Shift kerja restoran adalah pembagian jam kerja karyawan ke dalam beberapa bagian dalam sehari, seperti shift pagi, siang, dan malam
Tujuannya adalah supaya operasional restoran tetap berjalan penuh sesuai jam buka serta menjaga kualitas pelayanan di tengah jam operasional yang panjang.
Semakin banyak cabang yang dimiliki, mengatur shift juga akan semakin sulit jika masih dilakukan secara manual.
Hal ini dikarenakan perusahaan harus memastikan setiap cabang memiliki jumlah orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan biaya tenaga kerja yang tetap terkendali.
Artikel ini akan membahas bagaimana cara restoran mengatur shift kerja multi-cabang, dan bagaimana HRIS membantu mempermudah hal tersebut.
Key Takeaways
- Shift kerja restoran multi-cabang harus disusun berdasarkan kebutuhan tiap outlet karena setiap cabang memiliki pola pelanggan, jam sibuk, dan kebutuhan tenaga kerja yang berbeda.
- Pengelolaan shift yang masih manual berisiko menimbulkan jadwal bentrok, understaffing, overstaffing, hingga kesalahan perhitungan lembur dan payroll.
- Sistem HRIS membantu mengelola shift secara lebih efisien dan akurat karena sudah terintegrasi dengan absensi, lembur, dan payroll.
Mengapa Shift Kerja Restoran Multi-Cabang Lebih Kompleks daripada Jadwal Kerja Biasa?
Menyusun jadwal shift dengan cabang yang banyak merupakan tugas yang rumit dan kompleks. Hal ini dikarenakan setiap cabang bisa memiliki pola demand dan kebutuhan yang satu sama lain.
Riset dari yang dilakukan oleh Manik & Raber tahun 2024 menegaskan bahwa pembagian shift multi cabang tidak bisa disama ratakan. Hal ini dikarenakan tiap cabang memiliki demand yang berbeda pada waktu tertentu
Hal ini menandakan restoran tidak bisa lagi memakai satu pola jadwal kerja yang sama untuk seluruh cabang.
Jadwal shift perlu mengikuti pola demand, bukan sekadar kebiasaan yang selama ini berlaku di masing-masing outlet.
Berikut adalah penjelasan tentang alasan mengapa shift kerja restoran multi cabang dianggap lebih rumit dibanding jadwal kerja biasa.
Jam Operasional Restoran Lebih Dinamis
Jam operasional restoran biasanya berlangsung lebih panjang dibandingkan bisnis pada kainnya. Beberapa restoran beroperasi sejak pagi hingga larut malam, bahkan ada yang buka selama 24 jam.
Akibatnya, pengelola harus membagi jam kerja ke dalam beberapa shift agar operasional tetap berjalan tanpa melanggar ketentuan jam kerja maupun mengurangi kualitas pelayanan kepada pelanggan.
Setiap Cabang Memiliki Pola Ramai yang Berbeda
Karena tiap cabang memiliki demand dan karakteristik yang berbeda, satu kebijakan jadwal tidak bisa diterapkan secara merata di semua cabang. Contohnya adalah:
- Cabang di Kawasan Perkantoran: Peak hour-nya berada pada jam makan siang di hari kerja (Senin–Jumat), namun cenderung sepi di akhir pekan.
- Cabang di Dalam Mall: Mengalami traffic tertinggi pada akhir pekan atau musim liburan, mulai dari siang hingga malam hari.
- Cabang dengan Layanan Drive-Thru/Takeaway: Memiliki pola puncak yang berbeda, sering kali mengalami lonjakan pada malam hari.
Setiap Posisi Membutuhkan Skill dan Coverage Berbeda
Selain jumlah karyawan, restoran juga harus mempertimbangkan komposisi tiap posisi.
Posisi seperti kitchen crew, kasir, server, barista, maupun supervisor membutuhkan tanggung jawab dan skill set yang berbeda sehingga kebutuhan setiap shift juga berbeda.
Contohnya adalah ketika restoran mengadakan promo besar, jumlah kasir mungkin perlu ditambah untuk mengurangi tumpukan antrian, sedangkan kitchen crew perlu disesuaikan agar waktu penyajian tetap optimal.
Ringkasan
| Faktor | Dampak Terhadap Penjadwalan |
| Jam operasional panjang | Membutuhkan pembagian beberapa shift dalam sehari. |
| Karakteristik tiap cabang berbeda | Jadwal harus disesuaikan dengan kondisi masing-masing outlet. |
| Pola pelanggan berbeda | Jumlah staf mengikuti demand pelanggan. |
| Perbedaan kebutuhan posisi | Setiap shift memerlukan komposisi karyawan yang berbeda. |
Risiko Jika Shift Kerja Restoran Masih Dikelola Manual
Banyak bisnis F&B yang masih mengandalkan cara manual dalam menyusun jadwal, seperti menggunakan spreadsheet, WhatsApp, atau menyerahkan kendali sepenuhnya kepada masing-masing manajer outlet.
Studi dari McKinsey tahun 2022 menjelaskan bahwa penentuan keputusan workforce modern harus dilakukan lebih cepat, berbasis data, serta terintegrasi dengan proses operasional lainnya. Pengelolaan manual sering kali tidak mampu mengakomodasi kebutuhan tersebut.
Bertahan menggunakan metode manual dan mengabaikan modernisasi sistem dapat memicu beberapa risiko sebagai berikut:
Jadwal Bentrok dan Perubahan Shift Tidak Tercatat
Perubahan jadwal yang disampaikan melalui obrolan biasanya tidak terdokumentasi dengan baik. Akibatnya, terdapat risiko penumpukan jadwal karyawan atau justru tidak ada yang bertugas pada jam tertentu.
Selain mengganggu operasional, kondisi ini juga mempersulit supervisor outlet dalam melakukan evaluasi kehadiran.
Risiko Understaffing dan Overstaffing
Kesalahan menentukan jumlah karyawan pada setiap bagian shift dapat menyebabkan dua kondisi yang sama-sama merugikan, yani understaffing dan overstaffing.
Jika jumlah karyawan terlalu sedikit (understaffing), pelanggan harus menunggu lebih lama sehingga kualitas layanan menurun.
Sebaliknya, jika jumlah karyawan terlalu banyak (overstaffing), biaya tenaga kerja membengkak tanpa memberikan nilai tambah terhadap operasional.
Lembur dan Payroll Lebih Sulit Dikontrol
Perubahan jadwal shift yang tidak terdokumentasi dengan baik akan berdampak pada proses perhitungan lembur maupun payroll.
Tim HR perlu melakukan pengecekan ulang terhadap absensi, perubahan shift, serta jam kerja utama sehingga proses administrasi menjadi lebih lama dan berpotensi menimbulkan kesalahan perhitungan.
Ringkasan
| Risiko | Dampak |
| Jadwal bentrok dan tak tercatat | Penumpukan jadwal dan kesulitan evaluasi kehadiran |
| Understaffing dan overstaffing | Pelayanan tidak optimal dan pembekakan biaya operasional |
| Sulit mengontrol lembur dan payroll | Lembur tidak tercatat, sehingga menyulitkan perhitungan payroll |
Langkah-langkah Mengatur Shift Kerja Restoran Multi Cabang
Untuk mengatur shift kerja restoran yang memiliki banyak cabang, manajemen pusat harus menerapkan strategi penjadwalan dengan berbasis data.
Hal ini sejalan dengan penelitian yang diterbitkan oleh Springer Nature tahun 2025 yang menyatakan bahwa optimasi strategi penjadwalan dapat meningkatkan kualitas layanan, produktivitas, kepuasan karyawan, sampai menurunkan biaya tenaga kerja.
Berikut adalah beberapa panduan yang dapat diterapkan untuk membangun sistem pengaturan shift yang efisien di seluruh jaringan restoran.
1. Mengidentifikasi Kondisi Tiap Outlet
Langkah sebelum menetapkan jadwal shift adalah memahami kondisi serta kebutuhan masing-masing cabang.
Supervisor outlet dapat mengumpulkan data seperti riwayat transaksi, reservasi, pesanan delivery, kalender promosi, hari libur nasional, hingga kondisi cuaca yang berpotensi mempengaruhi jumlah pelanggan.
Setelah data terkumpul, supervisor bisa mengelompokkan jadwal menjadi jam ramai dan sepi agar kebutuhan karyawan dapat dipetakan dengan lebih baik.
2. Tentukan Kebutuhan Manpower per Cabang, Posisi, dan Jam Operasional
Setelah menemukan kondisi tiap outlet, tentukan jumlah minimum karyawan yang dibutuhkan pada setiap jam operasional.
Misalnya, pada jam makan siang sebuah outlet mungkin membutuhkan dua kasir, tiga kitchen crew, dua server, dan satu supervisor. Namun, ketika memasuki jam sepi, jumlah tersebut dapat dikurangkan.
3. Susun Pola Shift Dengan Menyeimbangkan Biaya Tenaga Kerja dan Kualitas Layanan
Setelah kebutuhan tenaga kerja ditentukan, restoran dapat menentukan pola shift yang paling sesuai dengan karakteristik operasional.
Beberapa contoh shift kerja restoran yang banyak digunakan antara lain:
- Shift Reguler (Pagi-Siang / Siang-Malam): Pembagian waktu kerja standar 8 jam per shift.
- Split Shift (Shift Terpisah): Karyawan bekerja di jam sibuk makan siang (misal 11.00–14.00), lalu mendapatkan jeda istirahat tidak berbayar selama beberapa jam, dan kembali bekerja pada jam makan malam (18.00–21.00). Pola ini sangat efektif untuk menekan biaya operasional pada jam-jam sepi restoran.
- Overlapping Shift (Shift Tumpang Tindih): Mengatur agar jadwal masuk staf gelombang kedua sudah dimulai sebelum staf gelombang pertama pulang. Pola tumpang tindih ini krusial diterapkan pada saat peak hours guna memastikan proses transisi shift berjalan mulus tanpa mengorbankan kenyamanan pelayanan pelanggan.
Pendekatan ini membantu restoran menjaga kualitas layanan sekaligus mengendalikan labor cost. Dengan kata lain, pengaturan shift tidak hanya penting untuk administrasi HR, tetapi juga bagian dari strategi meningkatkan efisiensi operasional.
4. Buat Aturan Tukar Shift, Rest Day, dan Lembur yang Jelas
Restoran multi-cabang wajib memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) tertulis yang ketat mengenai pengaturan jadwal karyawan.
Regulasi ketenagakerjaan di Indonesia yang tercantum pada Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021, menetapkan bahwa restoran harus memiliki batasan formal mengenai waktu kerja, hak waktu istirahat (rest day), serta tata cara perhitungan upah lembur.
Dengan adanya aturan yang jelas, perubahan jadwal dapat dilakukan secara lebih tertib sekaligus mengurangi potensi kesalahan administrasi.
5. Integrasikan Jadwal Shift dengan Absensi dan Payroll
Pengelolaan shift kerja restoran akan lebih efektif jika terhubung langsung dengan sistem absensi dan payroll.
Dengan alur yang terintegrasi, data tidak perlu dipindahkan secara manual sehingga risiko kesalahan administrasi dapat dikurangi.
Alur yang ideal dimulai dari penyusunan jadwal shift, kemudian karyawan melakukan absensi sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Selanjutnya, sistem membandingkan jadwal dengan kehadiran aktual untuk menghitung keterlambatan, pulang lebih awal, maupun lembur. Hasil perhitungan tersebut kemudian menjadi dasar dalam proses payroll.
Integrasi ini juga memudahkan HR untuk memantau kepatuhan jadwal kerja karyawan di seluruh cabang tanpa harus mengumpulkan laporan dari masing-masing outlet.
6. Gunakan Data Shift untuk Mengevaluasi Efisiensi Tiap Cabang
Restoran perlu mengevaluasi efektivitas jadwal shift secara berkala agar dapat mengetahui apakah alokasi tenaga kerja sudah sesuai dengan kebutuhan operasional.
Beberapa metrik yang dapat dipantau antara lain:
- Scheduled Hours vs. Actual Hours: Membandingkan total jam kerja yang direncanakan dengan jam kerja yang dilakukan sesungguhnya.
- Overtime Hours Percentage: Mengukur seberapa besar proporsi jam lembur di suatu outlet. Angka lembur yang terlalu tinggi mengindikasikan adanya masalah kekurangan staf (understaffing) atau manajemen waktu yang buruk.
- Sales per Labor Hour (SPLH): Menghitung total pendapatan penjualan dibagi dengan total jam kerja. Metrik ini merupakan indikator utama untuk mengukur tingkat produktivitas setiap karyawan.
Melalui evaluasi tersebut, manajemen dapat mengidentifikasi cabang yang membutuhkan penyesuaian jumlah karyawan maupun pola shift sehingga keputusan operasional menjadi lebih tepat.
7. Perhatikan Dampak Shift terhadap Kelelahan, Engagement, dan Turnover Karyawan
Industri F&B dikenal dengan tingkat turnover karyawan yang cukup tinggi. Hal ini sejalan dengan laporan dari KPMG tahun 2024 yang menyatakan bahwa sebagian besar perusahaan F&B masih menghadapi churn, wage competition, serta kesulitan menarik dan mempertahankan karyawan.
Untuk itu, perusahaan harus memiliki strategi retensi yang lebih terstruktur, mulai dari penjadwalan kerja yang adil, kompensasi kompetitif, budaya kerja positif, hingga peluang pengembangan karier.
8. Evaluasi Kapan Restoran Multi-Cabang Perlu Beralih ke Sistem Shift Digital
Seiring bertambahnya jumlah cabang dan karyawan, proses penyusunan jadwal secara manual akan semakin memakan waktu.
Pada kondisi ini, penggunaan sistem digital dan terpusat merupakan langkah yang layak untuk dipertimbangkan.
Shift digital tidak hanya membantu mengatur jadwal lebih cepat, tetapi juga menghubungkan proses penjadwalan dengan absensi, cuti, lembur, persetujuan atasan, hingga payroll ke dalam satu sistem.
Dengan demikian, perubahan shift dapat terdokumentasi secara otomatis dan seluruh pihak akan memperoleh informasi yang sama secara real-time.
Kesalahan Umum dalam Mengatur Shift Kerja Restoran Multi-Cabang
Menurut essay yang diterbitkan oleh McKinsey tahun 2022, kesalahan dalam mengelola shift kerja restoran biasanya bukan disebabkan oleh sulitnya mengatur karakter karyawan, melainkan karena sistem penjadwalan yang belum berbasis data dan belum terintegrasi.
Berikut adalah beberapa kesalahan yang paling sering terjadi dalam proses mengatur shift kerja restoran multi cabang.
Menyamakan Pola Shift untuk Semua Cabang
Setiap outlet memiliki karakteristik pelanggan yang berbeda. Menggunakan pola shift yang sama untuk seluruh cabang berisiko menyebabkan kekurangan maupun kelebihan tenaga kerja pada waktu tertentu.
Hal akan memicu ketidakseimbangan operasional yang mengakibatkan berkurangnya efektivitas kerja serta kualitas layanan outlet.
Membuat Jadwal Tanpa Data Traffic dan Penjualan
Masih banyak restoran yang menyusun jadwal berdasarkan kebiasaan, bukan berdasarkan data transaksi atau pola kunjungan pelanggan. Akibatnya, jumlah staf sering kali tidak sesuai dengan kebutuhan operasional.
Tidak Mencatat Perubahan Shift Secara Terpusat
Perubahan jadwal yang hanya disampaikan melalui pesan singkat atau grup chat berpotensi menimbulkan miskomunikasi.
Tanpa pencatatan terpusat, manajemen akan kesulitan melacak riwayat perubahan maupun melakukan evaluasi.
Tidak Menghubungkan Shift dengan Payroll
Jika data jadwal, absensi, dan payroll dikelola secara terpisah, tim HR harus melakukan banyak proses verifikasi manual.
Selain memakan waktu, kondisi ini juga meningkatkan risiko kesalahan dalam perhitungan gaji maupun lembur.
Kelola Jadwal Shift Restoran Multi-Cabang dengan LinovHR
Mengatur shift kerja restoran pada bisnis multi-cabang tidak hanya sekadar membuat jadwal kerja.
Restoran perlu memahami pola permintaan pelanggan di setiap outlet, menentukan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan posisi dan jam operasional, menerapkan aturan shift yang jelas, serta mengevaluasi efektivitas jadwal secara berkala.
Ketika jumlah cabang dan karyawan terus bertambah, proses tersebut akan semakin sulit jika masih mengandalkan proses manual.
Oleh karena itu, penggunaan sistem HRIS dapat menjadi solusi untuk membantu pengelolaan tenaga kerja yang lebih efisien.
Salah satu penyedia sistem HRIS di Indonesia yang dapat dipertimbangkan adalah LinovHR.
Dengan modul Shift Management LinovHR, perusahaan F&B dapat menyusun dan mengelola jadwal kerja secara lebih terstruktur.
LinovHR sudah membantu banyak klien industri F&B yang mengalami kesulitan dalam pengaturan jadwal shift dengan metode manual.
Sistem HRIS LinovHR menawarkan fitur Schedule dalam modul Time Management yang dapat membantu tim HR untuk mengatur shift kerja secara fleksibel dan mencatatnya secara real-time.
Selain itu, modul dari LinovHR juga memungkinkan tiap supervisor outlet untuk mengatur shift kerja tergantung pada peak hour, daftar cuti, serta kondisi manpower pada outlet yang dipimpin.
Keunggulan lainnya adalah integrasi dengan modul Attendance Management dan Payroll, sehingga data absensi, keterlambatan, lembur, maupun jam kerja aktual dapat langsung digunakan dalam proses perhitungan gaji.
Hal ini membantu mengurangi pekerjaan administratif sekaligus meningkatkan akurasi pengelolaan SDM.
Dengan sistem yang terintegrasi, restoran dapat lebih fokus menjaga kualitas layanan pelanggan, mengendalikan biaya tenaga kerja, dan mendukung ekspansi bisnis tanpa terkendala proses penjadwalan yang semakin kompleks.
Segera hubungi tim sales kami untuk menjadwalkan demo aplikasi LinovHR demi scale-up bisnis F&B anda yang efisien!
Frequently Asked Questions (FAQ)
Apakah HRIS bisa mengatur shift kerja restoran?
Ya. HRIS dapat membantu restoran menyusun jadwal shift, mengelola rotasi kerja, mencatat perubahan atau tukar shift, serta mengintegrasikan data jadwal dengan absensi, lembur, dan payroll sehingga proses pengelolaan SDM menjadi lebih efisien.
Ada berapa shift kerja di restoran?
Jumlah shift kerja restoran bergantung pada jam operasional masing-masing outlet. Umumnya restoran menerapkan 2 hingga 3 shift, seperti shift pagi, shift siang, dan shift malam. Beberapa restoran juga menggunakan split shift atau overlapping shift untuk mengakomodasi jam-jam ramai pelanggan.
Kapan shift malam restoran dimulai?
Tidak ada ketentuan yang tetap karena setiap restoran memiliki jam operasional yang berbeda. Namun, secara umum shift malam dimulai sekitar pukul 15.00–17.00 WIB dan berakhir saat restoran tutup, misalnya pukul 22.00 atau 23.00 WIB.
Apakah karyawan restoran boleh istirahat saat shift?
Ya. Karyawan restoran tetap berhak mendapatkan waktu istirahat sesuai ketentuan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Jadwal istirahat biasanya diatur secara bergantian agar operasional restoran tetap berjalan tanpa mengurangi kualitas pelayanan kepada pelanggan.
