arah pertumbuhan bisnis.

Perbedaan Manpower Requisition, Job Requisition, Manpower Planning, dan Workforce Planning

Beberapa istilah dalam pengelolaan tenaga kerja sering dianggap sama dengan Manpower Requisition. Padahal, setiap istilah memiliki fungsi dan cakupan yang berbeda.

Berikut perbedaan mendasar antara Manpower Requisition, Job Requisition, Manpower Planning, dan Workforce Planning:

Dari tabel di atas, Manpower Requisition lebih berfokus pada pengajuan kebutuhan tenaga kerja. Sementara itu, Job Requisition lebih spesifik pada pembukaan atau pengisian posisi tertentu.

Manpower Planning dan Workforce Planning memiliki cakupan yang lebih luas. Keduanya digunakan untuk merencanakan kebutuhan SDM berdasarkan jumlah karyawan, keterampilan, tujuan bisnis, dan jangka waktu yang lebih panjang.

Kapan Manpower Requisition Dibutuhkan?

Pengajuan dokumen manpower requisition bukan sekadar kerja administratif yang harus dijalankan. Namun, manpower requisition adalah langkah strategis yang harus didasari pada analisis data yang matang. 

Berikut adalah beberapa pertimbangan krusial yang dapat menjadi dasar bagi manajemen atau departemen terkait dalam mengajukan dokumen perencanaan kebutuhan tenaga kerja:

Pengunduran Diri Karyawan

Pengunduran diri seorang karyawan, khususnya pada posisi strategis, bisa menjadi dasar kuat untuk menuntut tindakan segera melalui pengajuan manpower requisition. 

Kesenjangan tenaga kerja pada peran strategis dapat menyebabkan gangguan operasional yang bisa berdampak langsung pada produktivitas serta performa bisnis perusahaan secara keseluruhan.

Ekspansi Bisnis

Ekspansi bisnis melalui pembukaan cabang baru bisa menjadi salah satu pemicu utama kebutuhan tenaga kerja yang memerlukan pengajuan manpower requisition. 

Mengingat besarnya volume posisi yang perlu dipenuhi dalam waktu singkat, mekanisme manpower requisition menjadi instrumen krusial bagi perusahaan untuk memastikan bahwa proses rekrutmen tetap terukur, terstandarisasi, dan selaras dengan kebutuhan spesifik operasional. 

Mekanisme manpower requisition menjadi penting untuk memitigasi risiko rekrutmen yang tidak terencana atau tidak sesuai dengan standar kompetensi perusahaan

Beban Kerja Meningkat

Dalam dinamika operasional perusahaan, peningkatan beban kerja yang semakin tinggi dengan deadline yang semakin ketat dapat menjadi justifikasi strategis untuk mengajukan manpower requisition.

Melalui pengajuan ini, user dapat menyoroti perlunya penambahan sumber daya manusia sebagai langkah mitigasi untuk meringankan beban operasional tim. 

Strategi ini krusial untuk memastikan bahwa tim mampu mempertahankan standar produktivitas yang optimal dan mencapai target perusahaan tanpa mengorbankan kualitas hasil kerja.

Walaupun proses manpower requisition seringkali dipandang sebagai tambahan birokrasi, pada dasarnya, mekanisme ini berfungsi sebagai instrumen kontrol strategis. 

Dengan menerapkan alur kerja yang terstandarisasi, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap penambahan tenaga kerja benar-benar selaras dengan kebutuhan operasional. 

Pada akhirnya, prosedur ini dapat menciptakan ekosistem kerja yang efisien dan memastikan organisasi memiliki kapabilitas yang tepat untuk mencapai target bisnis yang telah ditetapkan.

Simak terus artikel ini untuk memahami lebih dalam mengenai fungsi dan manfaat manpower requisition bagi perusahaan!

Fungsi dan Manfaat Manpower Requisition

Berikut ini beberapa fungsi dari manpower requisition dan juga manfaatnya bagi perusahaan:

Efisiensi anggaran

Divisi Finance memegang peranan penting dalam proses pengajuan manpower requisition. Melalui evaluasi finansialnya, Finance bertindak sebagai pihak yang memastikan bahwa setiap permintaan penambahan personel selaras dengan kapasitas anggaran dan proyeksi pertumbuhan perusahaan. 

Selain melakukan verifikasi finansial, divisi Finance juga memberikan kontribusi vital dalam menentukan struktur kompensasi dan estimasi bayaran yang kompetitif. Mereka memastikan bahwa alokasi gaji tetap dalam koridor efisiensi biaya yang sehat.

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Innovative: Journal of Social Science Research di tahun 2024, perencanaan kerja yang efisien dapat membantu bisnis dalam menghemat pengeluaran, meningkatkan kualitas produk, hingga meningkatkan kebahagiaan pelanggan.

Mempermudah Proses Rekrutmen

Standarisasi rekrutmen melalui Manpower Requisition secara signifikan meningkatkan efisiensi proses seleksi bagi tim HR. 

Dengan adanya detail kualifikasi yang terstruktur dan spesifik, HR dapat mempersempit kriteria pencarian, sehingga proses identifikasi kandidat yang tepat menjadi lebih akurat, terarah, dan jauh lebih efektif.

Mendukung Manpower Planning

Seperti yang sebelumnya telah dijelaskan mengenai Manpower Planning, dokumen Manpower Requisition dapat membuat HR melakukan evaluasi apakah kebutuhan tenaga kerja yang diajukan benar-benar sesuai, mendesak, atau masih sepadan dengan kapasitas saat ini. 

Mekanisme ini memastikan bahwa setiap divisi memiliki kapasitas staf yang optimal serta menjamin kebutuhan operasional terpenuhi tanpa terjadi overstaffing yang dapat membebani efisiensi perusahaan.

Mempermudah Tracking Kebutuhan SDM

Manpower requisition juga berfungsi sebagai mekanisme kontrol strategis bagi perusahaan untuk mengevaluasi apakah penambahan posisi atau personel baru selaras dengan objektif bisnis jangka panjang. 

Melalui mekanisme ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap individu yang direkrut memiliki kompetensi dan visi yang sejalan dengan arah pertumbuhan organisasi, sehingga meminimalisir ketidakselarasan antara SDM dan target strategis perusahaan 

Menjadi Dokumentasi Resmi Perusahaan

Lebih dari sekadar instrumen rekrutmen, Manpower Requisition berperan sebagai sarana audit internal yang efektif dalam tata kelola SDM. 

Dengan mendokumentasikan informasi secara komprehensif terkait kebutuhan posisi dan profil kualifikasi, perusahaan dapat meningkatkan akuntabilitas organisasi serta memastikan integritas data karyawan tetap terjaga sejak tahap perencanaan.

Komponen Utama Manpower Requisition

Berikut ini adalah beberapa komponen yang biasanya hadir dalam dokumen manpower requisition:

Job Title

Penyebutan resmi untuk posisi pekerjaan yang memerlukan pengisian tenaga kerja, baik untuk menambah staf baru maupun untuk melakukan penggantian personel (replacement).

Document ID

Kode identitas unik yang ditetapkan pada setiap dokumen untuk tujuan klasifikasi dan mudah dilacak. 

Identitas unik ini juga dapat memfasilitasi efisiensi administratif, mempermudah reporting, serta mendukung analisis strategis seperti identifikasi pola turnover yang krusial bagi evaluasi berkelanjutan terhadap efektivitas rekrutmen dan retensi tenaga kerja.

Department

Unit kerja atau divisi struktural yang memiliki wewenang atas posisi tersebut. Penentuan departemen yang tepat sangat krusial untuk memastikan alokasi biaya (cost center) dan garis pelaporan (reporting line) yang akurat dalam sistem manajemen perusahaan.

Alasan Dibutuhkan

Penjelasan komprehensif mengenai urgensi dan alasan strategis di balik pengadaan tenaga kerja untuk posisi tersebut. Bagian ini harus memuat analisis dampak terhadap operasional bisnis, beban kerja, atau target departemen, guna memberikan landasan objektif bagi manajemen dalam menyetujui pengajuan tersebut.

Jenis Kontrak

Penjelasan mengenai skema hubungan kerja yang akan ditawarkan kepada calon karyawan. 

Skema mencakup kategori seperti Karyawan Tetap, Karyawan Kontrak, Freelance, atau melalui penyedia jasa pihak ketiga (Outsourcing). 

Pemilihan status harus disesuaikan dengan kebutuhan operasional, durasi proyek, serta kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku.

Lokasi Kerja

Penempatan geografis atau unit kantor tempat posisi tersebut akan bertugas. Informasi ini akan menentukan tunjangan lokasi, kebijakan mobilitas, serta kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan daerah setempat.

Estimasi Gaji

Rentang kompensasi yang dialokasikan untuk posisi tersebut. Penentuan rentang ini harus didasarkan pada survei pasar, struktur penggajian internal, dan ketersediaan anggaran tahunan untuk menjaga daya saing perusahaan.

Kualifikasi

Detail spesifik mengenai kompetensi yang dibutuhkan, meliputi latar belakang pendidikan, pengalaman kerja minimal, keahlian teknis, serta soft skills yang relevan untuk menunjang performa di posisi tersebut.

Hiring Manager

Kepala departemen yang memiliki wewenang langsung atas posisi tersebut dan bertanggung jawab untuk melakukan seleksi teknis serta memberikan keputusan akhir dalam proses wawancara.

Approver (Pemberi Persetujuan)

Pihak yang memiliki wewenang untuk memberikan otorisasi akhir terhadap pengajuan manpower requisition. 

Biasanya terdiri dari manajemen level atas (seperti Department Head, HR Director, atau Finance Director) yang memastikan pengajuan telah melalui verifikasi anggaran dan kebutuhan bisnis yang valid.

Catatan Tambahan

Ruang bagi user untuk menyampaikan informasi pendukung lainnya yang tidak tertampung di kolom utama. Bagian ini dapat mencakup informasi spesifik seperti kebutuhan mendesak, preferensi khusus, atau detail teknis tambahan yang perlu diketahui oleh tim HR.

Contoh dan Template Formulir Manpower Requisition

Berikut ini adalah contoh dari dokumen Manpower Requisition:

Berikut tautan untuk men-download template dari dokumen Manpower Requisition: Template Manpower Requisition

Cara Membuat Dokumen Manpower Requisition yang Efektif

Berikut ini beberapa strategi yang dapat dipertimbangkan dalam membuat dokumen Manpower Requisition:

Identifikasi Kebutuhan Kerja

Proses ini menuntut identifikasi yang mendalam terhadap profil tenaga kerja yang dibutuhkan, baik untuk penambahan posisi baru maupun penggantian personel. 

Informasi yang disajikan harus mencakup deskripsi jabatan yang komprehensif, kualifikasi kompetensi yang spesifik, serta penetapan tanggal mulai yang realistis untuk memastikan transisi operasional berjalan dengan mulus.

Kerjasama dengan Divisi Finance

Melakukan kerjasama mendalam dengan divisi Finance. Divisi finance menjadi pihak penting yang akan menentukan apakah kapasitas penambahan personel masih sesuai kapasitas perusahaan, rentang gaji, serta memastikan keadaan finansial yang sehat.

Kerjasama dengan Manajemen

Kolaborasi yang aktif dengan pihak manajemen merupakan tahap krusial untuk memastikan bahwa setiap penambahan personel selaras dengan visi dan arah strategis bisnis perusahaan. 

Dalam proses ini, manajemen berperan pihak yang menjustifikasi apakah penambahan personel adalah pilihan yang masuk akal guna memastikan bahwa investasi pada talenta baru memiliki dasar yang kuat, terukur, dan mampu memberikan nilai tambah bagi pencapaian target organisasi.”

Informatif Pada Deskripsi Pekerjaan

Penyusunan deskripsi pekerjaan yang komprehensif dan informatif merupakan langkah krusial dalam menarik talenta berkualitas. 

Deskripsi yang disusun secara terstruktur tidak hanya memberikan transparansi mengenai tanggung jawab jabatan, tetapi juga berfungsi sebagai alat pemasaran perusahaan yang mampu memikat atensi kandidat potensial serta membangun ekspektasi yang selaras sejak tahap awal rekrutmen. 

Monitoring Job Posting

Hingga posisi pekerjaan yang ingin dipenuhi sudah terisi, lakukan pengecekan pada job posting secara rutin. Penggunaan tools dapat mempermudah menemukan kecocokan kandidat dengan kualifikasi yang diperlukan

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Decision Support Systems pada 2020, penggunaan tools dapat membuat proses rekrutmen menjadi lebih sistematis, efisien, dan objektif

Penggunaan Template

Penerapan template dan standarisasi dokumen manpower requisition secara signifikan meningkatkan efektivitas alur kerja rekrutmen. 

Dengan menyertakan parameter serta variabel penilaian yang terstruktur, perusahaan dapat beralih dari pengambilan keputusan yang berbasis intuisi menjadi mekanisme seleksi yang objektif, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Alur Proses Manpower Requisition

Berikut ini adalah alur dari proses penyusunan manpower requisition:

Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja

Proses sistematis untuk memetakan kebutuhan SDM perusahaan yang mencakup identifikasi posisi kosong, justifikasi kebutuhan penambahan personel baru, penentuan kualifikasi teknis dan kompetensi yang diperlukan, hingga penetapan lini masa rekrutmen yang realistis agar selaras dengan target operasional perusahaan.

Pengisian formulir

Pengisian data-data pada formulir manpower requisition yang sebelumnya sudah disusun untuk kemudian diajukan kepada HR untuk dipertimbangkan.

Approval atasan

Proses persetujuan dari top management atas permintaan yang tertera dalam dokumen.

Proses Rekrutmen

Proses pencarian kandidat yang sesuai dengan kualifikasi yang telah dijelaskan dalam dokumen manpower requisition.

Monitoring Status

Melakukan monitoring secara rutin hingga posisi telah terisi.

Kesalahan Umum Dalam Manpower Requisition

Meski memiliki tujuan dalam membantu operasional dan produktivitas, rumitnya penyusunan dokumen ini membuka celah kesalahan umum yang biasanya terjadi dalam proses penyusunan manpower requisition:

Waktu Rekrutmen Tidak Realistis

Penetapan timeline rekrutmen harus disusun secara realistis dan terukur. Penetapan target waktu yang terlalu agresif berisiko memaksa tim HR untuk melakukan kompromi kualitas, yang berpotensi menghasilkan perekrutan kandidat yang tidak selaras dengan kualifikasi jabatan hanya demi memenuhi tenggat waktu. 

Hal ini tidak hanya membuang sumber daya investasi, tetapi juga berisiko menurunkan produktivitas dan meningkatkan turnover di masa depan. 

Kualifikasi Terlalu Rumit

Penyusunan kualifikasi yang terlalu rumit dapat menghambat employer branding perusahaan serta menyebabkan penurunan drastis pada jumlah pelamar yang berkualitas. 

Kriteria yang tidak realistis sering kali membuat kandidat potensial merasa tidak memenuhi syarat, sehingga perusahaan berisiko kehilangan talenta terbaik. 

Sangat disarankan untuk memprioritaskan kualifikasi yang esensial dibandingkan dengan daftar syarat yang terlalu panjang dan tidak relevan terhadap tuntutan fungsi jabatan 

Approval Terlalu Lama

Keterlibatan Top Management dalam proses persetujuan manpower requisition memang menjamin keselarasan strategis, namun hal ini berisiko menciptakan bottleneck operasional jika alur birokrasi terlalu panjang. 

Ketidaksiapan dalam memproses persetujuan dapat menghambat fleksibilitas bisnis dan menyebabkan keterlambatan pada fase rekrutmen. 

Oleh karena itu, diperlukan penyederhanaan alur birokrasi dan pendelegasian wewenang yang tepat agar proses pengambilan keputusan tetap berjalan efisien tanpa mengorbankan kendali strategis. 

Job Description Kurang Spesifik

Penyusunan deskripsi pekerjaan yang spesifik dan terukur sangat krusial untuk meminimalisir ketidaksesuaian kandidat. 

Deskripsi yang terlalu umum cenderung mengundang pelamar yang tidak relevan, yang justru membebani proses seleksi HR. 

Dengan mendefinisikan tanggung jawab dan kualifikasi secara presisi, perusahaan akan menarik kumpulan kandidat (candidate pool) yang memang memiliki kompetensi selaras dengan tuntutan jabatan. 

Dasar Kebutuhan Tenaga Kerja

Pengajuan penambahan personel harus didasarkan pada landasan strategis yang objektif dan terukur. Dasar kebutuhan ini bukan sekadar respons terhadap kekosongan posisi, melainkan hasil dari analisis kebutuhan organisasi yang komprehensif. 

Justifikasi yang solid bisa dimulai dari peningkatan beban kerja yang melampaui kapasitas tim saat ini, rencana ekspansi bisnis, atau kebutuhan akan keahlian baru untuk mendukung transformasi operasional. 

Dasar kebutuhan akan berfungsi sebagai filter strategis untuk memastikan bahwa investasi perusahaan benar-benar selaras dengan target produktivitas dan efisiensi bisnis.

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Jurnal Ekonomi, Manajemen Pariwisata dan Perhotelan di tahun 2023, pengelolaan SDM yang efektif didasari pada perencanaan yang sistematis dan fleksibilitas dalam pergantian karyawan

Tidak Ada Estimasi Gaji

Pengajuan Manpower Requisition yang tidak mencantumkan estimasi gaji akan dikembalikan kepada Hiring Manager untuk dilengkapi. 

Ketidakhadiran pada data ini menghambat analisis kelayakan anggaran dan memperlambat proses rekrutmen secara keseluruhan. Estimasi gaji harus ditentukan berdasarkan analisis kebutuhan jabatan dan standar kompensasi pasar yang berlaku.

Tidak adanya estimasi gaji pada masa rekrutmen juga akan membuat kandidat enggan untuk melamar di perusahaan, membuat proses rekrutmen semakin sulit.

Tidak Melakukan Monitoring Secara Aktif

Tidak melakukan pemantauan secara aktif terhadap job posting merupakan kesalahan serius dalam proses rekrutmen. 

Tanpa monitoring yang berkelanjutan, perusahaan kehilangan kesempatan untuk mengevaluasi respons pasar, mengidentifikasi kebocoran dalam pasar pelamar, atau melakukan penyesuaian strategi komunikasi secara langsung terhadap isu dalam proses rekrutmen.

Permudah Manpower Requisition dan Rekrutmen dengan Software HRIS LinovHR

Jika proses manpower requisition masih dilakukan lewat spreadsheet, email, atau dokumen manual, HR akan lebih sulit melacak status approval dan kebutuhan tenaga kerja setiap departemen.

Melalui modul Recruitment pada Software HRIS LinovHR, perusahaan dapat mengelola pengajuan kebutuhan karyawan, approval, publikasi lowongan, seleksi kandidat, hingga onboarding dalam satu sistem. Proses rekrutmen jadi lebih terpantau dan setiap permintaan tenaga kerja memiliki alur yang jelas.

Beberapa fitur unggulan yang tersedia antara lain:

• Recruitment Request: Mengelola pengajuan kebutuhan tenaga kerja dari setiap departemen secara terstruktur.
• Job Portal: Membuat, mengelola, dan mempublikasikan lowongan pekerjaan dalam satu platform.
• Candidate Management: Menyimpan dan mengelola data kandidat dalam database terpusat.
• Filtering: Menyaring kandidat berdasarkan kriteria yang dibutuhkan perusahaan.
• Recruitment Dashboard: Memantau progres rekrutmen melalui dashboard yang mudah dipahami.
• Recruitment Library: Mengelola data master untuk mendukung proses rekrutmen yang lebih efisien.

Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau kebutuhan tenaga kerja secara real-time, mempercepat proses pengisian posisi, serta memastikan setiap permintaan tenaga kerja dapat ditindaklanjuti dengan lebih efektif.

Ajukan demo gratis LinovHR untuk melihat bagaimana proses manpower requisition dapat dikelola secara lebih terstruktur!