Database absensi adalah kumpulan data-data karyawan dalam perusahaan yang dikumpulkan ke dalam sebuah sistem penyimpanan.
Nantinya kumpulan data tersebut akan digunakan untuk pengelolaan karyawan yang lain seperti penggajian, penilaian kinerja, hingga evaluasi bisnis.
Mengandalkan cara manual dalam pengelolaan absensi bukanlah cara yang tepat mengingat jumlah tugas HRD kian hari semakin banyak.
Saat ini, pemanfaatan sistem informasi sudah banyak dimanfaatkan oleh sebagian besar perusahaan untuk mengelola database mereka termasuk dengan absensi karyawan.
Sebagai staff HRD dalam sebuah perusahaan, Anda pun dituntut wajib mengelola absensi dengan baik dan benar. Berikut terdapat beberapa tips yang bisa Anda simak untuk mengelola data absensi karyawan.
Cara Mengelola Database Absensi dengan Baik
Berikut beberapa tips membuat database absensi yang baik:
1. Membuat Aturan Tentang Absensi yang Jelas
Adanya aturan yang jelas mengenai absensi ini dapat membuat arahan yang jelas tentang jadwal masuk dan pulang karyawan.
Selain itu, perusahaan juga memberikan hak dan kewajiban kepada karyawan yang tidak masuk kerja dan membuat karyawan yang seharusnya masuk berpikir 2 kali untuk tidak hadir ke kantor tanpa adanya alasan yang jelas.
Baca juga: Kesalahan Pengelolaan Data Absensi Karyawan dengan Solusinya
2. Membedakan Antara Jadwal WFH dan WFO
Adanya pandemi virus corona membuat perusahaan harus membatasi jumlah karyawan. Maka dari itu, buatlah jadwal WFO dan WFH secara terpisah agar Anda bisa lebih memantau jam kerja setiap karyawan.
Dengan memisahkan jadwal ini juga akan meminimalisir terjadinya kesalahan data absensi antar karyawan.
Baca Juga: Jenis Aturan Perusahaan yang Tidak Karyawan Sukai
3. Memantau Jam Masuk dan Jam Keluar dengan Benar
Pendataan waktu jam masuk dan keluar karyawan akan berpengaruh pada tingkat kedisiplinan karyawan dan juga perhitungan gaji di akhir periode.
Maka dari itu, karyawan sebisa mungkin untuk melakukan absen secara tepat waktu dan admin HR bisa mencatat nya dengan baik dan benar.
4. Menyiapkan Manajemen Database Absensi
Manajemen database absensi tentu harus dilakukan agar data bisa dikelola dengan baik dan benar.
Untuk tips ini, manajemen perusahaan harus memikirkan dimana data absensi akan disimpan, siapa saja orang yang berhak mengaksesnya, dan siapa saja yang bisa mengelolanya.
Agar data bisa tersimpan secara aman, simpanlah seluruh data absensi karyawan di dalam Cloud.
Baca Juga: Mengapa Perusahaan Penting Memiliki Skill Database Karyawan?
5. Mengupdate Data Secara Berkala
Setiap bulannya mungkin saja perusahaan Anda memiliki karyawan yang baru dan yang resign. Agar data bisa dikelola secara efektif, perbaharuilah data absensi secara berkala.
Pembaharuan data ini tentu saja akan memudahkan saat melakukan absensi dan merekap data absen karyawan saat akhir periode.
Penjelasan di atas tadi adalah tips yang bisa Anda lakukan untuk mengelola data absensi karyawan perusahaan. Semua tips di atas akan lebih mudah dikelola jika Anda menggunakan Software Absensi Online LinovHR.
Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Absensi Android Terbaik untuk Karyawan
Permudah Kelola Database Absensi Karyawan dengan LinovHR
Software absensi LinovHR melalui Modul Time Management merupakan software absensi karyawan yang bisa diakses secara online sehingga memudahkan untuk melakukan absensi kapan saja dan di mana saja. Kemampuan utama dari software ini antara lain adalah:
- Membuat jadwal kerja yang efektif dalam satu sistem terpusat
- Mengganti jadwal kerja satu karyawan dengan karyawan lain
- Mengelola pengajuan, kuota serta approval izin atau cuti dari karyawan
- Menampilkan agenda yang wajib dihadiri oleh karyawan
- Mengelola dan menyetujui pengajuan lembur oleh karyawan
- Mengintegrasikan data absensi dengan sistem penggajian, sehingga HRD tidak perlu melakukan input manual data absensi ke sistem penggajian
Modul Time Management dari LinovHR mempunyai sistem keamanan yang ketat. Maka perusahaan tak perlu ragu akan keamanan dan kerahasiaan data karyawan.
Tidak hanya itu, tampilan dan fitur yang ada di modul Time Management juga mudah digunakan sehingga dapat melancarkan pengelolaan database absensi karyawan.
Ingin tahu lebih lengkapnya? Mari jadwalkan demo Software Absensi Online bersama LinovHR!
Pengelolaan database absensi karyawan yang baik dan benar akan membantu HRD dalam menyelesaikan tugas lain yang melibatkan data kehadiran karyawan.
Sehingga human errorpun juga dapat diminimalisir dan kinerja HRD semakin efisien. Semoga informasi di atas dapat membantu Anda!
